Obdelava osebnih podatkov delavca

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 10. 5. 2023 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede tega, ali delodajalec od delavca potrebuje soglasje, da lahko obdeluje njegove osebne podatke? Dodatno vas zanima, kako je z obdelavo in hrambo podatkov, ko delavcu preneha pogodba o zaposlitvi?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše nezavezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

***

IP v zvezi z vašim vprašanjem ugotavlja, da je glede vprašanj obdelave osebnih podatkov delavcev s strani delodajalcev že večkrat odgovarjal, zato vas v zvezi s tem zgolj napotuje na naše smernice »Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih« in priročnik »Kako so moji podatki varovani v delovnem razmerju« ter na naša že objavljena mnenja, ki so dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/. Tam si lahko poiščete in preberete mnenja glede na konkretne ključne besede, ki vas zanimajo (npr. »delodajalec« ali »pošiljanje plačilnih list«). Glede obdelave in roka hrambe osebnih podatkov delavca po prenehanju pogodbe o zaposlitvi pa vas napotujemo zlasti na mnenje št. 07121-1/2023/253 z dne 23. 2. 2023 in mnenje št. 07121-1/2021/1103 z dne 15. 6. 2021.

Upoštevaje zgoraj navedena gradiva poudarjamo, da mora za vsako obdelavo osebnih podatkov obstajati ustrezna pravna podlaga, skladno s 6. členom Splošne uredbe. V kontekstu delovnih razmerij bi pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov delavca lahko predstavljal zakon, ki ureja delovna razmerja (Zakon o delovnih razmerjih – ZDR-1 - 48. člen) skladno s katerim delodajalec osebne podatke delavca obdeluje samo, če ima za to podlago v zakonu ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

V kolikor je obdelava osebnih podatkov torej potrebna za namen »uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem« in je obdelava izkazana na pravni podlagi zakona, delodajalec od delavca ne potrebuje dodatnega (ločenega) soglasja oz. privolitve. V kolikor pa obdelava ni potrebna za zgoraj naveden namen pa bi moral delodajalec pravno podlago iskati v drugih točkah iz 6. člena Splošne uredbe (npr. v drugi zakonski obveznosti, zakonitih interesih delodajalca, pogodbi, privolitvi delavca itd.)

Obdelava delavčevih osebnih podatkov na podlagi njegove osebne privolitve bi bila dopustna sicer zgolj izjemoma in sicer le pod pogojem, da njena zavrnitev nima nikakršnih posledic na delovno razmerje oziroma na delavčev pravni položaj. Namreč privolitev zaposlenega bi zaradi očitno neenakopravnega položaja delodajalca in delavca po mnenju IP težko šteli za prostovoljno v smislu Splošne uredbe, ki daje posameznikom večjo moč odločanja, komu in pod kakšnimi pogoji dovolijo obdelavo svojih osebnih podatkov.

V upanju, da smo odgovorili na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Pripravil:                                                                                                                                  

Grega Rudolf,

asistent svetovalca pri IP          

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka