Hhramba dokumentacije bivšega zaposlenega

Obrnili ste se na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) s svojim zaprosilom za mnenje. Zanima vas ali lahko delodajalec po prekinitvi delovnega razmerja hrani naslednjo dokumentacijo o zaposlenemu:

- disciplinske kršitve tekom zaposlitve

- uspešnost na delovnem mestu

- razlog prekinitve delovnega razmerja.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

IP pojasnjuje, da je na vprašanje podobno vašemu podal odgovor v svojih smernicah Varstvo osebnih podatkov v delovnih razmerjih, str. 32., 33. Iz njih izhaja:

»Splošna uredba o varstvu podatkovna splošno ureja rok hrambe osebnih podatkov enotno za vse vrste osebnih podatkov, in sicer v točki (e) prvega odstavka 5. člena. Ta določa, da se osebni podatki lahko hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, dokler je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo. Osebni podatki se lahko hranijo daljše obdobje, če bodo obdelani zgolj za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene, pri čemer je treba izvajati ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe iz Splošne uredbe o varstvu podatkov, da se zaščitijo pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. 48. člen ZDR-1 določa, da se morajo osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, takoj zbrisati in prenehati uporabljati, ZEPDSV pa določa, da se evidence, ki jih vodijo delodajalci, začnejo za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, prenehajo pa z dnem, ko mu pogodba o zaposlitvi preneha. Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se prenehajo voditi omenjene evidence in izvirne listine, na podlagi katerih se vpisujejo podatki v te evidence, se hranijo kot listine trajne vrednosti.

Navedeno pomeni, da delodajalec tudi po prenehanju delovnega razmerja nujno razpolaga z določenimi zbirkami osebnih podatkov o bivših delavcih, in sicer z zbirkami osebnih podatkov, ki vsebujejo dokumente in izvirne listine iz 14., 17. in 19. člena ZEPDSV (listine trajne vrednosti). Poleg tega pa lahko delodajalec po prenehanju delovnega razmerja obdeluje tudi druge osebne podatke delavca, ki so v skladu s prvim odstavkom 48. člena ZDR-1 potrebni zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem, vendar samo toliko časa, dokler stranki delovnega razmerja lahko uveljavljata svoje pravice. Ko so poravnane vse obveznosti, ki izhajajo iz delovnega razmerja, je namen, zaradi katerega so se delavčevi osebni podatki zbirali, dosežen, zato mora delodajalec zbrisati in prenehati uporabljati vse delavčeve osebne podatke, razen tistih, za katere ZEPDSV ali drug zakon (če gre npr. za arhivsko gradivo) določa, da se hranijo trajno.

Informacijski pooblaščenec priporoča, da delodajalec  po  prenehanju  delovnega  razmerja  pregleda  personalno  mapo delavca ter izloči dokumente, ki predstavljajo listine trajne vrednosti (npr. pogodbe o zaposlitvi, M-obrazci) in jih shrani v arhivski zbirki. Ostale dokumente hrani glede na namen njihove obdelave (npr. dokumentov zvezi s kršitvami pogodbenih ali  drugih  obveznosti iz  delovnega  razmerja lahko hrani  do  izteka  zastaralnih  rokov  s  področja  obligacijskega  ali kaznovalnega prava (5 let), psihometrične teste, ki imajo glede na strokovno literaturo kratko dobo uporabnosti (približno 2 leti), pa lahko uniči takoj po prenehanju delovnega razmerja).«

Glede na zgoraj navedene usmeritve, mora torej delodajalec presoditi, koliko časa je ustrezno hraniti osebne podatke nekdanjega zaposlenega, ki mu bodo omogočali kasnejše dokazovanje zakonitosti v morebitnih prihodnjih pravnih postopkih oziroma postopkih v teku. Enako velja tudi glede hrambe dokumentacije neizbranih kandidatov. Kriterije za ugotavljanje ustreznega roka hrambe osebnih podatkov v teh dokumentih je IP opisal v infografiki, ki je dostopna na spletni strani IP: Roki hrambe dokumentov neizbranih kandidatov v zaposlitvenih postopkih.

Upamo, da smo vam s svojimi pojasnili uspeli pomagati.

Lep pozdrav,

Anže Novak, univ. dipl. prav.                

Svetovalec Pooblaščenca za preventivo