OP pri vpogledu v razpisno dokumentacijo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je dne 2. 3. 2020 prejel vaš elektronski dopis, v katerem navajate, da neizbrani kandidat za razpisano delovno mesto želi vpogled v celotno dokumentacijo razpisanega delovnega mesta. Zanima vas v kolikšni meri mu vpogled lahko omogočite ter v kolikšnem roku ga morate povabiti na vpogled. Nadalje vas zanima, ali lahko neizbran kandidat vidi tudi zapisnik, kjer je zapisan celoten pogovor z vsakim kandidatom, ki je bil na razgovoru. 

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. čl. Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nad. Uredba), 7. tč 1. odst. 49. čl. Zakona o varstvu osebnih podatkov ter 2. čl. Zakona o informacijskem pooblaščencu posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora ali upravnih postopkov konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Delodajalci so upravljavci zbirk osebnih podatkov, saj na različne načine obdelujejo (npr. zbirajo, hranijo) osebne podatke delavcev in tudi drugih posameznikov (npr. kandidatov za zaposlitev). Obdelava osebnih podatkov je dopustna le, če imajo delodajalci zanjo ustrezno pravno podlago.

Pri hrambi vlog kandidatov za zaposlitev gre za obdelavo osebnih podatkov. Pravne podlage podrobneje ureja prvi odstavek 6. člena Uredbe. Ta določa, da je obdelava osebnih podatkov zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev, določenih v 6. členu Uredbe (npr. privolitev, pogodba, izpolnitev zakonske obveznosti). Pri obdelavi osebnih podatkov kandidatov za zaposlitev in delavcev pa  je treba upoštevati še zakon, ki ureja delovna razmerja. Zakon o delovnih razmerjih v 48. členu ureja varstvo delavčevih osebnih podatkov, glede na četrti odstavek tega člena enako velja tudi za osebne podatke kandidatov za delovno mesto oz. iskalcev zaposlitve (v nadaljnjem besedilu: kandidat). Prvi odstavek določa, da se lahko osebni podatki delavcev (torej tudi kandidatov) obdelujejo samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem.

Iz določbe tretjega odstavka 6. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (v nadaljevanju ZDIJZ), da so ne glede na obstoj izjem vselej javni podatki, povezani z opravljanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca, nedvomno izhaja, da so informacije, ki izkazujejo izpolnjevanje pogojev za zasedbo delovnega mesta, prosto dostopne informacije javnega značaja. Pri tem je bistveno, da ima izbrani kandidat v fazi, ko govorimo o informacijah javnega značaja, že status javnega uslužbenca. Status javnega uslužbenca pa kandidat pridobi šele od trenutka, ko sklene delovno razmerje pri organu  in ne že s samo izbiro kandidata.

V skladu s 1. alinejo tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ, javni uslužbenci in funkcionarji glede svojih osebnih podatkov, npr. imena in priimka, izobrazbe in delovnih izkušenj, ter ostalih podatkov v povezavi z opravljanjem njegovega delovnega razmerja ne uživajo varstva (uživajo pa varstvo glede stalnega prebivališča, datuma in kraja rojstva, podatki o željah in ambicijah ipd.).

Če prosilec zahteva dostop do dokumentacije neizbranih kandidatov, to ne pomeni, da se zahteva v celoti zavrne, temveč je zavezanec dolžan izvesti delni dostop in prekriti podatke, ki bi identificirali posamezne kandidate (ime in priimek izbranega kandidata, naslov, davčna št. in ostale varovane osebne podatke). Pri tem pa opozarjamo na drugi odstavek 22. člena ZDIJZ, ki določa, da mora organ izdati pisno odločbo, če zahtevo za dostop delno ali v celoti zavrne (bodisi zato, ker zahtevani dokument ne obstaja, bodisi zato, ker je določene podatke treba prekriti, ker so izjema od prostega dostopa do informacij javnega značaja (npr. osebni podatki,…).

Navedeno pomeni, da se v vašem primeru zahteva neizbranega kandidata po razpisnih dokumentih lahko obravnava kot zahteva po dostopu do informacij javnega značaja. V 5. členu ZDIJZ je opredeljeno načelo prostega dostopa, po katerem so informacije javnega značaja prosto dostopne prosilcem, ki imajo na svojo zahtevo pravico pridobiti od organa informacijo javnega značaja na vpogled, ali pridobiti njen prepis, fotokopijo ali elektronski zapis. Navedeno načelo pa obenem pomeni tudi, da so vsakomur dostopne vse informacije javnega značaja vseh zavezancev. Podrobneje je to načelo izraženo v določbi 3. odst. 17. čl. ZDIJZ, po kateri prosilcu ni treba pravno utemeljiti zahteve ali izrecno označiti, da gre za zahtevo za dostop do informacije javnega značaja. Če namreč iz narave zahteve izhaja, da gre za zahtevo za dostop do informacije javnega značaja po ZDIJZ, organ obravnava zahtevo po ZDIJZ. Prosilčev namen, ki ga s pridobitvijo zahtevanih informacij zasleduje za rešitev pritožbe, v skladu z zgoraj navedenimi določbami ni pravno relevanten. Organ je v skladu z ZDIJZ dolžan presoditi ali zahtevane informacije izpolnjujejo merila za informacijo javnega značaja in so zaradi tega prosto dostopne vsem, lat. erga omnes, ne le prosilcu. Prosilčev osebni interes in pravne koristi za to presojo niso pomembni.

Predlagamo, da se na spletni strani IP seznanite z odločitvami IP glede enakega ali podobnega dejanskega stanja. Primeroma posredujemo povezave na odločbe IP, ki se nanašajo na dostop do dokumentov iz postopkov za zaposlitev javnih uslužbencev:

• odločba IP št. 090-62/2017, z dne 06.04.2017;
• odločba IP št. 090-27/2015, z dne 29. 1. 2015;
• odločba IP št. 090-38/2011/3, z dne 17. 3. 2011;
• odločba IP št. 090-91/2011/3, z dne 20.05.2011;

Pojasnjujemo še, da drugi odstavek. 32. člena ZDIJZ določa, da je naloga ministrstva, pristojnega za javno upravo, med drugim tudi seznanjanje javnosti o načinu in pogojih dostopa do informacij javnega značaja, zato se s svojimi morebitnimi dodatnimi vprašanji v zvezi z uporabo določil ZDIJZ lahko obrnete na navedeno ministrstvo.

V upanju, da vam bo naš odgovor v pomoč, vas lepo pozdravljamo,

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka