Izbris e-pošte po prenehanju delovnega razmerja
+ -Številka: 07121-1/2020/1528
Kategorije: Delovna razmerja, Elektronska pošta
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Zanima vas, kakšna so navodila glede brisanja e-mailov osebe, ki v podjetju ni več zaposlena. Sprašujete še, ali za izbris e-mailov potrebujete kakšno dovoljenje s strani delavca.
Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Splošna uredba o varstvu podatkov, v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.
Glede elektronske pošte zaposlenih po prenehanju delovnega razmerja je IP že izdal neobvezna mnenja, ki vsebujejo odgovore na vsebinsko podobna vprašanja, kot je vaše, na primer mnenja št. 0712-1/2019/1648 z dne 11. 7. 2019, št. 0712-1/2019/2384 z dne 18. 10. 2019 in št. 0712-1/2019/1177 z dne 4. 6. 2019. Vsa mnenja IP so objavljena in dostopna na naši spletni strani: https://www.ip-rs.si/vop/.
Prav tako je to vprašanje IP že obravnaval v smernicah o varstvu osebnih podatkov v delovnih razmerjih (stran 22 in 23), ki so dostopne na povezavi: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_-_Varstvo_OP_v_delovnih_razmerjih_verzija_1.1_koncna.pdf.
Bistveno je, da je delodajalec dolžan ob prenehanju delovnega razmerja deaktivirati elektronski poštni predal nekdanjega delavca zaradi prenehanja pravne podlage za njegov obstoj (48. člen Zakona o delovnih razmerjih, Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F, 52/16 in 15/17 – odl. US). Prav tako mora delodajalec pred odhodom delavca in v sodelovanju z njim poskrbeti, da bodo službena sporočila prenesena npr. v skupen elektronski predal za vhodno pošto ali drugače knjižena in dostopna delavcu oziroma delavcem, ki bodo nadaljevali delo na teh vsebinah. Za takšno ravnanje delodajalec dovoljenja delavca ne potrebuje.
Delavec, ki odhaja, pa mora imeti možnost, da iz službenega predala elektronske pošte in z računalnika bodisi izbriše sporočila in dokumente zasebne narave bodisi jih shrani na drug podatkovni medij (zgoščenko, USB ključ, ipd.), ter da obvesti svoje zasebne kontakte, da na tem elektronskemu naslovu ne bo več dostopen. Ta možnost mora biti delavcu dana, rok za odziv pa mora biti razumen. Način, kako to delodajalec uredi in organizira, ni posebej predpisan. Če delodajalec utemeljeno sumi, da bi zaposleni lahko izbrisal tudi pomembne podatke službene narave (zlasti npr. podatke, ki predstavljajo intelektualno lastnino podjetja, poslovne skrivnosti, ipd.) ali jih protipravno posredoval tretjim osebam, se takšen postopek izvede komisijsko in zapisniško. Priporočljivo je, da delavec o izbrisu zasebnih vsebin podpiše izjavo, da na službenem računalniku ni več nobenih podatkov, katerih uporaba bi pomenila poseg v njegovo zasebnost. Izjava je lahko sestavni del primopredajnega zapisnika, s katerim zaposleni vrača službeno opremo delodajalcu. Najbolje je, če delodajalci vnaprej v ustreznih aktih predpišejo postopek ravnanja z e-pošto in njeno vsebino (npr. ureditev deaktivacije predala, ločitev zasebne in službene pošte, izbris oziroma nadaljnja hramba vsebine) ter možnosti posameznika ob prenehanju zaposlitve (zlasti postopek izločitve zasebnih vsebin in morebiten postopek dostopanja do e-pošte v nujnih primerih).
Lep pozdrav,
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka
Pripravila:
Tina Ivanc, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov