Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
   
dekorativna slika

Izvedba študentskih volitev

+ -
Datum: 21.06.2022
Številka: 07121-1/2022/691
Kategorije: Pravne podlage, Šolstvo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje, ki se nanaša na izvedbo študentskih volitev. Kot ste pojasnili je pred leti vsaka fakulteta Volilnemu odboru študentskega sveta na dan volitev izdala volilni imenik s podatki o vseh volilnih upravičencih, kjer je vsak volivec s priloženo študentsko oz. osebno izkaznico dokazal svojo istovetnost glede na volilni imenik in oddal svoj glas. Po sprejemu GDPR naj bi vam s fakultete zatrdili, da tovrstna praksa ni več možna ter da volilnega imenika ni več možno posredovati za izvedbo volitev. Od takrat Volilni odbori dobi le prazno tabelo, na kateri se na vsaki strani vpisujejo podatki študentov (ime, priimek, letnik študij, smer študija ter podpis), preko česar se beleži volilna udeležba na volitvah.

Zanima vas, ali menimo, da bi bilo za tako obdelavo (beleženje volivcev v volilnem imeniku) ustrezna pravna podlaga (le) privolitev ali bi bila primerna tudi podlaga zakonitih interesov oz. obdelava na podlagi zakona (Zakon o skupnosti študentov/Volilni pravilnik Šou LJ - gre za volitve v študentsko organizacijo).

Dodatno vas še zanima, ali bi morali pri beleženju volivcev v volilni imenik poskrbeti tudi za prekrivanje podatkov vseh drugih, že zabeleženih volivcev, da volivci ne bi imeli možnosti vpogleda v (tuje) podatke iz volilnega imenika. Pri tem vas zanima primerjava tega z državnimi volitvami, kajti tam ob oddaji glasu in podpisu v volilni imenik volivci vidijo celotno stran volilnega imenika (torej tudi podatke drugih volivcev in to, ali so volili ali ne). Bi bilo isti način lahko sprejemljiv tudi v tem primeru?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

 

Pri izvedbi volitev privolitev posameznika ni ustrezna pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov, saj se posameznik ne more prostovoljno odločati ali bo in katere osebne podatke bo podal ob izvedbi volitev, temveč je nabor osebnih podatkov omejen z načelom nujnosti, sorazmernosti in zakonitosti, pravno podlago za izvedbo študentskih volitev tako predstavlja Zakon o visokem šolstvu.

Glede na 38. člen Ustave RS bi bilo primerneje, če bi obdelavo osebnih podatkov  študentov (nabor osebnih podatkov  in namene) v zvezi z evidenco oziroma volilnimi imeniki za namen izvedbe volitev točneje urejal zakon.

 

O b r a z l o ž i t e v:

 

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) uvodoma pojasnjuje, da sprejem Splošne uredbe ni bistveno spremenil pravnih podlag za obdelavo osebnih podatkov v smislu, da fakulteta Volilnemu odboru študentskega sveta na dan volitev zaradi Splošne uredbe ne bi smela več  izdati volilnega imenika s podatki o vseh volilnih opravičencih, kjer je vsak volivec s priloženo študentsko oz. osebno izkaznico dokazal svojo istovetnost glede na volilni imenik in oddal svoj glas.

IP pojasnjuje, da morajo upravljavci osebnih podatkov z obdelavo osebnih podatkov razpolagati z ustrezno pravno podlago. Te so določene v členu 6 Splošne uredbe in sicer je obdelava osebnih podatkov zakonita, če je:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja alinea ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Na vaše vprašanje, ali je za opisano obdelavo osebnih podatkov (beleženje volivcev v volilnem imeniku) ustrezna pravna podlaga (le) privolitev ali bi bila primerna tudi podlaga zakonitih interesov oz. obdelava na podlagi zakona (Zakon o skupnosti študentov/Volilni pravilnik Šou LJ - gre za volitve v študentsko organizacijo) IP pojasnjuje, da pri izvedbi volitev privolitev posameznika ni ustrezna pravna podlaga, saj se posameznik ne more prostovoljno odločati ali bo in katere osebne podatke bo podal ob izvedbi volitev, temveč je ta nabor osebnih podatkov omejen z načelom nujnosti, sorazmernosti in zakonitosti. Pri privolitvi kot pravni podlagi pa mora imeti posameznik možnost prostovoljne izbire, ali bo soglašal z obdelavo osebnih podatkov ali ne, prav tako privolitev ne sme biti izsiljena ali pogojevana. Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov pri izvedbi volitev je tako treba iskati drugje.

Če govorimo o izvedbi študentskih volitev v okviru javnega sektorja IP pojasnjuje, da je pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor sodi tudi univerza, podana v 9. členu ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi tudi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Nosilci javnih pooblastil lahko v skladu z drugim odstavkom ZVOP-1 obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk osebnih podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil. V četrtem odstavku 9. člena ZVOP-1 je določeno še, da se lahko v javnem sektorju ne glede na prvi odstavek tega člena izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

Organiziranost študentov ureja Zakon o visokem šolstvu (ZVis; Uradni list RS, št. 32/12 – UPB, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 109/12, 85/14, 75/16, 61/17 – ZUPŠ, 65/17). Ta v prvem odstavku 67. člena določa, da imajo študenti pravico preko svojih predstavnikov sodelovati pri delu in upravljanju visokošolskih zavodov v skladu s tem zakonom in statutom. Nadalje 68. člen istega zakona določa, da imajo študenti avtonomno pravico do oblikovanja skupnosti študentov. Način uresničevanja te pravice pa se določi z zakonom. Tak zakon, s katerim se ureja položaj, delovanje in dejavnost samoupravne skupnosti študentov Slovenije, je Zakon o skupnosti študentov (Uradni list RS, št. 38/94, 59/19), ki pa ne določa posebne pravne podlage za vodenje evidence volilne pravice študentov.

Volilni pravilnik ŠOU v Ljubljani (v nadaljevanju: pravilnik) v 55. členu ureja volilni imenik in sicer določa, da volilni imenik za posamezno volilno enoto sestavi Volilna komisija na podlagi potrjenih in ožigosanih podatkov, ki jih pridobi od vodstva posameznega visokošolskega in višješolskega zavoda, ki velja za volilno enoto. Volilni imenik mora Volilna komisija pripraviti  najkasneje pet dni pred dnem določenim za glasovanje. V kolikor podatkov iz prvega odstavka 55. člena ni mogoče pridobiti, Volilna komisija izda Volilnemu odboru podrobna navodila za delo brez vnaprej pripravljenega volilnega imenika.

3. odstavek 56. člena pravilnika določa, da Volivec potrdi prejem glasovnice z obveznim podpisom pri imenu in priimku v volilnem imeniku. 4. odstavek 56. člena pravilnika dalje določa, da V kolikor se volivec kljub določbi prejšnjega odstavka ne želi podpisati v volilni imenik , mu Volilni odbor vseeno izroči glasovnico. Poleg imena in priimka volivca se jasno označi, da je volivec glasovnico prejel in da se ni želel podpisati v volilni imenik, kar s podpisi potrdijo vsi trije člani Volilnega odbora. 5. odstavek 56. člena pravilnika določa, da v primeru, da Volilni odbor ravna po tretjem odstavku 55. člena, se volilni imenik vodi ročno, kar pomeni, da se za vsakega volivca, ki je glasovnico prejel, zapiše njegovo ime in priimek ter njegova vpisna številka. Ko Volilni odbor ravna po tem odstavku, je dolžan z vso skrbnostjo preveriti istovetnost in status volivca.

IP še poudarja, da je presoja in odgovornost za zakonitost posredovanja osebnih podatkov vedno na upravljavcu (v konkretnem primeru univerzi). IP v okviru mnenja ne more namesto upravljavca presojati, ali je oziroma ali bi bila posamezna zahteva za posredovanje osebnih podatkov utemeljena. IP namreč ne sme in ne more prevzeti odgovornosti posameznih subjektov za njihovo poslovanje, podobno kot to velja za druge inšpekcijske organe.

Glede prekrivanja podatkov vseh drugih, že zabeleženih volivcev, da volivci ne bi imeli možnosti vpogleda v (tuje) podatke iz volilnega imenika pojasnjujemo, da je Državna volilna komisija izdala navodila za delo volilnih odborov, kjer je jasno določeno, da je treba pred podpisom volivca v volilni imenik obrniti proti volivcu, da se ta lahko nemoteno podpiše, in prekriti osebne podatke drugih volivcev (s šablono) in sicer tako, da volivec pri podpisu vidi samo lastne osebne podatke (https://www.dvk-rs.si/fileadmin/user_upload/dokumenti/volitve/DZ/2022/Navodilo_za_delo_volilnih_odborov.pdf). IP načeloma meni, da bi bilo na splošno primerneje prekriti podatke drugih volivcev, kar je v primeru, ko se seznam volivcev sproti polni in ni vnaprej pripravljenega volilnega imenika, lažje izvesti, saj se prekrije le (zgornji) seznam že opravljenih glasovanj in ni potrebe po t.i. »šablonah«.

 

S spoštovanjem,

 

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                                                                  

informacijska pooblaščenka

 

Pripravil:                                                                                                                                 

mag. Andrej Tomšič,

namestnik informacijske pooblaščenke