prosilec - Občina Žiri

POVZETEK:

Prosilec je od organa zahteval dokumente vezane na izdajo soglasij za poseg v varovalni pas občinske ceste glede na različne kriterije (obdobje, konkretna lokalna cesta ipd.). Organ je zahtevo prosilca zavrnil, saj informacij ni mogoče enostavno priklicati iz računalniškega sistema, organ pa ni dolžan ročno pregledovati in analizirati vseh predmetnih zadev. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da je mogoče nekatere zadeve iz informacijskega sistema enostavno priklicati z uporabo klasifikacijskega znaka in krajšim iskalnim izrazom, zato je pritožbi prosilca delno ugodil in organu naložil posredovanje zahtevanih soglasij s prekritimi varovanimi osebnimi podatki. Del zahteve je bil postavljen na način, da zadetkov iz informacijskega sistema ni bilo mogoče pridobiti na enostaven način z uporabo iskalnih izrazov, brez podrobnejše vsebinske analize samih dokumentov, zato je IP pritožbo v tem delu zavrnil.

ODLOČBA:

Številka: 090-1/2021/7

Datum: 8. 4. 2021

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP) izdaja na podlagi tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), prvega odstavka 252. člena in prvega ter tretjega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi …, z dne 22. 12. 2020, zoper odločbo Občine Žiri, Loška cesta 1, 4226 Žiri (v nadaljevanju organ), št. 090-0002/2020-2 z dne 7. 12. 2020, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja naslednjo

O D L O Č B O:

1. Pritožbi prosilca z dne 22. 12. 2020 zoper odločbo Občine Žiri št. 090-0002/2020-2 z dne 7. 12. 2020 se v delu, ki se nanaša na tč. (iii) zahteve prosilca, delno ugodi ter se odloči: »Organ je dolžan prosilcu v roku 31 (enaintridesetih) dni od vročitve te odločbe poslati fotokopije:

- soglasja št. 351-240/2011-2 z dne 29. 11. 2011, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-204/2011-2 z dne 12. 10. 2011, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-134/2012 z dne 22. 6. 2012, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-124/2012 z dne 22. 6. 2012, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-116/2012-2 z dne 4. 6. 2012, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0077/2012-2 z dne 27. 3. 2012, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0017/2015-2 z dne 5. 3. 2015, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0165/2013-2 z dne 20. 11. 2013, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0163/2013 z dne 20. 11. 2013, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-142/2013-4 z dne 21. 11. 2013,

- soglasja št. 351-0079/2013 z dne 24. 5. 2013, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-56/2013-2 z dne 24. 4. 2013, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0002/2014-2 z dne 15. 1. 2014, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0132/2016-2 z dne 27. 9. 2016,

- soglasja št. 351-133/2016-2 z dne 5. 10. 2016, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-127/2016-2 z dne 22. 9. 2016, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-77/2016-2 z dne 22. 7. 2016, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-066/2016-2 z dne 20. 6. 2016,

- soglasja št. 351-58/2016 z dne 24. 5. 2016, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-40/2016-2 z dne 12. 4. 2016, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-1/2016-2 z dne 21. 1. 2016, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-011/2018-2, 351-0133/2017 z dne 6. 2. 2018, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-130/2017-2 z dne 8. 11. 2017, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0120/2017-2 z dne 13. 11. 2017, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-103/2017-2 z dne 25. 9. 2017, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-100/2017-2 z dne 26. 9. 2017, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0069/2017-2 z dne 26. 4. 2017, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0072/2017-2 z dne 16. 5. 2017, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0127/2018-1 z dne 14. 11. 2018,

- soglasja št. 351-0089/2018-2 z dne 4. 9. 2018,

- soglasja št. 351-0041/2018-2 z dne 10. 4. 2018, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0033/2018-2 z dne 9. 3. 2018, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0006/2019-2 z dne 17. 1. 2019, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov investitorja, ki se nahaja v uvodu soglasja, prvem odstavku soglasja, prvem odstavku obrazložitve oz. kjerkoli drugje v soglasju,

- soglasja št. 351-0057/2019-2 z dne 23. 5. 2019, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0079/2019-2 z dne 14. 8. 2019, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0085/2019-2 z dne 23. 8. 2019, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0130/2019-2 z dne 16. 12. 2019, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0131/2019-2 z dne 23. 12. 2019, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0023/2020-2 z dne 17. 3. 2020,

- soglasja št. 351-0032/2020-2 z dne 17. 3. 2020, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0083/2020-2 z dne 14. 5. 2020, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 3501-0137/2020-2 z dne 8. 7. 2020, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja,

- soglasja št. 351-0178/2020-2 z dne 24. 8. 2020,

- soglasja št. 351-0185/2020-2 z dne 14. 9. 2020, pri čemer je dolžan prekriti ime, priimek in naslov naslovnika oz. investitorja.«

2. Pritožba prosilca se v delu, ki se nanaša na osebne podatke, ki jih je organ dolžan skladno s 1. tč. izreka te odločbe prekriti in v delu, ki se nanaša na tč. (i), (ii), (iv) in (v) zahteve prosilca, zavrne.

3. Zahteva prosilca za povrnitev stroškov postopka se zavrne.

4. V tem postopku posebni stroški niso nastali.

O b r a z l o ž i t e v :

Prosilec je 20. 10. 2020 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, in sicer je zahteval posredovanje:

• podatka o tem, kolikokrat je organ oz. upravljavec občinskih cest v Občini Žiri v obdobju zadnjih 10 let oz. v obdobju od uveljavitve Odloka o Občinskem prostorskem načrtu Občine Žiri izdal soglasje za poseg v prostor varovanega pasu občinske ceste v Občini Žiri in
• še posebej podatka o številu izdanih soglasij k posegu v varovalni pas občinske javne ceste …,
• fotokopij vseh izdanih soglasij upravljavca občinskih cest v Občini Žiri v obdobju zadnjih 10 let oz. v obdobju od uveljavitve Odloka o Občinskem prostorskem načrtu Občine Žiri,
• fotokopij vseh izdanih soglasij upravljavca občinskih cest v občini Žiri za poseg v varovalni pas občinske javne ceste … v obdobju zadnjih 10 let oz. v obdobju od uveljavitve Odloka o Občinskem prostorskem načrtu Občine Žiri,
• vzorec soglasja upravljavca občinskih cest v Občini Žiri, iz katerega bo razvidno, kdo v občinski upravi odloča o izdaji citiranega soglasja in na podlagi katerih dokumentov.

Če zahtevana dokumentacija vsebuje varovane osebne podatke, je prosilec navedel, naj jih organ ustrezno anonimizira. Prosilec se želi z dokumenti seznaniti v obliki fotokopije ali elektronskega zapisa.

Organ je zahtevo prosilca zavrnil z odločbo št. 090-0002/2020-2 z dne 7. 12. 2020. V odločbi je organ pojasnil, da prosilec od organa zahteva predložitev seznama vseh izdanih soglasij upravljavca cest v Občini Žiri za posege v varovalne pasove občinske ceste. V zvezi s tem je organ pojasnil, da takšnega seznama nima, saj se postopki izdaje soglasij vodijo enako kot ostali upravni postopki, pri čemer iz računalniškega programa za vodenje spisov ni mogoče na enostaven način priklicati le zadev, ki se nanašajo na izdajo zaprošenih soglasij, ampak bi bilo potrebno fizično pregledovanje posameznih zadev. Iskanje dokumentov v računalniškem sistemu z uporabo ključnih besed »soglasje« ali »varovalni pas«, ne vrne rezultatov dokumentov, ki so predmet zahteve prosilca, saj organ dokumentov ne vodi po takšnih podatkih. Prav tako bi bilo pri posameznem dokumentu potrebno pregledati, ali ustreza časovnemu okvirju, za katerega vlagatelj zahteva dotične dokumente, torej ali je bil dotični dokument (soglasje) izdan v obdobju od 7. 1. 2011 dalje, saj program ne omogoča filtriranja dokumentov glede na obdobje njihove izdaje. Organ bi torej moral, da bi pridobil vse informacije, ki so predmet zahteve vlagatelja, zbirati informacije, analizirati zadeve ter ustvariti novo zbirko, česar pa po ZDIJZ ni dolžan storiti. Izdelava zbirke podatkov, kjer je za njeno pripravo potrebna vsebinska presoja in analiza dokumentov, kot je to v konkretnem primeru, po ustaljeni presoji Informacijskega pooblaščenca namreč predstavlja ustvarjanje novega dokumenta Ob tem iz stališč Informacijskega pooblaščenca še izhaja, da v takšnih primerih ne gre za vprašanje, katere dokumente organ ima, temveč, ali je dolžan na zahtevo vlagatelja vložiti nesorazmeren vložek časa in truda, da bi analiziral dokumente in pripravil pregled izdanih soglasij po kriterijih, kot jih zahteva vlagatelj. Gre namreč za to, da bi organ moral po vsebinskih kriterijih, ki jih je določil vlagatelj, pripraviti zbir izdanih soglasij za posege v varovalne pasov vseh občinskih cest za obdobje od 7. 1. 2011 dalje, kar pa predstavlja ustvarjanje novega dokumenta. Takšno stališče glede ustvarjanja novih zbirk dokumentov v zadevah dostopa do informacij javnega značaja izhaja tudi iz sodne prakse upravnega sodišča (sodba II U 79/2009-10 z dne 20. 1. 2010). V predmetni sodbi je sodišče ugotovilo, da zbirka dokumentov pri organu ne obstaja, ker računalniški sistem, v katerem organ vodi zadeve, ne omogoča iskanja po kriterijih, kot jih je v zadevi zahteval prosilec. V nadaljevanju organ še dodatno pojasnjuje nekatere vidike svoje odločitve z ozirom na posamezne točke zahteve vlagatelja.

Glede dokumentov pod točko (i) je organ pojasnil, da podatka v obliki, kot jo pričakuje vlagatelj, organ nima. Kot zapisano zgoraj, bi za njegovo pridobitev bilo potrebno pregledati upravne spise vseh zadev, in na tej podlagi ustvariti nek nov seznam izdanih soglasij. Tako iz določb zakona (ZDIJZ), kot tudi iz ustaljene prakse

Informacijskega pooblaščenca pa izhaja, da organ ni dolžan na podlagi zahteve za dostop do informacij javnega značaja ustvarjati novih dokumentov ali seznamov, kot to pričakuje vlagatelj. Enako kot glede dokumentov zahtevanih pod točko (i) je organ pojasnil, da tudi nima nikjer zbranih podatkov o tem, koliko soglasij je bilo izdanih za posege v varovalni pas občinske javne ceste …. Kot rečeno, bi bilo za odgovor na to vprašanje potrebno pregledati spise vseh zadev pri organu, pri čemer je možno, da so nekatere zadeve že arhivirane, druge pa še odprte. S podatkom, kot ga pričakuje vlagatelj, organ ne razpolaga, zato ga vlagatelju ne more posredovati. Glede dokumentov zahtevnih pod točko (iii) in (iv) je organ že pojasnil, da evidence teh soglasij nima, niti je ni dolžan imeti oz. pripraviti, zato tudi ne more zagotoviti fotokopij vseh izdanih soglasij. Organ je v zaključku tudi pojasnil, da z vzorcem soglasja upravljavca občinskih cest ne razpolaga. Vsaka zadeva se namreč presoja samostojno v skladu z veljavnimi predpisi na podlagi vložene vloge upravičenega vlagatelja. Tudi osebe, ki vodijo postopek in odločajo v zadevi se skozi čas spreminjajo. Seznam uradnih oseb občine je javno objavljen na spletni strani Občine Žiri. Na podlagi navedenega organ zahtevi vlagatelja tudi v tej točki ne more ugoditi, saj z zahtevanim dokumentom ne razpolaga.

Prosilec je zoper odločbo dne 22. 12. 2020 vložil pritožbo, v kateri je navedel, da je po njegovem prepričanju odločba nepravilna in nezakonita, saj temelji na napačni uporabi materialnih predpisov in na zmotni ugotovitvi dejanskega stanja. Prosilec je prepričan, da organ nedvomno razpolaga z zahtevanimi informacijami, kakor tudi, da lahko v svojem informacijskem sistemu brez nesorazmernega napora s preprostim postopkom pride do zahtevanih informacij. Informacije oz. fotokopije zahtevane dokumentacije se gotovo nanašajo na delovno področje organa in se gotovo nahajajo v materializirani obliki, ob tem pa organu ni potrebno ustvarjati nove zbirke, niti novega dokumenta z analizo zahtevanih informacij, kot to skuša neresnično prikazati. V primeru zahtevanih informacij oz. zahtevane dokumentacije gre tudi za podatke, ki so neposredno povezani z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, kakor tudi za podatke, ki so neločljivo povezani z emisijami v okolje, za katere tako določa zakon, ki ureja varstvo okolja, zaradi česar so zahtevani podatki oz. zahtevana dokumentacija absolutno javni.

Odlok o Občinskem prostorskem načrtu Občine Žiri (v nadaljevanju: Odlok o Občinskem prostorskem načrtu) določa, da je v varovalnih pasovih posameznih infrastrukturnih omrežij dopustna gradnja objektov in naprav na podlagi soglasja pristojnega izvajalca gospodarske javne službe infrastrukturnega omrežja, pri čemer se vloga za izdajo soglasja za poseg v varovalni pas občinske ceste v Občini Žiri vloži na vnaprej pripravljenem obrazcu, dostopnem na spletni strani Občine Žiri. O takšni vlogi potem v upravnem postopku na prvi stopnji odloči Občinska uprava organa. Poleg omenjenega obrazca je na spletnih straneh organa objavljen tudi opis postopka, skupaj z zahtevanimi prilogami in pojasnilom glede obveznosti plačila sodne takse. Na podlagi navedenega tako ne more biti dvoma, da zahtevane informacije oz. dokumenti izvirajo iz delovnega področja organa. Logična posledica navedenega je, da organ v primeru prejema posamezne vloge v upravnem postopku o vlogi posameznega prosilca odloči z upravno odločbo, s katero bodisi poseg v varovalni pas dopusti ali pa ga zavrne. Ni mogoče prepričljivo trditi, da organ vse od sprejema Odloka do danes ne bi prejel nobene vloge za poseg v varovalni pas, zaradi česar je prosilec prepričan, da organ z zahtevanimi informacijami oz. dokumentacijo gotovo razpolaga. Ker organ o takšnih vlogah odloča v upravnem postopku z upravno odločbo, se zahtevane informacije oz. dokumentacija nedvomno nahaja tudi v materializirani obliki. Posledično so izpolnjeni vsi kumulativno določeni pogoji, da zahtevane informacije oz. dokumentacija predstavljajo informacije javnega značaja.

Organ svojo obrazložitev v bistvenem gradi na argumentu, da naj zahtevanih informacij oz. dokumentacije ne bi bilo mogoče najti oz. iz računalniškega programa za vodenje spisov priklicati na enostaven način oz. naj ne bi bilo mogoče iz računalniškega programa priklicati zadev, ki se nanašajo na izdajo zaprošenih soglasij, saj naj iskanje dokumentov v računalniškem sistemu z uporabo ključnih besed »soglasje« ali »varovalni pas« ne bi vrnilo rezultatov dokumentov, ki so predmet zahteve. Prosilec se s takšnimi trditvami ne strinja in jim tudi ne verjame, saj meni, da je mogoče v občinski bazi podatkov brez težav in brez nesorazmernega napora zunaj preprostega postopka priti do zahtevanih informacij oz. dokumentacije. Ker pritožnik tega sam osebno ne more preveriti, niti nima za to ustrezne pravne podlage, predlaga Informacijskemu pooblaščencu, da pri organu opravi ogled »in camera«. Ob tem naj bo IP posebej pozoren na sledeče iskalne nize: »varovalni pas občinske javne ceste …«, »varovalni pas javne ceste …«, »soglasje«, »soglasje za poseg v varovalni pas«, »varovalni pas« in »…«, »parc. št. …«, »…«, »…«, »….« oz. na tiste besedne zveze, ki bi po mnenju IP lahko zadostili zahtevanim informacijam oz. dokumentaciji, ki jih je prosilec navedel v svoji zahtevi.

Glede na to, da je pritožnik v svoji zahtevi za dostop do informacij javnega značaja v del zahteve, ki se nanaša na (i) in (ii) del zahteve oblikoval kot vprašanji, prosilec IP predlaga, da v pritožbenem postopku in po opravljenem ogledu »in camera« ugotovi, ali organ razpolaga z dokumenti, iz katerih so razvidni odgovori na citirani zastavljeni vprašanji. V primeru, če Informacijski pooblaščenec obstoj takšnih dokumentov ugotovi, naj organu naloži posredovanje teh dokumentov Smiselno podobno je Informacijski pooblaščenec odločil tudi v odločbi številka: 090-240/2019 z dne 15.12.2019 .Prosilec posebej izpostavlja, da mora organ prosilcu posredovati zahtevane informacije, ki jih je mogoče iz podatkovne zbirke pridobiti z uporabo tistih orodij, ki so za dostopanje do navedenih elektronskih podatkov na voljo in so sestavni del njihove običajne uporabe, lahko pa tudi omogoči, da prosilec sam uporabi navedena računalniška orodja za dostop do podatkovne zbirke. V konkretnem primeru se zahtevani podatki po prepričanju prosilca nahajajo vsaj v elektronski obliki podatkovnih zbirk organa, pri čemer ne obstajajo pravne omejitve dostopa do (vsaj pretežnega dela) zahtevanih podatkov ali njihovih medsebojnih povezav. In ravno zato je mogoče zaključiti, da takšni podatki oziroma njihove povezave tvorijo dokumente, s katerim organ gotovo razpolaga in ki so lahko dostopni kot informacije javnega značaja v smislu ZDIJZ. Posredovanje zahtevanih informacij oz. dokumentacije po prepričanju pritožnika tudi ne bi nesorazmerno obremenilo, kaj šele ogrozilo temeljnega opravljanja temeljne funkcije ali dejavnosti organa, torej tistih javnih nalog, zaradi katerih je bila občina ustanovljena.

Prosilec je iz previdnosti še pojasnil, da gre za podatke, ki so javni že po samem zakonu, in sicer v smislu 1. alineja tretjega odstavka 6. člena (poraba javnih sredstev in podatki povezani z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca). Gre namreč za informacije oz. dokumentacijo, ki se nanaša na opravljanje javne funkcije organa kot upravljavca občinskih cest v Občini Žiri oz. kot tisti organ, ki je pristojen za izdajo soglasij za posamezne posege v varovalne pasove občinskih cest na območju Občine Žiri. Prav tako gre za podatek o emisijah (pretežni del zahtevanih podatkov oz. dokumentacije se nanaša na občinsko javno cesto …, katere varovalni pas se nahaja v neposredni bližini vodotoka Račeva), so vsi posegi v varovalni pas neločljivo povezani z določeno količino emisij v okolje, eventualnimi odpadki in eventualnimi nevarnimi snovmi v obratu, s tem pa so takšni podatki absolutno javni.

Organ je pritožbo prosilca odstopil v reševanje IP z dopisom z dne 5. 1. 2021.

Pritožba je delno utemeljena.

IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oziroma prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

Informacija javnega značaja je po določbi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene definicije so razvidni trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:

1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa;
2. organ mora z njo razpolagati;
3. nahajati se mora v materializirani obliki.

V obravnavanem primeru je sporno, ali organ z zahtevanimi podatki razpolaga, oz. ali jih je mogoče iz računalniškega sistema dobiti na enostaven način (zgolj z vnosom iskalnih izrazov, brez vsebinske analize samih dokumentov).

Glede na navedeno je IP organ pozval, da mu pošlje zaslonske slike informacijskega sistema, na način, da v sistem vpiše iskalne izraze »soglasje«, »varovalni pas«, »občinske ceste« ipd. ter da v informacijskem sistemu dokumente poišče tudi preko klasifikacijskega znaka, na podlagi katerega organ vodi postopke izdaje soglasje k posegu v varovalni pas občinske ceste. IP na tej točki pojasnjuje, da dokumentov ni iskal po iskalnih izrazih, ki jih je prosilec predlagal v svoji pritožbi (npr. parc. št. …«, »…«, »…«, »...«), saj prosilec teh kriterijev v svoji zahtevi ni navedel, glede na postavljeno zahtevo pa od organa ni mogoče razumno pričakovati, da bo zahtevane dokumente iskal po navedenih parcelnih številkah oz. po gospodarskih subjektih, ne da bi bil s temi kriteriji seznanjen ob vložitvi zahteve. Prosilec v okviru pritožbe svoje zahteve ne more definirati drugače oz. zahteve razširiti, saj je IP pri presoji zakonitosti prvostopenjske odločbe vezan na ugotavljanje dejanskega stanja v času izdaje odločbe, ko organ prve stopnje z dodatno opredeljenimi kriteriji ni bil, in ni mogel biti seznanjen. Tako da so zadetki, ki bi jih informacijski sistem našel z uporabo kriterijev, opredeljenih v pritožbi, za odločitev v konkretni zadevi irelevantni, saj teh kriterijev prosilec ni navedel v svoji prvotni zahtevi.

Na podlagi poziva IP je organ pojasnil, da je ob pomoči podjetja, ki za občino zagotavlja informacijsko-komunikacijske tehnologije, ugotovil, da se zadeve izdaje soglasij za posege v varovalne pasove občinskih cest vodijo pod klasifikacijskim znakom 351 (z dodatnim opisom »varov«), s katerim so označene tudi druge vloge prosilcev, ki se ne nanašajo na soglasja za posege v varovalne pasove občinskih cest. Organ je svojemu pojasnilu priložil tudi zajem zaslona pri iskanju s klasifikacijskim znakom 351. IP ugotavlja, da je organ predložil seznam zadev, iz katerega je razviden datum, številka zadeve, opis, subjekt, poštna številka in ulica subjekta in rubrika lastnik in avtor, ki vsebujeta naziv in osebno ime strokovnega delavca organa. V stolpcu subjekt so navedene tako fizične osebe, kot tudi pravne osebe. Iz pregleda je mogoče ugotoviti, da se nekatere zadeve nanašajo na posege v varovalni pas ceste, druge pa v varovalni pas vodovoda ali kanalizacije. Ob ugotovitvi, da je mogoče z enostavnim iskalnim izrazom, brez nesorazmernega vložka časa in truda, pridobiti izpis vseh zadev, ki jih organ vodi glede posega v varovalni pas cest, vodovoda ali kanalizacije, ter da je že iz opisa zadeve mogoče izločiti zadetke, ki se nanašajo na poseg v varovalni pas ceste (pri čemer ni potrebno dodatno odpirati zadeve, prebirati vsebine dokumentov in ugotavljati, ali se vsebina zadeve nanaša na poseg v varovalni pas ceste), je IP organ pozval, da mu posreduje vsa soglasja iz zadev, ki jih je našel informacijski sistem ob iskanju s klasifikacijskim znakom 351 ter da iz opisa zadeve izhaja, da se zadeva nanaša (tudi) na poseg v varovalni pas ceste. Organ je dokumente posredoval IP z dopisom z dne 2. 3. 2021.

Prosilec je vlogo vložil 21. 10. 2020, zato je IP kot obdobje »zadnjih 10 let«, kot je navedel prosilec, štel obdobje od 21. 10. 2010 do 21. 10. 2020. Organ je priložil tudi soglasja, ki so bila izdana po navedenem obdobju, vendar je IP ugotovil, da ta soglasja niso predmet zahteve prosilca in zato tudi niso predmet tega pritožbenega postopka. Organ je predložil tudi eno soglasje, ki se nanaša na varovalni pas javne kanalizacije, ki prav tako ni predmet zahteve prosilca, zato IP o navedenem soglasju ni odločil.

IP ob pregledu dokumentov ugotavlja, da gre pri preostalih dokumentih za soglasja upravljavca občinskih cest v Občini Žiri, izdana v obdobju zadnjih 10 let. Gre torej  za informacijo, ki ustreza točki (iii) zahteve prosilca. Informacija izvira iz delovnega področja organa, saj gre za soglasja, ki jih občina, kot upravljavec občinskih cest, izdaja na podlagi Odloka o občinskih cestah v Občini Žiri. Organ s soglasji razpolaga, saj jih je s pomočjo enostavnih iskalnih izrazov (klasifikacijski znak 351, ki se nahaja na začetku številke vsake zadeve, in izraz »varov«) uspel najti v svojem informacijskem sistemu, prav tako pa se nahajajo v materializirani obliki, saj se tudi elektronska oblika dokumenta, skladno s prakso IP in prakso Upravnega sodišča, šteje za materializirano obliko. IP na tem mestu pojasnjuje, da navedba organa, da je do podatka o klasifikacijskem znaku prišel šele s pomočjo podjetja, ki občini zagotavlja informacijske tehnologije, ne predstavlja razloga, da bi tovrstno iskanje šteli kot iskanje, ki presega enostavni pregled elektronsko zbrane dokumentacije ali da bi tovrstno iskanje lahko šteli za ustvarjanje novega dokumenta oz. da je iskanje obrodilo sadove šele po nesorazmernem vložku časa ali truda. Klasifikacijski znak je običajno trimestna ali večmestna številka, ki se nahaja na začetku vsake opravilne številke določenega postopka, iz pregleda samih soglasij pa izhaja, da so ta označena s številko zadeve in da se številke zadeve začnejo z znakom 351 (klasifikacijski znak), nadaljujejo z zaporedno številko zadeve, letom izdaje in zaporedno številko dokumenta zadeve. Za vnos klasifikacijskega znaka v informacijski sistem organu torej ne bi bilo treba storiti nič drugega, kot pogledati, katere so skupne začetne številke, pod katerimi vodi vsa tovrstna soglasja (klasifikacijski znak) in tega vnesti v informacijski sistem. Zbirni klasifikacijski načrt za razvrščanje gradiva v javni upravi z roki hranjenja dokumentarnega gradiva ni informacija, ki jo dokumentarnemu gradivu določi informacijsko komunikacijska družba posamezne občine, temveč je javno objavljen dokument v Uradnem listu, po katerem so vsi organi javne uprave, med drugim tudi samoupravne lokalne skupnosti, dolžne voditi svoje dokumentarno gradivo. Iz klasifikacijskega načrta tudi izhaja, da je klasifikacijski znak 351 rezerviran za področje »graditev« in se praviloma uporablja pri izdaji lokacijskih ali gradbenih dovoljenj, uporabnih dovoljenj, sprememb, podaljšanja ali izdaje soglasij v postopku pridobitve gradbenega dovoljenja ipd. IP zato ni sledil organu, da je do zahtevanih informacij mogoče priti le na način, da je potrebno vložiti nesorazmeren trud in čas v iskanje in analiziranje informacijskega sistema, temveč je do zahtevanih podatkov mogoče priti z enostavnim vnosom relevantnih iskalnih izrazov, iz samega opisa zadeve (torej brez nadaljnjega odpiranja dokumentov in njihovega prebiranja) pa je mogoče ugotoviti, ali se zadetek nanaša na izbrano področje (varovalni pas ceste). Tako organ enostavno preko sistema pride do vseh zadev, ki se nanašajo na izdajo soglasja za varovalni pas ceste in v katerih se nahajajo zahtevani dokumenti.

Glede na to, da organ ni zatrjeval, da navedeni dokumenti vsebujejo katero od izjem na podlagi 5.a člena oz. prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, je IP po uradni dolžnosti preveril, ali zahtevani dokumenti vsebujejo katero od izjem, zaradi katere bi bilo treba dostop do navedenih dokumentov zavrniti. Ob pregledu dokumentov je IP ugotovil, da določena soglasja vsebujejo osebne podatke, in sicer osebne podatke investitorjev, kadar gre za fizične osebe (ime, priimek, naslov, občina), kot tudi osebne podatke (ime, priimek in podpis) pripravljavcev soglasij, župana in direktorja občinske uprave.

V skladu s 3. točko prvega odstavka 6. člena ZDIJZ organ zavrne dostop do informacije javnega značaja, če se podatek nanaša na osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov.

Glede izjeme varstva osebnih podatkov IP pojasnjuje, da se je s 25. 5. 2018 začela uporabljati Splošna uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov). Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov je torej pravni akt, ki ureja varstvo osebnih podatkov in v določenih delih zamenjuje Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZVOP-1), kar pomeni, da se v določenih delih ZVOP-1 ne uporablja več.

Po določilu člena 4, pododstavka (1), pomeni osebni podatek katerokoli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom (v nadaljnjem besedilu: posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki); določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika. Splošna uredba o varstvu podatkov v členu 86 nadalje določa, da javni organi oz. javno ali zasebno telo lahko v skladu s pravom Unije ali pravom države članice, ki velja za javni organ ali telo, razkrije osebne podatke iz uradnih dokumentov, s katerimi razpolaga zaradi opravljanja nalog v javnem interesu, da se uskladi dostop javnosti do uradnih dokumentov s pravico do varstva osebnih podatkov v skladu s to uredbo. Razkritje osebnega podatka predstavlja vrsto obdelave osebnih podatkov po členu 4, pododstavku (2) Splošne uredbe o varstvu podatkov, zato je za presojo dopustnosti razkritja potrebno upoštevati splošne podlage za obdelavo osebnih podatkov, opredeljene v členu 6 Splošne uredbe o varstvu podatkov. Iz navedenega člena kot splošno pravilo izhaja, da je obdelava osebnih podatkov (torej tudi razkritje podatkov javnosti) zakonita (dopustna) med drugim tudi, če je obdelava potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca (točka c), ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu (točka e).

IP je po uradni dolžnosti organu naložil, da v dokumentaciji prekrije tiste osebne podatke (imena in priimke posameznikov in naslove fizičnih oseb), za katere je ugotovil, da za njihovo posredovanje prosilcu oz. javnosti ne obstaja zakonska podlaga, zato mora organ, v skladu s 7. členom ZDIJZ in 19. členom Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 76/05, 119/07, 95/11 in 24/16), pred posredovanjem dokumentov prosilcu prekriti. Za razkritje osebnih podatkov investitorja, če gre za fizično osebo, ne obstaja zakonska podlaga. Slednje pa ne velja, kadar je investitor pravna oseba (samostojni podjetnik ali gospodarska družba ali državni organ oz. občina), saj v tem primeru ni mogoče govoriti o osebnih podatkih, saj se osebni podatki lahko nanašajo zgolj na konkretne posameznike, torej fizične osebe.

IP je dovolil razkritje imen in priimkov, ter podpisov javnih funkcionarjev in javnih uslužbencev, saj so ti podatki javni na podlagi 1. alineje tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ.

IP na tej točki pojasnjuje, da podatek o parcelni številki nepremičnine, za katero je izdano soglasje, ne predstavlja osebnega podatka. Ne glede na to, da je mogoče na podlagi parcelne številke, preko podatkov, objavljenih v javnih knjigah, identificirati lastnika posamezne parcele, je treba upoštevati, da dostop do osebnih podatkov iz zemljiške knjige, ne pomeni neustavnega, nezakonitega ali neupravičenega posega v zasebnost in dostojanstvo posameznikov, ki sta varovana z varstvom osebnih podatkov. Zemljiška knjiga je namreč javna knjiga, ki je namenjena vpisu in javni objavi podatkov o pravicah na nepremičninah in pravnih dejstvih v zvezi z nepremičninami. Podatek o tem, kdo je lastnik parcele, pa ne predstavlja nujno tudi podatka o tem, kdo je investitor, ki je vložil zahtevo za pridobitev soglasja. IP dalje še pojasnjuje, da imajo soglasja za poseg v javno cesto tudi značaj okoljskega podatka, saj gre za poseg v okolje, kadar veljajo posebna in natančno določena pravila, kdaj je tovrstno soglasje sploh potrebno pridobiti. Za okoljske podatke pa ZDIJZ določa, da so absolutno javne informacije javnega značaja (2. alineja tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ).

ZDIJZ v 7. členu določa, da če dokument ali njegov del le delno vsebuje informacije iz 6. člena in jih je mogoče izločiti iz dokumenta, ne da bi to ogrozilo njegovo zaupnost, pooblaščena oseba organa izloči te informacije iz dokumenta ter seznani prosilca z vsebino preostalega dela dokumenta (delni dostop). Organ mora podatke izbrisati na način iz 21. člena Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 76/05 in 119/07), ki določa, da se v primeru, če dokument ali njegov del le delno vsebuje informacije iz 6. čl. ZDIJZ, šteje, da jih je mogoče izločiti iz dokumenta, ne da bi to ogrozilo njegovo zaupnost, če jih je mogoče med drugim fizično odstraniti, prečrtati, trajno prekriti ali drugače napraviti nedostopne, če gre za dokument v fizični obliki. Skladno z navedenim je IP organu naložil izvedbo delnega dostopa.

IP je pritožbo prosilca, vezano na preostale točke zahteve prosilca - točke (i), (ii), (iv) in (v), zavrnil kot neutemeljeno, kot bo pojasnjeno v nadaljevanju.

Prosilec je pod točko (i) in (ii) zahteval informacijo o tem, kolikokrat je organ izdal soglasje za poseg v prostor varovalnega pasu občinske ceste v Občini Žiri, še posebej pa za soglasja za lokalno cesto …. IP ugotavlja, da organ s takšnim podatkom ne razpolaga. Organ razpolaga z izpisom vseh dokumentov, ki jih informacijski sistem najde ob uporabi iskanja preko klasifikacijskega znaka, vendar se nekateri od teh zadetkov ne nanašajo na varovalni pas ceste, temveč se nanašajo na varovalni pas vodovoda ali kanalizacije. Organ bi za to, da bi zadostil zahtevi prosilca, moral iz seznama najprej izločiti zadetke, ki se ne nanašajo na predmet zahteve prosilca in nato preostale zadetke prešteti in na ta način priti do zahtevane informacije. ZDIJZ organu ne nalaga dolžnosti, da more zahtevane podatke analizirati, seštevati in ustvariti novo informacijo s podatkom o številu vseh zahtevanih soglasij, če mu takšne informacije ne ponudi sam informacijski sistem (npr. da bi se vsi zadetki v informacijskem sistemu v celoti nanašali na soglasja glede varovalnega pasa javne ceste, sistem pa bi zadetke oštevilčil in ponudil tudi skupno število najdenih zadetkov. Prav tako organ ni dolžan analizirati zadetkov na način, ali se ti nanašajo na javno cesto … in potem seštevati, koliko izmed skupnih zadetkov, se nanaša na konkretno zahtevano cesto, glede na to, da tega podatka ni možno razbrati iz osnovnih informacij in opisa zadeve, ter bi bilo treba vsako soglasje prebrati in ugotoviti (preko navedbe številke javne ceste ali ob analizi parcelnih številk, ki mejijo nanjo), ali se zahtevano soglasje nanaša na konkretno cesto. ZDIJZ pravice prosilca zahtevati, da organ podatke na ta način analizira, ne varuje. Glede na to, da je IP delno ugodil zahtevi prosilca glede fotokopij vseh izdanih soglasij v obdobju zadnjih 10 let, pa zakon prosilca ne ovira pri tem, da sam sešteje vsa soglasja in s tem pridobi informacijo, zahtevano v točki (i), prav tako pa lahko navedena soglasja analizira in ugotovi, ali se nanašajo na varovalni pas občinske javne ceste …, in koliko je bilo teh soglasij. Smiselno enako velja tudi za zahtevo po fotokopiji vseh izdanih soglasij upravljavca občinskih cest v občini Žiri za poseg v varovalni pas občinske javne ceste … v obdobju zadnjih 10 let oz. v obdobju od uveljavitve Odloka o Občinskem prostorskem načrtu Občine Žiri. IP je namreč ugotovil, da iz podatkov, ki jih ponudi informacijski sistem ni mogoče ugotoviti, ali se soglasje nanaša na varovalni pas občinske javne ceste …, organ pa podatkov ni dolžan analizirati, da bi ugotovil, ali je izpolnjen zahtevani kriterij, lahko pa izbor soglasij, ki se nanašajo na konkretno cesto, opravi sam prosilec, ob analizi vseh soglasij, do katerih mu je bil dostop ugoden. Glede dostopa do vzorca soglasja upravljavca občinskih cest v Občini Žiri, iz katerega bo razvidno, kdo v občinski upravi odloča o izdaji citiranega soglasja in na podlagi katerih dokumentov, je IP sledil organu, ki je pojasnil, da s tovrstnim vzorcem soglasja ne razpolaga, prav tako pa iz samih dokumentov izhaja, da niso vedno sestavljeni po vnaprej pripravljenem vzorcu ali na vnaprej pripravljeni šabloni, v katero bi se podatki zgolj vstavljali.

Organi, ki so zavezani po ZDIJZ, so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, odgovarjati na vprašanja, pojasnjevati navedb, zbirati informacij, opravljati raziskav, pridobiti dokumentov od drugih organov ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, zato IP organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. ZDIJZ ne varuje pravice prosilca, da od organov zahteva, da ustvarijo nov dokument.

IP v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja tudi nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih zahteva prosilec in ali bi glede na svoje pristojnosti in veljavne predpise, z zahtevanimi dokumenti moral razpolagati.

Glede na vse navedeno IP zaključuje, da je pritožba prosilca delno utemeljena. Če organ druge stopnje ugotovi, da so bili v odločbi prve stopnje zmotno presojeni dokazi, da je bil iz ugotovljenih dejstev napravljen napačen sklep glede dejanskega stanja ali da je bil napačno uporabljen pravni predpis, na podlagi katerega je bilo odločeno o zadevi, ali če spozna, da bi bilo treba po prostem preudarku izdati drugačno odločbo, odpravi odločbo prve stopnje s svojo odločbo in sam reši zadevo. IP je zato na podlagi prvega odstavka 252. člena ZUP, delno odpravil izpodbijano odločbo v delu, ki se nanaša na točko (iii) zahteve prosilca in sam odločil o tem delu zahteve ter organu naložil posredovanje informacij na način, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

Glede osebnih podatkov, ki jih je organ dolžan na dokumentih iz 1. tč. izreka te odločbe prekriti, je IP ugotovil, da je izrek v odločbi prve stopnje zakonit (organ je dostop zavrnil), vendar obrazložen z napačnimi razlogi (organ je ugotovil da z informacijami ne razpolaga), zato je IP v svoji odločbi navedel pravilne razloge (izjema varstva osebnih podatkov), pritožbo pa v tem delu zavrnil na podlagi tretjega odstavka 248. člena ZUP, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

V preostalem delu odločbe (ki se nanaša na točke (i), (ii), (iv) in (v) zahteve prosilca, je IP ugotovil, da je bil postopek pred odločbo pravilen, da je odločba pravilna in na zakonu utemeljena, pritožba pa neutemeljena, zato je pritožbo zavrnil na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

IP ugotavlja, da je prosilec v pritožbenem postopku priglasil stroške. Prvi odstavek 113. člena ZUP določa, da gredo stroški, ki nastanejo stranki med postopkov ali zaradi postopka (potni stroški uradnih oseb, izdatki za priče, izvedence, tolmače, ogled, pravno zastopanje, oglase, prihod, izgubo dohodka, strokovno pomoč, odškodnina za škodo, ki nastane pri ogledu ipd.), v breme tistega, na katerega zahtevo se je postopek začel. Postopek dostopa do informacij javnega značaja se začne na zahtevo prosilca, zaradi česar gredo tudi stroški postopka v breme prosilca, ki posledično ni upravičen do njihovega povračila, kot izhaja iz 3. točke izreka te odločbe.

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, zato je odločil, kot izhaja iz 4. točke izreka te odločbe.

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

mag. Vanja Zrimšek, univ. dipl. prav.,

svetovalka Informacijskega pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka