Zapis imena na delovni obleki
+ -Številka: 07121-1/2024/921
Kategorije: Delovna razmerja, Pravne podlage, Privolitev
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše vprašanje. Sprašujete, ali je potrebno dovoljenje zaposlenega, da se na njegovo delovno obleko namesti napis (začetnica imena in priimek), saj direktor ne pozna vseh zaposlenih in bi tako lažje komuniciral.
***
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
Delodajalec lahko obdeluje osebne podatke zaposlenega, med drugim iz razloga, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic iz obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Prav tako lahko upravljavec skladno z 92. členu ZVOP-2 javnosti posreduje in javno objavi osebno ime, naziv ali funkcijo, službeno telefonsko številko in naslov službene elektronske pošte vodilnih oseb in tistih zaposlenih, katerih delo je potrebno zaradi poslovanja s strankami oziroma uporabniki storitev, če drug zakon ne določa drugače.
Ob tem mora upravljavec upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov in obdelovati zgolj tiste osebne podatke, ki so za dosego zakonitega cilja nujno potrebni. Ali je v konkretnem primeru dovoljeno označiti začetnico imena in priimek zaposlenega na delovni obleki, mora upravljavec presoditi sam, z mnenjem vam podajamo zgolj splošna napotila.
O b r a z l o ž i t e v:
Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. Z nezavezujočim mnenjem vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila oz. napotila.
Uvodoma poudarjamo, da mora imeti delodajalec za zakonito obdelavo osebnih podatkov delavcev ustrezno pravno podlago. Pravne podlage so navedene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so npr. točka (a) - privolitev, točka (b) - izvajanje pogodbe ali npr. točka (c) - izpolnitev zakonske obveznosti. Prav tako se lahko osebni podatki skladno z 48. členom Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1, 114/23 in 136/23 – ZIUZDS, ZDR-1) zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. 92. člen ZVOP-2 nadalje določa, da lahko osebe javnega ali zasebnega sektorja javnosti posredujejo in javno objavijo osebno ime, naziv ali funkcijo, službeno telefonsko številko in naslov službene elektronske pošte vodilnih oseb in tistih zaposlenih, katerih delo je potrebno zaradi poslovanja s strankami oziroma uporabniki storitev, če drug zakon ne določa drugače. Če je podana katerega od navedenih pravnih podlag, potem dodatna pravna podlaga v obliki privolitve ni potrebna, opozarjamo pa, da je v okviru delovnega razmerja privolitev dopustna le izjemoma pod pogojem, da zavrnitev soglasja nima posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj.
Poleg samega obstoja pravne podlage pa mora delodajalec upoštevati tudi t.i. načelo najmanjšega obsega podatkov, skladno s katerim morajo biti osebni podatki ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Z drugimi besedami, upravljavec naj obdeluje zgolj tiste osebne podatke, ki so za dosego zakonitega cilja nujno potrebni.
Navedeno pomeni, da mora delodajalec v konkretni situaciji najprej ugotoviti, ali je objava podatkov potrebna npr. zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali zaradi komunikacije s strankami; v drugi fazi pa tudi, ali je nujno potrebno za konkretnega delavca, da se obdeluje njegov podatek na način, da je javno objavljen oz. v vašem primeru zapisan na delovni obleki z imenom in priimkom (v celoti ali delno, kot ste navedli). Predlagamo vam, da z vidika zgoraj pojasnjenega načela najmanjšega obsega podatkov pretehtate tudi, ali je npr. primerna označitev imena in priimka zaposlenega zgolj za krajši čas (npr. ob obisku direktorja).
V vsakem primeru je treba upoštevati konkretne okoliščine in namene, da bi lahko presodili, ali nameni delodajalca pretehtajo nad pravico delavca do zasebnosti, zato vam bolj enoznačnega odgovora na vaše vprašanje v okviru nezavezujočega mnenja žal ne moremo podati.
Več o obdelavi osebnih podatkov v delovnih razmerjih lahko preberete v smernicah Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih.
Upamo, da smo vam s podanimi napotili uspeli pomagati.
dr. Jelena Virant Burnik,
informacijska pooblaščenka
Pripravila:
Barbara Žurej, univ. dipl. prav.,
svetovalka pooblaščenca za preventivo