Dostop do zvočnih posnetkov sej občinskega sveta za znanstveno-raziskovalne namene

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste prejeli zahtevo za posredovanje zvočnih posnetkov sej občinskega sveta za raziskovalne namene. Sprašujete nas, ali se res uporabljajo določbe 41. člena ZVOP-2 glede postopka posredovanja. V takem primeru se vam zdi 15-dnevni rok prekratek. V zvezi s pravico do ugovora pa navajate, da če bi samo en občinski svetnik ugovarjal obdelavi svojih osebnih podatkov, obdelava zvočnih posnetkov ne bi bila mogoča za celotno obdobje, ko je bil določen svetnik prisoten na sejah, kar bi po vašem mnenju ogrozilo celotno raziskavo. Sprašujete, na kakšen način se dejansko izvaja pravica do ugovora pri upravljavcu, če se javnost o obdelavi osebnih podatkov obvesti po tem, ko je upravljavec podatke že poslal raziskovalni organizaciji, in navajate, da bi bilo bolj smiselno določiti rok, v katerem bi posameznik posredoval morebitni ugovor, in bi se njegov ugovor obravnaval še pred posredovanjem osebnih podatkov raziskovalni organizaciji. Nadalje izpostavljate oviro pri posredovanju zvočnih posnetkov sej, ki so bile zaprte za javnost. Za konec vas zanima še naše mnenje glede izpolnjevanja pogojev prosilca.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP v mnenju ne more odgovoriti na vprašanja glede upravičenosti izvajalca raziskave do zahtevanih osebnih podatkov v konkretnem primeru. Pomembno je, da občina odloči z uporabo 41. in 69. člena ZVOP-2 o zahtevi raziskovalne organizacije in upošteva vse elemente omenjenih določb. Menimo, da narava navedenih določb narekuje poglobljeno sodelovanje z izvajalcem raziskave pri odločanju o njegovem zahtevku, to pomeni, da boste morali določene elemente z izvajalcem najverjetneje razčistiti še pred izdajo odločitve, če ti elementi ne izhajajo iz samega zahtevka. Posameznik ima pravico prepovedati obdelavo svojih osebnih podatkov (prepoved učinkuje za obdelavo, ki se šele namerava zgoditi) ter pravico do ugovora obdelavi osebnih podatkov (ugovor učinkuje za obdelavo, ki se je že zgodila). Vse navedene okoliščine pa mora presojati v prvi vrsti upravljavec osebnih podatkov, spoštovati pa jih mora tudi izvajalec raziskave. Kakšen vpliv bi imela takšna prepoved ali ugovor na konkretno odločanje upravljavca, IP žal ne more komentirati v konkretnem primeru. Izvajalci raziskave imajo zoper odločitev občine pravico do pravnega varstva.

O b r a z l o ž i t e v:

IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka. V skladu s tem poudarjamo, da IP ne more odgovarjati na vprašanja glede izpolnjevanja pogojev prosilca za pridobitev osebnih podatkov za namene znanstveno-raziskovalnega projekta oziroma na splošno o upravičenosti do zahtevanih podatkov.

O postopku z zahtevo za posredovanje osebnih podatkov

Postopek za pridobivanje osebnih podatkov, ki jih pravne ali fizične osebe zahtevajo od oseb javnega sektorja, je urejen v 39. in 41. členu ZVOP-2. V slednjem je določen tudi rok za odločitev o zahtevi za posredovanje, v katerem pa je določena tudi možnost podaljšanja (drugi odstavek 41. člena ZVOP-2). Pri tem lahko opozorimo tudi na posledico t.i. molka upravljavca – zahteva se v tem primeru šteje za zavrnjeno. Za postopek odločanja je torej treba uporabiti 41. člen ZVOP-2 v povezavi s specialnimi določbami 69. člena ZVOP-2, ki ureja pogoje obdelave osebnih podatkov za raziskovalne namene.

IP pa sicer ugotavlja, da je v konkretnem primeru raziskovalna organizacija posnetke sej občinskega sveta zahtevala sklicujoč se tudi na določbe Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, s sprem. in dop.; ZDIJZ). Vendar IP pri tem poudarja, da ZDIJZ prosilcem ne daje posebnih upravičenj, na katere se sklicujejo v konkretnem primeru – to je posredovanje osebnih podatkov zaradi izvrševanja posebnih namenov, torej znanstveno-raziskovalnega dela. Izjeme od prostega dostopa do informacij javnega značaja po ZDIJZ je namreč treba ugotavljati ne glede na poseben »status« prosilca, torej z učinkom erga omnes. Če bi bila informacija za enega (konkretnega) prosilca javna, bi morala biti javna za nedoločeno število prosilcev oziroma za t.i. abstraktnega prosilca. Že res, da so zahtevane informacije po definiciji najverjetneje informacije javnega značaja, niso pa nujno (oziroma gotovo v določenem delu niso) prosto dostopne informacije javnega značaja. Zato IP dvomi v uporabnost sklicevanja in odločanja po postopku ZDIJZ. Za dodatne informacije vas napotujemo na mnenje IP št. 0712-1/2018/596 z dne 13. 3. 2018, dostopno na: https://www.ip-rs.si/mnenja-zvop/dostopa-do-posnetka-seje-ob%C4%8Dinskega-sveta.

IP torej meni, da je postopek za odločanje o zahtevi prosilcev urejen v 41. členu ZVOP-2 ob upoštevanju 69. člena ZVOP-2. Glede vsebine zahteve mora organizacija zadostiti pogojem iz drugega ter (ob izpolnjenih pogojih) tudi tretjega odstavka 69. člena ZVOP-2 (opis raziskave in morebitna ocena učinka v zvezi z varstvom osebnih podatkov), saj prvi odstavek 41. člena ureja vsebino zahteve v primeru, če »drug zakon ne določa drugače«, kar je treba razumeti tudi v smislu določb znotraj istega zakona – 69. člen torej določa nekoliko drugače.

Obveščanje in pravica do ugovora

Kot pravilno ugotavljate, peti odstavek 69. člena ZVOP-2 določa, da upravljavec in izvajalec raziskave zadevnih posameznikov ne obveščata o obdelavah njihovih osebnih podatkov, razen če drug zakon določa drugače. Pri tem gre torej za odstopanje od klasične določbe o transparentnosti obdelave, ki ju vsebujeta 13. in 14. člen ZVOP-2, vendar pa peti odstavek 69. člena ZVOP-2 nadalje določa, da upravljavec osebnih podatkov o posredovanju osebnih podatkov izvajalcu raziskave obvesti javnost z objavo na svojih spletnih straneh in določa vsebino takšne objave. Objava skladno s tem obsega navedbo naslova raziskave, namene oziroma cilje raziskave, navedbo kategorij posameznikov in vrst osebnih podatkov, posredovanih izvajalcu raziskave.

IP meni, da peti odstavek 69. člena ZVOP-2 ne določa eksplicitno, kdaj se javnost obvesti o posredovanju osebnih podatkov in menimo, da ne bi bilo nič narobe, če se takšna objava opravi še pred dejanskim posredovanjem osebnih podatkov (vendar ko je že odločeno o zahtevi raziskovalne organizacije!). Če bi v takšnem primeru postavili rok, bi ta moral biti zgolj za podajanje izjave o prepovedi obdelave osebnih podatkov (torej za vnaprej). Prvi odstavek 69. člena ZVOP-2 namreč določa, da je obdelava osebnih podatkov za nadaljnji namen raziskovanja dopustna, če zadevni posameznik ni prepovedal obdelave svojih osebnih podatkov za namen raziskovanja ali prepovedal obdelave svojih osebnih podatkov na določenem raziskovalnem področju, ki vključuje tudi namene raziskave. Konkretnih posameznikov se torej ne obvešča, obvesti pa se na splošno na spletni strani. V kolikor posamezniki prepovejo obdelavo svojih osebnih podatkov, je to treba upoštevati v skladu s prvim odstavkom 69. člena ZVOP-2. Pomembno pa je vedeti, da je prepoved lahko podana le za vnaprej (ne za nazaj), za nazaj pa učinkuje morebitni ugovor obdelavi osebnih podatkov.

Nadalje navajate, da bi postala v primeru ugovora enega občinskega svetnika obdelava zvočnih posnetkov nemogoča za celotno obdobje, ko je bil določen svetnik prisoten na sejah, to pa bi ogrozilo celotno raziskavo. IP glede tega lahko navede le, da je treba morebitno pravico do ugovora obravnavati v skladu z osmim odstavkom 69. člena ZVOP-2 in 21. členom Splošne uredbe. Ob tem je treba omeniti šesti odstavek 21. člena Splošne uredbe, ki določa, da kadar se osebni podatki obdelujejo v znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1), ima posameznik, na katerega se ti podatki nanašajo, pravico, da iz razlogov, povezanih z njegovim posebnim položajem, ugovarja obdelavi osebnih podatkov v zvezi z njim, razen če je obdelava potrebna za opravljanje naloge, ki se izvaja zaradi razlogov javnega interesa. Vse elemente, ki jih predpostavlja ZVOP-2 in Splošna uredba, je treba upoštevati pri odločanju o ugovoru o obdelavi osebnih podatkov. Kar se tiče ogrozitve raziskave zaradi ugovora posameznega občinskega svetnika, gre za vprašanje, ki ga je treba nasloviti skupaj z izvajalcem raziskave, saj je verjetno sam tisti, ki v prvi vrsti ocenjuje vrednost raziskave kljub uveljavitvi pravice do ugovora. Drugih posledic okoliščine, da bi posameznik vložil ugovor (na primer ali je možen delni dostop) za odločanje v konkretnem primeru, pa IP ne more komentirati, saj se praksa na tem področju še ni razvila.

O posredovanju zvočnih posnetkov sej, ki so bile zaprte za javnost

Glede vašega vprašanja, kaj storiti v primeru, ko so predmet zahteve posnetki sej, ki so bile zaprte za javnost, IP poudarja, da gre pri tem za vsebinsko vprašanje presoje utemeljenosti zahtevka. IP se torej do tega v mnenju ne more in ne sme opredeliti v posamičnem primeru, poudarimo pa lahko, da je to vprašanje, ki ga morate obravnavati predvsem skozi določbo četrtega odstavka 69. člena ZVOP-2, ki določa zavrnitvene razloge. Pravno varstvo v primeru morebitne zavrnitve zahteve za posredovanje osebnih podatkov predvideva četrti odstavek 41. člena ZVOP-2, pri čemer bo bistveno vprašanje pri razmejitvi pristojnosti med IP v morebitnem pritožbenem postopku ter sodiščem v nepravdnem sodnem postopku vprašanje, ali se zahteva nanaša na posredovanje osebnih podatkov iz uradnih evidenc ali ne.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                                

mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov