Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
   
dekorativna slika

Obveznosti VOP pri oddelitvi družbe

+ -
Datum: 14.04.2021
Številka: 07121-1/2021/730
Kategorije:Delovna razmerja, Posredovanje OP med upravljavci, Pravne podlage

Prejeli smo vaš dopis, v katerem zaprošate za mnenje glede zakonitega vodenja evidenc osebnih podatkov zaposlenih, ki jih morajo voditi delodajalci, v primeru delitve družbe z ustanovitvijo nove družbe v postopku oddelitve. Na novoustanovljeno (prevzemno) družbo se bo prenesel del premoženja prenosne družbe ter določeno število delovnih razmerij skladno s 75. členom ZDR-1, skladno s katerim bodo na novoustanovljeno družbo prešle tudi vse pogodbene in druge pravice ter obveznosti iz delovnih razmerjih, ki jih bodo imeli delavci na dan oddelitve. Glede prenesenih delovnih razmerij bo novoustanovljena družba v vlogi pravne naslednice prenosne družbe. Skladno z določili 12. člena Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) je delodajalec dolžan voditi različne evidence, pri čemer velja, da ob prenehanju dejavnosti delodajalca arhiv podatkov o delavcu, o stroških dela in o izrabi delovnega časa prevzame njegov pravni naslednik, če tega ni pa Arhiv Republike Slovenije.

 

Prosite nas za mnenje, ali je pravilno razumevanje:

-        da ima prenosna družba pravico in dolžnost hraniti kot dokumente trajne vrednosti evidenco o zaposlenih delavcih,  evidenco o stroških dela  in evidenco o izrabi delovnega časa za delavce, katerih delovna razmerja so bila prenešena na novoustanovljeno (prevzemno) družbo, in da taka hramba ne pomeni kršitev določb veljavne zakonodaje glede varstva osebnih podatkov (GDPR in ZVOP-1)?

-        da ima novoustanovljena (prevzemna) družba pravico in dolžnost voditi evidenco o zaposlenih delavcih,  evidenco o stroških dela, evidenco o izrabi delovnega časa in evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu za delavce, katerih delovna razmerja so bila prenešena na novoustanovljeno (prevzemno) družbo, vključno z vsemi (zgodovinskimi) podatki, ki so vsebovani v teh evidencah in se nanašajo tudi na obdobje pred dejanskim prenosom delovnega razmerja na novoustanovljeno (prevzemno) družbo, in da taka hramba ne pomeni kršitev določb veljavne zakonodaje glede varstva osebnih podatkov (GDPR in ZVOP-1)?

 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Uvodoma pojasnjujemo, da Informacijski pooblaščenec podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven inšpekcijskih postopkov presojati konkretnih dejanj obdelave osebnih podatkov. Zato v nadaljevanju splošno pojasnjujemo zahteve pravil o varstvu osebnih podatkov, ki morajo biti upoštevane v primeru prenosov osebnih podatkov med različnimi upravljavci.

 

Za vsak prenos osebnih podatkov od enega k drugemu upravljavcu mora obstajati pravna podlaga v smislu člena 6 Splošne uredbe, saj z vidika varstva osebnih podatkov vsaka družba predstavlja samostojnega upravljavca, ne glede na to, ali gre za povezane družbe, za situacijo prevzemov ali kot v vašem primeru za oddelitev družbe. V splošnem velja, da je pri vprašanju zakonitosti prenosa zbirke podatkov k drugemu upravljavcu treba upoštevati omejitve gospodarsko pravne zakonodaje in v primeru podatkov zaposlenih tudi delavnopravne zakonodaje. Na tej točki tudi izpostavljamo, da IP ni pristojen za svetovanje in tolmačenje prava družb, pri čemer pa je potrebno upoštevati, da je pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov neposredno povezana z vlogami in razmerji med pravnimi subjekti ter njihovimi pravnimi obveznostmi do dolžnikov, upnikov, poslovnih partnerjev, zaposlenih in drugih ter obveznostjo glede hrambe poslovne in druge dokumentacije. Od konkretne izvedbe oddelitve, posamezne faze oddelitve in njene pravne oblike je torej, upoštevajoč vse veljavne predpise s področja prava družb, arhiviranja, davčnih in drugih obveznosti poslovnih subjektov ipd. odvisno, kdo so pravni subjekti, ki nastopajo kot upravljavci posameznih zbirk osebnih podatkov in nosijo odgovornost za njihovo hrambo, varovanje in zakonito obdelavo. 

 

Kot je razumeti iz vašega opisa situacije, namerava prenosna družba skladno z 623. členom ZGD-1 izvesti statusno preoblikovanje in sicer delitev družbe z ustanovitvijo nove družbe. Pojasnjujte, da se bo oddelitev opravila tako, da se bo del premoženja prenosne družbe prenesel na novo družbo, ki bo ustanovljena v postopku oddelitve. Na novoustanovljeno (prevzemno) družbo naj bi se prenesel del premoženja prenosne družbe ter določeno število delovnih razmerij skladno s 75. členom ZDR-1, skladno s katerim bodo na novoustanovljeno družbo prešle tudi vse pogodbene in druge pravice ter obveznosti iz delovnih razmerjih, ki jih bodo imeli delavci na dan oddelitve. Glede prenesenih delovnih razmerij bo novoustanovljena družba v vlogi pravne naslednice prenosne družbe.

 

V smislu obveznosti, ki izhajajo iz prava varstva osebnih podatkov, je ključen poudarek, da bo novoustanovljena družba v vlogi pravne naslednice prenosne družbe, kar pomeni, da v razmerju do posameznikov, katerih podatke obdeluje kot upravljavec in za določene namene, novoustanovljena družba nadomesti prenosno družbo. Obveznosti varstva osebnih podatkov zaposlenih, katerih delovna razmerja so prenesena, se v celoti prenesejo na novoustanovljeno družbo, v delu, kjer ta nastopa kot pravni naslednik prvotne družbe.

 

Kot je razumeti iz vašega opisa, naj bi družba prenosnica  v delu  aktivnosti, ki so se prenesle pravni  naslednici, prenehala obstajati. Kot pojasnjujete, ob prenehanju dejavnosti delodajalca arhiv podatkov o delavcu, o stroških dela in o izrabi delovnega časa prevzame njegov pravni naslednik, če tega ni pa Arhiv Republike Slovenije.

 

Z vidika varstva osebnih podatkov je delodajalec dolžan zbirke osebnih podatkov zaposlenih ustrezno varovati, hraniti in obdelati za namen arhiviranja. Kolikor ta preneha obstajati oz. izvajati svoje aktivnosti, zaradi katerih se podatki zaposlenih obdelujejo in se vzpostavi pravni naslednik, ki bo podatke zaposlenih za ta namen obdeloval dalje, po razumevanju IP na pravnega naslednika preidejo tudi vse obveznosti v zvezi z obdelavo osebnih podatkov zadevnih zaposlenih.  To pomeni, da ima novoustanovljena (prevzemna) družba dolžnost voditi evidence o zaposlenih delavcih, kot jih določa delavnopravna zakonodaja, hkrati pa so bile v procesu njene ustanovitve in pravnega nasledstva nanjo prenesene tudi vse relevantne zbirke podatkov glede aktivnosti in zaposlenih, katerih delovna razmerja so bila prenesena.

 

Prenosna družba, ki je na novoustanovljeno (prevzemno) družbo prenesla delovna razmerja v okviru pravnega nasledstva, pa mora za nadaljnjo obdelavo osebnih podatkov (torej tudi hrambo in arhiviranje) teh zaposlenih (ki so sedaj zaposleni pri novonastali družbi) izkazati novo pravno podlago. Ker gre za pravno nasledstvo, prenosna družba tudi obveznosti glede hrambe in arhiviranja prenese v okviru prenosa. Kolikor prenosna družba ne more izkazati druge pravne podlage za nadaljnjo hrambo podatkov zaposlenih, katerih delovna razmerja so bila prenesena v okviru oddelitve, taka nadaljnja obdelava ni dopustna.

 

Kot poudarjeno že uvodoma, IP ni pristojen za razlago prava družb, pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov (torej tudi arhiviranje) pa je neposredno povezana z vlogami in razmerji med pravnimi subjekti ter njihovimi pravnimi obveznostmi do dolžnikov, upnikov, poslovnih partnerjev, zaposlenih in drugih ter obveznostjo glede hrambe poslovne in druge dokumentacije. Od konkretne izvedbe oddelitve, posamezne faze oddelitve in njene pravne oblike je torej odvisno, kdo so pravni subjekti, ki nastopajo kot upravljavci posameznih zbirk osebnih podatkov in nosijo odgovornost za njihovo hrambo, varovanje in zakonito obdelavo. 

 

Prijazen pozdrav.

 

 

Pripravila:

dr. Jelena Burnik,

vodja mednarodnega sodelovanja in nadzora

 

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                                                                  

informacijska pooblaščenka