Snemanje sej občinskega sveta

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 14. 2. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede snemanja sej občinskega sveta ter glede pravice javnosti do spremljanja video sej občinskega sveta v odnosu do pravice posameznega občinskega svetnika, da zavrne soglasje k snemanju. V dopisu navajate, da občinska uprava argumentira, da se seje ne smejo snemati in javno objaviti, in sicer na podlagi zavrnitve soglasja za snemanje s strani posameznega svetnika. Razlagate, da posamezni večinski politični akter krši poslovnik in statut, da prepreči možnost spremljanja občinskih sej javnosti. Menite, da je s tem kršena pravica javnosti do obveščenosti, zanima pa vas tudi, če bi zadostili predpisom, če bi zakrili identiteto svetnika, ki ni podal soglasja k snemanju.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Snemanje sej občinskega sveta je dopustno ob upoštevanju določenih pogojev ter zagotovitvi ustreznih varovalk za zmanjšanje posega v zasebnost posameznika. Snemanje sej mora biti primarno urejeno v aktih občine, možni pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov v tem okviru pa sta osebna privolitev posameznika (točka a prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe) ali pa t.i. pravna podlaga zakonitih interesov (četrti odstavek 6. člena ZVOP-2).

Snemanje in objava posnetkov sej občinskega sveta je dopustno, če so izpolnjeni pogoji:

•       vsakokratna predhodna privolitev vseh prisotnih na seji, ali pa če se opravi presoja za konkreten primer glede na določbe 4. odstavka 6. člena ZVOP-2 in je v poslovniku navedeno, kdaj se seje sveta snemajo in kdaj se posnetki predvajajo na spletni strani;

•       v poslovniku ali privolitvi je jasno opredeljen namen snemanja in javnega predvajanja sej;

•       poslovnik je prosto dostopen vsem udeležencem, te z njim soglašajo in

•       posnetki sej (ali njihovih delov), iz katerih je javnost izključena zaradi obdelave varovanih OP, se ne objavljajo javno;

•       posnetki sej se zbrišejo, ko je dosežen namen obdelave.

Ob tem IP dodaja, da v primeru, ko je poslovnik občine že sprejet, IP nima pristojnosti, da bi upravljavcu naložil spremembo oz. da popravke notranjih aktov.

V zvezi z zakrivanjem identitete posameznega svetnika pa IP pojasnjuje, da se načela varstva OP ne uporabljajo za anonimizirane informacije, ki niso povezane z določljivim posameznikom oziroma za osebne podatke, ki so bili anonimizirani tako, da posameznik ni več določljiv.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodno splošno pojasnjuje, da je v zvezi s snemanjem občinskih sej in objavo posnetkov s strani občine v preteklosti že pripravil več mnenj, iz katerih izhaja, da je snemanje seje občinskega sveta dopustno ob upoštevanju določenih pogojev ter zagotovitvi ustreznih varovalk za zmanjšanje posega v zasebnost posameznika (v konkretnem primeru občinskih svetnikov in drugih udeležencev seje občinskega sveta).

Nadalje IP pojasnjuje, da mora biti snemanje sej občinskega sveta primarno urejeno v aktih občine. Občinski svet ima vselej možnost, da sam odloči, kako bo zagotavljal javnost svojega dela in to uredi s poslovnikom ali z drugim aktom, ki ureja njegovo poslovanje. Možni pravni podlagi za obdelavo osebnih podatkov v tem okviru sta ali osebna privolitev posameznika iz točke a prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov ali t.i. pravna podlaga zakonitih interesov po četrtem odstavku 6. člena ZVOP-2, ki določa, da se lahko za izvrševanje točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe (opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu) v javnem sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujno potrebni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo. O snemanju na tej pravni podlagi je treba odločati vsakič posebej in vsakič znova presojati obstoj zakonsko opredeljenih pogojev za snemanje (poslovnik torej v tem primeru ni sam po sebi zakonska podlaga za snemanje).

V primeru snemanja sej občinskega sveta morajo biti navzoči posamezniki predhodno seznanjeni, kdo bo upravljavec in kdo uporabnik teh posnetkov, na kakšen način oziroma za kakšne namene se bodo le-ti uporabljali (npr. za namen naprave zapisnika, namen posredovanja posnetka medijem ali za namen objave na svetovnem spletu) in koliko časa se bodo hranili.

Kot izhaja iz vašega dopisa, snemanje sej oziroma pravice glede soglasja k snemanju (»pravice posameznega občinskega svetnika, da zavrne soglasje k snemanju«) ureja 53. člen poslovnika vaše občine. Načeloma velja, da če so določbe poslovnika o snemanju sej in uporabi posnetkov dovolj natančne in brez omejitev dostopne javnosti, lahko smatramo, da je privolitev v obdelavo osebnih podatkov, kot jo za določene namene ureja poslovnik (praviloma bo šlo za zagotavljanje javnosti dela občinskih organov), podana z udeležbo na seji.

Ker lahko javna objava posnetkov sej občinskega sveta pomeni hud poseg v zasebnost posameznika, je še toliko bolj pomembno, da so v poslovniku natančno opredeljeni pogoji in namen objave. Ob tem je treba upoštevati tudi načelo najmanjšega obsega podatkov iz točke c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki med drugim določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Navedeno načelo pomeni, da je potrebno obdelovati samo toliko osebnih podatkov, kolikor je nujno potrebno za izpolnitev zakonitega namena obdelave (v konkretnem primeru torej snemanja seje in objave posnetka).

Tako IP povzema, da je snemanje in objava posnetkov sej občinskega sveta dopustno, če so kumulativno izpolnjeni naslednji pogoji:

• imate vsakokratno predhodno privolitev vseh prisotnih na seji, ali pa je opravljena presoja za konkretni primer snemanja glede na določbe 4. odstavka 6. člena ZVOP-2 in imate v poslovniku oziroma ustreznem aktu jasno navedeno, kdaj se seje sveta snemajo in kdaj se posnetki predvajajo na določeni spletni strani občine;

• je v poslovniku ali privolitvi posameznika jasno opredeljeno, za kakšen namen se seje občinskega sveta snemajo in javno predvajajo;

• je poslovnik prosto dostopen vsem udeležencem sej občinskega sveta ter da so ti nanj opozorjeni tako, da se lahko šteje, da so seznanjeni z njegovo vsebino in da z njim soglašajo;

• se posnetki sej ali njihovih delov, iz katerih je javnost izključena zaradi obdelave varovanih osebnih podatkov, ne objavljajo javno in da se te seje oziroma deli sej eventualno snemajo le zvočno z namenom priprave zapisnika;

• se posnetki sej brišejo, ko je dosežen namen obdelave – po javnem predvajanju sej (kot je določeno) oziroma ko je pripravljen ustrezen zapisnik seje (tudi to mora biti navedeno v poslovniku).

Glede vprašanja anonimizacije IP razlaga, da se, upoštevajoč prvo točko 4. člena Splošne uredbe v povezavi z uvodno določbo 26 Splošne uredbe, načela varstva osebnih podatkov ne uporabljajo za anonimizirane informacije, ki niso povezane z določenim ali določljivim posameznikom, ali osebne podatke, ki so bili anonimizirani na tak način, da posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ni ali ni več določljiv. Anonimizacija osebnih podatkov je alternativa izbrisu, če se upoštevajo vsi ustrezni vsebinski elementi ter se verjetnost in resnost tveganja, vključno s tveganjem ponovne identifikacije redno ocenjujeta.

Ker ima občina že sprejet predmetni Poslovnik, IP v zaključku dodaja, da nima pristojnosti, da bi upravljavcu naložil, da spremeni oz. da popravi svoje notranje akte. Skladno s petim odstavkom 33. člena Zakona o lokalni samoupravi (Ur. l. RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZLS) lahko župan zadrži objavo splošnega akta občine, če meni, da je neustaven ali nezakonit in predlaga občinskemu svetu, da o njem ponovno odloči na prvi naslednji seji, pri čemer mora navesti razloge za zadržanje. Če občinski svet vztraja pri svoji odločitvi, se splošni akt objavi, po določbah 23.a člena Zakona o ustavnem sodišču pa lahko predstavniški organ samoupravne lokalne skupnosti poda zahtevo za oceno njegove skladnosti z ustavo in zakonom.

Lepo vas pozdravljamo,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka