Rok hrambe videoposnetkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je po e-pošti prejel vaše zaprosilo za mnenje. Sprašujete, kako dolgo je trgovina dolžna po zakonu hraniti video posnetek v primeru, če pride na njeni površini do poškodbe in zapisnika o poškodbi.

* * *

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upravljavec je za določitev primernega roka hrambe v konkretnem primeru odgovoren sam. ZVOP-2 določa maksimalen rok hrambe posnetkov (eno leto), upravljavec pa konkreten rok hrambe glede na namen izvajanja videonadzora in okoliščine posameznega primera določi sam. Videoposnetke mora (varno) izbrisati, kadar zaradi razloga, s katerim je uvedel videonadzor (npr. varovanje premoženja) niso več potrebni, pa za njihovo hrambo ne obstaja druga pravna podlaga, npr. področna zakonodaja, ki predpisuje način zbiranja in zavarovanja dokazov v sodnih in drugih postopkih.

Če bi v konkretni zadevi posameznik izvajal svoje pravice skladno s Splošno uredbo ali drugim zakonom (npr. pravica dostopa posameznika), bi moral upravljavec hraniti videoposnetek dokler o zadevi ni pravnomočno odločeno, po pravnomočnosti pa skladno s pravnomočno odločitvijo v zadevi.

O b r a z l o ž i t e v:

Uvodoma poudarjamo, da IP izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. V okviru nezavezujočega mnenja vam lahko podamo zgolj splošna pojasnila in priporočila.

Upravljavec mora presoditi, ali za izvajanje videonadzora obstaja primerna pravna podlaga skladno z ZVOP-2 oz. Splošno uredbo. ZVOP-2 poleg splošnih določb o videonadzoru (76. člen) ureja tudi videonadzor dostopa v uradne službene oz. poslovne prostore (77. člen), videonadzor znotraj delovnih prostorov (78. člen), videonadzor v prevoznih sredstvih, namenjenih javnemu potniškemu prometu (79. člen) in videonadzor na javnih površinah (80. člen). V vseh drugih primerih mora obstajati pravna podlaga skladno s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe (npr. izvajanje pogodbe, zakoniti interesi, itd.).

Prav tako mora upravljavec sprejeti primerne tehnično-organizacijske ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov, med drugim mora določiti primeren rok hrambe osebnih podatkov. Skladno s 43. členom ZVOP-2 je rok hrambe omejen na najkrajše možno obdobje in le, dokler je hramba potrebna za dosego namena obdelave, zaradi katerega so se osebni podatki zbirali in nadalje obdelovali, razen če drug zakon za posamezne obdelave določa rok hrambe. Upravljavec mora ob upoštevanju narave obdelovanih podatkov in tveganj občasno in na dokumentiran način preverjati, ali se upoštevajo določbe prejšnjega odstavka. Ob izpolnitvi namena obdelave osebni podatki izbrišejo, uničijo ali anonimizirajo oziroma se izvede drug postopek, ki onemogoča identifikacijo posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, zlasti omejevanje dostopa do njih, njihovo blokiranje ali arhiviranje. Glede konkretnega roka hrambe videoposnetkov nadalje pojasnjujemo, da deveti odstavek 76. člena ZVOP-2 določa, da se lahko posnetki videonadzora ob upoštevanju načel iz 5. člena Splošne uredbe hranijo največ eno leto od trenutka nastanka posnetka. Pri tem izpostavljamo zlasti načelo omejitve hrambe (točka (e) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe), ki določa, da se osebni podatki hranijo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Prav tako morajo biti osebni podatki skladno s točko (c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (načelo najmanjšega obsega podatkov).

Upravljavec je glede določitve primernega roka hrambe v konkretnem primeru odgovoren sam. ZVOP-2 določa maksimalen rok hrambe posnetka (eno leto), upravljavec pa konkreten rok hrambe glede na namen izvajanja videonadzora in okoliščine posameznega primera določi sam. Videoposnetke mora (varno) izbrisati, kadar zaradi razloga, s katerim je uvedel videonadzor (npr. varovanje premoženja) niso več potrebni, pa za njihovo hrambo ne obstaja druga pravna podlaga. Daljši rok hrambe (npr. ko se posnetki predajo policiji za namen preiskave kaznivega dejanja) bi lahko bil dopusten npr. na podlagi področne zakonodaja, ki predpisuje način zbiranja in zavarovanja dokazov v sodnih in drugih postopkih (npr. Zakon o kazenskem postopku). Predlagamo vam, da se v konkretnem postopku obrnete na organe, ki vodijo postopek in se prepričate o obstoju pravne podlage, ki bi vam nalagala daljši rok hrambe konkretnega videoposnetka.

Če bi posameznik v zvezi s konkretnim videoposnetkom izvajal pravice skladno s Splošno uredbo, npr. pravico dostopa posameznika po 15. členu Splošne uredbe oz. uveljavljal zahtevo po katerem drugem zakonu, IP opozarja na obveznost zavarovanja osebnih podatkov, ki so predmet postopka. Namreč, prvi odstavek 21. člena ZVOP-2 določa, da upravljavec ali obdelovalec od prejema zahteve iz 15. do 22. člena Splošne uredbe ali zahtev posameznika po tem ali drugem zakonu ne sme izbrisati, odsvojiti ali spremeniti zahtevanih osebnih podatkov, ki so predmet postopka, dnevnikov obdelav in drugih povezanih informacij, ne glede na potek predpisanih ali interno določenih rokov hrambe, dokler o zadevi ni pravnomočno odločeno, po pravnomočnosti pa skladno s pravnomočno odločitvijo v zadevi.

Nekaj  informacij o vzpostavitvi videonadzora si lahko preberete tudi na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/vzpostavitev-videonadzora/ in v Smernicah o izvajanju videonadzora: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/smernice-glede-izvajanja-videonadzora.

V upanju, da vam bodo naša napotila v pomoč, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

Barbara Žurej, univ. dipl. prav.,

svetovalka pooblaščenca za preventivo