Videonadzor zunanjih skladiščnih območij

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede vzpostavitve videonadzora zunanjih skladiščnih območij. Navajate, da zaposleni na teh lokacijah ne bodo stalno prisotni in tam ne bodo imeli svojih stalnih delovnih mest, temveč se bodo na skladiščih zadrževali zgolj občasno, predvsem zaradi izvajanja posameznih opravil. Njihova prisotnost bo odvisna od trenutnih operativnih potreb in bo zato časovno neenakomerna ter pogosto ne bo vnaprej določljiva.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, 40/25 – ZInfV-1, 10/26 – ZP-1L; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZUstS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP izven nadzornega ali drugega upravnega postopka ne more podajati konkretnih ocen o tem, ali upravljavec izpolnjuje pogoje za uvedbo in izvajanje videonadzora oziroma ali se vzpostavljeni videonadzor izvaja skladno z zakonodajo.

Za zakonito izvajanje videonadzora mora izvajalec videonadzora izpolniti vse obveznosti iz Splošne uredbe in ZVOP-2.

Videonadzor znotraj delovnih prostorov (za delovne prostore gre šteti vse prostore in površine, kjer zaposleni opravljajo svoje delovne naloge, ne glede na to, ali jih tam opravljajo ves čas ali občasno) se lahko izvaja le, kadar je to nujno potrebno za varnost ljudi ali premoženja ali preprečevanja ali odkrivanja kršitev na področju iger na srečo ali za varovanje tajnih podatkov ali za varovanje poslovnih skrivnosti, teh namenov pa ni mogoče doseči z milejšimi sredstvi.

Posameznike je treba obvestiti o izvajanju videonadzora z objavo ustreznega obvestila. Obvestilo mora biti vidno in razločno objavljeno na način, ki omogoča posamezniku, da se seznani z izvajanjem videonadzora in da se lahko vstopu v nadzorovano območje odpove. Takšno obvestilo mora vsebovati točno določene informacije iz Splošne uredbe in ZVOP-2.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma pojasnjuje, da je odgovornost za zakonito vzpostavitev in izvajanje videonadzora vedno na upravljavcu osebnih podatkov, ki mora biti to zmožen tudi dokazati. IP izven nadzornega ali drugega upravnega postopka ne more podajati konkretnih ocen o tem, ali upravljavec izpolnjuje pogoje za uvedbo in izvajanje videonadzora oziroma ali se vzpostavljeni videonadzor izvaja skladno z zakonodajo, niti se ne more opredeljevati glede konkretnih lokacij oziroma točk, kjer je sistem nameščen. IP tako v okviru neobvezujočega mnenja lahko zgolj opozori na relevantno pravno podlago ter pogoje, ki morajo biti izpolnjeni, da je takšna obdelava osebnih podatkov zakonita.

IP nadalje splošno pojasnjuje, da je videonadzor sam po sebi ena hujših oblik posegov v zasebnost posameznika, zato je prav, da je ustrezno zakonsko reguliran in omejen na tisto, kar je nujno in sorazmerno za doseganje ciljev in namenov, ki naj bi jim videonadzor služil. Splošna uredba področja videonadzora podrobneje ne ureja, dopušča pa podrobnejšo ureditev v nacionalni zakonodaji, zato je za zakonito izvajanje videonadzora potrebno poleg splošnih določb ZVOP-2 in Splošne uredbe upoštevati še določbe 3. poglavja ZVOP-2 (členi 76 - 80), ki določa posebna pravila za izvajanje videonadzora. Pravna podlaga za izvajanje videonadzora (tudi znotraj delovnih prostorov) mora splošno izhajati iz 6. člena Splošne uredbe oziroma 6. člena ZVOP‑2, biti pa mora glede videonadzora vedno navezana na ustrezni člen iz poglavja ZVOP‑2, ki ureja videonadzor. ZVOP‑2 torej v tem smislu le bolj določno opredeljuje pogoje za zakonitost videonadzora, še vedno pa je treba upoštevati oba predpisa, ne zgolj ZVOP-2. Ob tem pa IP opozarja na določbo prvega odstavka 76. člena ZVOP-2, ki določa, da se določbe 3. poglavja II. dela ZVOP-2 uporabljajo za izvajanje videonadzora, če drug zakon ne določa drugače.

IP posebej opozarja, da v skladu z drugim odstavkom 76. člena ZVOP-2 odločitev o uvedbi videonadzora sprejme predstojnik, direktor ali drug pooblaščen posameznik osebe javnega sektorja ali osebe zasebnega sektorja kot upravljavca. V pisni odločitvi morajo biti obrazloženi razlogi za uvedbo videonadzora.

IP pojasnjuje, da bi glede na navedbe v vašem zaprosilu za mnenje v konkretnem primeru lahko šlo za videonadzor znotraj delovnih prostorov, ki ga ureja 78. člen ZVOP-2. Skladno s tem členom se videonadzor znotraj delovnih prostorov (za delovne prostore gre šteti vse prostore in površine, kjer zaposleni opravljajo svoje delovne naloge, ne glede na to, ali jih tam opravljajo ves čas ali občasno) lahko izvaja le, kadar je to nujno potrebno za varnost ljudi ali premoženja ali preprečevanja ali odkrivanja kršitev na področju iger na srečo ali za varovanje tajnih podatkov ali za varovanje poslovnih skrivnosti, teh namenov pa ni mogoče doseči z milejšimi sredstvi. Videonadzor se lahko izvaja le glede tistih delov prostorov in v obsegu, kjer je treba varovati interese iz prejšnjega odstavka (praviloma gre za prostore, kjer se ravna s premoženjem ali informacijami večje vrednosti). Ključno je torej, da se videonadzor izvaja le v tistih delovnih prostorih, kjer je to nujno potrebno za varovanje določene pravne dobrine, in da se izvaja videonadzor delovnih prostorov kot takih, ne pa posameznih zaposlenih, ki v teh delovnih prostorih opravljajo svoje delo. Tretji odstavek 78. člena ZVOP-2 določa, da je prepovedano z videonadzorom snemati delovna mesta, kjer delavec po navadi dela, razen če je to nujno v skladu s prvim odstavkom tega člena. Neposredno spremljanje dogajanja pred kamerami je pod pogoji iz prvega in drugega odstavka 78. člena ZVOP-2 dopustno le, če ga izvaja izrecno pooblaščeno osebje upravljavca. Zaposleni so pred začetkom izvajanja videonadzora po tem členu vnaprej pisno obveščeni o njegovem izvajanju.

Videonadzor znotraj delovnih prostorov se torej lahko vzpostavi tudi, kadar je to nujno potrebno za varnost ljudi ali premoženja. To nujnost mora seveda izkazati delodajalec (v konkretnem primeru vaša družba). Izvajalec videonadzora mora torej v vsakem primeru izrecno ugotoviti, ali obstaja milejši ukrep, ki bi omogočal, da zaposleni ne bi bili podvrženi snemanju, saj gre za invazivni poseg v zasebnost zaposlenega. Odločanje o nujnosti in potrebnosti uvedbe videonadzora mora torej slediti zgoraj navedenim namenom, upravičenost pa se mora vedno presojati od primera do primera, kar pomeni, da mora biti osnovno vodilo pri uvedbi videonadzora načelo, da se ta uvede takrat, kadar ni na razpolago drugega milejšega ukrepa za dosego teh namenov. Videonadzor znotraj delovnih prostorov mora biti omejen zgolj na tiste dele prostora in v obsegu (časovnem, prostorskem itd.), ki so nujno potrebni, da se (še) doseže zasledovanje namenov iz prvega odstavka 78. člena ZVOP-2. Vsekakor splošno in generalno snemanje celotnih delovnih prostorov, še manj pa konkretnih delovnih mest posameznikov, kadar to res ni nujno, ni dovoljeno.

Za zagotovitev zakonitosti izvajanja kakršnegakoli videonadzora znotraj delovnih prostorov morajo biti zaposleni vnaprej pisno obveščeni o njegovem izvajanju, delodajalec pa se mora pred njegovo uvedbo posvetovati z reprezentativnimi sindikati pri delodajalcu in svetom delavcev oziroma delavskim zaupnikom. Posvetovanje se izvede v roku 30 dni ali v drugem daljšem roku, ki ga določi delodajalec. Kadar gre za uvedbo videonadzora nad delovnimi mesti, kjer delavec po navadi dela, pa se posvetovanje izvede v roku 60 dni ali v drugem daljšem roku, ki ga določi delodajalec. V vsakem primeru  morajo biti zaposleni še pred začetkom izvajanja videonadzora pisno obveščeni o tem, da se bo začel izvajati videonadzor.

IP nadalje pojasnjuje, da 76. člen ZVOP-2 v 3., 4., 5. in 6. odstavku predpisuje način obveščanja posameznikov o izvajanju videonadzora z objavo ustreznega obvestila. Omenjeno velja za vse posameznike, ki so lahko izpostavljeni videonadzoru (torej poleg zaposlenih tudi za morebitne druge osebe, npr. študente). Obvestilo mora biti vidno in razločno objavljeno na način, ki omogoča posamezniku, da se seznani z izvajanjem videonadzora in da se lahko vstopu v nadzorovano območje odpove. Takšno obvestilo mora poleg informacij iz prvega (in drugega) odstavka 13. člena Splošne uredbe obvezno vsebovati naslednje informacije:

1. pisno ali nedvoumno grafično opisano dejstvo, da se izvaja videonadzor;
2. namene obdelave, navedbo upravljavca videonadzornega sistema, telefonsko številko ali naslov elektronske pošte ali spletni naslov za potrebe uveljavljanja pravic posameznika s področja varstva osebnih podatkov;
3. informacije o posebnih vplivih obdelave, zlasti nadaljnje obdelave;
4. kontaktne podatke pooblaščene osebe (telefonska številka ali naslov e-pošte);
5. neobičajne nadaljnje obdelave, kot so prenosi subjektom v tretje države, spremljanje dogajanja v živo, možnost zvočne intervencije v primeru spremljanja dogajanja v živo.

Namesto objave v obvestilu se lahko obveščanje posameznika izvede tudi na način, da upravljavec informacije iz prvega (in drugega odstavka) 13. člena Splošne uredbe in informacije iz 3. do 5. točke obvestila objavi na spletnih straneh. V tem primeru mora na obvestilu iz prejšnjega odstavka objaviti spletni naslov, kjer so te informacije dostopne (URL naslov spletne strani, poleg tega pa lahko tudi QR kodo). Šteje se, da je s takšnim obvestilom posameznik obveščen o obdelavi osebnih podatkov.

IP posebej opozarja, da mora upravljavec zagotoviti informacije tako iz prvega kot tudi drugega odstavka 13. člena Splošne uredbe. ZVOP-2 sicer predpisuje, da obvestilo o videonadzoru vsebuje informacije iz prvega odstavka 13. člena Splošne uredbe, vendar obveznost zagotovitve informacij iz drugega odstavka 13. člena izhaja neposredno iz Splošne uredbe, zato je navedene informacije treba zagotoviti, četudi ZVOP-2 tega posebej ne predpisuje.

IP sklepno opozarja, da mora upravljavec, v kolikor bi se odločil za izvajanje videonadzora znotraj delovnih prostorov, poleg omenjenih obveznosti izpolniti še vse druge obveznosti, ki jih predpisujeta Splošna uredba in ZVOP-2, zlasti zahteve glede varnosti osebnih podatkov (24. in 32. člen Splošne uredbe); vodenja evidenc dejavnosti obdelave (30. člen Splošne uredbe) in dnevnika obdelave (22. člen ZVOP-2 v povezavi z dvanajstim odstavkom 76. člena ZVOP-2); zagotavljanja ustreznega roka hrambe videoposnetkov (deveti odstavek 76. člena ZVOP-2); ureditve pogodbenega razmerja z morebitnim pogodbenim obdelovalcem (28. člen Splošne uredbe) itd..

Za več informacij v zvezi z videonadzorom vas napotujemo še na smernice IP o videonadzoru.

Če bi v vaši družbi po opravljeni presoji ugotovili, da so izpolnjeni pogoji za izvajanje želenega videonadzora, je videonadzor treba izvajati v skladu s splošnimi načeli iz 5. člena Splošne uredbe. Zlasti je treba spoštovati načelo najmanjšega obsega podatkov ter poskrbeti, da bi bili osebni podatki, ki bi se pri tem obdelovali, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Pomembno je namreč, da tudi v primerih, ko se ugotovi, da je pred varstvom informacijske zasebnosti posameznika treba dati prednost varstvu drugih pravnih dobrin, ta prednost ni absolutna, ampak se v navedeno pravico poseže le tako in toliko, kolikor je to potrebno za zavarovanje te druge dobrine.

IP ponovno izpostavlja, da zgolj na podlagi razpoložljivih informacij iz vašega dopisa ter v okviru neobvezujočega mnenja ne more oceniti, ali bi bil videonadzor v konkretnem primeru zakonit. Upoštevati je treba namreč namen vzpostavitve videonadzora, njegovo nujnost in potrebnost, lokacije kamer in njihov doseg ter druge relevantne okoliščine konkretnega primera, ki jih je mogoče v celoti proučiti le v okviru nadzornega postopka. Upravljavec osebnih podatkov pa je tisti, ki mora na podlagi zgoraj opisanih pogojev sprejeti dokončno odločitev, ali bo videonadzor uvedel ali ne.

Lepo vas pozdravljamo.

Pripravil:
Matej Sironič,
Svetovalec pooblaščenca I

dr. Jelena Virant Burnik,
Informacijska pooblaščenka