Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
   
dekorativna slika

Podatki o dietah zaposlenih

+ -
Datum: 01.12.2023
Številka: 07121-1/2023/1516
Kategorije: Delovna razmerja, Pogodbena obdelava podatkov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da je delodajalec dolžan zagotavljati malico vsem zaposlenim, razen tistim, ki zaradi prehranskih omejitev dietne malice ne more zagotoviti. Za delodajalce vaše podjetje pripravlja prehrano, zato se sprašujete, ali lahko prejmete dietne list zaposlenih brez osebnih podatkov. Delodajalec - naročnik od zaposlenih podatka o številu in vrstah diet noče pridobiti in vam ga posredovati. Sprašujete še, ali smete na podlagi dietnih listov pripraviti seznam posameznih diet. Pojasnjujete še, da bi dietne liste, s prekritimi osebnimi podatki naročniku vrnili in jih ne bi shranjevali.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Podjetje, ki za delodajalca pripravlja prehrano, je upravičeno do podatka o prehrambenih omejitvah delavca oziroma delavcev enako kot delodajalec sam, saj je v tem delu njegov pogodbeni obdelovalec. IP meni, da bi morali v takem primeru, da bi bila obdelava zakonita, z naročnikom poleg osnovne pogodbe o zagotavljanju storitve priprave malice, skleniti pogodbo o obdelavi podatkov, kot je določena v 28. členu Splošne uredbe.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.

V vašem primeru je treba temeljito raziskati, ali bi posredovanje dietnih listov na tak način, kot ga opisujete, sploh predstavljalo obdelavo osebnih podatkov. Če namreč podatki, ki bi jih prejeli od delodajalca (vašega naročnika), ne bi vsebovali osebnih podatkov, tudi ne bi šlo za obdelavo osebnih podatkov.

Vendar je treba, kot rečeno, to vprašanje temeljito raziskati, kajti osebni podatki niso le ime, priimek, datum rojstva (ki jih omenjate), temveč kakršen koli podatek "v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom". Če se torej podatek nanaša na posameznika, ki je določljiv (ki ga torej lahko ločite od drugih posameznikov in ga torej prepoznate), gre za njegov osebni podatek. Takšen primer bi bil na primer zelo specifična dieta, ki jo ima v organizaciji izključno en posameznik, zato bi bil ta posameznik v povezavi s podrobnosti diete določljiv.

Tudi če bi šlo za obdelavo osebnih podatkov, to še ne pomeni, da bi bila ta prepovedana, o čemer bomo več zapisali v nadaljevanju.

IP meni, da ste kot izvajalec v razmerju do naročnika (delodajalca, ki mora zagotoviti prehrano) v primeru, da gre za obdelavo osebnih podatkov, pogodbeni obdelovalec. Ko namreč sklenete osnovno pogodbo o izvajanju storitve zagotavljanja prehrane med delom, bi lahko sklenili tudi pogodbo o obdelavi osebnih podatkov (več o tem si lahko ogledate na: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/klju%C4%8Dna-podro%C4%8Dja-uredbe/pogodbena-obdelava). Na tak način bi se določena upravičenja, ki jih ima delodajalec glede obdelave osebnih podatkov svojih zaposlenih, prenesla tudi na vaše podjetje. Konkretno to pomeni, da bi pravna podlaga, ki jo ima delodajalec, za pridobivanje podatka o tem, katero hrano sme delavec uživati, veljala tudi za vaše podjetje. V delu, ki se nanaša na pripravo malic, ste zgolj podaljšana roka delodajalca, ki prehrane pač ne zagotovi s svojimi zaposlenimi v svoji kuhinji, temveč v ta namen najame drugo podjetje.

IP pojasnjuje, da ima delodajalec pravico pridobiti podatek o tem, katero hrano sme posamezen delavec iz zdravstvenih (ali drugih utemeljenih) razlogov jesti, in sicer z namenom, da preveri, ali mu lahko v službeni menzi nudi ustrezno prehrano. Če ugotovi, da delavcu ne more zagotoviti prehrane, ki bi ustrezala njegovim zdravstvenim potrebam, potem mu mora zagotoviti povračilo stroškov za prehrano med delom (glej mnenje IP št. 07121-1/2023/1500 z dne 29. 11. 2023 in Smernice IP o varstvu podatkov v delovnih razmerjih). Podlago za to daje določba 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. s sprem. in dop.; v nadaljevanju ZDR-1).

Kot podjetje, ki za delodajalca pripravljate prehrano, ste upravičeni do podatka o prehrambenih omejitvah delavca oziroma delavcev enako kot delodajalec sam, saj bi bili v tem delu njegov pogodbeni obdelovalec. IP meni, da bi morali v takem primeru, da bi bila obdelava zakonita, z naročnikom poleg osnovne pogodbe o zagotavljanju storitve priprave malice, skleniti pogodbo o obdelavi podatkov, kot je določena v 28. členu Splošne uredbe

IP poudarja, da ne delodajalec ne posledično vaše podjetje nikakor nimata pravne podlage za zahtevanje delavčeve diagnoze, iz katere izhajajo omejitve pri prehranjevanju, in morebitnih zdravniških izvidov.

Za zaključek naj še navedemo, da IP težko odgovori na vaše konkretno vprašanje, ali smete na podlagi dietnih listov pripraviti seznam posameznih diet. Velja naj, kot smo navedli zgoraj, da če gre za obdelavo osebnih podatkov, mora za to obstajati ustrezna pravna podlaga in tudi sklenjena pogodba o obdelavi podatkov. Pravna podlaga za vas obstaja, če obstaja za delodajalca, s katerim pa morate skleniti pogodbo o obdelavi osebnih podatkov.

Kar se tiče vrnitve dokumentov s podatki o dietah, je pogodbeni obdelovalec tako in tako dolžan uničiti ali vrniti osebne podatke, k čemur bi se zavezali v pogodbi o obdelavi osebnih podatkov.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

 

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:                                                                                                                                

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov