Shramba podatkov iz službenega e-predala

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po e-pošti prejel vaše vprašanje. Sprašujete, po katerem zakonu ima delavec pravico do shrambe podatkov iz svojega službenega e-predala, preden ga delodajalec zbriše po koncu delovnega razmerja.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Delodajalec vam mora ob prenehanju delovnega razmerja omogočiti, da iz službenega predala e-pošte in iz računalnika izbrišete svoja zasebna sporočila oz. dokumente zasebne narave ali jih shranite na drug medij ter vam dati priložnost, da svoje kontakte obvestite o ukinitvi e-naslova. Pravica delavca, da shrani svoja zasebna pisanja in dokumente, ne izhaja neposredno iz predpisov o varstvu osebnih podatkov, ampak iz pravice do komunikacijske zasebnosti iz 37. člena Ustave RS in se uveljavlja pred pristojnimi sodišči. 

O b r a z l o ž i t e v:

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. V okviru nezavezujočega mnenja vam lahko podamo zgolj splošna pojasnila in priporočila.

Predlagamo vam, da si različne situacije (ne)dopustnih ravnanj delodajalca glede službene elektronske pošte preberete v Smernicah »Varovanje osebnih podatkov v delovnih razmerjih«, predvsem v poglavju 4.1.2 (Dostop do elektronske pošte in računalnika po prenehanju delovnega razmerja). Smernice so dostopne na https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/varstvo-osebnih-podatkov-v-delovnih-razmerjih.

Na podobna vprašanja, kot je vaše, je IP v preteklosti že odgovarjal. Neobvezujoča mnenja IP so dosegljiva s pomočjo iskalnika na: www.ip-rs.si/vop z izbiro ustrezne kategorije (npr. delovna razmerja) in ključnih besed (npr. elektronska pošta). Primer je mnenje št. 0712-1/2019/1648 z dne 10.7.2019.

Kot smo poudarili v citiranem mnenju št. 0712-1/2019/1648, varuje Splošna uredba osebne podatke, v konkretnem primeru elektronske pošte gre predvsem za t.i. prometne podatke (elektronski naslovi, na katere je posameznik poslal elektronsko sporočilo in od katerih je sporočilo prejel; datum in čas pošiljanja in prejema sporočila; zadeva sporočila in drugi tehnični podatki v povezavi s sporočilom – priponka, velikost, itd.), sama vsebina elektronskih sporočil pa predstavlja komunikacijsko zasebnost iz 37. člena Ustave RS. Pravica do komunikacijske zasebnosti je varovana z instituti civilnega oziroma kazenskopravnega varstva in se uveljavlja pred sodišči v okviru določb o kršitvi tajnosti občil iz 139. člena Kazenskega zakonika (Uradni list RS, št. 50/12 – uradno prečiščeno besedilo, 6/16 – popr., 54/15, 38/16, 27/17, 23/20, 91/20, 95/21, 186/21, 105/22 – ZZNŠPP in 16/23) oziroma določb o zahtevi za prenehanje kršitve osebnostnih pravic iz 134. člena Obligacijskega zakonika (Uradni list RS, št. 97/07 – uradno prečiščeno besedilo, 64/16 – odl. US in 20/18 – OROZ631). Glede osebnih podatkov, ki se torej nahajajo na vašem računalniku (bodisi v obliki prometnih podatkov glede elektronske pošte oziroma drugih dokumentov zasebne narave) poudarjamo, da gre načeloma za kolizijo dveh pravic in sicer pravice delodajalca, ki ima pravico do oblasti nad svojimi delovnimi sredstvi in pravico, da nadzira, ali je ta oprema uporabljena skladno z namenom, za katerega je bila zaposlenemu dana v uporabo, ter pravico delavca do zasebnosti na delovnem mestu.

Za obdelavo osebnih podatkov mora imeti delodajalec ustrezno pravno podlago skladno s Splošno uredbo, vendar ob prenehanju delovnega razmerja pravna podlaga odpade, kar pomeni, da mora deaktivirati elektronski naslov delavca (npr. v obliki ime.priimek@podjetje.si). Delodajalec mora tako skladno z določbami 24., 25. in 32. člena Splošne uredbe sprejeti t.i. tehnične in organizacijske ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, kar pomeni, da mora vnaprej predpisati postopke in ukrepe, s katerimi se bo varovala elektronska pošta zaposlenih, ter postopanje z neaktivnimi predali elektronske pošte nekdanjih zaposlenih (npr. vsebina se ali izbriše ali pa se arhivira). Odvisno od konkretnih okoliščin priporočamo, da se z delodajalcem dogovorite o načinu prenosa službenih sporočil zaradi kontinuitete dela (kot smo npr. navedli v smernicah, s prenosom v skupni službeni predal), delodajalec pa vam mora omogočiti, da iz službenega predala e-pošte in iz računalnika izbrišete svoja zasebna sporočila oz. dokumente zasebne narave ali jih shranite na drug medij ter vam dati priložnost, da svoje kontakte obvestite o ukinitvi e-naslova. Pravica delavca, da shrani svoja zasebna pisanja in dokumente, ne izhaja neposredno iz predpisov o varstvu osebnih podatkov, ampak iz pravice do komunikacijske zasebnosti, kot je pojasnjeno zgoraj in se uveljavlja pred pristojnimi sodišči. IP bi lahko v okviru inšpekcijskega postopka obravnaval kršitve, povezane z varstvom osebnih podatkov (npr. nadaljnja uporaba e-predala delavca po koncu delovnega razmerja, nesprejem ustreznih ukrepov za zavarovanja osebnih podatkov, itd.).

V upanju, da ste prejeli odgovor na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

Barbara Žurej, univ. dipl. prav.,

svetovalka pooblaščenca za preventivo