Objava salda ur in preostanka dni letnega dopusta zaposlenih na oglasni deski
+ -Številka: 07121-1/2022/820
Kategorije: Delovna razmerja, Obdelava OP javnih uslužbencev in funkcionarjev, Pravne podlage
Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je 21. 7. 2022 prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi z obdelavo osebnih podatkov pri saldu ur in preostanku dni letnega dopusta zaposlenih. Zanima vas, ali je na oglasni deski oddelka/službe v javni upravi, ki je dostopna samo zaposlenim v tem oddelku/službi, dovoljena poimenska mesečna objava salda ur in preostanka dni letnega dopusta za vse uslužbence oddelka/službe. Sprašujete tudi, ali je morda za takšno objavo na oglasni deski organa/službe potrebno predhodno pisno soglasje vsakega izmed uslužbencev
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljnjem besedilu Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljnjem besedilu ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
Objava osebnih podatkov zaposlenega na mestu, dostopnem vsem zaposlenim na določenem oddelku, je dopustna, če delodajalec izkaže, da je posredovanje podatkov zaposlenega potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem (prvi odstavek 48. člena ZDR-1).
Podatki, ki so povezani s porabo javnih sredstev ali z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, ne sodijo med varovane osebne podatke (tretji odstavek 6. člena ZDIJZ).
Kadar je podlaga za obdelavo osebnih podatkov zakon, privolitev posameznika ni potrebna.
Za vsako obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno in zakonito pravno podlago. Splošno pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov ureja člen 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov, in sicer privolitev, kadar ne gre za izvajanje javnih nalog (točka (a)), sklenitev ali izvajanje pogodbe (točka (b)), zakon (točka (c)), zaščita življenjskih interesov (točka (d)), izvajanje javne naloge (točka (e) v zvezi s četrtim odstavkom 9. člena ZVOP-1), zakoniti interesi, za katere si prizadeva upravljavec (točka (f), pri čemer se točka (f) ne uporablja za obdelavo osebnih podatkov s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog).
Zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov v obravnavanem primeru, upoštevajoč točko c člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, lahko predstavljajo Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV; Uradni list RS, št. 40/2006), Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1; Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16, 15/17 – odl. US, 22/19 – ZPosS, 81/19, 203/20 – ZIUPOPDVE, 119/21 – ZČmIS-A, 202/21 – odl. US, 15/22 in 54/22 – ZUPŠ-1) ali Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (ZDIJZ; Uradni list RS, št. 51/06 – UPB, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15 in 7/18).
Medtem ko ZDR-1 v prvem odstavku 48. člena določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, ZEPDSV izrecno določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti, način zbiranja podatkov, način vodenja in povezovanja evidenc, način posredovanja podatkov za potrebe državnih organov, lokalnih skupnosti in nosilcev javnih pooblastil ter ostalih uporabnikov, ki te podatke potrebujejo za opravljanje zakonsko določenih nalog oziroma za vodenje zbirk podatkov o posameznikih ali posameznicah ter za namene izvajanja statističnih, socialno ekonomskih in drugih raziskovanj, ki imajo zakonsko podlago. Ni dvoma, da so evidence o saldu ur in preostanku dni letnega dopusta osebni podatki zaposlenih. Vsak tak podatek, ki ga delodajalec obdeluje ali namerava obdelovati, pa mora biti relevanten in nujen z vidika uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja. Odgovornost za pravilno in zakonito obdelavo osebnih podatkov je vedno na upravljavcu. Če delodajalec ne uspe izkazati, da je posredovanje podatkov zaposlenega nujno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, jih ne sme posredovati (npr. objaviti na oglasni deski).
Zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov (kamor sodi tudi razkrivanje tretjim osebam), ki so povezani z opravljanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca, lahko predstavlja tudi Zakon o dostopu do informacij javnega značaja. ZDIJZ vsakomur omogoča prost dostop in ponovno uporabo informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb (1. člen), kar pomeni, da lahko vsakdo dostopa do tistih informacij, ki ne pomenijo ene od taksativno naštetih izjem v 5.a členu in prvem odstavku 6. člena ZDIJZ. Po tretjem odstavku 6. člena ZDIJZ podatki, ki so povezani s porabo javnih sredstev ali z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, ne sodijo med varovane osebne podatke.
Kadar je podlaga za obdelavo osebnih podatkov zakon, privolitev posameznika ni potrebna.
Ker lahko IP zakonitost obdelav osebnih podatkov presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali drugega upravnega postopka, upoštevajoč vse okoliščine posameznega primera, vam konkretnejšega odgovora ne moremo podati. IP poudarja, da je primarna odgovornost za zakonito in pošteno obdelavo osebnih podatkov na upravljavcu samem, izbira pravilne pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov in uporaba načela sorazmernosti pa je odvisna zlasti od konkretnih okoliščin primera. Ker je izbira pravilne zakonske podlage za obdelavo osebnih podatkov primarno na upravljavcu, se IP izven inšpekcijskih postopkov v to presojo ne more spuščati.
V upanju, da smo odgovorili na vaše vprašanje, vas lepo pozdravljamo.
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka
Pripravila:
Karolina Lužar, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP