Dostop do zapisnika sestanka o obravnavi nasilja nad hčerjo
+ -Številka: 07121-1/2023/931
Kategorije: Pravica do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki, Šolstvo
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem pojasnjujete, da ste od ravnateljice šole zahtevali zapisnik sestanka, ki je potekal v zvezi z mobingom nad vašo hčerko. Ravnateljica je najprej obljubila posredovanje zapisnika, nato vas je povabila, da si ga ogledate v prostorih šole, nazadnje pa je po nasvetu odvetnika sporočila, da vam ga zaradi izjav drugih, med drugim mladoletnih, ne sme posredovati. Navajate, da vam odločbe s pravnim poukom noče izdati. Prosite nas za pomoč pri pridobitvi zapisnika.
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
Na šolo lahko ponovno naslovite zahtevo, v kateri je priporočljivo, da se sklicujete na 15. člen Splošne uredbe. Šola mora o vaši zahtevi odločiti v roku enega meseca in če vašo pravico zavrne, mora takšno svojo odločitev utemeljiti na določbah zakona, zoper takšno odločitev pa se lahko v roku 15 dni pritožite na IP.
O b r a z l o ž i t e v:
IP uvodoma poudarja, da konkretnega in dokončnega odgovora o zakonitosti obdelave osebnih podatkov v okviru mnenja v nobenem primeru ne more podati, saj lahko IP posamezne primere obdelave podatkov konkretno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka.
Iz vašega zaprosila za mnenje in dokumentacije izhaja, da ste zahtevali posredovanje celotnega zapisnika. Vendar na tem mestu opozarjamo, da je naša pristojnost omejena izključno na dele zapisnika, ki jih lahko štejemo kot osebne podatke, in sicer osebne podatke vas in vaše hčere (odvisno, za koga bi zahtevali osebne podatke, predvidevamo pa, da tako vas kot vaše hčere kot njena zakonita zastopnika). To je lahko bodisi cel zapisnik, bodisi le njegov del, kar se ugotavlja v vsakem konkretnem primeru posebej.
V nadaljevanju vam tako podajamo pojasnilo o vaših pravicah in pravnih možnostih, ki jih imate (zgolj) glede dostopa do osebnih podatkov vas in vaše hčere.
IP pojasnjuje, da ima vsak posameznik skladno z določbo 12. in 15. člena Splošne uredbe pravico pridobiti v jedrnati, pregledni, razumljivi in lahko dostopni obliki ter jasnem in preprostem jeziku določene informacije o obdelavi osebnih podatkov ter dostop do samih osebnih podatkov.
Dostop do osebnih podatkov se uveljavlja z vlogo, ki jo lahko vložite zase v svojem imenu, za svojo hči pa v njenem imenu kot njen zakoniti zastopnik.
Upravljavec osebnih podatkov ima nato dolžnost, da vam zahtevane osebne podatke in informacije o obdelavi osebnih podatkov zagotovi brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejemu zahteve, ali pa vas obvesti o razlogih za neukrepanje ter o možnosti vložitve pritožbe pri nadzornem organu in možnosti uveljavljanja pravnih sredstev.
14. člen ZVOP-2 določa, na kakšen način naj o zahtevi za dostop do osebnih podatkov odloča upravljavec v zasebnem in javnem sektorju (z izjemo državnih organov in samoupravnih lokalnih skupnosti). Upravljavec posameznika seznani s svojo odločitvijo in osebnimi podatki, ki se nanašajo nanj v roku iz Splošne uredbe (najkasneje v enem mesecu). Če upravljavec (delno ali v celoti) zavrne posredovanje osebnih podatkov, mora v pisni odločitvi navesti razloge za zavrnitev ter pouk o pravici do pritožbe pri nadzornem organu (15 dni). Takšna odločitev upravljavca, ki ni državni organ ali samoupravna lokalna skupnost, pa ni nujno v obliki formalne odločbe, temveč ima lahko obliko uradnega zaznamka, ki se pošlje posamezniku na način, ki omogoča seznanitev z odločitvijo in dokazovanje njenega prejema (drugi odstavek 14. člena ZVOP-2).
Če upravljavec o vaši zahtevi ne odloči v roku enega meseca (kot določa Splošna uredba in ZVOP-2) ali vašo zahtevo zavrne, se lahko s pritožbo obrnete na Informacijskega pooblaščenca, ki je nadzorni organ, pristojen za obravnavo takšnih pritožb.
V vašem primeru pa smo ugotovili, da bi lahko sporočilo ravnateljice verjetno že šteli za zavrnilno odločitev (v skladu s 14. členom je namreč odločitev lahko v manj formalni obliki, mora pa biti dokazljivo vročena posamezniku), čeprav ne vsebuje pouka o pravici do pritožbe, saj ne gre za takšno pomanjkljivost, da zaradi tega sporočilo ne bi štelo za odločitev. Poudarjamo, da dokončno o tem ne moremo soditi v mnenju, lahko pa na tem mestu izrazimo samo nezavezujočo domnevamo, da šola najverjetneje ni v molku, ampak je o vaši zahtevi že odločila. Ker je od ravnateljičinega odgovora minilo več kot 15 dni, vse kaže na to, da se zoper zavrnilno odločitev ne morete več pritožiti. Zato vam iz praktičnih razlogov svetujemo, da ponovno zahtevate dostop do osebnih podatkov in vztrajate pri pisni odločitvi upravljavca v smislu drugega odstavka 14. člena ZVOP-2. IP upravljavce vedno spodbuja, da morajo biti njihove odločitve o zavrnitvi pravice temeljito obrazložene in utemeljene na zakonu, saj pavšalna in neutemeljena odločitev lahko meji ali celo predstavlja arbitrarno odločanje o človekovi pravici.
Glede razlogov za zavrnitev je treba upoštevati področno zakonodajo (na primer zakonodajo s področja šolstva, socialnega varstva, varstva pred nasiljem) in tudi zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov (varstvo osebnih podatkov in zasebnosti drugih oseb). Četrti odstavek 15. člena Splošne uredbe namreč določa, da pravica do pridobitve kopije osebnih podatkov ne sme vplivati negativno na pravice in svoboščine drugih.
Pri uveljavljanju pravic prek zakonitega zastopnika je treba omeniti tudi 20. člen ZVOP-2, po katerem lahko upravljavec izjemoma zavrne zahtevo posameznika, vložen prek zakonitega zastopnika, "če obstajajo konkretne in objektivne okoliščine, zaradi katerih bi bilo utemeljeno sklepati, da bi bile zaradi seznanitve z določenimi osebnimi podatki neposredno ali posredno prizadete koristi, pravice ali upravičeni interesi mladoletnih oseb ali oseb, postavljenih pod skrbništvo ali drugih oseb, za katere tako določa zakon, ter če te pravice in interesi pretehtajo nad interesi zakonitega zastopnika za seznanitev."
Če povzamemo, lahko na šolo ponovno naslovite zahtevo, in sicer vam svetujemo, da se pri tem konkretno sklicujete na 15. člen Splošne uredbe, lahko si pomagate tudi z neobveznim obrazcem zahteve, dostopnim na https://www.ip-rs.si/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/. Šola mora o vaši zahtevi odločiti v roku enega meseca in če vašo pravico zavrne, mora takšno svojo odločitev utemeljiti na določbah zakona. Zoper takšno odločitev pa se lahko v roku 15 dni pritožite na IP. Obrazec pritožbe je prav tako dosegljiv prek zgornje povezave.
V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.
Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,
informacijska pooblaščenka
Pripravila:
mag. Polona Merc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov