Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
   
dekorativna slika

Obdelava osebnih podatkov mladoletnikov v anketnih vprašalnikih osnovne šole

+ -
Datum: 20.02.2019
Številka: 0712-1/2019/368
Kategorije: Šolstvo

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje. Pojasnili ste, da v osnovni šoli razrednik in psihologinja izvajata pri otrocih ankete z vprašanji kot npr. »kako se ti vidiš v razredu?, kaj bi naredil za boljši razred?, kako bi se bolje počutil?, kako ti deluješ na to?, kaj boš naredil za to?«, pod katere se mora otrok podpisati. Zanima vas, ali se takšne ankete lahko izvajajo, če niso del vzgojno-učnega procesa in načrtovane v letnem učno-vzgojnem planu, programu, ali se mora o tem obvestiti starše na roditeljskem sestanku, ali morajo dati starši dovoljenje za njihovo izvajanje, kdo lahko analizira anketne vprašalnike in kje morajo biti dostopni rezultati.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP uvodoma pojasnjuje, da osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom. Določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika (1. točka 4. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov). Obdelava osebnih podatkov pomeni vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje (2. točka 4. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov).

Glede na navedeno anketni vprašalniki, predstavljajo varovane podatke po Splošni uredbi o varstvu podatkov le takrat, ko so otroci na njih določeni ali določljivi. V primeru, kot ga navajate, bi anketni vprašalniki, pod katere se otroci podpišejo, lahko predstavljali osebne podatke. Zbiranje in analiza teh podatkov pa bi lahko pomenila obdelavo osebnih podatkov, ki so del zbirk osebnih podatkov, katerih upravljavec je javni zavod. IP vsekakor svetuje, da učitelj vedno sledi temu, da, kjer lahko cilje ankete doseže brez zbiranja osebnih podatkov in kjer to ni potrebno za namene vzgojno – učnega procesa, ankete izvede v povsem anonimni obliki in torej ne zbira osebnih podatkov.

Za vsako obdelavo osebnih podatkov pa je treba imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba o varstvu podatkov določa pravne podlage v prvem odstavku 6. člena: »Obdelava je zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«

Pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v javnem sektorju, kamor se uvrščajo tudi javni zavodi, ureja še veljavni 9. člen ZVOP-1, ki v prvem odstavku določa, da se osebni podatki v javnem sektorju lahko obdelujejo, če obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon. Z zakonom se lahko določi, da se določeni osebni podatki obdelujejo le na podlagi osebne privolitve posameznika. Skladno s še veljavnim drugim odstavkom istega člena lahko nosilci javnih pooblastil obdelujejo osebne podatke tudi na podlagi osebne privolitve posameznika brez podlage v zakonu, kadar ne gre za izvrševanje njihovih nalog kot nosilcev javnih pooblastil. Zbirke osebnih podatkov, ki nastanejo na tej podlagi, morajo biti ločene od zbirk podatkov, ki nastanejo na podlagi izvrševanja nalog nosilca javnih pooblastil. Prav tako 9. člen v 4. odstavku določa, da se lahko v javnemu sektorju izjemoma obdelujejo tisti osebni podatki, ki so nujni za izvrševanje zakonitih pristojnosti, nalog ali obveznosti javnega sektorja, če se s to obdelavo ne poseže v upravičen interes posameznika, na katerega se osebni podatki nanašajo.

Zakon o osnovni šoli (Uradni list RS, št. 12/96 s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju: ZOsn), v IX. poglavju z naslovom »Zbiranje in varstvo osebnih podatkov« v 95. členu določa, katere zbirke osebnih podatkov lahko vodijo osnovne šole in katere podatke te zbirke vsebujejo. Po mnenju IP bi podatke, ki jih navajate, da jih osnovna šola zbira na podlagi anket, težko umestili med podatke, za katere ima osnovna šola podlago v ZOsn.

Iz navedenega izhaja, da bi v opisanem primeru, če torej gre res za zbiranje osebnih podatkov in so ankete del vzgojno – učnega procesa za takšno obdelavo osebnih podatkov lahko morda prišla v poštev bodisi pravna podlaga iz točke e člena 6(1) Splošne uredbe bodisi iz 4. odstavka 9. člena ZVOP-1. IP pa ne more v okviru mnenja presojati o tem, kdaj in ali so takšne ankete potrebne kot del vzgojno – učnega procesa. Niti ne more presojati, ali bi bilo morda zasledovane namene doseči celo brez zbiranja osebnih podatkov. Vsekakor pa je dolžna šola morebitne tako zbrane osebne podatke ustrezno varovati in jih ne sme obdelovati za druge namene.

Upravljavec osebnih podatkov je dolžan pri obravnavani obdelavi osebnih podatkov upoštevati tudi člen 13 Splošne uredbe o varstvu podatkov, ki določa, katere informacije je potrebno zagotoviti posamezniku, kadar se osebni podatki pridobijo neposredno od posameznika. Med upravičenji, ki jih ima posameznik glede lastnih osebnih podatkov, Uredba določa tudi pravico do seznanitve z njimi.

Prav tako vas napotujemo na odgovore na najpogosteje zastavljena vprašanja z vidika zahtev Zakona o varstvu osebnih podatkov, s katerimi se srečujejo učenci, dijaki in njihovi zakoniti zastopniki, starši kot tudi zaposleni v šolah, ki jih lahko najdete v priročniku Smernice za varstvo osebnih podatkov v šolah na naslednji povezavi:

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Solstvo_smernice.pdf

IP še pojasnjuje, da lahko zakonitost posamezne obdelave osebnih podatkov oceni izključno v konkretnem inšpekcijskem postopku.

Lepo vas pozdravljamo,

Pripravila:

Manja Resman, univ. dipl. prav.

svetovalka informacijskega pooblaščenca

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka