Vpogled v dokumentacijo izbranega kandidata pri javnem zavodu

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da so na javnem zavodu ob vpogledu dokumentacije za delovno mesto zakrili ime in priimek ter delovne izkušnje kandidata, ki se je na delovnem mestu zaposlil, zakrili niso le potrdila o izobrazbi ter število let izkušenj. Zanima vas, če je to ustrezno. Sprašujete tudi, če ima kandidat že status javnega uslužbenca, saj bi v tem primeru morali posredovati ime tudi v skladu s 1. alinejo tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ. 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upravljavec mora imeti za razkritje ali drugačno omogočanje dostopa do osebnih podatkov zakonito in ustrezno pravno podlago.

Skladno z drugim odstavkom 63. člena ZJU  lahko po izdaji sklepa o izbiri oziroma neizbiri vsak kandidat, ki je sodeloval v izbirnem postopku, pod nadzorom uradne osebe organa vpogleda:

- v vse podatke, ki jih je izbrani kandidat navedel v prijavi na javni natečaj in dokazujejo izpolnjevanje natečajnih pogojev, ter

- v gradiva izbirnega postopka.

Po skleniti delovnega razmerja z javnim uslužbencem je pravna podlaga za razkritje določenih osebnih podatkov tudi v tretjem odstavku 6. člena ZDIJZ, ki določa javnost informacij, ki so povezane z opravljanjem njegovega delovnega razmerja. Med te spadajo podatki, ki izkazujejo izpolnjevanje pogojev in meril za delovno mesto.

IP v mnenju ne more presojati, ali je bilo prekritje določenih osebnih podatkov izbranega kandidata ob vpogledu v konkretnem primeru ustrezno.

O b r a z l o ž i t e v:

Upravljavec (v konkretnem primeru javni zavod) mora imeti za vsako obdelavo osebnih podatkov, torej tudi za njihovo razkritje ali drugačno omogočanje dostopa, zakonito in ustrezno pravno podlago. Po prvem odstavku 6. člena ZVOP-2 se lahko osebni podatki obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. Obdelava osebnih podatkov je zakonita skladno s točko c prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe je, če je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca, skladno s točko e pa, če je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu.

Na podlagi drugega odstavka 63. člena Zakona o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 63/07 – UPB, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZJU) lahko po izdaji sklepa o izbiri oziroma neizbiri vsak kandidat, ki je sodeloval v izbirnem postopku, pod nadzorom uradne osebe organa vpogleda v vse podatke, ki jih je izbrani kandidat navedel v prijavi na javni natečaj in dokazujejo izpolnjevanje natečajnih pogojev, in v gradiva izbirnega postopka. IP pa je že zavzel stališče, da ta določba ne daje pravne podlage za pregledovanje dokumentacije izbirnega postopka. V primeru, da je v posameznem dokumentu navedeno večje število osebnih podatkov, kot je to potrebno za izpolnitev namena določbe 63. člena ZJU (to je predvsem za izvrševanje pravic neizbranega kandidata iz 65. člena ZJU), se kandidatom, ki so sodelovali v postopku, omogoči vpogled na način, da se določeni osebni podatki na dokumentu prekrijejo. Tudi pri omogočanju vpogleda v osebne podatke morata biti namreč spoštovani načeli omejitve namena in najmanjšega obsega podatkov, ki sta opredeljena v 5. členu Splošne uredbe.

Po skleniti delovnega razmerja pa je pravna podlaga za razkritje določenih osebnih podatkov iz izbirnega postopka lahko tudi v tretjem odstavku 6. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), ki določa javnost informacij, ki so povezane z opravljanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca. Status javnega uslužbenca kandidat pridobi šele s trenutkom, ko sklene delovno razmerje pri organu in ne že s samo izbiro (tako IP že v mnenju št. 07120-1/2020/166 z dne 8. 3. 2020). Na podlagi prakse IP so podatki iz tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ tudi tisti podatki, ki izkazujejo izpolnjevanje pogojev in meril za delovno mesto. To pa je lahko odvisno od razpisnih pogojev oziroma od tega, kateri podatki so bili presojani v okviru razpisnega postopka (glej na primer odločbo IP št. 090-35/2024 z dne 20. 2. 2024). Skladno s prakso IP je na primer ustrezno prekritje preteklih delodajalcev, saj pogoje dolžine delovnih izkušenj posameznik načeloma izkazuje s časom zaposlitve (od – do), pri čemer to, kdo je bil delodajalec, načeloma za ugotavljanje časa trajanja delovnih izkušenj ni relevantno in sodi v sklop varovanih osebnih podatkov zaposlenega.

IP v mnenju ne more presojati, ali je bilo ravnanje upravljavca v konkretnem primeru zakonito, saj nima informacij, na kateri pravni podlagi vam je omogočil vpogled v dokumentacijo izbranega kandidata, ter zakaj je določene osebne podatke prekril. Prav tako ima IP na področju dostopa do informacij javnega značaja pristojnosti pritožbenega organa, zato v mnenju ne more presojati, ali bi moral javni zavod odločati na podlagi določb ZDIJZ oziroma katere informacije bi bile lahko v konkretni situaciji prosto dostopne.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila:                                                                                                                                

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka