Pravilnik o nadzoru bolniške odsotnosti
+ -Številka: 07120-1/2023/500
Kategorije: Delovna razmerja, Občutljivi OP, Pravne podlage, Zdravstveni osebni podatki
Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje. Navajate, da želite v Pravilnik o nadzoru bolniške odsotnosti vnesti določbo, po kateri je uslužbenec dolžan delodajalcu takoj, ko izve za bolniški stalež, oziroma da ne bo mogel priti na delo, najkasneje prvi dan odsotnosti z dela do 8. ure zjutraj sporočiti svojo odsotnost z dela zaradi bolniškega staleža. Z vidika varstva osebnih podatkov vas zanima predvsem stališče IP glede podatkov, ki jih lahko delodajalec v obvestilu o predvidni odsotnosti z dela zaradi bolniškega staleža zahteva od uslužbenca, in sicer:
- režim gibanja in ostala navodila zdravnika o ravnanju v času bolniškega staleža;
- podatki o izbranem osebnem zdravniku (kontaktni podatki osebnega zdravnika in naslov ambulante);
- datum prvega kontrolnega pregleda, kakor tudi datumi vseh nadaljnjih kontrolnih pregledov pri pristojnem zdravniku, če so določeni in/ali so mu znani;
- predvideno trajanje zdravljenja oziroma predviden datum vrnitve na delovno mesto;
- naslov, na katerem se uslužbenec zdravi, če se ta razlikuje od naslova, ki ga je uslužbenec javil delodajalcu.
Dodajate, da se navedeni podatki ne nanašajo na kontrolo bolniškega staleža, temveč le na sporočilo ob nastopu bolniškega staleža.
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22; v nadaljevanju ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
Delodajalec ima pravno podlago za pridobivanje osebnih podatkov od delavcev v zvezi z njihovo bolniško odsotnostjo za namen obračuna nadomestila plače, organizacije dela, kontrole bolniškega staleža ter uresničevanja drugih pravic in obveznosti iz delovnega razmerja v 36. in 48. členu ZDR-1, tudi v zvezi s 233. členom Pravil obveznega zdravstvenega zavarovanja. Zato je delodajalec praviloma upravičen do obdelave podatkov o režimu gibanja in navodilih zdravnika o ravnanju v času bolniškega staleža, o izbranem osebnem zdravniku, o kontrolnih pregledih (če so te določeni), o predvidenem trajanju začasne zadržanost od dela ter o lokaciji zdravljenja, če so ob tem spoštovana vsa načela varstva osebnih podatkov, pri čemer IP izpostavlja predvsem načelo najmanjšega obsega podatkov ter načelo omejitve namena.
IP ni pristojen komentirati ustreznosti ureditve obveznega sporočanja delavca o odsotnosti z dela zaradi bolniškega staleža z delovnopravnega vidika.
O b r a z l o ž i t e v:
Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora imeti upravljavec ustrezno in zakonito pravno podlago. Po prvem odstavku 6. člena ZVOP-2 se lahko osebni podatki obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe.
Splošno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov delavcev predstavlja Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1), ki v prvem odstavku 48. člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.
O obdelavi osebnih podatkov v zvezi z bolniško odsotnostjo delavcev je IP izdal številna mnenja (npr. 07121-1/2023/358, 07121-1/2022/910, 07121-1/2021/2018, 07121-1/2021/1556, 07121-1/2020/1794, 07121-1/2020/901, 0712-1/2019/1260, dostopna na https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop-2/ oziroma https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/), ta vprašanja pa je obravnaval tudi v naslednjih smernicah:
- https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/brosure/Smernice_za_izvajalce_zdr._storitev_net.pdf (stran 28 in 29) in
- https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih.pdf (stran 19 in 20).
Iz te že ustaljene prakse IP izhaja, da ima delodajalec pravno podlago za pridobivanje in drugačno obdelavo osebnih podatkov delavcev v zvezi z njihovo bolniško odsotnostjo za namen obračuna nadomestila plače, organizacije dela, kontrole bolniškega staleža in uresničevanja drugih pravic in obveznosti iz delovnega razmerja.
Glede sporočila ob nastopu bolniškega staleža IP izpostavlja, da mora v skladu s 36. členom ZDR-1 delavec obveščati delodajalca o bistvenih okoliščinah, ki vplivajo oziroma bi lahko vplivale na izpolnjevanje njegovih pogodbenih obveznosti, in o vseh spremembah podatkov, ki vplivajo na izpolnjevanje pravic iz delovnega razmerja. To se po mnenju IP nanaša tudi na predložitev ustreznih podatkov o bolniškem staležu, npr. o predvidenem trajanju in režimu gibanja, kot ga je določil zdravnik, če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. V tej luči je pomembna tudi določba 233. člena Pravil obveznega zdravstvenega zavarovanja, ki podrobneje opredeljuje obveznosti zdravnika ter dolžnosti delavca ob začasni zadržanosti od dela.
IP nadalje izpostavlja, da ni pristojen za predhodno presojo internih aktov upravljavcev, saj je presoja zakonitosti z vidika pravil varstva osebnih podatkov na konkretni ravni možna le v okviru nadzornega postopka. Prav tako poudarja, da ni pristojen za komentiranje splošnih pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ter same ustreznosti ureditve obveznega sporočanja delavca v določenem roku glede odsotnosti z dela zaradi bolniškega staleža. Kot izhaja iz že obrazloženega, pa IP meni, da je delodajalec praviloma upravičen do zbiranja podatkov o režimu gibanja in navodilih zdravnika o ravnanju v času bolniškega staleža, o izbranem osebnem zdravniku, o kontrolnih pregledih (če so bili določeni), o predvidenem trajanju začasne zadržanost od dela ter o lokaciji zdravljenja, če so ob tem spoštovana vsa načela varstva osebnih podatkov. IP poudarja, da mora biti obdelava vseh osebnih podatkov, ki jih delodajalec zbira, tudi od delavca v obliki »sporočila ob nastopu bolniškega staleža«, skladna z načelom najmanjšega obsega podatkov (točka c) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe) in omejitve namena (točka b) prvega odstavka 5. člena Splošne uredbe), kar mora upravljavec biti zmožen dokazati (drugi odstavek 5. člena Splošne uredbe). To pomeni predvsem, da morajo biti vsi podatki, ki jih kot delodajalec zbirate v zvezi z bolniškimi odsotnostmi delavcev, po obsegu in vsebini primerni ter nujno potrebni z vidika uveljavljanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.
Lepo vas pozdravljamo,
Pripravila:
Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka