E-poštni naslov otrok v šolski knjižnici

Pri Informacijskem pooblaščencu (IP) smo dne 10. 12. 2021 prejeli vaše vprašanje, ali imajo lahko učenci osnovne šole svoj e-naslov in od katere starosti naprej. Šolska knjižnica je po novem vključena v sistem COBISS. Ta omogoča digitalno rezervacijo in podaljševanje izposoje ter pošiljanje obvestil o poteku roka izposoje. Da bi učenci te storitve lahko uporabljali, morajo imeti e-naslov.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

1. Uporaba dodatnih (nenujnih) funkcionalnosti sistema COBISS je prostovoljna, zato je po mnenju IP prostovoljno tudi razkritje e-poštnega naslova otroka ali njegovih staršev knjižnici.

2. Ali in kdaj je lahko otrok uporabnik svoje e-pošte, na splošno ne spada v pristojnost IP. Z vidika predpisov o varstvu osebnih podatkov je obdelava otrokovih osebnih podatkov, ki se npr. izvaja na podlagi privolitve ali na podlagi pogodbenega odnosa, praviloma dopustna s 15. letom starosti. S soglasjem staršev oziroma v okviru zastopanja otroka s strani staršev je obdelava otrokovih osebnih podatkov možna tudi prej.

O b r a z l o ž i t e v:

Zakon o knjižničarstvu (ZKnj-1) v 15. členu med drugim določa, da imajo knjižnice za potrebe izvajanja svoje dejavnosti, zavarovanja knjižničnega gradiva ter nudenja posebnih ugodnosti določenim kategorijam članov pravico, da v skladu s predpisi o varstvu osebnih podatkov zbirajo in obdelujejo naslednje osebne podatke svojih članov: ime in priimek, datum in kraj rojstva, naslov stalnega oziroma začasnega bivališča, kategorijo člana, podatke za obveščanje (telefonska številka oziroma naslov elektronske pošte). Z osebno privolitvijo člana lahko zbirajo tudi podatek o izobrazbeni ravni, ki ga uporabljajo za potrebe načrtovanja nabave knjižničnega gradiva ter organizacije storitev za ciljne skupine članov. Osebno ime, rojstni podatki in naslov so po mnenju IP obvezni podatki med tem, ko to ne velja za telefonsko številko ali naslov e-pošte. Namen slednjih je v obveščanju člana, česar pa član ni dolžan sprejeti (torej tudi ne razkriti kontaktnih podatkov). Poleg tega, za razliko od osebnega imena in naslova, ne velja splošna obveznost, da mora vsaka oseba imeti v uporabi telefon in e-poštni predal. Zato je tudi osnovnošolski otrok lahko uporabnik šolske knjižnice brez uporabe e-pošte in torej brez razkritja svojega e-poštnega naslova ali e-poštnega naslova staršev. Rezultat določbe o kontaktnih podatkih v 15. členu ZKnj-1 je le, da če se uporabnik prostovoljno odloči razkriti kontaktne podatke, jih lahko knjižnica hrani in uporablja za zakonski namen brez dodatne privolitve uporabnika, torej že po samem zakonu.  

Glede poslovne sposobnosti za odločanje o obdelavi osebnih podatkov – sem lahko spada tudi  ustanovitev e-pošte in razkritje e-naslova knjižnici pri vstopanju v pogodbeni odnos (pri včlanitvi) – praviloma velja, da je potrebna starost 15 let. Izjema so pravni posli, ki bi bistveno vplivali na otrokovo življenje pred polnoletnostjo ali po njej. To izhaja iz družinske zakonodaje – gl. npr. 146. člen Družinskega zakonika (DZ). Seveda se lahko otrokovi osebni podatki otrok obdelujejo s soglasjem staršev ali po njihovem zastopanju že pred 15 letom starosti.

Tudi 8. člen Splošne uredbe o varstvu podatkov določa, da kadar se obdelava izvaja na podlagi  privolitve, je v zvezi s storitvami informacijske družbe, ki se ponujajo neposredno otroku, obdelava osebnih podatkov otroka zakonita, kadar ima otrok vsaj 16 let. Kadar je otrok mlajši od 16 let, je takšna obdelava zakonita le, če in kolikor takšno privolitev da ali odobri nosilec starševske odgovornosti za otroka. To starost lahko države članice določijo po svoje, zato v RS iz splošnih pravil izhaja meja 15 let.

Zgornje mnenje je načelno, ker se lahko IP do konkretnih primerov obdelave osebnih podatkov dokončno opredeli le v inšpekcijskih postopkih.

Glede privolitvene starosti si lahko na spletni strani IP ogledate mnenje št. 07120-1/2020/666, glede obdelave osebnih podatkov članov knjižnic pa tudi mnenje št. 0712-1/2019/1185.

Prijazen pozdrav,

mag. Urban Brulc, univ. dipl. prav.

samostojni svetovalec IP

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka