Preklic privolitve
+ -Številka: 07121-1/2023/554
Kategorije: Delovna razmerja, Pravica do izbrisa - pozabe, Privolitev
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje glede preklica privolitve za javno objavo fotografij zaposlenih na družbenih omrežjih delodajalca.
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju: ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, 51/07 – ZustS-A; ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
Osebni podatki delavcev se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno z ZDR-1 ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.
Ob prejemu vsake zahteve za izbris osebnih podatkov mora upravljavec najprej temeljito preveriti, ali mora dejansko ugoditi zahtevi posameznika in osebne podatke izbrisati ali pa obstajajo drugi razlogi za nadaljnjo hrambo osebnih podatkov, na podlagi katerih se zahtevi za izbris ne more ugoditi.
Ob podaji privolitve mora delodajalec zaposlenemu zagotoviti tudi v 13. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov navedene informacije.
Dejstvo, da so fotografije javno objavljene, nima nikakršnega vpliva na možnost preklica privolitve za njihovo objavo.
O b r a z l o ž i t e v:
IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne sme pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov preverjati primernosti izbrane pravne podlage ali namenov oziroma obsega obdelave osebnih podatkov v konkretnem primeru. IP kot nadzorni organ na področju varstva osebnih podatkov v okviru mnenja tako ne more presojati skladnosti konkretnega ravnanja, ki ste ga opisali v vašem zaprosilu za mnenje, s predpisi s področja varstva osebnih podatkov.
IP nadalje pojasnjuje, da mora vsaka obdelava osebnih podatkov potekati transparentno in skladno z določbami Splošne uredbe. Ta v prvem odstavku 6. člena določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je za konkretni namen obdelave izpolnjen eden od naslednjih pogojev:
(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;
(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;
(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.
Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (f) ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.
Čeprav ZVOP-2 razlikuje med javnim in zasebnim sektorjem, je področje delovnega prava specialno urejeno za oba sektorja v posebnih zakonih, predvsem v Zakonu o delovnih razmerjih (ZDR-1; Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmlS-A, 202/21 – odl. US, 15/22, 54/22 – ZUPŠ-1) in Zakonu o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV; Uradni list RS, št. 40/06). ZDR-1 v 48. členu določa, da se lahko osebni podatki delavcev zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in posredujejo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Nadalje v tretjem odstavku 48. člena določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati.
Ob tem IP izpostavlja, da je obdelava delavčevih osebnih podatkov na podlagi njegove osebne privolitve dopustna le izjemoma pod pogojem, da njena zavrnitev nima nikakršnih posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj. Namreč privolitev zaposlenega bi zaradi očitno neenakopravnega položaja delodajalca in delavca po mnenju IP težko šteli za prostovoljno v smislu Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki daje posameznikom večjo moč odločanja, komu in pod kakšnimi pogoji dovolijo obdelavo svojih osebnih podatkov. IP je pripravil podrobno razlago glede veljavne privolitve:
Delodajalec bi moral torej, če okoliščine delovnega razmerja ne terjajo izdelave in objave fotografije, za v vašem zaprosilu za mnenje opisano obdelavo osebnih podatkov pridobiti vašo privolitev (enako velja za druge zaposlene), pri tem pa vam ob podaji privolitve zagotoviti tudi v 13. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov navedene informacije. Skladno z določbo 13. člena je namreč dolžan upravljavec v primeru, kadar so bili osebni podatki pridobljeni od posameznika, na katerega se ti nanašajo, le-temu takrat, ko pridobi osebne podatke, zagotoviti naslednje informacije:
a) identiteto in kontaktne podatke upravljavca in njegovega predstavnika, kadar ta obstaja;
b) kontaktne podatke pooblaščene osebe za varstvo podatkov, kadar ta obstaja;
c) namene, za katere se osebni podatki obdelujejo, kakor tudi pravno podlago za njihovo obdelavo;
d) kadar obdelava temelji na točki (f) člena 6(1), zakonite interese, za uveljavljanje katerih si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
e) uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, kadar obstajajo;
f) kadar je ustrezno, informacije o tem, da namerava upravljavec prenesti osebne podatke uporabniku v tretji državi ali mednarodni organizaciji, ter o obstoju ali neobstoju sklepa Komisije o ustreznosti ali v primeru prenosov iz člena 46 ali 47 ali drugega pododstavka člena 49(1) sklic na ustrezne ali primerne zaščitne ukrepe in sredstva za pridobitev njihove kopije ali kje so na voljo;
g) tudi nekatere druge informacije, opredeljene v drugem odstavku istega člena, in sicer:
- obdobje hrambe osebnih podatkov ali, kadar to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;
- obstoj pravice, da se od upravljavca zahtevajo dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejite obdelave v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora obdelavi in pravice do prenosljivosti podatkov;
- obstoj pravice, da se lahko privolitev kadarkoli prekliče, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica;
- pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu.
IP pojasnjuje, da Splošna uredba o varstvu podatkov pravico do izbrisa (»pravico do pozabe«) ureja v 17. členu, ki v prvem odstavku določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, upravljavec pa ima obveznost osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisati, kadar velja eden od naslednjih razlogov:
a) osebni podatki niso več potrebni v namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani;
b) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, prekliče privolitev, na podlagi katere poteka obdelava in kadar za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga;
c) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, obdelavi ugovarja v skladu s členom 21(1) uredbe, za njihovo obdelavo pa ne obstajajo nobeni prevladujoči zakoniti razlogi, ali pa posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, obdelavi ugovarja v skladu s členom 21(2) uredbe;
d) osebni podatki so bili obdelani nezakonito;
e) osebne podatke je treba izbrisati za izpolnitev pravne obveznosti v skladu s pravom EU ali pravom države članice, ki velja za upravljavca;
f) osebni podatki so bili zbrani v zvezi s ponudbo storitev informacijske družbe iz člena 8(1) uredbe.
Izjemo predstavlja tretji odstavek 17. člena, ki določa, da se prvi odstavek ne uporablja, če je obdelava potrebna:
a) za uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja;
b) za izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave na podlagi prava Unije ali prava države članice, ki velja za upravljavca, ali za izvajanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, ki je bila dodeljena upravljavcu;
c) iz razlogov javnega interesa na področju javnega zdravja v skladu s točkama (h) in (i) člena 9(2) ter členom 9(3);
d) za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1), kolikor bi pravica iz odstavka 1 lahko onemogočila ali resno ovirala uresničevanje namenov te obdelave, ali
e) za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.
Splošna uredba o varstvu podatkov torej posameznikom omogoča uveljavljanje pravice do izbrisa pri vseh upravljavcih ne glede na njihovo področje delovanja, vendar ta ni absolutna, ampak njeno uresničevanje poteka v skladu z zgoraj navedenimi pogoji. Ob prejemu vsake zahteve za izbris osebnih podatkov mora upravljavec najprej temeljito preveriti, ali mora dejansko ugoditi zahtevi posameznika in osebne podatke izbrisati ali pa obstajajo drugi razlogi za nadaljnjo hrambo osebnih podatkov, na podlagi katerih se zahtevi za izbris ne more ugoditi.
IP sklepno pojasnjuje, da samo dejstvo, da so fotografije javno objavljene, nima nikakršnega vpliva na možnost preklica privolitve za njihovo objavo. Če po vašem preklicu privolitve za javno objavo fotografij ni druge pravne podlage, bi bila vaša zahteva za izbris oziroma umik s spletne strani načeloma upravičena.
Upoštevajoč zgoraj navedeno je vsak primer treba tehtati glede na vse konkretne okoliščine, zato vam IP svetuje, da se z zahtevo po izbrisu na podlagi 17. člena Splošne uredbe najprej pisno obrnete na upravljavca (torej na (bivšega) delodajalca), v primeru morebitne neupravičene zavrnitve ali molka upravljavca pa se lahko s pritožbo obrnete na IP. Ker IP nastopa kot pritožbeni organ v primeru, če posameznik vloži pritožbo zoper upravljavca, ker mu je ta zavrnil zahtevo za izbris, se ne more vnaprej dokončno opredeljevati do konkretnih primerov zahtev za izbris. Poleg tega je presoja upravičenosti izbrisa odvisna od vrste dejstev in okoliščin, ki IP niso znana in bi jih lahko ugotovil ter upošteval le v pritožbenem postopku.
Lepo vas pozdravljamo.
Pripravil:
Matej Sironič,
Svetovalec pooblaščenca
za varstvo osebnih podatkov
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
Informacijska pooblaščenka