Pošiljanje zdravstvenih osebnih podatkov pacientom z navadno poštno pošiljko

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 26. 11. 2023 prejeli vaše vprašanje, kako je dopustno, da se je v določeni zdravstveni ustanovi z občutljivimi osebnimi podatki ravnalo tako brezskrbno in kako je lahko dopustno, da se zdravstvene podatke pacientov pošilja po navadni pošti. Pri zdravstveni ustanovi ste vložili pritožbo, v kateri ste pojasnili, da je bil laboratorijski izvid poslan na določenega naslovnika po navadni pošti in se je pošiljka izgubila. Na pošti pa za take izgube ne odgovarjajo. S strani zdravstvene ustanove ste prejeli odziv, da gre za ustaljeno prakso.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena ZVOP-2, 58. členom Splošne uredbe o varstvu podatkov, 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Pojasnjujemo še, da se lahko dokončno opredeljujemo do konkretnih obdelav osebnih podatkov le v nadzornih postopkih in ob upoštevanju vseh okoliščin konkretnega primera.

Čeprav IP priporoča pošiljanje s priporočenimi poštnimi pošiljkami, praviloma ne gre za kršitev varstva osebnih podatkov, če se odpravke laboratorijskih izvidov pošilja naročnikom z navadnimi poštnimi pošiljkami. 

Če je bila navadna pošiljka pravilno odpremljena in ni prispela k naslovniku brez njegove krivde, je to odgovornost ponudnika poštnih storitev. Možnost uveljavljanja te odgovornosti je odvisna od zakonodaje s področja poštnih storitev, kar pa ne spada v pristojnost IP.

V konkretnem primeru ni šlo za trajno izgubo izvirne zdravstvene dokumentacije, ker je bil nedostavljen le odpravek (izvod) izvida, namenjen naročniku.

O b r a z l o ž i t e v:

Pravila o konkretnem načinu pošiljanja zdravstvene dokumentacije niso določena s predpisi s področja varstva osebnih podatkov. Način pošiljanja se tiče varnosti osebnih podatkov (5. in 32. člen Splošne uredbe) in je stvar notranje odločitve vsakega izvajalca zdravstvene dejavnosti.

Priporočene poštne pošiljke so, zlasti pri pošiljanju zdravstvenih podatkov, bolj primerne z vidika varnosti (možnost sledenja, večja zanesljivost osebne vročitve). Tveganja za izgubo osebnih podatkov so torej večja pri navadnih poštnih pošiljkah, vendar to ne pomeni, da tak način pošiljanja ni dopusten. Tak način pride v poštev zlasti pri masovnem pošiljanju neoriginalne zdravstvene dokumentacije, pri kateri izguba podatkov nima najhujših posledic za izvajalca in pacienta. Če izvajalec tako pošiljko pravilno odpremi, od tega trenutka dalje ne more vplivati na varnost pri nadaljnjem ravnanju s pošiljko, lahko pa se zanese na varovanje tajnosti pisem. Tudi zahteva po zagotavljanju t.i. sledljivosti oziroma vodenju dnevnikov sledljivosti velja do trenutka odpreme, saj izvajalec po tem nima več oblasti nad pošiljko in odgovornosti zanjo. Glede pošiljanja navadnih poštnih pošiljk je IP že izdal na primer mnenje št. 0712-937/2007/2 (datum 22.10.2007).

Pošiljanje na način »priporočeno«, »priporočeno s povratnico« ali po kurirju se praviloma uporablja pri bolj tveganih pošiljkah, na primer za pošiljanje originalne zdravstvene dokumentacije ali za pošiljanje velike mase zdravstvenih osebnih podatkov ali zelo občutljivih osebnih podatkov ali v primeru, ko se je treba prepričati, da se pošiljka vroči točno določeni osebi. O podobnem vprašanju je IP že izdal na primer mnenje št. 07121-1/2020/131 (datum 2. 1. 2020).

V vašem primeru je šlo za pošiljanje odpravka (izvoda) laboratorijskega izvida. Izguba takega dokumenta, katerega original se hrani v papirni ali elektronski zdravstveni dokumentaciji, nima takih posledic kot izguba originala.

Prijazen pozdrav.

Pripravil:

dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka