Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
   
dekorativna slika

Rok hrambe posnetkov videonadzora

+ -
Datum: 05.06.2023
Številka: 07120-1/2023/311
Kategorije: Rok hrambe OP, Video in avdio nadzor, Varnost osebnih podatkov

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje v zvezi z rokom hrambe kopij posnetkov videonadzora. Navajate, da sodišče na podlagi zaprosila policije oziroma drugih subjektov zaradi uveljavljanja, izvajanja ali obrambe pravnih zahtevkov pregleduje posnetke videonadzornih kamer, jih kopira na CD in posreduje upravičencem v skladu z zakonom, eno kopijo posnetka na CD pa sodišče hrani v Uradu predsednice sodišča za lastno evidenco. Glede na dejstvo, da ZVOP-1 ni konkretno določal roka hrambe kopij videoposnetkov in se je upošteval splošni zastaralni rok petih let iz 346. člena Obligacijskega zakonika, vas zanima, kakšen je rok hrambe po novem ZVOP-2, torej ali se še vedno upošteva splošni zastaralni rok ali se ravna v skladu z dvanajstim odstavkom 76. člena ZVOP-2.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20; v nadaljevanju ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Prvi odstavek 76. člena ZVOP-2 določa, da se določbe 3. poglavja uporabljajo za izvajanje videonadzora, če drug zakon ne določa drugače, kar velja tudi za rok hrambe posnetkov in dnevnik obdelave.

Skladno z devetim odstavkom 76. člena ZVOP-2 se lahko posnetki hranijo največ eno leto od trenutka nastanka posnetka, znotraj tega časovnega okvira pa mora rok hrambe posnetkov določiti upravljavec sam, upoštevajoč namen obdelave v konkretnem primeru ter splošna načela varstva osebnih podatkov. Daljši rok hrambe je lahko dopusten na podlagi področnih predpisov.

Dvanajsti odstavek 76. člena ZVOP-2 ne določa roka hrambe samih posnetkov, temveč določa obveznost upravljavca videonadzornega sistema zagotoviti sledljivost obdelave, torej možnost naknadnega ugotavljanja, kateri posnetki so bili obdelani, kdaj in kako so bili uporabljeni ali komu so bili posredovani, kdo je izvedel ta dejanja obdelave, kdaj in s kakšnim namenom ali na kateri pravni podlagi. Te podatke (in ne posnetke) hrani upravljavec v dnevniku obdelave iz 22. člena ZVOP-2 še dve leti po koncu leta, ko so nastali. 

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma pojasnjuje, da izven nadzornega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati. To pomeni tudi, da ne more podati dokončnega odgovora glede ustreznega roka hrambe videoposnetkov v konkretnem primeru. V okviru mnenja vam lahko namreč poda zgolj splošna pojasnila, priporočila in usmeritve pri izvajanju videonadzora.

IP opozarja, da mora biti (tako kot za vsako drugo obdelavo osebnih podatkov) za vzpostavitev in izvajanje videonadzora podana ustrezna pravna podlaga v skladu s prvim odstavkom 6. člena Splošne uredbe oziroma 6. členom ZVOPOKD. ZVOP-2 le podrobneje ureja posamezna vprašanja v zvezi z vzpostavitvijo in izvajanjem videonadzora.

Prvi odstavek 76. člena ZVOP-2 uvodoma določa, da se določbe tega poglavja uporabljajo za izvajanje videonadzora, če drug zakon ne določa drugače, kar velja tudi za rok hrambe posnetkov in dnevnik obdelave. 73.c člen Zakona o sodiščih (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) v tretjem odstavku sicer določa, da se pri uvedbi ukrepa varovanja z videonadzorom smiselno uporabljajo določbe zakona, ki ureja varstvo osebnih podatkov, o izvajanju videonadzora.

V zvezi z rokom hrambe posnetkov videonadzora deveti odstavek 76. člena ZVOP-2 določa, da se lahko posnetki hranijo največ eno leto od trenutka nastanka posnetka, ob upoštevanju načel iz 5. člena Splošne uredbe. Splošna uredba v točki (c) prvega odstavka 5. člena določa načelo najmanjšega obsega podatkov ter v točki (e) prvega odstavka 5. člena določa, da so osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Tudi prvi odstavek 43. člena ZVOP-2 določa, da je rok hrambe osebnih podatkov omejen na najkrajše možno obdobje in le, dokler je hramba potrebna za dosego namena obdelave, zaradi katerega so se osebni podatki zbirali in nadalje obdelovali.

Iz navedenega izhaja, da je rok hrambe posnetkov videonadzora praviloma omejen na največ eno leto, vendar mora znotraj tega časovnega okvira rok hrambe posnetkov določiti upravljavec sam, upoštevajoč namen obdelave v konkretnem primeru ter vsa načela varstva osebnih podatkov (npr. zakonitost, omejitev namena in hrambe, najmanjši obseg podatkov). Ko posnetki iz razloga, zaradi katerega je bil uveden videonadzor, niso več potrebni, jih mora upravljavec (varno) izbrisati. Pri presoji, kdaj je namen videonadzora izpolnjen, pa je treba upoštevati tudi vsebino posnetka in pravni temelj, na podlagi katerega se videonadzor izvaja.

Daljši rok hrambe je lahko dopusten na podlagi področnih predpisov, na primer ko se posnetki predajo policiji za namen preiskave kaznivega dejanja, se za posnetke uporablja področna zakonodaja, ki ureja ravnanje z dokazi, ali ko bi bila hramba nujna zaradi teka določenega uradnega postopka.

IP ob tem opozarja, da dvanajsti odstavek 76. člena ZVOP-2 ne določa roka hrambe samih posnetkov, temveč določa obveznost upravljavca videonadzornega sistema zagotoviti t.i. sledljivost obdelave, torej možnost naknadnega ugotavljanja, kateri posnetki so bili obdelani, kdaj in kako so bili uporabljeni ali komu so bili posredovani, kdo je izvedel ta dejanja obdelave, kdaj in s kakšnim namenom ali na kateri pravni podlagi. Te podatke (in ne posnetke) hrani upravljavec v dnevniku obdelave iz 22. člena ZVOP-2 še dve leti po koncu leta, ko so nastali. IP ob tem dodaja, da je skladno s 120. členom ZVOP-2 treba vodenje dnevnikov obdelav uskladiti z 22. členom ZVOP-2 v dveh letih od uveljavitve tega zakona.

Iz vašega vprašanja ne izhaja natančno, na kateri pravni podlagi in s kakšnim namenom hrani sodišče kopijo posnetka, ki ga posreduje upravičencem v skladu z zakonom, za lastno evidenco, kar bi morali najprej opredeliti, potem pa glede na to presoditi, kakšen je v konkretnem primeru tudi rok hrambe posnetkov.

Več o videonadzoru si lahko preberete na spletni strani IP https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/obveznosti-upravljavcev/vzpostavitev-videonadzora, v smernicah IP, ki so dostopne na: https://www.ip-rs.si/publikacije/priro%C4%8Dniki-in-smernice/smernice-po-splo%C5%A1ni-uredbi-o-varstvu-podatkov-gdpr/smernice-glede-izvajanja-videonadzora ter v smernicah Evropskega odbora za varstvo podatkov, ki so dostopne na: https://edpb.europa.eu/our-work-tools/our-documents/guidelines/guidelines-32019-processing-personal-data-through-video_sl.

Prav tako je IP glede roka hrambe videonadzornih posnetkov ter dnevniki sledljivosti po ZVOP-2 izdal že več mnenj, ki so objavljena na spletni strani https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/ (npr. mnenja št. 07121-1/2023/436, 07120-1/2023/123 in 07121-1/2023/495).

 

Lepo vas pozdravljamo,

 

Pripravila:                                                                                                                                

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka