Dostop do elektronske pošte in datotek delavca ob nedostopnosti delavca in po odhodu delavca iz podjetja

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 9. 9. 2024 prejeli vaše zaprosilo za mnenje o naslednjih vprašanjih, ki se tičejo službene elektronske pošte in datotek zaposlenih po odhodu iz podjetja:

1.   Ali se lahko delavcem v internem aktu naloži ločevanje poslovne elektronske pošte na način, da morajo zaposleni vso takšno pošto (skupaj z njeno vsebino in priponkami), ki jo prejmejo na svoj naslov, poslati v določen skupni poštni predal, prav tako pa bi v ta predal morali pošiljati tudi vso pošto, ki jo pošljejo poslovnim partnerjem (namen pravila bi bil, da lahko delodajalec omogoči vpogled v ta sporočila in zagotovi kontinuirano delo delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo tega delavca);

2.   Ali se lahko delavcem (če način iz prejšnje alineje ni dovoljen) v internem aktu pred odhodom iz družbe naloži, da službena sporočila prenese v npr. skupen elektronski predal in s tem omogoči dostop delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo na teh vsebinah;

3.   Ali se lahko delavcem v internem aktu naloži, da morajo vse datoteke shranjevati na skupno mesto npr. v neko mapo na skupnem strežniku in s tem omogoči dostop delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo na teh vsebinah;

4.   Ali se lahko delavcem (če način iz prejšnje alineje ni dovoljen z vidika varstva osebnih podatkov) v internem aktu pred odhodom iz družbe naloži, da vse datoteke shranijo na skupno mesto npr. v neko mapo na skupnem strežniku in s tem omogoči dostop delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo na teh vsebinah;

5.   Ali se lahko v internem aktu določi,  da lahko delodajalec dostopa do dokumentov in elektronske pošte delavca, v primeru njegove smrti ali v primeru daljše bolniške odsotnosti (namen pravila je, da lahko delodajalec omogoči vpogled v ta sporočila in dokumente ter zagotovi kontinuirano delo delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo tega delavca).

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 5. točko prvega odstavka 55. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/22, ZVOP-2), 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba), 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov na področju obravnavanja kaznivih dejanj (ZVOPOKD) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

Pojasnjujemo še, da se IP lahko dokončno opredeljuje do konkretnih primerov obdelave osebnih podatkov le v nadzornih postopkih.

1.   Zahteva delodajalca, da delavec sproti prenaša službeno e-pošto v skupni poštni predal za namen potencialnega dostopa do vsebine po odhodu delavca iz podjetja, je po mnenju IP načeloma dopustno, če je delavec o obdelavi osebnih podatkov ustrezno informiran (zlasti o namenu, hrambi in dostopu do e-pošte), če gre izključno za službeno poslovno komunikacijo, če so dostopne pravice drugih oseb strogo omejene in nadzorovane in če je dejanski namen le v zagotavljanju nujne kontinuitete poslovanja.

2.   Enako velja za prenos službene poslovne e-poštne komunikacije ob odhodu iz podjetja v upravljanje podjetju za namen nadaljnjega poslovanja.

3.   Zahteva delodajalca po sprotni centralni hrambi delavčevih službenih datotek je po mnenju IP načeloma dopustna pod smiselno enakimi pogoji kot v 1. točki.

4.   Enako velja za prenos službenih datotek ob odhodu iz podjetja.

5.   Glede dopustitve dostopa do delavčevih dokumentov in e-pošte (torej, ko gre za mešano vsebino, ki ni ločena oziroma, ki je ni možno vnaprej ločiti na zasebni in službeni poslovni del) za primer smrti in daljše bolniške odsotnosti raje predlagamo katero od zgornjih preventivnih rešitev, izven tega pa bi to bilo dopustno na podlagi delavčeve privolitve, ki mora izpolnjevati vse pogoje za njeno veljavnost, zlasti pogoj prostovoljnosti.

O b r a z l o ž i t e v:

Pri prometnih podatkih in vsebini e-pošte delavca ne gre le gre za problematiko varstva osebnih podatkov, temveč tudi za problematiko varstva komunikacijske zasebnosti. Če je možno e-pošto (vhodno in izhodno) natančno ločiti na službeno poslovno in zasebno, dostop delodajalca do izključno službene poslovne e-pošte načeloma ni sporen ob upoštevanju najmanj pogojev iz 1. točke. Smiselno enako velja tudi za računalniške datoteke (in papirno dokumentacijo).

Dostop do celotnega e-poštnega predala z mešano vsebino (ki se jo ob dostopu ne da ločiti brez predhodne seznanitve z njeno vsebino) je glede prometnih podatkov in vsebine sporočil dopusten na podlagi privolitve. Za dostop do mešanih datotek oziroma dokumentov na delovni postaji, prenosnih nosilcih podatkov ali na strežniku velja enako. Za veljavnost privolitve so v Splošni uredbi določeni strogi pogoji.  Pravila glede privolitve posameznika v obdelavo osebnih podatkov so urejena zlasti v 11. točki 2. člena, 7. členu, (a) točki prvega odstavka 6. člena, (a) točki drugega odstavka 9. člena, prvem odstavku 12. člena, 13. členu in 14. členu Splošne uredbe ter v njenih uvodnih recitalih št. 32., 33., 42. in 43. 

Sklicujemo se tudi na Smernice IP o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih (te so dostopne na spletni strani IP pod zavihkom »publikacije«), čeprav smernice na zgornja vprašanja ne dajejo neposrednih odgovorov.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravil:

dr. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

dr. Jelena Virant Burnik

informacijska pooblaščenka