Predložitev ustreznega dokazila

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem navajate, da ZDR-1 v tretjem in četrtem odstavku 159. člena določa primere, ko delavcu na podlagi zakona pripadajo dodatni dnevi letnega dopusta glede na njegove osebne in socialne okoliščine, pri čemer pa zakon ne ureja dokazil, s katerimi se izkaže upravičenost do dodatnih dni letnega dopusta. Zanima vas, kakšno je primerno dokazilo oziroma potrdilo o okoliščini, ki vpliva na odmero dodatnih dni letnega dopusta, ki ga lahko delodajalec zahteva od delavca v primeru, ko želi delavec uveljavljati omenjeno pravico do dodatnih dni letnega dopusta, če gre za negovanje in varstvo otroka, ki potrebuje posebno nego in varstvo. Ali je morda primerno dokazilo mnenje zdravniške komisije in če ja, v kakšnem obsegu, oziroma če ne, kaj je potem lahko primerno dokazilo v takšnem primeru?

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1; v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05; v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Delodajalec ima na podlagi 48. člena Zakona o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13 s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDR-1) pravico, da zbira in nadalje obdeluje osebne podatke otrok delavcev, če je to potrebno zaradi uveljavljanja pravic delavcev iz delovnega razmerja. Takšna je tudi pravica do dodatnih dni letnega dopusta za vsakega delavca, ki neguje in varuje otroka, ki potrebuje posebno nego in varstvo v skladu s predpisi, ki urejajo družinske prejemke, in je določena v tretjem odstavku 159. člena ZDR-1. Če želi torej zaposleni uveljavljati to pravico, kar je zagotovo v njegovem interesu, mora delodajalcu posredovati osebne podatke otroka.

Kot že sami ugotavljate, zakon ne določa »ustreznega dokazila«, ki bi izkazoval določeno dejstvo, zato je slednje prepuščeno dogovoru strank. IP se ne zdi sporno, da delavec za namen uveljavljanja dodatnih dni dopusta delodajalcu predloži npr. odločbo oz. del odločbe CSD o dodatku za nego, pri čemer IP opozarja na načela v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, kot jih določa 5. člen Splošne uredbe. Osebni podatki naj bi bili namreč ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo (»najmanjši obseg podatkov«), kar pomeni, da je delodajalec upravičen zgolj do podatkov, ki izkazujejo, da gre za dotičnega otroka, ki potrebuje posebno nego in varstvo v skladu s predpisi, ki urejajo družinske prejemke. Preostale podatke, ki ne izkazujejo zgoraj navedenega lahko v dokumentu prekrijete. Druga možnost bi bila tudi predložitev relevantnega dela odločbe zgolj na vpogled in delodajalec o tem naredi uradni zaznamek ter zabeleži npr. številko odločbe.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoja vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka