Zahteva po lastnih osebnih podatkih
+ -Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.
Datum: 16.09.2014Številka: 0712-1/20142851
Kategorije: Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je z mnenjem, št. 0712-1/2014/2813 z dne 28. 8. 2014, odgovoril na vaše vprašanje glede izpolnjevanja vprašalnikov na razgovorih za zaposlitev. Po prejemu mnenja ste v zvezi z navedenim na Pooblaščenca naslovili dodatno vprašanje, v katerem sprašujete, ali lahko sedaj zahtevate, da se vam izroči vaš izpolnjen vprašalnik.
V nadaljevanju vam na podlagi predstavljenega dejanskega stanja ter na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS št. 113/05 in 51/07-ZUstS) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
O b r a z l o ž i t e v:
Pooblaščenec pojasnjuje, da je posamezniku v skladu s tretjim odstavkom 38. člena Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91, s spremembami in dopolnitvami; Ustava RS) zagotovljena pravica do seznanitve z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj (lastni osebni podatki). Ustavna pravica posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki je konkretizirana v ZVOP-1. V okviru te pravice, ki je določena v 30. členu ZVOP-1, je upravljavec osebnih podatkov dolžan posamezniku na njegovo zahtevo:
1. omogočiti vpogled v katalog zbirke osebnih podatkov;
2. potrditi, ali se podatki v zvezi z njim obdelujejo ali ne, in mu omogočiti vpogled v osebne podatke, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj, ter njihovo prepisovanje ali kopiranje;
3. posredovati izpis osebnih podatkov, ki so vsebovani v zbirki osebnih podatkov in se nanašajo nanj;
4. posredovati seznam uporabnikov, katerim so bili posredovani osebni podatki, kdaj, na kakšni podlagi in za kakšen namen;
5. dati informacijo o virih, na katerih temeljijo zapisi, ki jih o posamezniku vsebuje zbirka osebnih podatkov, in o metodi obdelave;
6. dati informacije o namenu obdelave in vrsti osebnih podatkov, ki se obdelujejo, ter vsa potrebna pojasnila v zvezi s tem;
7. pojasniti tehnične oziroma logično-tehnične postopke odločanja, če izvaja avtomatizirano odločanje z obdelavo osebnih podatkov posameznika.
Podatki, ki ste jih vnesli v vprašalnik se nanašajo na vas, kar pomeni, da gre za vaše lastne osebne podatke in imate pravico do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki.
Postopek seznanitve posameznika z lastnimi osebnimi podatki ureja 31. člen ZVOP-1. Iz navedenega člena izhaja, da postopek temelji na zahtevi posameznika, pri čemer je upravljavec vezan na to zahtevo in mora posamezniku omogočiti takšno vrsto seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, kot jo ta zahteva. Posameznik mora torej v zahtevi natančno opredeliti, kakšno vrsto seznanitve zahteva, pri čemer ima na razpolago tiste vrste seznanitev, ki so navedene v prvem odstavku 30. člena ZVOP-1. Pooblaščenec je pripravil vzorec zahteve, ki vam bo v pomoč pri uresničevanju vaše pravice. Navedena zahteva je dostopna na spletni strani Pooblaščenca: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/doc/obrazci/ZVOP/Zahteva_za_seznanitev_z_lastnimi_osebnimi_podatki__Obrazec_SLOP_.doc
V določbah drugega in tretjega odstavka 31. člena ZVOP-1 so določeni roki, v katerih mora upravljavec ugoditi zahtevi posameznika za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki. Roki so odvisni od zahteve posameznika oziroma od pravice, ki jo ta uveljavlja. Tako je določeno, da mora upravljavec osebnih podatkov posamezniku omogočiti vpogled, prepis, kopiranje in potrdilo po 1. in 2. točki prvega odstavka 30. člena ZVOP-1 najkasneje v 15 dneh od dneva, ko je prejel zahtevo. ZVOP-1 obenem določa, da mora upravljavec, če v zgoraj navedenih rokih ne bo omogočil vpogleda, prepisa, kopiranja ali izdaje potrdila, izpisa, seznama, informacij ali pojasnila iz 1. do 7. točke prvega odstavka 30. člena ZVOP-1, posameznika v istem roku pisno obvestiti o razlogih za svoje ravnanje.
V primeru, če upravljavec v predpisanem roku ne ugodi zahtevi prosilca, niti mu pisno ne pojasni, zakaj mu tega ne bo omogočil, se na podlagi četrtega odstavka 31. člena ZVOP-1 šteje, da je zahtevo prosilca zavrnil. V tem primeru ima prosilec na podlagi 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/2007 – ZustS-A; ZInfP) pravico do pritožbe pri Pooblaščencu. Več o vložitvi pritožbe si lahko preberete v pojasnilih in navodilih v zvezi z uresničevanjem pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki na spletni strani Pooblaščenca: https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/, kjer boste našli tudi vzorec pritožbe zaradi kršitve pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki (Obrazec P-SLOP).
Čisto za konec pa Pooblaščenec dodaja, da se v skladu z 21. členom ZVOP-1 osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. ZVOP-1 vsebuje izrecnih določb, ki bi določale način oziroma postopek uničenja osebnih podatkov, temveč je navedeno prepuščeno vsakemu upravljavcu osebnih podatkov posebej, razen če področni zakon ne določa posebnega načina uničenja. Ugotavljanje ali upravljavec osebnih podatkov spoštuje roke hrambe, je lahko predmet inšpekcijskega postopka, čigar izvedba je seveda smiselna le, če je rok za hrambo že potekel.
Glede na vse zgoraj navedeno vam, v kolikor želite pridobiti vaš izpolnjen vprašalnik, svetujemo, da na upravljavca zbirk osebnih podatkov, tj. Lesnino d.o.o., naslovite zahtevo za seznanitev z lastnimi osebnimi podatki. V kolikor vam slednji ne bo omogočil vpogleda, prepisa, kopiranja ali izdaje potrdila, izpisa, seznama, informacij iz 30. člena ZVOP-1, vas je dolžan pisno obvestiti o razlogih za svoje ravnanje.
V upanju, da smo odgovorili na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo.
S spoštovanjem,
Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
Pooblaščenka