Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
| sl | Iskalnik po spletni strani   Priredbe v znakovni jezik  
dekorativna slika

Uporaba lastne baze e-naslovov za pošiljanje vabil na izobraževanje

+ -
Datum: 20.06.2024
Številka: 07121-1/2024/723
Kategorije: Elektronska pošta

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da ste zaposleni v podjetju in imate lastno bazo e-naslovov iz preteklih interakcij, ki niso javno objavljeni na spletu. Radi bi pripravili izobraževalni dogodek, na katerega bi povabili osebe iz vaše baze. Sprašujete, ali lahko skladno s Splošno uredbo uporabite svojo bazo za pošiljanje vabil?

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Na podlagi prvega odstavka 93. člena ZVOP-2 lahko kot oseba zasebnega sektorja uporabite kontaktne podatke posameznikov, ki so vam jih posamezniki prostovoljno razkrili ali dali privolitev, za namene organiziranja izobraževanj, usposabljanj in dogodkov (ne pa tudi za izvajanje neposrednega trženja).

O b r a z l o ž i t e v:

Pri tem IP uvodoma poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora imeti upravljavec ustrezno pravno podlago skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem opozarjamo, da se točka (f) ne uporablja za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Ob tem opozarjamo, da je lahko objekt varstva osebnih podatkov po Splošni uredbi le posameznik, torej fizična oseba, ne pa pravna oseba. Tako splošni elektronski naslovi podjetij (npr. info@podjetje.si), ne predstavljajo osebnih podatkov in v primeru njihove obdelave ne gre za obdelavo osebnih podatkov in zato tudi ne veljajo pravila varstva osebnih podatkov.

V zvezi z vašim vprašanjem vam pojasnjujemo, da predstavlja določba 93. člena ZVOP-2 posebno pravno podlago, ki ureja uporabo kontaktnih podatkov. Skladno s prvim odstavkom 93. člena ZVOP-2 lahko oseba iz javnega ali zasebnega sektorja uporablja kontaktne podatke posameznikov, ki jih je zbrala iz javno dostopnih virov ali v okviru izvrševanja svojih javnih nalog ali so ji jih posamezniki, na katere se nanašajo, prostovoljno razkrili ali dali privolitev, za namene organiziranja uradnih srečanj, izobraževanj, usposabljanj in dogodkov, določanja sestav ali delovanje komisij, svetov, delegacij in drugih podobnih dejavnosti javnega sektorja, dajanja izjav za javnost, razen izvajanja neposrednega trženja. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od drugih zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo pri izvrševanju zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti.

Iz navedenega izhaja, da lahko na podlagi navedene določbe kot oseba zasebnega sektorja uporabite kontaktne podatke posameznikov (npr. e-naslov ali telefonsko številko), s katerimi že zakonito razpolagate (npr. na podlagi privolitve, izvajanja pogodbe ali zakonitih interesov) za med drugim, namene organiziranja izobraževanj, usposabljanj in dogodkov (ne pa tudi za izvajanje neposrednega trženja). Posebne privolitve posameznikov vam torej za ta namen ni treba pridobiti.

Če ne gre za situacijo, ki jo obravnava zgoraj opisani 93. člen ZVOP-2 (npr. da gre za druge vrste osebnih podatkov, za drugačne vrste dogodkov ali namene) morate upoštevati, da za obdelavo osebnih podatkov pri organizaciji dogodkov velja Splošna uredba in pravne podlage po Splošni uredbi (npr. zakoniti interesi po točki (f) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe). Več o tem lahko preberete v smernicah IP Organizacija dogodkov in varstvo osebnih podatkov, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/smernice-za-organizatorje-dogodkov. O obdelavi osebnih podatkov strank in poslovnih partnerjev lahko preberete tudi na povezavi https://upravljavec.si/pogosta-vprasanja/obdelava-osebnih-podatkov-strank-in-poslovnih-partnerjev/.

V primeru, če je izobraževanje plačljivo in tako dejansko gre za neposredno trženje, se 93. člen ZVOP-2 ne uporablja. Predlagamo vam, da v zvezi s tem preberete že izdana mnenja IP, npr. mnenje Pošiljanje sporočil na osebni elektronski naslov, št. 07121-1/2023/1445 z dne 20. 11. 2023 in mnenje Pošiljanje e-pošte na javno objavljen e-naslov gospodarskega subjekta, št. 07121-1/2023/1171 z dne 20. 9. 2023. Mnenja so dostopna s pomočjo iskalnikov na https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/.

Upamo, da smo vam s podanimi napotili uspeli pomagati.

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                                

Barbara Žurej, univ. dipl. prav.,

svetovalka pooblaščenca za preventivo