Podatki o delavcih, ki koristijo fitnes
+ -Številka: 0712-1/2017/1460
Kategorije:Delovna razmerja
Spoštovani,Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je dne 5. 7. 2017 prejel vaš dopis, v katerem ste pojasnili, da ima delodajalec (Cankarjev dom) za svoje delavce zakupljeni dve karti za vsakodnevno obiskovanje dejavnosti v fitnesu SOKOL Vič. Želeli ste pridobiti mesečna poročila (po imenih) o udeležbi, saj obstaja sum, da vaših kart ne koristijo samo vaši delavci, ampak tudi njihovi prijatelji in družinski člani, kar ni bilo dogovorjeno. Poleg tega obstaja tudi sum, da nekateri delavci obiskujejo fitnes med delovnim časom in ne v svojem prostem času. Sprašujete nas, ali sme delodajalec in plačnik storitve (fitnes) pridobiti mesečna poročila, iz katerih je po imenih razvidno, kdo in kdaj je koristil storitve, ki jih nudi omenjeni fitnes.Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.Upoštevaje podatke, ki ste nam jih posredovali in pod pogojem, da je tako opredeljeno v pravilih delodajalca glede koriščenja fitnes storitev, s katerimi so zaposleni vnaprej seznanjeni, IP meni, da ima delodajalec v konkretnem primeru zelo verjetno utemeljeno pravico, da preveri, ali so koristniki karte za fitnes tudi dejanski upravičenci (tj. delavci) in ali jo koristijo izven delovnega časa. Za ta namen se delodajalec lahko seznani s seznamom, ki vsebuje datum oziroma čas obiska fitnesa in ime koristnika karte za fitnes. Dokončni odgovor o zakonitosti tovrstne obdelave osebnih podatkov pa lahko IP poda zgolj v okviru inšpekcijskega postopka.Obrazložitev:Osebni podatek po določbah ZVOP-1 pomeni katerikoli podatek, ki se nanaša na določeno ali določljivo fizično osebo, torej posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira s pomočjo njenih identifikacijskih številk (npr. EMŠO, davčna številka, številka zdravstvenega zavarovanja, telefonska številka), ali s sklicevanjem na dejavnike, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto (npr. zaposlitev, naslov, funkcijo, položaj ali status v določenem subjektu, ipd.), pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. Seznam, ki vsebuje datum oziroma čas obiska fitnesa in ime koristnika karte za fitnes, glede na navedene določbe torej predstavlja zbirko, ki vsebuje osebne podatke.Obdelava osebnih podatkov je definirana kot kakršnokoli delovanje ali niz delovanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki, ki so avtomatizirano obdelani ali ki so pri ročni obdelavi del zbirke osebnih podatkov ali so namenjeni vključitvi v zbirko osebnih podatkov, zlasti zbiranje, pridobivanje, vpis, urejanje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklicanje, vpogled, uporaba, sporočanje in podobno. Ena izmed vrst obdelave osebnih podatkov je torej tudi posredovanje seznama delodajalcu. Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor sodi tudi javni zavod Cankarjev dom, določa 9. člen ZVOP-1, po katerem se lahko osebni podatki v javnem sektorju obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Področni zakon v smislu navedene določbe je Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16 in 15/17 – odl. US, nadaljevanju: ZDR-1). Na podlagi prvega odstavka 48. člena ZDR-1 se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Navedena določba naj bi omejevala delodajalca pri zbiranju in nadaljnji obdelavi delavčevih osebnih podatkov, ki niso potrebni za izvajanje pogodbe o zaposlitvi.Delodajalec v konkretnem primeru nima eksplicitne zakonske podlage, da bi prejel mesečni seznam, ki vsebuje datum oziroma čas obiska fitnesa in ime koristnika karte za fitnes, zato je treba ugotoviti, ali je takšna obdelava osebnih podatkov potrebna zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Pri tej presoji je treba izhajati iz načela sorazmernosti (3. člen ZVOP-1), na podlagi katerega morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Glede na to, da kot pogoj za koriščenje karte za fitnes navajate, da imajo zaposleni (domnevamo, da kot enega izmed ukrepov zagotavljanja zdravja pri delu) na voljo koriščenje fitnes storitev, ki jih plačuje delodajalec, in mora torej biti koristnik zaposlen v Cankarjevem domu, IP na podlagi predstavljenih okoliščin primera meni, da ima Cankarjev dom (pod pogojem, da je tako opredeljeno v pravilih delodajalca glede koriščenja fitnes storitev, s katerimi so zaposleni vnaprej seznanjeni) kot delodajalec v zvezi s tem pravico, ki je v zvezi z delovnim razmerjem, da preveri, ali so koristniki karte tudi dejanski upravičenci in ali jo koristijo v skladu s pravili uporabe, torej izven delovnega časa. Za ta namen se delodajalec lahko seznani s seznamom, ki vsebuje datum oziroma čas obiska fitnesa in ime koristnika karte za fitnes. Dokončni odgovor o zakonitosti tovrstne obdelave osebnih podatkov pa lahko IP poda zgolj v okviru inšpekcijskega postopka.Lep pozdrav,Pripravila:Jasna Duralija, univ. dipl. prav.,svetovalka IPInformacijski pooblaščenec:Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,informacijska pooblaščenka