prosilec - Ministrstvo za obrambo

POVZETEK:

Organ je zahtevo prosilca za kopijo požarnega soglasja zavrnil, zato ker z dokumentom ne razpolaga.  Po pregledu spisovne dokumentacije ter na podlagi pojasnil organa, da je bil zahtevani dokument uničen, IP ni podvomil v ugotovljeno dejansko stanje pri organu, da z njim ne razpolaga več. Prav tako je bilo ugotovljeno, da organ z elektronsko obliko dokumenta ne razpolaga, tako pa izhaja tudi iz predpisov, ki so urejali ravnanje z dokumentarnim gradivom v času nastanka dokumenta, pri organu.
 

ODLOČBA:

Številka: 090-143/2023/5

Datum: 5. 6. 2023

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik, izdaja na podlagi 2. člen Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/05, 51/07 – ZUstS-A; v nadaljnjem besedilu ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – UPB2, z vsemi spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06, z vsemi spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec), z dne 8. 5. 2023, zoper odločbo št. 090-23/2023-2 z dne 4. 5. 2023 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), Ministrstva za obrambo Republike Slovenije, Vojkova cesta 55, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

O D L O Č B O:

1.     Pritožba prosilca z dne 8. 5. 2023 zoper odločbo, št. 090-23/2023-2 z dne 4. 5. 2023, Ministrstva za obrambo Republike Slovenije se zavrne.

2.     V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v:

Prosilec je dne 4. 4. 2023 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacije javnega značaja, v kateri je zahteval kopijo soglasja št. 370-05-246/2004-4-02 z dne 30. 10. 2005 za Zbirno pretvorni center za ločene frakcije komunalnih odpadkov v Ilirski Bistrici.

Z izpodbijano odločbo je organ zahtevo prosilca v celoti zavrnil. Iz vsebine obrazložitve izhaja, da se sklicuje na 4. člen ZDIJZ. Pri tem navaja, da mora informacija javnega značaja pri organu obstajati, zavezanci za dostop do informacij javnega značaja so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali ga pridobiti, če z njim v času zahteve ne razpolagajo ali ne razpolagajo več. Z namenom ugotovitve dejanskega stanja je organ najprej preveril, ali sploh razpolaga z zaprošenim dokumentom. Organ je ugotovil, da ne razpolaga z zahtevanim dokumentom v materializirani obliki, to pa pomeni, da niso izpolnjeni vsi pogoji za informacijo javnega značaja, zato je treba zahtevo prosilca zavrniti.

Zoper izpodbijano odločbo je prosilec dne 8. 5. 2023 vložil pritožbo. V njej navaja, da je bilo soglasje št. 370-05-246/2004-4-02 izdano, zato ne razume, kako lahko organ trdi, da čeprav ga je izdelal sam, ne obstaja. V primeru, da ne obstaja v papirni obliki, lahko obstaja v drugi obliki. Navaja, da organ ni pojasnil, ali ga je uničil in se sprašuje, ali o uničenju ne obstajajo nobene sledi.

V zvezi s prejeto pritožbo zoper izpodbijano odločbo je organ ugotovil, da je pritožba pravočasna, zato jo je z dopisom št. 090-23/2023-4 z dne 12. 5. 2023 poslal IP v reševanje. Ob tem v zvezi z zaprošenim dokumentom pojasnjuje, da organ z njim ne razpolaga več, saj je bilo soglasje št. 370-05-246/2004-4-02 z dne 30. 10. 2005 uničeno skladno s Pravilnikom o upravljanju dokumentarnega gradiva na Ministrstvu za obrambo RS. Ob tem je organ posredoval dopis Inšpektorata RS za varstvo pred naravnimi nesrečami, Izpostava Postojna, št. 0201-2/2015-34 z dne 29. 12. 2015, skupaj s seznamom za uničenje in dopis Službe za splošne zadeve št. 0201-2/2015-36 z dne 4. 1. 2016, s katerim je bil predlog za uničenje potrjen. IP je dne 15. 5. 2023, s pozivom št. 090-143/2023/2, organ pozval na dostavo dodatne dokumentacije in pojasnila, kar je dne 24. 5. 2023 prejel. Z dopisom št. 090-143/2023/4 z dne 24. 5. 2023 je prosilca seznanil z dokumentacijo in ga pozval na izjasnitev. Prosilec v postavljenem roku in vse do izdaje te odločbe na poziv ni podal pripomb.

Pritožba ni utemeljena.

Uvodoma IP pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

Za obstoj informacije javnega značaja morajo biti po prvem odstavku 4. člena ZDIJZ izpolnjeni naslednji pogoji:

-       informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,

-       organ mora z njo razpolagati in

-       nahajati se mora v materializirani obliki.

Če kateri od navedenih pogojev ni izpolnjen, pomeni, da zahtevana informacija javnega značaja ne obstaja in posledično zahtevi oz. pritožbi prosilca v tem delu ni mogoče ugoditi.

Kot je pravilno navedel organ v izpodbijani odločbi, iz določbe prvega odstavka 4. člena v zvezi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ izhaja, da informacijo javnega značaja lahko predstavlja le dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil in ga še ni posredoval naprej oziroma uničil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Zavezanci po ZDIJZ so torej dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali ga (ponovno) pridobiti, če z njim v času zahteve ne razpolagajo (več).

Smisel dostopa do informacij javnega značaja je treba iskati v javnem in odprtem delovanju organa, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja, vendar pa je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. IP tako poudarja, da pritožbeni postopek pred IP ne more biti namenjen prisili ustvarjanja ali pridobivanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije pri organu morale obstajati. IP ob tem pojasnjuje, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje pravilnosti poslovanja organa z dokumentarnim gradivom. V postopku dostopa do informacij javnega značaja se ob tem lahko presoja (le) vprašanje, ali zahtevane informacije javnega značaja dejansko obstajajo pri organu v materializirani obliki. Glede na navedeno IP v postopku po ZDIJZ ni pristojen ugotavljati, ali je bila dokumentacija pravilno hranjena in uničena, oziroma ali je bilo opisano odbiranje, izločanje in uničevanje organa v obravnavani zadevi izvedeno pravilno in skladno s predpisi. Ugotavljanje, zakaj določene dokumentacije ni, oziroma ali bi morala biti, je torej v pristojnosti drugih organov, in sicer upravne inšpekcije. Takšno stališče je zavzelo tudi Upravno sodišče v sodbi pod opr. št. IU 1198/2016-22 z dne 10. 5. 2017, točka 10. in 11. IP je organ, ki je, na podlagi prvega odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato IP, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumente, s katerimi ne razpolaga.

Upoštevaje vse navedeno je IP v okviru ugotovitvenega postopka na drugi stopnji presojal, ali organ razpolaga z zahtevanim soglasjem št. 370-05-246/2004-4-02 z dne 30. 10. 2005 (v nadaljevanju zahtevani dokument). Ob odstopu je organ pojasnil, da je bil dokument uničen skladno s Pravilnikom o upravljanju dokumentarnega gradiva na Ministrstvu za obrambo RS. Ob tem je organ posredoval dopis Inšpektorata RS za varstvo pred naravnimi nesrečami, Izpostava Postojna, št. 0201-2/2015-34 z dne 29. 12. 2015, skupaj s seznamom za uničenje in dopis Službe za splošne zadeve št. 0201-2/2015-36 z dne 4. 1. 2016, s katerim je bil predlog za uničenje potrjen. Iz predloga za uničenje Inšpektorata RS za varstvo pred naravnimi nesrečami, Izpostava Postojna št. 0201-2/2015-34 z dne 29. 12. 2015, izhaja, da se predlaga za uničenje dokumente z letom nastanka zadev 2005. Priložen seznam popisuje zadeve pod klasifikacijskim znakom 370-05, ki se nanašajo na postopke izdaje požarnih soglasij. Iz seznama za uničenje, ki je priloga dopisa, na 146. mestu izhaja, da se za uničenje predlaga tudi zahtevani dokument. Iz dopisa MORS, Službe za splošne zadeve št. 0201-2/2015-36 z dne 4. 1. 2016, izhaja potrditev predloga za uničenje dokumentarnega gradiva iz postopka izdaje požarnega soglasja Inšpektorata RS za varstvo pred naravnimi nesrečami, Izpostava Postojna – za leto 2005. Z navedenim dopisom je MORS, Služba za splošne zadeve, potrdila predlog, da se gradivo lahko uniči, pod pogojem, da mu je potekel rok hranjenja. V pritožbenem postopku pa je organ dne 24. 5. 2023 poslal tudi Pravilnik o upravljanju dokumentarnega gradiva na Ministrstvu za obrambo RS z vsemi spremembami in dopolnitvami (Pravilnik) in Načrt klasifikacijskih znakov, skupaj s seznamom roka hranjenja. Iz 49. člena Pravilnika izhaja, da morajo organizacijske enote pred prenosom dokumentarnega gradiva iz tekoče v stalno zbirko dokumentarnega gradiva izločiti ali uničiti neizvirno gradivo in izvirno gradivo, ki mu je skladno z načrtom klasifikacijskih znakov potekel dveletni rok hrambe. Za uničenje izvirnega dokumentarnega gradiva mora organizacijska enota, ki predaja gradivo v stalno zbirko, pridobiti soglasje njenega skrbnika. Vsako uničenje se mora ustrezno označiti v evidenci dokumentarnega gradiva. Če uničeno gradivo izvira iz starejšega obdobja, v katerem evidenca dokumentarnega gradiva organizacijski enoti ni bila dostopna, se zapisnik s seznamom posreduje organizacijski enoti, ki je skrbnica evidence. Uničenje gradiva za posamezno organizacijsko enoto opravi tričlanska komisija in o tem sestavi zapisnik o uničenju. Iz seznama roka hranjenja, ki je priloga načrta klasifikacijskih znakov, pod »370-05« »izdaja požarnih soglasji k lokacijskim, gradbenim in uporabnim dovoljenjem«, izhaja, da je rok hrambe teh dokumentov 5 let. Organ je v pritožbenem postopku poslal tudi dopis »Zapisnik o uničenju dokumentarnega gradiva št. 0201-8/2016-11 z dne 13. 4. 2016«. Iz njega izhaja, da Komisija za uničenje dokumentarnega gradiva, pred predajo v stalno zbirko MORS, ugotavlja, da skladno s soglasjem Službe za splošne zadeve št. 0201-2/2015-36 z dne 4. 1. 2016 in Pravilnikom o upravljanju dokumentarnega gradiva na Ministrstvu za obrambo RS, gradivo Inšpektorata RS za varstvo pred naravnimi nesrečami, Izpostava Postojna, izpolnjuje pogoje za uničenje po predloženem seznamu za leto 2005. V seznamu navedeno gradivo je bilo uničeno v Papirnici Količevo z razrezom dne 13. 4. 2016. V zvezi z morebitnim obstojem zahtevanega dokumenta v elektronski obliki je organ pojasnil, da je dokument glede na čas njegovega nastanka obstajal le fizično. Organ je vpeljal program za elektronsko upravljanje dokumentov (sistem IRDG) šele leta 2011. Do takrat nastali dokumenti pa so obstajali samo v fizični obliki in se jih ni pretvarjalo v elektronske zapise. Če bi zaprošeni dokument obstajal tudi v elektronski obliki, bi ga v sistemu zlahka našli na podlagi številke zadev ali številke dokumenta.

IP na podlagi podrobnega in jasnega pojasnila organa o tem, da je soglasje št. 370-05-246/2004-4-02 z dne 30. 10. 2005, torej zahtevani dokument, uničen, ne dvomi v resničnost navedb organa, da z njim ne razpolaga več. Iz predpisov, ki postopek uničenja in roke hrambe urejajo pri organu (Pravilnik o upravljanju dokumentarnega gradiva), izhaja, da se dokumenti s klasifikacijsko številko »370-05« hranijo 5 let. Iz posredovane dokumentacije, ki je nastala ob uničenju zahtevanega dokumenta, izhaja, da je Inšpektorat RS za varstvo pred naravnimi nesrečami, Izpostava Postojna na Službo za splošne zadev, MORS, za zadeve iz leta 2005 konec leta 2015 podal predlog za uničenje. Iz Seznama zadev za uničenje, pod številko 146, izhaja tudi zahtevani dokument. Predlog za uničenje je bil potrjen dne 4. 1. 2016. Iz zapisnika o uničenju z dne 13. 4. 2016 izhaja, da je bilo gradivo, glede katerega je bilo podano soglasje Službe za splošne zadeve št. 0201-2/2015-36 z dne 4. 1. 2016, dne 13. 4. 2016, uničeno. IP tako ne vidi razlogov, zaradi katerih bi podvomil v dejstvo, da organ zahtevanega dokumenta v fizični obliki ne hrani več.

V zvezi z navedbo prosilca glede morebitnega obstoja zahtevanega dokumenta v elektronski obliki, je organ v dopisu z dne 24. 5. 2023 pojasnil, da je dokument glede na čas njegovega nastanka obstajal le fizično. Organ je vpeljal program za elektronsko upravljanje dokumentov (sistem IRDG) šele leta 2011. Do takrat nastalih dokumentov, ki so obstajali samo v fizični obliki, se ni pretvarjalo v elektronske zapise. Iz pravilnika iz leta 2005, ki je bil dopolnjen leta 2007, izhaja vodenje dokumentarnega gradiva v fizični obliki, ne pa tudi vodenje dokumentarnega gradiva v elektronski obliki. Pravilnik iz leta 2005 je bil razveljavljen s pravilnikom iz leta 2010. Z vpogledom v Pravilnik o upravljanju dokumentarnega gradiva št. 0070-42/2010-1, izhaja, da se ga je začelo uporabljati dne 1. 1. 2011. V 24. členu tega Pravilnika je določeno, da vhodne oziroma prejete fizične dokumente in dokumente v elektronski obliki evidentirajo uslužbenci, ki so te dokumente zajeli, v informacijski sistem za upravljanje dokumentarnega gradiva. Enako se skladno s 25. členom ravna z lastnimi in izhodnimi dokumenti. Iz prehodnih določb navedenega pravilnika izhaja, da se dokumenti s stopnjo tajnosti interno v informacijskem sistemu za upravljanje dokumentarnega grdiva začnejo zajemati 1. 4. 2011. Do tega dne se z dokumenti s stopnjo tajnosti interno ravna tako kot z dokumenti z višjimi stopnjami tajnosti. Iz navedenih določb ne izhaja, da bi se obstoječe dokumente brez stopenj tajnosti zajemalo v IRDG. Na podlagi navedenih internih aktov pri organu IP ugotavlja, da v letu 2005 ni potekalo elektronsko vodenje dokumentarnega gradiva, v letu 2011, ko je začel veljati sedaj veljavni pravilnik, pa prenos obstoječih fizičnih dokumentov brez stopnje tajnosti v elektronsko vodenje dokumentarnega gradiva ni bilo predpisano.

Po pregledu spisovne dokumentacije ter na podlagi pojasnil organa v dopisu z dne 12. 5. 2023 in z dne 24. 5. 2023 IP ne dvomi v navedbe organa, da z zahtevanim dokumentom ne razpolaga. Iz prejete dokumentacije izhaja, da je dokument obstajal le v fizični obliki in da je bil ta po predpisanem postopku v zvezi z ravnanjem z dokumentarnim gradivom uničen. Iz celotne pritožbene zadeve namreč ne izhaja noben sum, da organ razpolaga z zahtevanim dokumentom, vendar ga prosilcu ne želi posredovati. Navedbe organa so namreč vsebinsko konsistentne in skladne ter podprte z ustreznimi dokumenti, ki jih je organ predložil v okviru tega postopka. Ker iz zgoraj navedene definicije informacije javnega značaja po 4. členu ZDIJZ izhaja, da so zavezanci dolžni posredovati le informacije, s katerimi (še) razpolagajo, pritožbi prosilca ni mogoče ugoditi, saj organ z zahtevanim dokumentom ne razpolaga več.

Na podlagi vsega navedenega je IP ugotovil, da je bila odločitev organa pravilna in na zakonu utemeljena, zato je pritožbo prosilca na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, kot neutemeljeno zavrnil in potrdil odločitev organa, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

Posebni stroški v tem postopku niso nastali.

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 8/2000 s spremembami in dopolnitvami; ZUT) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Postopek vodila:

Manja Resman, univ. dipl. prav.

svetovalka IP

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,

informacijska pooblaščenka