Obdelava OP sodnice

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi z obdelavo osebnih podatkov konkretne sodnice. V dopisu ste navedli, da ste na okrajnem sodišču želeli prejeti podatke iz elektronskega vpisnika in kartotečnega vrstnega reda o dodelitvi spisov ter letni razpored dela v času obravnav konkretnih zadev, ki jih je vodila konkretna sodnica. Od predsednice sodišča ste prejeli odgovor, da imajo vpogled v elektronski vpisnik samo javni uslužbenci in funkcionarji, ki to potrebujejo zaradi potreb svojega dela, da popoln vpogled v posamezno pravdno zadevo omogoča pregled papirnatega sodnega spisa, v katerega lahko kot stranka postopka vpogledate vselej v času uradnih ur, da je letni razpored dela javno objavljen na spletni strani vsakega posameznega sodišča ter da je prisotnost posamezne sodnice na njenem delovnem mestu oz. razlogi za njeno morebitno odsotnost na določen delovni dan varovan osebni podatek. Menite, da je sodišče javna ustanova, v kateri bi morali biti dostopni vsi podatki.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljnjem besedilu Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljnjem besedilu ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov, ki so povezani z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, lahko predstavlja 1. alineja tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ.

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov je treba imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba o varstvu podatkov določa pravne podlage v prvem odstavku člena 6:

»Obdelava je zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«

Zakonsko podlago za obdelavo osebnih podatkov, upoštevajoč točko c člena 6(1) Splošne uredbe o varstvu podatkov, lahko predstavlja Zakon o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15 in 7/18, v nadaljnjem besedilu ZDIJZ). Razkritje osebnih podatkov v postopku dostopa do informacij javnega značaja je dopustno v primeru, ko gre za osebne podatke, ki hkrati pomenijo, na primer tudi podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca (1. alineja tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ) ali ko organ odloči, da je treba podatke razkriti zaradi prevladujočega javnega interesa (drugi odstavek 6. člena ZDIJZ).

Vendar glede vprašanj, ki se nanašajo na področje dostopa do informacij javnega značaja, ki ga ureja ZDIJZ, IP pojasnjuje, da je v skladu s 1. alinejo prvega odstavka 2. člena ZInfP v zadevah s področja dostopa do informacij javnega značaja pristojen le za odločanje o pritožbi zoper molk organa ali o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zahtevo prosilca zavrnil ali zavrgel in v tem delu ne sme prejudicirati odločitve. IP se izven konkretnega pritožbenega postopka ne more in ne sme opredeljevati do vprašanja, ali določen podatek predstavlja prosto dostopno informacijo javnega značaja in v kakšnem delu so organi zavezani za posredovanje informacij javnega značaja.

Ob tem IP zgolj pojasnjuje, da je definicija informacije javnega značaja določena v prvem odstavku 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (zakon za vse oblike uporablja izraz dokument, op. IP), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Po 5. členu ZDIJZ so informacije javnega značaja prosto dostopne pravnim ali fizičnim osebam. Vsak prosilec ima na svojo zahtevo pravico pridobiti od organa informacijo javnega značaja tako, da jo pridobi na vpogled, ali da pridobi njen prepis, fotokopijo, ali njen elektronski zapis. Izjeme od prostega dostopa do informacij javnega značaja so opredeljene v 5.a in 6. členu ZDIJZ. O zahtevi prosilca po ZDIJZ je organ dolžan odločiti najkasneje v roku 20 delovni dni. Če organ zahtevo za dostop delno ali v celoti zavrne, o tem izda pisno odločbo (drugi odstavek 22. člena ZDIJZ). Če organ zahtevi prosilca ugodi, prosilcu nemudoma omogoči seznanitev z vsebino zahtevane dokumentacije tako, da mu jo da na vpogled ali tako, da mu zagotovi njen prepis, fotokopijo ali elektronski zapis (25. člen ZDIJZ).

Glede vprašanja, ali je prisotnost javnega uslužbenca na delovnem mestu prosto dostopna informacija javnega značaja, je IP v praksi že odločal, npr. odločbe IP, št. 090-186/2016/3 z dne 23. 9. 2016, št. 090-283/2015/8 z dne 17. 2. 2016, št. 090-221/2012/5 z dne 6. 12. 2012 ali št. 090-252/2017/3 z dne 15. 12. 2017. S prakso IP in z navedenimi odločbami se lahko seznanite na naši spletni strani preko iskalnika https://www.ip-rs.si/informacije-javnega-znacaja/.

V upanju, da smo vam z našim pojasnilom pomagali, vas lepo pozdravljamo.

Pripravila:                    

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,                                            Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP                                                                            informacijska pooblaščenka