Posredovanje sklepa o dedovanju

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo 8. 9. 2022 prejeli vaše zaprosilo za mnenje glede posredovanja sklepa o dedovanju institucijam, ki urejajo nepremične, denar, vrednostne papirje, vozila ipd. Pojasnjujete, da so vaš predlog za počrnitev predmetov dedovanja, ki se jih ne tičejo, zavrnili s pojasnilom, da mora biti sklep kopiran v originalni obliki. Sprašujete, kako je to sicer urejeno.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Upravljavci so za zagotovitev ažurnosti in točnosti svojih zbirk upravičeni preveriti obstoj relevantnih dejstev glede spremembe lastništva iz javnih listin, kar predstavlja tudi sklep o dedovanju.

O b r a z l o ž i t e v:

IP je na podobno vprašanje že odgovarjal v mnenjih št. 0712-1/2015/2844 z dne 10. 11. 2015 (Sklep o dedovanju v postopkih uveljavljanja v njem pridobljenih pravic) ter št. 0712-1/2019/1556 z dne 28. 6. 2019 (Posredovanje sklepa o dedovanju za prevzem mesečnih obveznosti), ki sta dostopni na spletni strani IP https://www.ip-rs.si/mnenja-gdpr/.

Prvo navedeno mnenje je sicer še iz obdobja pred pričetkom veljave Splošne uredbe o varstva podatkov, a se stališče glede obveznosti upravljavca, da zagotovi točnost in ažurnost svojih zbirk osebnih podatkov ni spremenilo. Drugi odstavek 18. člen ZVOP-1, ki določa, da lahko upravljavec osebnih podatkov pred vnosom v zbirko osebnih podatkov preveri točnost osebnih podatkov z vpogledom v osebni dokument ali drugo ustrezno javno listino posameznika, na katerega se nanašajo, namreč še vedno ostaja v veljavi tudi po 25. 5. 2018. Tudi skladno s členom 5(1)(d) Splošne uredbe o varstvu podatkov morajo biti osebni podatki točni in, kadar je to potrebno, posodobljeni; sprejeti je treba vse razumne ukrepe za zagotovitev, da se netočni osebni podatki brez odlašanja izbrišejo ali popravijo ob upoštevanju namenov, za katere se obdelujejo.

Upravljavci so torej za zagotovitev ažurnosti in točnosti svojih zbirk upravičeni preveriti obstoj relevantnih dejstev glede spremembe lastništva iz javnih listin, kar predstavlja tudi sklep o dedovanju.

Ob tem IP pojasnjuje, da lahko načeloma, če ni ogroženo zaupanje v verodostojnost same listine, na fotokopiji sklepa o dedovanju sami pred posredovanjem prekrijete tiste podatke, ki niso relevantni za potrebe upravljavca in mu posredujete takšno, delno zakrito fotokopijo. To bi bilo tudi skladno z načelom najmanjšega obsega podatkov iz člena 5(1)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Vendar pa IP opozarja, da obseg osebnih podatkov, ki jih za doseganje določenega namena zahteva od posameznikov, določi upravljavec osebnih podatkov sam ali pa ti izhajajo iz posebnih področnih predpisov, pri tem pa morajo biti upoštevana vsa načela varstva osebnih podatkov in vse pomembne okoliščine, ki jih IP izven izvedbe konkretnega inšpekcijskega postopka ne more poznati in upravljavcu tudi ne more izreči nobenih ukrepov. Vsak upravljavec osebnih podatkov pa se mora zavedati, da z zbiranjem večjega števila osebnih podatkov nase prevzema tudi večjo odgovornost, saj mora v enaki meri poskrbeti za zavarovanje večjega števila osebnih podatkov, v primeru nezakonitega razkritja pa je lahko deležen hujših sankcij. Upravljavec osebnih podatkov je torej, ne glede na obseg osebnih podatkov, ki jih zaradi doseganja določenih namenov (utemeljeno) zahteva od posameznikov, dolžan spoštovati vsa načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila:                                                                                                                                

Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka