Google koledar
+ -Opozorilo: Mnenje je bilo izdano na podlagi določb Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-1, Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo), ki je z dnem 26. 1. 2023 prenehal veljati in ga je nadomestil nov Zakon o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2, Uradni list RS, št. 163/22), zato mnenje ni več nujno aktualno. Mnenja po ZVOP-2 so na voljo tukaj.
Datum: 19.04.2017Številka: 0712-1/2017/840
Kategorije: Delovna razmerja Spoštovani!Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je 14. 4. 2017 prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da boste zaradi poenostavitve vpisovanja dopustov naredili Google koledar za skupno rabo, v katerega bi vpisali zaposlene z imenom in prvo črko priimka. Link do koledarja bi prejeli le zaposleni. Zanima vas, ali s tem kršite predpise o varstvu osebnih podatkov.Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1) in 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše mnenje v zvezi z vašim vprašanjem: Po mnenju IP ni podana pravna podlaga za obdelavo podatkov o dnevih koriščenja dopusta posameznega zaposlenega na način, da so ti podatki dostopni vsem zaposlenim. Lahko pa bi, če je zaradi organizacije dela to nujno potrebno, o čemer presojate kot delodajalec vi, seznanili vse zaposlene o odsotnostih tistih zaposlenih, pri katerih zaradi narave dela ocenite, da je to nujno potrebno (brez navedbe razloga za posamezno odsotnost). Ob tem opozarjamo tudi na dolžnost ustreznega zavarovanja organizacije obveščanja, ki predstavlja obdelavo osebnih podatkov zaposlenih (na način, da se nepooblaščene osebe ne morejo seznaniti s podatki, do katerih nimajo pravice dostopa).Osebni podatki se lahko zbirajo le za določene in zakonite namene ter se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju s temi nameni, če zakon ne določa drugače (16. člen ZVOP-1). Konkretne presoje primera IP izven inšpekcijskega postopka v nobenem primeru ne more narediti. 1. Splošno o podlagah za obdelavo osebnih podatkovKrovni zakon, ki določa pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika pri obdelavi osebnih podatkov, je ZVOP-1.Na podlagi ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen, posameznik pa je določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek. Fizična oseba je določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko ali na enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa. ZVOP-1 nadalje v prvem odstavku 8. člena določa, da se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Namen obdelave osebnih podatkov mora biti na podlagi drugega odstavka 8. člena ZVOP-1 določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov. Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju ureja ZVOP-1 v določbah člena 9, pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v zasebnem sektorju pa v določbah člena 10.Ob tem IP opozarja na načelo sorazmernosti iz 3. člena ZVOP-1, ki pomeni, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti.2. Podlaga za obdelavo osebnih podatkov v obravnavanem primeruV obravnavanem primeru gre nedvomno za vprašanje obdelave osebnih podatkov, in sicer podatkov o dnevih koriščenja dopusta posameznega zaposlenega. Kot namreč navajate, bi v skupni Google koledar vpisali zaposlene z imenom in prvo črko priimka, s čimer bi bili zaposleni določeni oziroma določljivi.Kot že navedeno, določa ZVOP-1 v prvem odstavku 8. člena, da se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. Ker iz vašega zaprosila za mnenje ni razvidno, ali gre za javni ali zasebni sektor, se IP opredeljuje do vprašanja na splošno, glede na predhodno navedeno določbo prvega odstavka 8. člena ZVOP-1.Primarno zakonsko podlago po prvem odstavku 9. člena ZVOP-1 in prvem odstavku 10. člena ZVOP-1 predstavljata delodajalcu 13. člen Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06) in 48. člen Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F in 52/16). Po mnenju IP iz predmetnih določb ne izhaja pravna podlaga za obdelavo podatkov o dnevih koriščenju dopusta posameznega zaposlenega na način, da so ti podatki dostopni vsem zaposlenim, razen če posamezni zaposleni v to osebno privoli oziroma pooblasti delodajalca.IP je pri svojem delu že obravnaval primere glede obdelave podatkov o razlogih odsotnosti zaposlenega. Predlagamo vam, da se z njimi seznanite. Priporočamo vam, da si v zvezi s tem preberete npr. mnenji št. 071-495/2006/2 in 0712-1/2014/3259.[1] S spoštovanjem! Pripravila:
Nataša Siter, univ.dipl.prav.,
svetovalka IP
Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka
[1] Dostopna preko našega spletnega iskalnika na povezavi: http://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/iskalnik-po-odlocbah-in-mnenjih/