Elektronski naslovi članov sveta zavoda šole oz. članov sveta staršev

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede varovanja elektronskih naslovov članov sveta zavoda šole oz. članov sveta staršev šole. Zanima vas, ali je dopustno, da v primeru, ko želi kateri od predsednikov svetov šole, člane, ki so del nekega organa obveščati, jim pošiljati gradivo, vabila na seje ipd., to naredi na način, da so e-naslovi vidni vsem članom posameznega sveta, ali pa jih mora poslati na način, da so e-naslovi članov sveta v skriti kopiji.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Predsednik sveta šole oz. sveta staršev šole bi pri pošiljanju e-sporočila večim članom hkrati, načeloma moral e-naslove članov - prejemnikov e-sporočila vpisati v rubriko »Skp« (skrita kopija). Torej, bi za posredovanje oz. razkrivanje e-naslovov članov sveta zavoda/sveta staršev drugim članom moral načeloma pridobiti njihovo osebno privolitev, razen, če so bili e-naslovi članov zbrani za namen medsebojnega komuniciranja.

O b r a z l o ž i t e v:

Posredovanje oz. razkrivanje e-naslovov posameznikov predstavlja obdelavo osebnih podatkov, za katero mora upravljavec imeti ustrezno pravno podlago. E-naslovi, ki pripadajo posameznikom so namreč osebni podatki in so varovani z določbami Splošne uredbe. Vsi upravljavci so v zvezi z varstvom osebnih podatkov in njihovo obdelavo po Splošni uredbi (člen 32) zavezani sprejeti ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov. Ustrezno zavarovanje osebnih podatkov pri pošiljanju e-sporočila več prejemnikom hkrati se zagotovi na način, da se naslove prejemnikov e-sporočila vpiše v rubriko »Skp« (skrita kopija) oziroma »Bcc« in ne v rubriko »Za« ali »Kp«. V nasprotnem primeru bi moral upravljavec (v vašem primeru svet zavoda šole oz. svet staršev šole) pred razkritjem e-naslovov članov drugim članom pridobiti njihovo osebno privolitev.

Splošno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov ureja člen 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov, in so za javni sektor naslednje:

• privolitev, kadar ne gre za izvajanje javnih nalog (točka (a)),
• sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)),
• zakon (točka (c)),
• zaščita življenjskih interesov (točka (d)),
• izvajanje javne naloge (točka (e) v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1).

Kljub navedenemu, v vašem primeru obstaja možnost, da bi predsednika svetov šole posredovala e-naslove članov znotraj skupine za namen medsebojnega komuniciranja članov, torej e-naslovi ne bi bili uporabljeni za druge namene, kot so bili zbrani.  

IP še pojasnjuje, da za vsakega upravljavca velja obveznost zakonite in poštene obdelave osebnih podatkov, konkretnih obdelav osebnih podatkov pa IP izven postopka inšpekcijskega nadzora ne more presojati.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila:

mag. Saša Zlatkovski

državna nadzornica

za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka