Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
   
dekorativna slika

Dostop staršev do zapisnikov, prijav in osebnih podatkov

+ -
Datum: 28.04.2023
Številka: 07120-1/2023/247
Kategorije: Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Pravne podlage, Šolstvo, Obdelava osebnih podatkov otrok in mladoletnih

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja podatkov staršem. Zanima vas:

1. Ali šola ravna pravilno, če zapisnika v zvezi z obravnavo medvrstniškega nasilja v šoli staršem ne pošilja, temveč jim omogoča le vpogled v zapisnik?

2. Ali je pravilno, da šola staršu, ki je osumljen nasilja nad otrokom, zaradi koristi otroka zavrne zahtevo za posredovanje kopije prijav šole na CSD in policijo?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Šola mora imeti za vsako obdelavo osebnih podatkov, tudi za posredovanje zapisnika z osebnimi podatki tretjim osebam, na primer staršem, oziroma za omogočanje vpogleda vanj, ustrezno pravno podlago. V konkretnem primeru bi lahko pravna podlaga v smislu točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v zvezi s četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2 izhajala iz 2.a člen ZOFVI, ki predpisuje varno in spodbudno učno okolje, starši pa bi bili lahko do lastnih osebnih podatkov oziroma kot zakoniti zastopniki do osebnih podatkov otrok upravičeni tudi na podlagi 15. člena Splošne uredbe.

Pravica dostopa posameznika po 15. členu Splošne uredbe ni neomejena. Omejitve so lahko določene skladno s 23. členom Splošne uredbe, med drugim zaradi varstva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (npr. v ZPND), ter podane v primeru uveljavljanja zahtevka posameznika prek zakonitega zastopnika po 20. členu ZVOP-2, prav tako pa pravica do pridobitve kopije osebnih podatkov ne sme vplivati negativno na pravice in svoboščine drugih.

Otroci so sami nosilci pravice dostopa do lastnih osebnih podatkov, zato mora biti korist otroka vedno vodilo pri odločitvah, sprejetih v zvezi z uveljavljanjem te pravice, zlasti kadar jo v otrokovem imenu izvršuje nosilec starševske skrbi.

O zahtevi za dostop do osebnih podatkov mora šola kot upravljavec odločiti skladno z določbama 12. in 15. člena Splošne uredbe ter 14. členom ZVOP-2.

O b r a z l o ž i t e v:

1. Vročanje zapisnika timskih sestankov staršem

Pojasnjujete, da je bil na podlagi medvrstniškega nasilja v šoli oblikovan tim, ki je izvedel obravnavo, pri tem pa izdelal zapisnik, ki je zaupne narave. Skladno s Protokolom ob zaznavi in obravnavi medvrstniškega nasilja v vzgojno-izobraževalnih zavodih (https://www.zrss.si/wp-content/uploads/2022/03/Protokol-ob-zaznavi-in-za-obravnavo-medvrstnikega-nasilja-v-VIZ-1.pdf) imajo dostop do takšnega zapisnika le člani tima oziroma tudi druge institucije, če so vključene v tim, na vpogled pa je vedno dostopen tudi staršem.

IP uvodoma pojasnjuje, da ni pristojen za presojo o ustreznosti usmeritev v zvezi z vročanjem takšnega zapisnika v okviru procesne intervencije ob medvrstniškem nasilju. Zato vam ne more odgovoriti na vprašanje, ali šola ravna pravilno, ko staršem omogoča zgolj vpogled v zapisnik timskih sestankov. V zvezi s tem pa smiselno izpostavlja drugi odstavek 5. člena Pravilnika o obravnavi nasilja v družini za vzgojno-izobraževalne zavode (Uradni list RS, št. 104/09), skladno s katerim ravnatelj ali svetovalna služba VIZ starše o opravljeni prijavi nasilja obvesti le takrat, ko presodi, da je to v korist otroka. Iz 8. člena tega pravilnika nadalje izhaja, da je zapisnik, ki se piše na sestankih internega tima, uradni dokument, varovan v skladu s predpisi, ki urejajo zbiranje in varstvo osebnih podatkov ter vodenje in hrambo dokumentacije. Člani internega tima morajo vse podatke, ki jih pridobijo na sestankih tima, varovati kot zaupne, tudi po koncu delovanja internega tima.

Z vidika varstva osebnih podatkov IP tako poudarja, da mora imeti šola za vsako obdelavo osebnih podatkov, torej tudi za posredovanje zapisnika timskih sestankov z osebnimi podatki tretjim osebam, na primer staršem, oziroma za omogočanje vpogleda vanj, ustrezno pravno podlago. Po prvem odstavku 6. člena ZVOP-2 se namreč osebni podatki lahko obdelujejo le takrat in v obsegu, kadar je to v skladu s pravnimi podlagami za obdelavo osebnih podatkov iz prvega odstavka 6. in 9. člena Splošne uredbe. Za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju (kamor spadajo tudi osnovne šole) najpogosteje pridejo v poštev pravne podlage prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe po točkah c) (zakonska obveznost), d) (zaščita življenjskih interesov) in e) (opravljanje naloge v javnem interesu).

ZOFVI izrecno ne določa, katere osebne podatke lahko šola v postopku obravnave medvrstniškega nasilja posreduje staršem, v tem postopku pa ni neposredno uporaben niti Zakon o preprečevanju nasilja v družini (Uradni list RS, št. 16/08, 68/16, 54/17 – ZSV-H in 196/21 – ZDOsk). Zato bi lahko v konkretnem primeru pravna podlaga v smislu točke e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe v zvezi s četrtim odstavkom 6. člena ZVOP-2 izhajala iz Zakona o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (Uradni list RS, št. 16/07 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZOFVI) ter posredno iz Zakona o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 81/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZOsn). 2.a člen ZOFVI denimo določa, da se v vrtcih, šolah in drugih zavodih za vzgojo in izobraževanje otrok in mladostnikov s posebnimi potrebami v skladu s cilji iz prejšnjega člena zagotovi varno in spodbudno učno okolje, kjer je prepovedano telesno kaznovanje otrok in vsakršna druga oblika nasilja nad in med otroki in neenakopravna obravnava, ki bi temeljila na spolu, spolni usmerjenosti, socialnem in kulturnem poreklu, veroizpovedi, rasni, etnični in narodni pripadnosti ter posebnosti v telesnem in duševnem razvoju.

IP v mnenju ne more presojati, do katerih osebnih podatkov iz zapisnika timskih sestankov bi bili lahko starši upravičeni. Izpostavlja pa, da bi bilo treba pri presoji upravičenosti takšnega posredovanja osebnih podatkov nujno izhajati iz namena obdelave osebnih podatkov ter starše seznaniti le pod pogojem in v obsegu, v katerem je to nujno za dosego zasledovanega cilja, torej za učinkovito izvedbo ukrepov ob pojavu medvrstniškega nasilja, upoštevajoč okoliščine konkretnega primera (načelo najmanjšega obsega podatkov). To pomeni, da starši v odsotnosti izrecnih procesnih določb (na primer o vročanju ali vpogledu v spis) niso nujno upravičeni do vseh osebnih podatkov, ki so vsebovani v zapisniku, temveč le do tistih, za katere bi bilo to lahko na podlagi točke d) ali e) prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe posebej utemeljeno, oziroma do tistih, do katerih so upravičeni na podlagi 15. člena Splošne uredbe, torej do lastnih osebnih podatkov ali kot zakoniti zastopniki do osebnih podatkov svojih otrok (če ni podanih posebnih omejitev). Več o pravici dostopa je obrazloženo v odgovoru na drugo vprašanje.

2. Pravica dostopa do osebnih podatkov

Osnovne informacije o pravici do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki oziroma pravici dostopa po 15. členu Splošne uredbe so dostopne na spletnih straneh IP: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/seznanitev-z-lastnimi-osebnimi-podatki in https://tiodlocas.si/zelim-vedeti-kaj-pocnejo-z-mojimi-podatki/.

Pravica posameznika do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki je temeljna človekova pravica, določena v tretjem odstavku 38. člena Ustave Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 33/91-I, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju Ustava), ki predpisuje, da se ima vsakdo pravico seznaniti z zbranimi osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj. Ta pravica, poimenovana kot pravica dostopa posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, je konkretizirana v 15. členu Splošne uredbe, ki določa, da ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki, in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in naslednje informacije.

Ta pravica pa ni neomejena. Splošna uredba določa razloge in pogoje, pod katerimi lahko upravljavec omeji pravice posameznika na področju varstva osebnih podatkov. 23. člen Splošne uredbe določa, da se lahko pravica do dostopa iz 15. člena omeji, če taka omejitev spoštuje bistvo temeljnih pravic in svoboščin ter je potreben in sorazmeren ukrep v demokratični družbi za zagotavljanje določenih interesov, kot so državna varnost, obramba, interesi, povezani na področju kazenskega prava, neodvisnosti sodstva, varstva posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali pravic in svoboščin drugih ter uveljavljanja civilnopravnih zahtevkov. Prav tako pravica do pridobitve kopije osebnih podatkov ne sme vplivati negativno na pravice in svoboščine drugih (četrti odstavek člena 15. Splošne uredbe).

Skladno z 20. členom ZVOP-2 lahko upravljavec izjemoma zavrne zahtevo posameznika iz 15. člena Splošne uredbe, vloženo prek zakonitega zastopnika, če obstajajo konkretne in objektivne okoliščine, zaradi katerih bi bilo utemeljeno sklepati, da bi bile zaradi seznanitve z določenimi osebnimi podatki neposredno ali posredno prizadete koristi, pravice ali upravičeni interesi mladoletnih oseb ali oseb, postavljenih pod skrbništvo ali drugih oseb, za katere tako določa zakon, ter če te pravice in interesi pretehtajo nad interesi zakonitega zastopnika za seznanitev.

IP pojasnjuje, da je starš lahko pod pogojem, da ne bi bile podane nobene posebne omejitve, upravičen do osebnih podatkov iz prijav, ki se nanašajo nanj, kot zakoniti zastopnik pa tudi do osebnih podatkov, ki se nanašajo na otroka. Ob tem pa je treba poudariti, da so otroci posamezniki, ki so sami nosilci pravice do dostopa do lastnih osebnih podatkov ter da mora biti korist otroka vedno vodilo pri odločitvah, sprejetih v zvezi z uveljavljanjem te pravice, zlasti kadar jo v otrokovem imenu izvršuje nosilec starševske skrbi. V konkretnem primeru bi lahko omejitve glede razkrivanja vsebine prijav CSD in policiji, ki jih je podala šola, staršu, izhajale predvsem iz 20. člena ZVOP-2 ter Zakona o preprečevanju nasilja v družini (Uradni list RS, št. 16/08, 68/16, 54/17 – ZSV-H in 196/21 – ZDOsk; v nadaljevanju ZPND), na primer zaradi obveznosti varstva identitete in podatkov o žrtvi, varovanja lokacije žrtve in ukrepov za njeno zaščito, prepovedi približevanja, vzpostavljanja stikov z žrtvijo itd. 5. člen ZPND izredno določa, da so organi in organizacije dolžni izvesti vse postopke in ukrepe, ki so potrebni za zaščito žrtve glede na stopnjo njene ogroženosti in zaščito njenih koristi in pri tem zagotoviti spoštovanje integritete žrtve. Če je žrtev nasilja otrok, imajo koristi in pravice otroka prednost pred koristmi in pravicami drugih udeleženk oziroma udeležencev postopka.

IP dodaja, da v zvezi z uveljavljanjem pravic po Splošni uredbi nastopa kot pritožbeni organ, zato v okviru mnenja ne more presojati, ali lahko v konkretnem primeru zahtevo starša za posredovanje kopij prijav na CSD in policijo zavrnete. Če je starš zahteval dostop do lastnih osebnih podatkov oziroma do podatkov svojih otrok, morate kot upravljavec o njegovi zahtevi odločiti skladno z določbama 12. in 15. člena Splošne uredbe ter 14. členom ZVOP-2. Odločitev mora vsebovati razloge in informacijo o pravici do pritožbe pri nadzornem organu v roku 15 dni od seznanitve z odločitvijo po določbah točke f) prvega odstavka 15. člena Splošne uredbe. Odločitev ima lahko obliko uradnega zaznamka, ki se pošlje posamezniku na način, ki omogoča seznanitev z odločitvijo in dokazovanje njenega prejema.

Lepo vas pozdravljamo,

 

Pripravila:                                                                                                                                

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka