Posredovanje osebnih podatkov iz matičnega registra

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 25. 7. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede dopustnosti posredovanja osebnih podatkov iz matičnega registra. Zanima vas, ali lahko prosilki posredujete podatke o njenih še živečih prednikih za potrebe genetskega testiranja.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (Uradni list RS, št. 177/20, ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1. Zakon o matičnem registru ureja posredovanje osebnih podatkov v 28. (za potrdila) in v 29. členu (širše glede pridobivanja podatkov tako za žive, kot za umrle). Podatki o posamezniku obsegajo tudi navedbo določenih podatkov o drugih, z njim povezanih osebah, tipično starših, otrocih in zakoncu. Te podatke torej lahko posameznik zase pridobi bodisi v obliki izpiska (po 28. členu ZMatR), bodisi v obliki vpogleda po 29. členu.

2. Četrti odstavek 39. člena pa predstavlja samostojno pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov s strani določenih oseb javnega sektorja in glede taksativno naštetih kategorij osebnih podatkov ob izpolnjevanju dodatnega pogoja, da prosilec izkaže zakoniti interes za dostop do podatkov, in sicer če podatke potrebuje za uveljavljanje pravic pred osebami javnega sektorja.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma pojasnjuje, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka nima zakonskih pooblastil za presojo zakonitosti konkretnih obdelav osebnih podatkov in morebitnih kršitev pravic posameznikov, na katere se podatki nanašajo. V nadaljevanju vam zato podajamo zgolj splošna pojasnila in pravna izhodišča v zvezi z vašim dopisom.

Iz vašega dopisa izhaja, da gre v opisanem primeru za zahtevo, ki se nanaša tako da osebne podatke živih kot tudi na osebne podatke umrlih oseb, za katere predvideva ZVOP-2 različne pogoje za obdelavo. Za posredovanje osebnih podatkov živih, te pogoje urejata 6. in 9. člen Splošne uredbe v povezavi s 6. členom ZVOP-2, za osebne podatke umrlih pa 9. člen ZVOP-2.

Za konkretni primer ureja, kot že sami navajate, posredovanje osebnih podatkov Zakon o matičnem registru[1] (v nadaljevanju: ZMatR), in sicer v 28. (za potrdila) in v 29. členu (širše glede pridobivanja podatkov tako za žive, kot za umrle). Iz 4. člena ZMatR, ki določa kategorije podatkov, ki se o posameznem državljanu Republike Slovenije vpisujejo v matični register, izhaja, da podatki o posamezniku obsegajo tudi navedbo določenih podatkov o drugih, z njim povezanih osebah, tipično starših, otrocih in zakoncu. Te podatke torej lahko posameznik zase pridobi bodisi v obliki izpiska (po 28. členu ZMatR), bodisi v obliki vpogleda po 29. členu.

IP dodatno pojasnjuje, da četrti odstavek 39. člena ZVOP-2 ureja izjemo od pravila iz prvega odstavka tega člena (podobno kot je to ZVOP-1 urejal v drugem odstavku 22. člena) s tem da določa obveznost upravljavcev registra stalnega prebivalstva, matičnega registra, evidence registriranih vozil in centralnega registra prebivalstva, da na način, ki je določen za izdajo potrdila, posredujejo upravičencu, ki izkaže zakoniti interes za uveljavljanje pravic pred osebami javnega sektorja, določene osebne podatke.

Četrti odstavek 39. člena ZVOP-2 torej predstavlja samostojno pravno podlago za posredovanje osebnih podatkov s strani določenih oseb javnega sektorja, med drugim upravljavca matičnega registra, glede taksativno naštetih kategorij osebnih podatkov (osebno ime in naslov stalnega ali začasnega prebivališča oziroma stalni ali začasni naslov prebivališča v drugi državi, navedba lastnika ali uporabnika vozila, naslov za vročanje ali datum smrti posameznika). Posredovanje osebnih podatkov v skladu s tem členom je dopustno le pod pogojem, da prosilec izkaže zakoniti interes za dostop do podatkov, in sicer če podatke potrebuje za uveljavljanje pravic pred osebami javnega sektorja.

Dodatno določa ZVOP-2 v 9. členu samostojno pravno podlago za pridobivanje osebnih podatkov umrlih, in sicer lahko v skladu z drugim odstavkom upravljavec podatke o umrlem posamezniku posreduje tistim uporabnikom, ki izkažejo pravni interes za uveljavljanje pravic pred subjekti javnega sektorja, v skladu s tretjim odstavkom, pa na njihovo zahtevo tudi zakoncu, zunajzakonskemu partnerju, otrokom, staršem ali dedičem, če umrli posameznik ni pisno prepovedal upravljavcu posredovanja njegovih osebnih podatkov ali če drug zakon ne določa drugače (določba je podobna določbi tretjega odstavka 28. in tretjega odstavka 29. člena ZMatR).

V skladu s četrtim odstavkom 41. člena ZVOP-2 IP nastopa kot pritožbeni organ v primeru delne ali popolne zavrnitve zahteve za dostop do podatkov iz uradnih evidenc ali javnih knjig, zato se ne more vnaprej opredeljevati do vprašanja izpolnjenosti pogojev za posredovanje podatkov v konkretnem primeru. V skladu z načelom odgovornosti iz drugega odstavka 5. člena Splošne uredbe je odgovornost za zagotavljanje skladnosti obdelave podatkov, vključno s presojo izpolnjenosti pogojev za posredovanje podatkov, leži na upravljavcu, ki jo mora biti zmožen tudi dokazati. Upoštevajoč vse navedeno morate torej presoditi, do katerih podatkov je prosilka upravičena in po potrebi od nje zahtevati dodatna pojasnila, če ocenjujete, da je to potrebno.

Ob tem IP dodatno opozarja na omejitve glede dostopa do osebnih podatkov v primeru posvojitev. V skladu s prvim odstavkom 222. člena Družinskega zakonika[2] (v nadaljevanju: DZ) ni dopusten dostop do osebnih podatkov, ki se vodijo v matičnem registru in v drugih evidencah osebnih podatkov, o bioloških starših s strani posvojenca in do podatkov o posvojenemu otroku s strani bioloških staršev, po pravnomočnosti odločbe o posvojitvi. Zdravstvene podatke o bioloških starših lahko v takšnem primeru posvojenec pridobi le v anonimizirani obliki od centra za socialno delo v obsegu in pod pogoji, ki jih določa zakon (tretji odstavek 222. člena DZ).

V upanju, da ste dobili odgovor na vaša vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

Pripravila:

dr. Pika Šarf,

Svetovalka IP za mednarodne odnose

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka

[1] Uradni list RS, št. 11/11 – uradno prečiščeno besedilo in 67/19.

[2] Uradni list RS, št. 15/17, 21/18 – ZNOrg, 22/19, 67/19 – ZMatR-C, 200/20 – ZOOMTVI, 94/22 – odl. US, 94/22 – odl. US in 5/23.