Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
Iskalnik po spletni strani   Priredbe v znakovni jezik  
dekorativna slika

Rok hrambe podatkov neizbranih kandidatov za zaposlitev

+ -
Datum: 07.09.2022
Številka: 07121-1/2022/956
Kategorije: Delovna razmerja, Rok hrambe OP

Zahvaljujemo se vam za vaše vprašanje glede roka hrambe osebnih podatkov neizbranih kandidatov za zaposlitev glede na pojasnila v smernicah Informacijskega pooblaščenca (v nadaljevanju IP) o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih. Prosite za dodatna pojasnila glede splošnega priporočila IP za hrambo dokumentacije neizbranega kandidata do 5 let.

 

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov oz. Uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) z vidika varstva osebnih podatkov na splošno pojasnjuje, da bi moral vsak upravljavec glede na naravo podatkov, ki jih obdeluje, področne predpise in namen obdelave opredeliti roke hrambe posameznih vrst osebnih podatkov, ki so vezani na konkretne okoliščine. V nadaljevanju podajamo še dodatna pojasnila.

 

IP glede določanja časa shranjevanja dokumentacije iz postopka zaposlovanja za neizbrane kandidate v primeru, ko pravno sredstvo zoper odločitev o izbiri ni bilo vloženo, načeloma meni, da je (če za določene postopke posebni predpisi ne določajo drugače) smiselno dokumentacijo hraniti pet let od dneva odločitve o izbiri. Konkretna presoja pa je na upravljavcu.

 

Zakonski predpisi ne opredeljujejo izrecno roka za hrambo dokumentacije oziroma dokazil neizbranega kandidata v različnih razpisih delovnih mest. IP je za to v smernicah navedel relevantne zakonske določbe, ki so s tem povezane – t.j. zlasti 200. člen Zakona o delovnih razmerjih (v nadaljevanju ZDR-1) ter Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (v nadaljevanju ZVDAGA) in okoliščine, ki naj jih delodajalec upošteva, pri presoji. Za posamezna specifična področja in delovna mesta bi lahko v poštev prišli tudi področni predpisi, ki jih mora poznati delodajalec in jih zato IP posebej ne našteva (specifike ureditve v javnem sektorju, obveznosti v zvezi s hrambo dokumentacije v projektih, ki so financirani iz sredstev EU ali javnih sredstev, ureditve v posebnih sektorjih, kjer gre za tajne podatke ipd.). V praksi to pomeni, da mora vsak delodajalec glede na vse okoliščine presoditi, kaj je primeren rok hrambe dokumentacije, saj mora poskrbeti za ustrezno hrambo, varovanje ter preprečevanje nepooblaščenega dostopa in po potrebi blokiranje dostopa oziroma uničenje ali izbris. To nikakor ne pomeni, da lahko dokumentacijo delodajalec uporablja za druge namene brez ustrezne pravne podlage.

 

V primerih, ko roki hrambe niso z zakonom konkretno opredeljeni, jih mora določiti upravljavec sam. Dokumentacijo je treba torej glede na priporočila IP upoštevajoč specifike, ki veljajo za konkreten postopek, in skladno z nameni konkretnega postopka hraniti najmanj, dokler je mogoče uveljavljati pravice, ki izvirajo iz izbirnega postopka, in upoštevajoč neko sorazmerno obdobje možnosti kasnejših postopkov v zvezi s postopkom zaposlovanja oziroma dokler specialni predpisi za posamezne postopke to zahtevajo. S kasnejšimi postopki so mišljene tožbe ali ovadbe, ki so neposredno povezane s samim postopkom zaposlovanja (kot npr. kazniva dejanja kot je kršitev pravic pri zaposlovanju ali oškodovanja povezana s samim postopkom zaposlovanja ali druge kršitve predpisov povezane s sami postopkom) in ne drugi nepovezani primeri, ki jih navajate. Zaradi tega je pri določanju časa shranjevanja te dokumentacije, kot je pojasnjeno v smernicah, treba upoštevati specialne predpise in zastaralne roke s področja obligacijskega ali kaznovalnega prava. IP tako ocenjuje, da je v primeru, ko pravno sredstvo zoper odločitev o izbiri ni bilo vloženo, načeloma (če za določene postopke posebni predpisi ne določajo drugače) smiselno dokumentacijo hraniti
pet let od dneva odločitve o izbiri. Konkretna presoja pa je na upravljavcu.

 

Če pa so bili v zvezi z določeno dokumentacijo sproženi sodni ali drugi postopki, pa je
treba dokumentacijo hraniti do pravnomočnega zaključka teh postopkov. Priporočamo, da upravljavci v vseh primerih, preden se odločijo za dokončen izbris podatkov, temeljito preverijo vse okoliščine posamezne zadeve.

 

Potrdila tistih kandidatov, ki so sami izrazili željo, da delodajalec njihove vloge hrani za namene eventualnih novih razpisov in so za ta namen tudi podali svojo nedvoumno privolitev, se lahko hrani tudi dlje. Tudi rok hrambe teh vlog pa je odvisen od okoliščin posameznega primera (npr. privolitev kandidata je podana le za določen čas, rok hrambe določajo interna pravila delodajalca, posameznik prekliče privolitev).

 

Lepo vas pozdravljamo,

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka

 

Pripravila:

Alenka Jerše, univ. dipl. prav.

namestnica informacijske pooblaščenke