Pošiljanje plačilne liste po elektronski pošti

Obrnili ste se na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) s svojim zaprosilom za mnenje. Navajate, da v podjetju uvajate elektronsko plačilno listo, ki jo zaposleni prejmejo na po elektronski pošti (na službeni ali zasebni e-naslov, kolikor nimajo službenega). Navajate, da ne želijo vsi zaposleni prejemati elektronske plačilne liste iz različnih razlogov. Zanima vas:

• Ali sme podjetje zahtevati od zaposlenega, da prejema elektronsko plačilno listo po elektronski pošti;
• Ali delavec lahko zahteva tiskano verzijo plačilne liste;
• Ali podjetje lahko delavcu zaračuna tiskanje plačilne liste?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji. IP v okviru mnenja ne more presojati zakonitosti konkretne obdelave osebnih podatkov. Slednje lahko stori le v okviru konkretnega inšpekcijskega ali drugega ustreznega postopka.

Ad 1

Informacijski pooblaščenec je na vprašanje podobno vašemu odgovoril v svojih smernicah: VARSTVO OSEBNIH PODATKOV V DELOVNIH RAZMERJIH, str. 31, kjer navaja;

Ali lahko delodajalec zaradi racionalizacije stroškov plačilne liste delavcem pošilja po elektronski pošti?

Plačilna lista zaposlenega vsebuje varovane osebne podatke, kot so davčna številka, naslov prebivališča, dodatek na delovno dobo, morebitne podatke o odtegljajih kreditov, preživnin in podobno. Poleg tega lahko plačilna lista vsebuje tudi podatek o članstvu v sindikatu, ki v skladu s prvim odstavkom 9. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov sodi med posebne vrste osebnih podatkov.

Informacijski pooblaščenec sicer meni, da pošiljanje plačilnih list po e-pošti ni najbolj varen način seznanitve delavcev z mesečno plačo. Če pa se delodajalec kljub temu odloči, da bo plačilne liste posredoval v e-obliki, je priporočljivo, da stori naslednje:

• če plačilna lista vsebuje podatek o članstvu v sindikatu, je podatke treba kriptirati,
• da plačilne liste, čeprav ne vsebujejo občutljivih osebnih podatkov, pošilja v šifriranih datotekah, ki naj bodo ločene od gesel za njihovo odpiranje. Ta gesla naj delodajalec delavcem sporoči osebno.
• poskrbeti mora za verodostojnost dokumenta.

Če bo delodajalec plačilne liste pošiljal na zasebne e-naslove delavcev, je pomembno, da ima za obdelavo e-naslovov ustrezno pravno podlago. Informacijski pooblaščenec priporoča pridobitev pisne privolitve, pri čemer mora delavce seznaniti z namenom obdelave e-naslovov (pošiljanje plačilnih list). Če zaposleni ne želi posredovati e-naslova ali ga nima, mu bo moral delodajalec plačilno listo dostaviti na drugačen način.

Ob zgoraj navedenem IP dodatno pojasnjuje, da se posredovanje plačilnih list po elektronski pošti šteje za obdelavo osebnih podatkov po Splošni uredbi. Za skladno obdelavo osebnih podatkov mora upravljavec (delodajalec) sprejeti tudi ustrezne organizacijske in tehnične ukrepe za zagotavljanje varne obdelavo osebnih podatkov (po ZVOP-1 – ukrepe za zavarovanje osebnih podatkov).

Tehnični in organizacijski ukrepi morajo biti predvideni glede na tveganje konkretne obdelave osebnih podatkov. Kot omenjeno v citiranem odgovoru, se v plačilnih listih lahko nahajajo tudi t.i. posebne vrste osebni podatki ali občutljivi osebni podatki (npr. tudi podatki o članstvu delavca v sindikatih). Za posebne vrste osebne podatke velja, da predstavljajo večje tveganje za posameznika v primeru nepooblaščenega dostopa, izgube, uničenja, nezakonite objave, ipd. ZVOP-1 zato posebej predpisuje, da se pri prenosu občutljivih osebnih podatkov preko telekomunikacijskih omrežij, šteje, da so podatki ustrezno zavarovani, če se posredujejo z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom (drugi odstavek 14. Člena ZVOP-1).

Iz zgoraj navedenega torej sledi, da pravila varstva osebnih podatkov ne preprečujejo delodajalcu posredovanja plačilnih list po elektronski pošti, če sprejme ustrezne varnostne ukrepe – tudi če bi temu zaposleni nasprotoval, razen v primeru, ko bi delodajalec želel posredovati plačilne liste na zasebne elektronske naslove zaposlenih. To bi namreč vključevalo, da so zaposleni obvezni svojemu delodajalcu posredovati svoj zasebni e-naslov. IP meni, da zasebni elektronski naslov sodi v zasebno sfero zaposlenega in ga delodajalec lahko pridobi le ob dovoljenju zaposlenega (v to zaposleni ne sme biti prisiljen).

Ad 2

Za odgovor na vprašanje, ali sme zaposleni od delodajalca zahtevati, da prejema plačilno listo v tiskani obliki, IP ni pristojen. Skladno z drugim odstavkom 135. člena ZDR-1 je delodajalec dolžan delavcu do konca plačilnega dne izdati pisni obračun, iz katerega so razvidni podatki o plači, nadomestilu plače, povračila stroškov v zvezi z delom in drugi prejemki, do katerih je delavec upravičen na podlagi zakona, kolektivne pogodbe, splošnega akta delodajalca ali pogodbe o zaposlitvi, obračun in plačilo davkov in prispevkov ter plačilni dan. Iz pisnega obračuna morajo biti razvidni tudi podatki o delavcu in delodajalcu. Nespoštovanje obveznosti izdaje pisnega obračuna je prekršek po 27. točki prvega odstavka 217. člena ZDR-1. Izpolnjevanje obveznosti izdaje pisnega obračuna delavcem nadzira Inšpektorat za delo RS.

Vprašanje, kako bo delodajalec izpolnjeval svojo obveznost izdaje pisnega obračuna plače delavcu sodi torej na področje izvajanja delovnopravnih obveznosti, za kar IP ni pristojen. IP v okviru svoje pristojnosti lahko opozori le na tiste vidike varstva osebnih podatkov, ki morajo biti zagotovljeni za skladno posredovanje osebnih podatkov.

Ad 3

Glede vprašanja, ali lahko delodajalec zaračuna tiskanje plačilne liste, pa IP pojasnjuje, da je pristojen zgolj za pojasnila z vidika uresničevanja pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki. Če delavec zahteva kopijo svojega plačilnega lista na podlagi pravice do seznanitve z lastnimi osebnimi podatki skladno s členom 15 Splošne uredbe, delodajalec ni upravičen zaračunati stroškov tiskanja, saj iz določbe 12(5) Splošne uredbe izhaja, da upravljavec vsa sporočila na podlagi člena 15 zagotovi brezplačno. Edina izjema, ko upravljavec lahko zaračuna materialne stroške je, če bi bila zahteva očitno neutemeljena ali pretirana, kar pa mora dokazati upravljavec (ker gre za izjemo, jo je treba razlagati ozko).

Glede vprašanja, kako mora delodajalec izpolnjevati svojo periodično obveznost izdaje pisnega obračuna plače, pa, kot navedeno zgoraj, IP ni pristojen.

Lep pozdrav,

Informacijski pooblaščenec

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka

Pripravil:

Anže Novak, univ. dipl. prav.

Svetovalec Pooblaščenca za preventivo