prosilec - Občina Rogaška Slatina

Številka: 090-319/2026/7

Datum: 24. 9. 2026

Informacijski pooblaščenec po namestnici informacijske pooblaščenke Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/229 z dne 6. 11. 2024 (v nadaljevanju: IP), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 32/16, 7/18, 141/22 in 40/25 – ZInfV-1; v nadaljevanju: ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10, 82/13, 175/20 – ZIUOPDVE, 3/22 – ZDeb in 85/25; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju: prosilka), z dne 26. 6. 2026, zoper odločbo OBČINE ROGAŠKA SLATINA, Izletniška ulica 2, 3250 Rogaška Slatina (v nadaljevanju: organ), št. 090-0006/2026 z dne 17. 6. 2026, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

ODLOČBO:

1. Pritožba prosilke z dne 26. 6. 2026, zoper odločbo OBČINE ROGAŠKA SLATINA, št. 090-0006/2026 z dne 17. 6. 2026, se zavrne.

2. V postopku reševanja te pritožbe posebni stroški niso nastali.

Obrazložitev:

(1) Prosilka je z zahtevo z dne 28. 5. 2026, na podlagi ZDIJZ, zahtevala, da ji organ posreduje razpravo, povezano z zapisnikom Nadzornega odbora ter navedbami glede …, kar se vsebinsko nanaša na 32. redno sejo Občinskega sveta organa.

(2) Organ je o zahtevi prosilke izdal odločbo št. 090-0006/2026 z dne 17. 6. 2026 (v nadaljevanju: izpodbijana odločba), s katero jo je zavrnil iz razloga, da z zahtevanim posnetkom ne razpolaga več v materializirani obliki. Uvodoma je tako v obrazložitvi odločbe povzel zahtevo prosilke ter navedel pojem in pomen informacije javnega značaja po prvem odstavku 4. člena ZDIJZ. Upoštevaje navedeno določbo je ugotovil, da z zvočnim posnetkom 32. redne seje z dne 25. 3. 2026 ne razpolaga v materializirani obliki, saj ga je skladno s predpisanimi roki hrambe uničil v 30 dneh po pridobitvi posnetka. Nadalje je obrazložil, da se seje organa snemajo na podlagi zakonitega interesa, da se omogoči pravilna sestava zapisnika, ki se potrdi na naslednji seji organa v obliki javne listine. Zapisnik o izvedeni seji organa je namreč javna listina, ki dokazuje resničnost tistega, kar je v njem zapisano, pri čemer je dovoljeno dokazovati, da si v zapisniku dejstva neresnično ugotovljena ali, da je sama listina nepravilno sestavljena (prvi in četrti odstavek 224. člena Zakona o pravdnem postopku). Pred snemanjem posamezne seje organa so vsi prisotni seznanjeni tudi z informacijami po 13. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov[1], ki se zagotovijo, kadar se osebni podatki pridobijo od posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki. Rok hrambe posnetka je 30 dni, s čimer je bila prosilka seznanjena ob posredovanju pisnega dokumenta št. 061-0001/2022 z dne 25. 10. 2022 (enako tudi odločbi organa št. 090-0003/2025 in št. 090-0006/2026).

(3) Prosilka je zoper odločbo organa vložila pritožbo z dne 26. 6. 2026, ker meni, da dejansko stanje ni bilo ugotovljeno popolno in da posledično ni mogoče preizkusiti odločbe. Organ namreč ni navedel pravne podlage za 30-dnevni rok hrambe ter datuma in načina domnevnega uničenja, ni predložil evidence o izločitvi ali uničenju gradiva, ni preveril obstoja varnostnih ali arhivskih kopij in ni ugotovil, ali obstaja dobesedni prepis (magnetogram). Nadalje je izpostavila, da se organ ni opredelil do navedb glede 55. člena Poslovnika Občinskega sveta organa (v nadaljevanju: Poslovnik), ki določa hrambo magnetograma skupaj z gradivom seje. Prav tako se ni opredelil do klasifikacijskega načrta občine, iz katerega izhaja, da se gradivo pod klasifikacijsko oznako 0320 vodi kot dokumentarno gradivo širšega pomena, ki ima arhivsko vrednost. S tem pa po njenem mnenju organ ni presodil, ali gre za dokumentarno gradivo, ki bi moralo biti del arhivskega gradiva, kjer kratki roki uničenja niso avtomatični ali brezpogojni. Izpostavila je tudi, da se je organ zadovoljil s pavšalno navedbo o 30-dnevnem roku, pri čemer ni izvedel dejanskega stanja preverjanja obstoja posnetka, takšna obrazložitev pa ne zadošča standardu skrbne ugotovitve dejanskega stanja. Organ se sicer sklicuje na odločbo IP št. 0610-401/2021/15 z dne 13. 9. 2022, vendar ta odločba ne določa obveznega 30-dnevnega uničenja zvočnih zapisov, temveč obveznost pojasnil in zakonitosti obdelave osebnih podatkov, zato sklicevanje nanjo ne more nadomestiti konkretne pravne podlage za uničenje konkretnega dokumenta.

(4) Organ po prejemu pritožbe izpodbijane odločbe ni nadomestil z novo ter je pritožbo prosilke, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, z dopisom št. 090-0008/2026 z dne 15. 7. 2026, poslal v odločanje IP. Pritožbi je priložil izvirnike spisa zadeve št. 090-0008/2026.

(5) Na poziv IP, št. 090-319/2026/2 z dne 10. 9. 2026, je prosilka z dopisom z dne 10. 9. 2026 opozorila na določene okoliščine, ki so po njenem mnenju pomembne za popolno ugotovitev dejanskega stanja:

- Organ ni konkretno navedel akta, iz katerega naj bi izhajal 30-dnevni rok hrambe, niti ni navedel datuma, načina in izvedbe uničenja konkretnega posnetka. Glede na to meni, da je treba poleg dokumentacije, ki jo je zahteval IP, preveriti tudi, ali pri organu sploh obstaja formalno določen in dokumentiran postopek brisanja oziroma uničevanja zvočnih posnetkov sej občinskega sveta. Predlagala je, da se zato preveri oziroma po potrebi pridobi tudi:

● navodilo, pravilnik, evidenca ali drug dokument, iz katerega izhaja, kdo je pristojen za brisanje oziroma uničevanje zvočnih posnetkov sej;

● podatek oziroma dokumentacija, iz katere je razvidno, kdaj je bil konkretni zvočni posnetek 3. točke 32. redne seje izbrisan oziroma uničen in kdo je to izvedel;

● morebitna evidenca avtomatskega ali ročnega brisanja zvočnih posnetkov;

● podatek, ali informacijski sistem omogoča ugotovitev datuma izbrisa oziroma drugo sled o izbrisu konkretne datoteke;

● podatek o morebitnih varnostnih, arhivskih ali drugih kopijah zahtevanega posnetka;

● podatek, ali je bil posnetek pred zatrjevanim uničenjem prenesen v dokumentacijski oziroma arhivski sistem občine;

● dokumentacija oziroma pojasnilo, od kdaj občina uporablja zatrjevani 30-dnevni rok hrambe in na podlagi katerega akta je bil takšen način ravnanja uveden.

Ponovno je opozorila tudi na 55. člen Poslovnika, na katerega je opozorila že v pritožbi, ter na klasifikacijsko ureditev organa glede dokumentarnega oziroma arhivskega gradiva sej občinskega sveta. Meni tudi, da je treba ugotoviti, kako je zatrjevano brisanje zvočnih posnetkov po 30 dneh usklajeno z navedeno ureditvijo in ali je obstajala pravna podlaga za uničenje konkretnega posnetka. Nadalje je še izpostavila, da se je organ v svoji odločbi skliceval tudi na odločbo IP št. 0610-401/2021/15 z dne 13. 9. 2022, in ponovno poudarila, da navedena odločba sama po sebi ne predstavlja pravne podlage za avtomatično uničevanje zvočnih posnetkov po 30 dneh. Glede na navedeno tako ocenjuje, da je za odločitev bistveno ugotoviti ne samo, ali organ danes razpolaga z zahtevanim posnetkom, ampak tudi, na podlagi katerih konkretnih pravil in dokazljivih postopkov zatrjuje, da je bil prav zahtevani posnetek po 30 dneh uničen. Če organ zatrjuje obstoj ustaljenega 30-dnevnega sistema brisanja posnetkov sej, predlaga tudi preveritev, ali je bilo takšno ravnanje uporabljeno dosledno tudi pri drugih sejah občinskega sveta in, ali o tem obstajajo ustrezne evidence. Navedeno bi lahko bilo pomembno za presojo verodostojnosti navedbe, da je bil tudi konkretni zahtevani posnetek dejansko uničen na zatrjevani način.

(6) Na poziv IP, št. 090-319/2026/2 z dne 10. 9. 2026, je organ 18. 9. 2026 posredoval IP pojasnilo in Uradni zaznamek, št. 0320-0003/2026 z dne 25. 4. 2026 (v nadaljevanju: Uradni zaznamek).

(7) Na poziv IP, št. 090-319/2026 z dne 22. 9. 2026, pa je organ 23. 9. 2026 posredoval IP še pojasnilo glede magnetogramov in predlagane spremembe 55. člena Poslovnika.

Pritožba ni utemeljena.

Meje preizkusa pritožbe s strani pritožbenega organa

(8) IP je kot organ druge stopnje v skladu z 247. člena ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo tako preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

(9) IP ugotavlja, da prosilka izpodbija odločbo organa v celoti.

(10) V obravnavanem primeru ni sporno, da je organ zavezanec po 1. členu ZDIJZ, sporno v obravnavanem primeru je, ali organ razpolaga z zahtevanim posnetkom oziroma magnetogramom 32. redne seje Občinskega sveta organa v materializirani obliki.

Informacija javnega značaja

(11) Informacija javnega značaja je na podlagi določb 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz definicije informacije javnega značaja torej izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti izpolnjeni kumulativno, in sicer:

1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,

2. organ mora z njo razpolagati,

3. nahajati se mora v materializirani obliki.

(12) Iz določbe prvega odstavka 4. člena v zvezi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ izhaja, da informacijo javnega značaja lahko predstavlja le dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil in ga še ni posredoval naprej oziroma uničil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Zavezanci po ZDIJZ so torej dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali ga (ponovno) pridobiti, če z njim v času vložitve zahteve ne razpolagajo (več). Zavezanci tako niso dolžni zbirati informacij, ustvarjati novih dokumentov, pripravljati pojasnil, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, torej niso dolžni izdelati, predelati ali spremeniti (dograditi) informacij, s katerimi razpolagajo. ZDIJZ namreč ne predstavlja instrumenta za zagotavljanje informiranosti prosilcev izven dometa samega zakona, ki konkretizira pravico pridobivanja že ustvarjenih dokumentov. Torej niti prosilci niti IP nimajo po tem zakonu nikakršnega vzvoda, s katerim bi prisilili organ, da posebej, na zahtevo prosilca, ustvari določen dokument ali pridobi dokument, s katerim ne razpolaga.

(13) IP, upoštevaje pritožbene navedbe, javno dostopne podatke in po vpogledu v posredovano dokumentacijo, ugotavlja:

- Organ posamezne seje Občinskega sveta zvočno snema s snemalno napravo na USB in po potrditvi zapisnika v obliki javne listine izbriše ta zvočni zapis ter na isti USB posname drugo oziroma naslednjo sejo Občinskega sveta. Uradni zaznamek o datumu brisanja vsebine zvočnega zapisa je hranjen v dosjeju posamezne seje.

- Organ hrani zapis 30 dni, upoštevaje Informacije po 13. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov. V zvezi s to določbo in 55. členom Poslovnika pa je organ v povezavi s pritožbenimi navedbami pojasnil še, da je bil ta člen Poslovnika sprejet pred inšpekcijskim pregledom IP v zadevi št. 0610 - 401/2021 z dne 6. 1. 2022. Z izdajo Informacij po 13. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki se zagotovijo kadar se osebni podatki pridobijo od posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki (informacije so nameščene v prostoru, kjer se seja zvočno snema in v listinski obliki vročene vsem, ki so na seji prisotni), je organ določil smiseln rok hrambe, ki je nujno potreben za pripravo zapisnika organa v obliki javne listine. Pojasnil je tudi, da magnetograma kot dobesednega prepisa zvočnega zapisa poteka seje ni nikoli pripravljal, posledično tudi ne hranil. Sprememba dotičnega člen Poslovnika oziroma uskladitev z Informacijami po 13. členu Splošne uredbe o varstvu podatkov je bila na Občinskem svetu predlagana večkrat, vendar do sprejema splošnega akta na pristojnem organu v prvi in drugi obravnavi ni prišlo. Organ je priložil tudi kopije točk dnevnega reda sej z dne 19. 1. 2022, 22. 6. 2022, 21. 5. 2025, 17. 6. 2025 in z dne 19. 11. 2025.

- Organ ni posebej preverjal obstoja zahtevanega zvočnega zapisa, ker zvočni zapisi, starejši od 30 dni, ne obstajajo, vendar IP ugotavlja, da je organ posredoval IP Uradni zaznamek. Iz slednjega izhaja, da je zvočni posnetek 32. redne seje Občinskega sveta z USB izbrisal 25. 4. 2026 ter da je bil zapisnik v fizični obliki posredovan članom 22. 4. 2026 in da zahtev za poslušanje ni knjiženih.

- Zapisnik 32. redne seje Občinskega sveta organa je sicer javno dostopen na spletnih straneh organa.[2] Seja je potekala 25. 3. 2026, kar potrjuje navedbe organa in Uradnega zaznamka, da je bil zvočni posnetek izbrisan po 30 dneh, torej 25. 4. 2026.

(14) Na podlagi navedenega IP tako zaključuje, da organ z zahtevanim zvočnim posnetkom ne razpolaga v materializirani obliki, prav tako ne z zahtevanim dobesednim prepisom seje. Organ na podlagi posameznega posnetka pripravi zapisnik Občinske seje, posnetek pa izbriše po 30 dneh od nastanka. IP po pregledu zadeve tudi nima nobenega razloga, da bi v navedbe organa dvomil. Organ je po mnenju IP podal ustrezna pojasnila glede hrambe zvočnih posnetkov ter IP posredoval tudi uradni dokument, to je Uradni zaznamek, iz katerega izhaja dejstvo o uničenju zahtevanega posnetka. Posredoval pa je tudi druge dokumente, ki jih je IP predhodno izpostavil in za katere je organ ocenil, da potrjujejo njegove navedbe o neobstoju zahtevanega zvočnega posnetka oziroma magnetograma.

(15) Smisel dostopa do informacij javnega značaja je treba iskati v javnem in odprtem delovanju zavezanca, preko katerega se lahko preizkusita tudi pravilnost in zakonitost delovanja, vendar pa je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Pritožbeni postopek pred IP ne more biti namenjen prisili ustvarjanja ali pridobivanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije pri organu morale obstajati. IP je namreč organ, ki je, na podlagi prvega odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato IP, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilki posreduje zvočni zapis oziroma magnetogram, s katerim v času vložitve njene zahteve z dne 28. 5. 2026 ni razpolagal v materializirani obliki, upoštevaje določbo prvega odstavka 4. člena ZDIJZ. Ob tem IP poudarja še, da v pritožbenem postopku po določbah ZDIJZ nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa oziroma v ugotavljanje, ali bi ta moral razpolagati z določenimi informacijami. Prav tako IP tudi nima pristojnosti, da bi presojal (ne)zakonitost postopanja in odločanja organov prve stopnje v postopkih izven ZDIJZ. V postopkih po ZDIJZ se namreč presoja samo, ali organ z dokumentom oziroma podatkom, ki ga zahteva posamezni prosilec, na dan vložitve zahteve razpolaga ali ne, in če se ugotovi, da razpolaga, se presoja osredotoča samo še na vprašanje, ali je ta dokument oziroma podatek javno dostopen, torej ali je podana katera od izjem od dostopa po 5.a in prvem odstavku 6. člena ZDIJZ ali ne.

Sklepno

(16) IP je na podlagi navedenih argumentov in pravnih podlag pritožbo prosilke zavrnil, in sicer na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

(17) V skladu s petim odstavkom 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali (2. točka izreka te odločbe).

(18) Ta odločba je v skladu s trideseto točko 28. člena Zakona o upravnih taksah oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa je dopusten upravni spor, ki se lahko sproži s tožbo pri Upravnem sodišču Republike Slovenije, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana, v roku 30 dni od dneva prejema te odločbe. Tožba se lahko vloži pisno po pošti, po elektronski poti ali osebno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

Stranka se lahko odpove pravici do sodnega varstva po vročitvi te odločbe in sklepa, do izteka roka za vložitev tožbe (281.a člen ZUP). Odpoved pravici do sodnega varstva stranka poda pri organu s pisno izjavo ali ustno izjavo na zapisnik. Stranka se lahko odpove pravici do sodnega varstva tudi glede posamezne točke izreka oziroma vsebinsko ločljivih delov izreka. Odpovedi pravici do sodnega varstva ni mogoče preklicati.

Postopek vodila:

Nataša Siter, univ. dipl. prav.

svetovalka pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec:

mag. Kristina Kotnik Šumah, univ. dipl. prav.

namestnica pooblaščenke

[1] Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES.

[2] https://www.rogaska-slatina.si/media/7056/zapisnik-32-redne-seje.pdf