Obdarovanje krajanov ter programi pomoči

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da bi želele krajevne skupnosti obdarovati krajane ob njihovem visokem jubileju, ob rojstvu novorojenčka, izvajati programe pomoči (pogovor, sodelovanje s CSD, Rdečim križem, dostava osnovnih živil), simbolično nagraditi krajane ob njihovih posebnih dosežkih in tako dalje. Sprašujete se, ali bi se lahko sklicevali na dejstvo, da je obdelava potrebna za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu. Do sedaj ste namreč delovali na podlagi privolitve posameznika, vendar menite, da ta podlaga ne zagotavlja enakosti za vse. 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. 

Matična občina lahko na zahtevo krajevne skupnosti tej posreduje osebne podatke iz svojih evidenc, vendar le, če je to potrebno za izvrševanje nalog iz pristojnosti krajevne skupnosti, ki so bile nanjo prenesene s strani občine (pri tem je treba upoštevati 21. in 21.a člen Zakona o lokalni samoupravi ter statut občine in morebitni odlok o prenosu nalog v opravljanje krajevnim skupnostim), sicer pa samo z osebno privolitvijo posameznika.

Če je krajevna skupnost samostojna pravna oseba, je treba razmerje med matično občino in krajevno skupnostjo urediti tudi s pogodbo obdelavi osebnih podatkov.

O b r a z l o ž i t e v:

Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Te so določene v prvem odstavku 6. člena Splošne uredbe in so sledeče:

• privolitev (točka a)),
• sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka b)),
• zakon (točka c)),
• zaščita življenjskih interesov posameznika (točka d)),
• izvajanje javne naloge (točka e) v zvezi s četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2),
• zakoniti interesi upravljavca, če ne prevladajo interesi in pravice oz. svoboščine posameznika (točka f)).

Za vsako obdelavo osebnih podatkov mora torej obstajati ustrezna pravna podlaga, ki jo mora že pred obdelavo osebnih podatkov natančno razčistiti upravljavec osebnih podatkov, ki mora biti zmožen tudi dokazati zakonitost obdelave osebnih podatkov.

Iz že izdanih mnenj IP izhaja, da je zakon, ki potencialno predstavlja pravno podlago v smislu točke c) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe, v podobnih primerih lahko Zakon o lokalni samoupravi (Uradni list RS, št. 94/2007-UPB2 s sprem, in dop., v nadaljevanju: ZLS).

V skladu s prvim odstavkom 18. člena ZLS se lahko na območju občine ustanovijo ožji deli občine (krajevne, vaške ali četrtne skupnosti). Na podlagi 19. člena ZLS je organ ožjega dela občine svet, statut občine pa lahko določi, da ožji del občine nima organa. Če s statutom občine niso ustanovljeni ožji deli občine ali če statut občine določi, da ožji del občine nima sveta, lahko občinski svet ustanovi krajevne, vaške ali četrtne odbore v skladu s tretjim odstavkom 30. člena ZLS. Ta med drugim določa, da lahko občinski svet kot svoja posvetovalna telesa z odlokom ustanovi tudi krajevne, vaške ali četrtne odbore. S statutom občine se lahko določijo naloge ožjih delov občine, ki imajo svet. Z odlokom se podrobneje določijo naloge in način izvajanja nalog iz prejšnjega odstavka, ki se prenesejo v izvajanje svetu ožjega dela občine (19.b člen ZLS). Statut občine lahko določi, da je ožji del občine pravna oseba javnega prava (19. c člen ZLS).

Ugotoviti je torej treba, kakšne naloge so s statutom občine in/ali morebitnim odlokom o prenosu nalog v opravljanje krajevnim skupnostim (kot jih lahko sprejmejo občine) podeljene krajevnim skupnostim.

ZLS v 21. členu določa, da občina samostojno opravlja lokalne zadeve javnega pomena (izvirne naloge), ki jih določi s splošnim aktom občine ali so določene z zakonom, ter te naloge tudi navaja (med drugim občina pospešuje vzgojno izobraževalno, informacijsko, društveno in drugo dejavnost na svojem območju, pospešuje kulturnoumetniško dejavnost, omogoča dostopnost do kulturnih programov, lahko podeljuje denarne pomoči in simbolične nagrade ob posebnih priložnostih ali obletnicah občanov). Pridobivanje in obdelavo osebnih podatkov ureja ZLS v določbah 21.a člena, ki med drugim določa, da občina pridobiva podatke, ki jih potrebuje za opravljanje nalog iz svoje pristojnosti, in da lahko občina zaradi izvajanja nalog iz svoje pristojnosti v skladu z nameni in pod pogoji določenimi v zakonu, posreduje pridobljene podatke fizičnim in pravnim osebam. Matična občina torej lahko na zahtevo krajevne skupnosti tej posreduje osebne podatke iz svojih evidenc, vendar le, če je to potrebno za izvrševanje nalog iz pristojnosti krajevne skupnosti, ki so bile nanjo prenesene s strani občine, sicer pa samo z osebno privolitvijo posameznika.

V kolikor v obravnavanem primeru, ko želi krajevna skupnost pridobiti osebne podatke krajanov za namen obdarovanja, podeljevanja denarnih pomoči itd., občina oceni, da gre za nalogo, ki jo je občina prenesla na krajevno skupnost je posredovanje tistih osebnih podatkov občanov krajevni skupnosti s strani občine, ki jih krajevna skupnost potrebuje za ta namen, dopustno. Vendar pa je odgovornost za to presojo v vsakem primeru naloga občine. Krajevna skupnost pa osebnih podatkov, ki jih je prejela za opredeljene namene, ne sme uporabiti za noben drug namen.

IP pa je v mnenju št. 07121-1/2022/1412 z dne 22. 12. 2022 opozoril še na morebitno ureditev razmerij glede obdelave osebnih podatkov med občino in krajevno skupnostjo. IP je namreč zapisal: »Občina torej ima na voljo podatke o osebnih imenih, rojstnih datumih ter prebivališčih občanov, vendar to ne pomeni, da jih lahko uporablja za kakršenkoli namen. Na podlagi 21. in 21.a člena Zakona o lokalni samoupravi (ZLS) lahko te podatke med drugim uporabi tudi za namen podeljevanja denarnih pomoči in simboličnih nagrad ob posebnih priložnostih ali obletnicah občanov. Ni izključeno, da lahko krajevna skupnost izvaja te naloge kot sestavni del občine, če je za to notranje pooblaščena. Če je krajevna skupnost samostojna pravna oseba, je treba razmerje med matično občino in krajevno skupnostjo urediti tudi s pogodbo obdelavi osebnih podatkov.” Več o pogodbeni obdelavi osebnih podatkov si lahko preberete na spletni strani: https://www.ip-rs.si/zakonodaja/reforma-evropskega-zakonodajnega-okvira-za-varstvo-osebnih-podatkov/klju%C4%8Dna-podro%C4%8Dja-uredbe/pogodbena-obdelava.

V vašem zaprosilu za mnenje omenjate tudi sodelovanje z Rdečim križem Slovenije, zato vam glede pravnih podlag na tem področju svetujemo, da preučite tudi mnenje IP št. 07121-1/2020/208 z dne 16. 2. 2020, ki je dostopno prek povezave: https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/6048a4879ea30.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov