Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
   
dekorativna slika

prosilec - Upravna enota Žalec

+ -
Datum: 25.11.2021
Številka: 090-303/2021
Kategorije: Ali dokument obstaja, Ni zahtevana informacija

Sodba Upravnega sodišča

 

POVZETEK:

Organ je z izpodbijano odločbo s 1. točko izreka ugodil prosilkini zahtevi in ji posredoval gradbeno dovoljenje iz zadeve št., 351-500/1977. Iz obrazložitve odločbe pa izhaja, da je pri tem preril osebne podatke. Z 2. točko izreka je organ zavrnil dostop do gradbenega dovoljenja iz zadeve, št. 351-780/1968, ker je ugotovil, da z njim ne razpolaga. Prosilka je odločbo organa izpodbijala v celoti. Ker 1. točko izreka ni izpodbijal v smislu, da je prejela dovoljenje brez osebnih podatkov, ampak zato ker je navajala, da dokument, ki ga je prejela ni dokument, ki ga je zahtevala, je IP njeno pritožbo v tem delu obravnaval kot pritožbo na podlagi četrtega odstavka 25. člena ZDIJZ. Pri tem je ugotovil, da ni utemeljena, ker je organ prosilki posredoval dokument, ki ga je zahtevala, prosilka si je namreč pri tem le napačno interpretirala številko zahtevanega dokumenta. Glede pritožbe zoper 2. točko izreka izpodbijane odločbe je IP ugotovil, da je prav tako neutemeljena, saj je v okviru ugotovitvena postopka prišel do zaključka, da organ z zahtevanim dokumentom res ne razpolaga.

 

ODLOČBA:

 

Številka: 090-303/2021/4

Datum: 25. 11. 2021

 

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik, izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/05, 51/07 – ZUstS-A; v nadaljnjem besedilu ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB2, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odločba US, 102/15 in 7/18; v nadaljevanju ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilka) z dne 6. 9. 2021, zoper odločbo Upravne enote Žalec, Ulica Savinjske čete 5, 3310 Žalec (v nadaljevanju organ), št. 090-55/2021-4 z dne 25. 8. 2021, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

 

O D L O Č B O:

 

 

  1. Pritožba prosilke z dne 6. 9. 2021 zoper odločbo Upravne enote Žalec, št. 090-55/2021-4 z dne 25. 8. 202, se zavrne.

 

  1. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

 

 

O b r a z l o ž i t e v:

 

Prosilka je 17. 8. 2021 pri organu vložila zahtevo po ZDIJZ, s katero je zahtevala dostop do gradbenih dovoljenj iz zadev, št. 351-780/1968 in št. 351-500/1977, v obliki fotokopij.  

 

Organ je prosilki odgovoril z dopisom, št. 090-55/2021/9 z dne 24. 8. 2021, v katerem se je skliceval na določbo 4. člena ZDIJZ in ji pojasnil, da je po pregledu zbirke dokumentarnega gradiva Lotus Notes, ki jo vodi, našel dokument – gradbeno dovoljenje, št. 351-55/77 z dne 15. 12. 1977. Ob sklicevanju na določbo 3. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ (izjema varstva osebnih podatkov) in določbo 7. člena ZDIJZ (delni dostop) je pojasnil, da kot prilogo tega dopisa, prosilki pošilja navedeni dokument s prekritimi osebnimi podatki. V zvezi z drugim zahtevanim dokumentom (gradbenim dovoljenjem iz zadeve št. 351-780/1968) pa je pojasnil, da z njim ne razpolaga.

 

Organ je nato 25. 8. 2021 izdal odločbo, št. 090-55/2021-4 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), s katero je s 1. točko izreka prosilkini zahtevi ugodil in ji dovolil dostop do fotokopije gradbenega dovoljena iz zadeve , št. 351-500/1977. V zvezi s tem je v obrazložitvi navajal, da gre za gradbeno dovoljenje, št. 351-500/77-6/9 z dne 15. 12. 1977, ki ga je prosilki posredoval s prekritimi osebnimi podatki. Z drugo točko izreka pa je zavrnil prosilkino zahtevo za dostop do gradbenega dovoljenja iz zadeve št. 351-780/1968, saj je po preveritvi podatkov v temeljni evidenci vloženih vlog in dokumentarnega gradiva Lotus Notes, ugotovil, da zadeve št. 351-780/1977 nima.

 

Prosilka je 6. 9. 2021 zoper izpodbijano določbo vložila pritožbo in navajala, da gradbeno dovoljenje, št. 351-500/77-6/9 z dne 15. 12. 1977, ki ga je prejela, ni tisto, ki ga je zahtevala, saj je prosila za gradbeno dovoljenje »ZADEVA 351-500/1977 (REŠENA) 2. 2. 1978«. Pritožila se je tudi zoper 2. točko izreka izpodbijane odločbe in navajala, da imajo gradbenega dovoljenja trajno hrambo, zato prosi tudi za posredovanje gradbenega dovoljenja iz zadeve št. 351-780/1968.

 

Organ je prosilki v zvezi z njeno pritožbo poslal dopis, št. 090-55/2021-6 z dne 8. 9. 2021, v katerem je v zvezi z gradbenim dovoljenjem, št. 351-500/77-6/9 z dne 15. 12. 1977 pojasnil, da vodi zbirko dokumentarnega gradiva Lotus Notes, katere del je zadeva 351-500/1977. Upravni organ je vpogledal v citirano zadevo, katere del je gradbeno dovoljenje, št. 351-500/77-6/9 z dne 15. 12. 1977, ki ga posredoval prosilki. Številka 1977 iz zadeve 351-500/1977 pomeni letnico. Prav tako številka 77 iz gradbenega dovoljenja, št. 351-500/77-6/9, pomeni letnico, le da je ta okrajšana in je namesto 1977 napisano 77. Torej gre za gradbeno dovoljenje, št. 351-500/77-6/9 2 dne 15. 12. 1977, ki je edino izdano v zadevi 351-500/1977. Izraz »(REŠENA) 02. 02. 1978«, ki ga navaja prosilka v pritožbi, pomeni, da je bila zadeva, št. 351 500/1977 rešena dne 2. 2. 1978, oziroma pomeni pisarniško odredbo (rešena) z datumom (2. 2. 1978) odredbe za vložitev zadeve v arhiv. Torej gre za eno in isto zadevo, to je zadevo, št. 351 500/1977. V zvezi z zadevo, št. 351-780/1968 pa je pojasnil, da je skladno z določbo 4. člena ZDIJZ informacija javnega značaja tista informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Upravni organ vodi zbirko dokumentarnega gradiva Lotus Notes, v kateri pa zadeve, št. 351-780/1968, ni v fizični obliki. Na koncu dopisa je še navajal, da če se ne strinja z zgornjim pojasnilom upravnega organa, naj mu to v roku 5 dni pisno sporoči. V nasprotnem primeru bo organ pritožbo poslal v reševanje IP.

 

Organ je 15. 9. 2021 od prosilke prejel dopis z dne 13. 9. 2021, v katerem je navajala, da se z pojasnilom, št. 090-55/2021-6 z dne 8. 9. 2021, ne strinja, zato organ prosi, da pritožbo pošlje v reševanje IP.

 

Organ je z dopisom, št. 090-55/2021-8 z dne 21. 9. 2021 prosilkino pritožbo, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, poslal v pristojno reševanje, skupaj z dokumentacijo zadeve.

 

IP je prosilkino pritožbo, kot pravočasno, dovoljeno in vloženo po upravičeni osebi, vzel v obravnavo.

 

Glede na pritožbene navedbe je IP z dopisom št. 090-303/2021/2 z dne 17. 11. 2021 z dne 19. 7. 2021, organ pozval, naj mu pojasni, na kakšen način oziroma v katerih zbirkah programa Lotus Notes je uradna oseba organa iskala dokument - gradbeno dovoljenje iz zadeve, št. 351-780/1968 in mu ob tem posreduje npr. zaslonsko sliko, iz katere bo izhajalo, da pod to zadevo ni zadetkov; s katerimi akti je urejen način arhiviranja pri organu glede zahtevanega gradiva in konkretne določbe, iz katerih to izhaja in morebitni pravilnik organa oziroma notranji akti o tem, kako ravna z dokumenti, starejšimi od pet let in ali organ razpolaga še s kakšnim drugim dokumentom, iz katerega bi izhajalo, da zadeva št. 351-780/1968 ni ohranjena (npr. da je bilo gradivo odbrano in odstopljeno arhivu - izjave pristojnih zaposlenih v arhivu, evidenca arhiva, zapisniki o uničenju…) in se tako ne nahaja več pri organu.

 

Organ je svoj odgovor podal v dopisu, št. 090-55/2021-10 z dne 22. 11. 2021.

 

Pritožba ni utemeljena.

 

Uvodoma IP pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

 

Pred vsebinsko presojo konkretnega primera IP najprej poudarja, da je v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja pristojen presojati (zgolj) vprašanje, ali gre za informacijo javnega značaja in če ta pri organu obstaja v materializirani obliki ter ali je prosto dostopna, ne pa tudi npr. vprašanje zakonitosti in pravilnosti poslovanja organov in evidentiranja gradiva ter obstoj morebitnih napak organov pri ravnanju z dokumenti, oziroma pomanjkljivo delovanje na določenem področju ipd. Navedeno sodi v pristojnost drugih organov in ne IP.

 

V obravnavani zadevi ni sporno, da je organ zavezanec za dostop do informacij javnega značaja po 1. členu ZDIJZ in da informacije, ki so bile predmet prosilkine zahteve, spadajo v njegovo delovno področje  v smislu določb ZDIJZ.

 

Z izpodbijano določbo je organ s 1. točko izreka prosilkini zahtevi ugodil v obliki posredovanja fotokopije gradbenega dovoljenja iz zadeve, št. 351-500/1977. Iz obrazložitev izpodbijane odločbe in iz podatkov spisa izhaja, da je organ prosilki predmetno gradbeno dovoljenje posredoval z delnim dostopom, s prekritimi osebnimi podatki. Z 2. točko izreka pa je organ zavrnil  prosilkino zahtevo v delu, ki se je nanašal na posredovanje gradbenega dovoljenja iz zadeve, št. 351-780/1968, ker je ugotovil, da z dokumentom ne razpolaga.

 

Glede na navedbe v prosilkini pritožbi in njenem odgovoru z dne 13. 9. 2021 na pojasnilo organa, št, 090-55/2021-6 z dne 8. 9. 2021, IP ugotavlja, da prosilka odločbo organa izpodbija v celoti, saj v zvezi s prvo točko izreka navaja, da dokument, ki ji je bil poslan, ni dokument, ki ga je zahtevala. V pritožbi zoper 2. točko izreka pa nasprotuje ugotovitvi organa, da z gradbenim dovoljenjem iz zadeve  št. 351-780/1968 ne razpolaga.

 

Ob takšnem procesnem izhodišču je IP v nadaljevanju presojal utemeljenost pritožbenih navedb zoper posamezno točko izreka izpodbijane odločbe.

 

  1. Pritožba zoper 1. točko izreka izpodbijane odločbe

 

IP ugotavlja, da zoper 1. točko izreka izpodbijane odločbe prosilka vlaga pritožbo na podlagi drugega odstavka 27. člena ZDIJZ v zvezi s četrtim odstavkom 25. člena ZDIJZ. Ta določba namreč dopušča možnost pritožbe tudi v primerih, ko je bilo prosilčevi zahtevi ugodeno (z uradnim zaznamkom, s posredovanjem dokumentov ali z ugodilo odločbo), če prosilec meni, da prejeta informacija, s katero se je seznanil, ni informacija javnega značaja, ki jo je navedel v zahtevi. V takšnem primeru lahko prosilec od organa zahteva, da mu omogoči seznanitev z informacijo javnega značaja, ki jo je navedel v zahtevi. Organ mora odločati o zahtevi iz prejšnjega stavka nemudoma, najkasneje pa v roku 3 delovnih dni.

 

IP v zvezi s tem najprej ugotavlja, da je organ s 1. točko izreka izpodbijane odločbe zahtevi v delu, ki se nanaša na posredovanje gradbenega dovoljena iz zadeve št. 351-500/1977, ugodil. Iz obrazložitve odločbe in podatkov v spisu dalje izhaja, da je prosilki dovolil dostop in ji posredoval fotokopijo gradbenega dovoljenja s prekritimi osebnimi podatki. S tem je dejansko organ prosilkini zahtevi glede tega gradbenega dovoljenja le delno ugodil in bi moral v tem delu izdati delno zavrnilno in ne ugodilo odločbo. Ker pa prosilka v pritožbi in tudi v dopisu z dne 13. 9. 2021 ne nasprotuje dejstvu, da je zahtevani dokument prejela s prekritimi osebnimi podatki, pač pa izpodbija ta del odločitve organa z navedbo, da posredovano gradbeno dovoljenje ni tisto, ki ga je zahtevala, pri svojih trditvah pa vztraja tudi potem, ko ji je organ v dopisu, št. 090-55/2021-6 z dne 8. 9. 2021 pojasnil, da posredovano dovoljenje predstavlja tisto, ki se nahaja v zadevi, iz katere je zahtevala dokumente, IP te napake organa ni saniral s spremembo izpodbijane odločbe v delno zavrnilno (kar bi bilo prosilki sicer tudi v škodo), temveč je prosilkino pritožbo obravnaval v okviru določbe četrtega odstavka 25. člena ZDIJZ.

 

Z vpogledom v dokumentacijo zadeve, je IP ugotovil, da je prosilka s tem delom zahteve želela dostop do gradbenega dovoljenja iz zadeve, št. 351-500/1977. Organ je po pregledu dokumentarnega gradiva zbirke Lotus Notes kot predmet tega dela zahteve prepoznal gradbeno dovoljenje, št. 351-55/77 z dne 15. 12. 1977, katerega fotokopijo je poslal prosilki z dopisom št. 090-55/2021-3 z dne 24. 8. 2021, to svojo odločitev pa nato potrdil z izdajo izpodbijane odločbe, kjer je s 1. točko izreka prosilkini zahtevi ugodil. V obrazložitvi izpodbijane odločbe je navajal, da je bilo po preveritvi podatkov v temeljni evidenci vloženih vlog in dokumentarnega gradiva Lotus Notes, ki jo vodi organ, ugotovljeno, da je bilo izdano gradbeno dovoljenje, št. 351-55/77 z dne 15. 12. 1977. Prosilka je v pritožbi navajala, da to ni gradbeno dovoljenje, za katerega je prosila, saj se je njena zahteva nanaša na gradbeno dovoljenje »ZADEVA 351-500/1977 (REŠENA) 02. 02. 1978.« V odgovor na takšne pritožbene navedbe je organ prosilki posredoval pojasnilo, št. 090-55/2021-6 z dne 8. 9. 2021, v katerem je navajal, da vodi zbirko dokumentarnega gradiva Lotus Notes, katere del je zadeva 351-500/1977. Pojasnil je, da je vpogledal v citirano zadevo, katere del je gradbeno dovoljenje, št. 351-500/77-6/9 z dne 15. 12. 1977, ki ga posredoval prosilki. Številka 1977 iz zadeve 351-500/1977 pomeni letnico. Prav tako številka 77 iz gradbenega dovoljenja, št. 351-500/77-6/9, pomeni letnico, le da je ta okrajšana in je namesto 1977 napisano 77. Torej gre za gradbeno dovoljenje, št. 351-500/77-6/9 2 dne 15. 12. 1977, ki je edino izdano v zadevi 351-500/1977. Izraz »(REŠENA) 02. 02. 1978«, ki ga navaja prosilka v pritožbi, pomeni, da je bila zadeva, št. 351 500/1977 rešena dne 2. 2. 1978, oziroma pomeni pisarniško odredbo (rešena) z datumom (2. 2. 1978) odredbe za vložitev zadeve v arhiv. Torej gre za eno in isto zadevo, to je zadevo, št. 351 500/1977. Ker se prosilka ni strinjala s pojasnilom organa v dopisu, št. 090-55/2021-6 z dne 8. 9. 2021, da ji je posredoval dokument, ki ga je navedla v zahtevi in vztrajala pri svojih pritožbenih navedbah, je organ njeno pritožbo odstopil v reševanje IP, kot drugostopenjskemu organu.

 

IP je v okviru ugotovitvenega postopka od organa prejel odgovor na poziv za pojasnila, št. 090-55/2021-10 z dne 22. 11. 2021, v katerem je organ glede tega dela zahteve navajal, da je pri  izločanju dokumentarnega gradiva letnika 1993, ki ga opravljajo sedaj, ugotovil, da je bila  zadeva, št. 351-500/1977, katere niso našli, vložena v zadevi 35103-149/1993. Zato so gradbeno dovoljenje št. 351-500/77-6/9 z dne 15. 12. 1977, prosilki tudi posredovali. Da je zadeva št. 35103-149/93 nadaljevanje zadeve 351-500/77, po ugotovitvah IP izhaja tudi iz uradnega zaznamka, ki ga je pred izdajo odločbe naredila uradna oseba organa in se nahaja v spisu zadeve.

 

Upoštevajoč vse zgoraj navedeno IP zaključuje, da pritožba prosilke, na podlagi določbe 4. odstavka 25. člena ZDIJZ, ni utemeljena. Gradbeno dovoljenje, št. 351-500/77-6/9 z dne 15. 12. 1977, s katerim se je seznanila prosilka, je namreč edino gradbeno dovoljenje, ki je v zadevi št. 351-500/1977, na katero se sklicuje prosilka v zahtevi. IP ni našel razlogov za dvom, da ne bi verjel razlagi organa v dopisu, št. 090-55/2021-6 z dne 8. 9. 2021, v katerem je ta navajal, da številka 1977 iz zadeve 351-500/1977 pomeni letnico, enako tudi številka 77 iz gradbenega dovoljenja, št. 351-500/77-6/9, le da je ta okrajšana in je namesto 1977 napisano 77. Torej gre za gradbeno dovoljenje, št. 351-500/77-6/9 2 dne 15. 12. 1977, ki je edino izdano v zadevi št. 351-500/1977. Izraz »(REŠENA) 02. 02. 1978«, ki ga navaja prosilka v pritožbi, pomeni, da je bila zadeva, št. 351 500/1977, rešena dne 2. 2. 1978, oziroma pomeni pisarniško odredbo (rešena) z datumom (2. 2. 1978) odredbe za vložitev zadeve v arhiv. Prosilka je svojo zahtevo postavila na način, da se ji iz zadeve št. 351-500/1977 posreduje gradbeno dovoljenje. V postopkih po ZDIJZ je ugotovitev, kateri dokument ustreza prosilčevi zahtevi, v presoji organa, ki je bila, po oceni IP, v tem primeru pravilna. Organ je kot zahtevni dokument iz zadeve št. 351-500/1977, prepoznal gradbeno dovoljenje št. 351-500/77-6/9 z dne 15. 12. 1977 in ga posredoval prosilki. Zato navajanja prosilke v pritožbi, da prejeti dokument ni tisti, ki ga je zahtevala, niso utemeljena. 

 

  1. Pritožba zoper 2. točko izreka izpodbijane odločbe

 

Z 2. točko izreka izpodbijane odločbe je organ zavrnil dostop do gradbenega dovoljenja iz zadeve, št. 351-780/1968, ker je ugotovil, da te zadeve nima. Prosilka je tej ugotovitvi nasprotovala in navajala, da imajo gradbena dovoljenja trajno hrambo.

 

Za obstoj informacije javnega značaja morajo biti po prvem odstavku 4. člena ZDIJZ izpolnjeni naslednji pogoji:

  1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,
  2. organ mora z njo razpolagati in
  3. nahajati se mora v materializirani obliki.

Če kateri od navedenih pogojev ni izpolnjen, pomeni, da zahtevana informacija javnega značaja ne obstaja in posledično zahtevi oz. pritožbi prosilca v tem delu ni mogoče ugoditi. 

 

Iz določbe prvega odstavka 4. člena v zvezi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ torej izhaja, da informacijo javnega značaja lahko predstavlja le dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil in ga še ni posredoval naprej oziroma uničil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike« in ga navaja že organ v izpodbijani odločbi. Kot je pravilno pojasnil že organ v izpodbijani odločbi, so zavezanci po ZDIJZ dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali ga pridobiti, če z njim v času zahteve ne razpolagajo. Zavezanci tako niso dolžni zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, torej niso dolžni izdelati, predelati ali spremeniti (dograditi) informacije, s katero razpolagajo in ustvarjati novega dokumenta.

 

IP poudarja, da je treba smisel dostopa do informacij javnega značaja iskati v javnem in odprtem delovanju zavezanca, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja. Upoštevati je treba, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Pritožbeni postopek ne more biti namenjen prisili ustvarjanja ali pridobivanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije pri organu morale obstajati. IP je namreč organ, ki je, na podlagi prvega odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato IP, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga oziroma od njega zahtevati, da ustvari nov dokument. Postopek po ZDIJZ namreč ne more predstavljati instrumenta za zagotavljanje informiranosti prosilcev izven dometa samega zakona, ki konkretizira pravico pridobivanja že ustvarjenih dokumentov, s katerimi organ tudi dejansko (fizično oz. elektronsko) razpolaga.

Organ je v dopisu. št. 090-55/2021-6 z dne 8. 9. 2021 prosilki pojasnil, da vodi zbirko dokumentarnega gradiva Lotus Notes, v kateri pa zadeve, št. 351-780/1968, ni v fizični obliki.

 

Ker je "informacija javnega značaja" pravni pojem, ki ga ureja ZDIJZ, je IP v okviru ugotovitvenega postopka na drugi stopnji presojal, ali zahtevano gradbeno dovoljenje iz zadeve št. 351-780/1968 izpolnjuje zgoraj navadne pogoje za obstoj informacije javnega značaja, torej tudi, ali organ z njo razpolaga.

 

V tam namen je, glede dejstva ali z zahtevanim gradbenim dovoljenjem razpolaga, od organ prejel pojasnila v obliki dopisa, št. 090-55/2021-10 z dne 22. 11. 2021. Organ v zvezi z načinom iskanja zadeve, št. 351-780/1968, v zbirki dokumentarnega gradiva Lotus Notes, pojasnil, da je elektronska zbirka dokumentarnega gradiva Lotus Notes sestavljena iz 4 zbirk: aktivne zbirke, tekoče zbirke, stalne zbirke in zbirke zadev do leta 1990. Uradna oseba organa je vpogledala v elektronsko zbirko dokumentarnega gradiva Lotus Notes, in sicer v zbirko zadev do leta  1990. V tej zbirki je bila evidentirana zadeva, št. 351-780/1968. Ob odprtju te zadeve s strani uradne osebe je imenovana ugotovila, da je v rubriki - mesto hranjenja zapisano: zadeve v arhivu ni najti.  Priloženo je organ poslal  zaslonsko sliko zadeve, št. 351-780/1968. Zaradi prehoda na sistem Krpan, je  zadeva, št. 351-780/1968 trenutno evidentirana v tekoči zbirki Lotus Notes. Dalje je pojasnil, da je po Zakonu o upravi[1] država s 1. 1. 1995 od občin prevzela vse upravne  naloge in pristojnosti na področjih, za katera so bila ustanovljena posamezna ministrstva ter vse  druge z zakonom določene upravne naloge oblastvenega značaja iz pristojnosti občin. Z nastankom  upravnih enot so le-te od občin prevzele tudi dokumentarno gradivo. Upravna enota Žalec je dokumentarno gradivo prevzela leta 1995 od takratne Skupščine Občine Žalec. Gradivo je zajemalo tekočo in stalno zbirko dokumentarnega gradiva in je bilo vodeno ročno (kartotečno kazalo). Primopredajni zapisnik o tem ne obstaja. Pred odbiranjem arhivskega gradiva, s katerim je organ pričel leta 2003, so, po  priporočilu pristojnega Zgodovinskega arhiva Celje, kartotečno kazalo najprej prenesli v elektronsko  evidenco Lotus Notes in šele po tem je pristojni arhiv določil, katere zadeve predstavljajo arhivsko  gradivo. Zadeva št. 351-780/1968 ni bila določena kot arhivsko gradivo in se njen obstoj v stalni zbirki v času odbiranja arhivskega gradiva ni preverjal. Ugotovili so, da se predmetna zadeva fizično ne nahaja v stalni zbirki, ko je prosilka leta 2011 želela pridobiti gradbena dovoljenja. Poleg tega je organ navajal, da zadeve št. 351-780/1968 ni izločil in uničil, saj se že v času odbiranja arhivskega gradiva, ki so ga vedno opravili pred izločanjem dokumentarnega  gradiva, ni nahajala v stalni zbirki dokumentarnega gradiva. Kot dokaz zgoraj navedenega, oziroma da ne razpolaga z zadevo št. 351-780/1968, je organ priložil naslednje dokumente:  odgovor organa na poizvedbo, št. 021-25/2011-70 z dne 18. 11. 2011, ki je bil posredovan prosilki, odgovor organa na zaprosilo, št. 020-16/2011-4 z dne 27. 1. 2012, ki je bil posredovan prosilkinemu pooblaščencu, odvetniku …, s pooblastilom o  zastopanju z dne 20. 12. 2011 in  potrdilo organa, št. 020-16/2012-11 z dne 8. 6. 2012, ki so ga posredovali odvetniku …. Dalje je organ pojasnil, da je v zvezi z izdanim gradbenim dovoljenjem, poizvedoval tudi Inšpektorat RS za promet, energetiko in  prostor, Inšpekcijska pisarna Velenje, kateremu so poslali odgovor, št. 021-29/2013-40 z dne 4. 6.  2013, ki ga pošiljajo v priponki. Prav tako je zadevo obravnaval Inšpektorat za javno upravo, kateremu so posredovali odgovor, št. 060- 2/2012-2 z dne 14. 3. 2012, ki ga prav tako pošilja kot prilogo dopisa. Organ pojasnjuje, da povratnih informacij s strani inšpektoratov niso prejeli, iz česar sklepajo, da ni bilo ugotovljenih nepravilnosti. Iz podatkov, ki jih je organ vodil v skladu s 6. točko 186. člena Uredbe o upravnem  poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05, 106/05, 30/06, 86/06, 32/07, 63/07, 115/07, 31/08, 35/09 in  101/10), in jih vodi v skladu z Uredbo o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18, 14/20, 167/20 in  172/21), tudi nimajo evidentiranih podatkov o uporabi oziroma izposoji zadeve, št. 351-780/1968, iz  zbirke dokumentarnega gradiva Lotus Notes. Organ dodaja, da gre za zadevo, ki je časovno zelo oddaljena, kar posledično (tudi) pomeni, da  osebe, ki so leta 1995 sodelovale pri primopredaji zadev od Skupščine Občine Žalec, niso več zaposlene pri organu. Na koncu je organ še pojasnil, da pri arhiviranju zadev upošteva naslednje akte: Uredba o upravnem  poslovanju (74. do 82. člen) (Uradni list RS, št. 9/18, 14/20, 167/20 in 172/21), Pravilnik o določanju rokov hrambe dokumentarnega gradiva v javni upravi (Uradni list RS, 49/19) in Odredbo o enotnem načrtu klasifikacijskih znakov za upravne enote (Uradni list RS, št. 71/19). 

 

Upoštevajoč navedbe organa v dopisu, št. 090-55/2021-10 z dne 22. 11. 2021 in ob vpogledu v zaslonsko sliko njenega iskanja v zbirki zadev do leta  1990, IP ne dvomi, da organ z zadevo, št. 351-780/1959, iz katere je bilo zahtevano predmetno gradbeno dovoljenje, ne razpolaga. IP ni našel razlogov, ki bi ga vodili k ugotovitvi, da takšna ugotovitev organ ne drži. Organ je namreč natančno pojasnil, v katerih zbirkah v zbirki dokumentarnega gradiva Lotus Notes je iskal predmetni dokument oziroma zadevo. Prav tako je svoje navedbe podkrepil z dopisoma št. 021-25/2011-70 z dne 18. 11. 2011 in št. 020-16/2011-4 z dne 27. 1. 2012, ki ju je leta 2011 in 2012 posredoval prosilki, oziroma njenemu pooblaščencu in iz katerih izhaja, da s to zadevo ne razpolaga v stalni zbirki dokumentarnega gradiva, kar izhaja tudi iz dopisa organa št. 060-2/2012-2 z dne 14. 3. 2021, posredovanega na Inšpektorat za javno upravo, in dopisa organa št. 021-29/2013-40 z dne 4. 6. 2013 poslanega na takratni Inšpektorat RS za promet, energetiko in prostor. Ob tem pa ni zanemarljivo, da je organ dokument, s katerim razpolaga, to je gradbeno dovoljenje, št. 351-500/1977, prosilki tudi posredoval. Prav tako pa iz dopisov št. 021-25/2011-70 z dne 18. 11. 2011 in št. 020-16/2011-4 z dne 27. 1. 2012, posredovanih prosilki in njenemu pooblaščencu, izhaja, da je organ podatke o oziroma iz zadeve št. 351-780/1968, s katerimi je razpolagal, tudi  posredoval (kopija kartice), prav tako pa je v zvezi z zadevo št. 351-780/1968 prosilki izdal tudi Potrdilo, št. 020-16/2012-11 z dne 8. 6. 2012, na podlagi 180. člen ZUP o dejstvih, o katerih ne vodi uradne evidence. S tem potrdilom je organ prosilki posredoval informacije v zvezi z zadevo. št. 351-780/1968 (na katero ime se je vodila, predmet vsebine vloge, datum vloge, ter zaključek zadeve). IP zato tudi ne dvomi v navedbe organa, da zadeve št. 351-780/1968 niso izločili ali uničil, saj se ta zadeva že v času odbiranja arhivskega gradiva ni nahajala v stalni zbirki dokumentarnega gradiva.

 

Na podlagi vsega ugotovljenega IP tako zaključuje, da organ ne razpolaga z zahtevanim dokumentom – gradbenim dovoljenjem iz zadeve št. 351-780/1968. Kot zgoraj pojasnjeno, organ prosilki ni dolžan posredovati dokumenta, s katerim ne razpolaga v času zahteve, niti ga ni dolžan za ta namen pridobivati od drugih organov. Na drugačno odločitev IP, pa ne vplivajo pritožbene navedbe, da imajo gradbena dovoljenja trajno hrambo. IP pojasnjuje, da v pritožbenem postopku dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa, pravilnost njegovega poslovanja ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih zahteva prosilec in ali bi glede na svoje pristojnosti, z zahtevanimi dokumenti moral razpolagati. V postopku dostopa do informacij javnega značaja se ob tem lahko presoja (le) vprašanje, ali organ dejansko razpolaga z dokumenti, ki so predmet zahteve in ali ti predstavljajo prosto dostopno informacijo javnega značaja.

 

Na podlagi vsega navedenega je IP ugotovil, da je bila odločitev organa pravilna in na zakonu utemeljena, zato je prosilkino pritožbo, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, kot neutemeljeno zavrnil.

 

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, zato je odločil, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe. 

 

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

 

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

 

 

 

Postopek vodila:

Maja Wondra Horvat, univ. dipl. prav.

svetovalka IP

 

 

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka

 

 

[1] Uradni list RS, št. 67/94