Vpogled v osebne dokumente

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 23. 8. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede dopustnosti vpogleda v osebne dokumente s strani poštnih uslužbencev in uslužbencev ponudnikov telekomunikacijskih storitev.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

V skladu s prvim odstavkom 94. člena ZVOP-2 lahko upravljavec (v obravnavanem primeru je to pošta oziroma ponudnik telekomunikacijskih storitev), obdelovalec ali uporabnik za namen identifikacije posameznika ali za namen zagotavljanja točnosti in posodobljenosti osebnih podatkov vpogleda v njegove uradne identifikacijske dokumente, ki so navedeni v tretjem odstavku istega člena (npr. osebna izkaznica, potni list ali vozniško dovoljenje)

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašim dopisom.

Vpogled kot ena izmed oblik obdelave osebnih podatkov je dopusten samo v primeru, da obstaja zakonita pravna podlaga, ki pa ni omejena na privolitev posameznika. V skladu s členom 6(1) Splošne uredbe je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

V skladu s prvim odstavkom 94. člena ZVOP-2 lahko upravljavec (v obravnavanem primeru je to pošta oziroma ponudnik telekomunikacijskih storitev), obdelovalec ali uporabnik za namen identifikacije posameznika ali za namen zagotavljanja točnosti in posodobljenosti osebnih podatkov vpogleda v njegove uradne identifikacijske dokumente, ki so navedeni v tretjem odstavku istega člena (npr. osebna izkaznica, potni list ali vozniško dovoljenje). Kot je IP že pojasnil v mnenju št. 07121-1/2023/878 z dne 28. 6. 2023, določba 94. člena ZVOP-2 predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v smislu 6(1)(c) člena Splošne uredbe.

Ob tem IP izpostavlja, da je ena temeljnih dolžnosti upravljavca, ki izhaja iz 13. člena Splošne uredbe, da  obvesti posameznike, katerih osebne podatke obdeluje, o nekaterih temeljnih okoliščinah obdelave njihovih osebnih podatkov, predvsem kdo jih obdeluje, s kakšnim namenom in na kakšni pravni podlagi. Pravica do obveščenosti je predpogoj za uveljavljanje vseh ostalih pravic posameznika, tj. pravice dostopa do lastnih osebnih podatkov, popravka, izbrisa, omejitve obdelave in ugovora.

V upanju, da ste dobili odgovor na vaša vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

Pripravila:

dr. Pika Šarf,

Svetovalka IP za mednarodne odnose

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka