Zavarovanje podatkov v kuverti

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaše vprašanje, ali lahko otrok v šoli dobi položnico za prehrano odprto, izven kuverte.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

IP uvodoma pojasnjuje, da področje varnosti (oz. ZVOP-1 uporablja izraz »zavarovanje«) osebnih podatkov urejata Uredba v členu 32 ter ZVOP-1 v členih 14, 24 in 25. Zavarovanje v skladu s še veljavnim prvim odstavkom člena 24 ZVOP-1 obsega organizacijske, tehnične in logično-tehnične postopke in ukrepe, s katerimi se varujejo osebni podatki, preprečuje slučajno ali namerno nepooblaščeno uničevanje podatkov, njihova sprememba ali izguba ter nepooblaščena obdelava tako, da se med drugim preprečuje nepooblaščen dostop do osebnih podatkov pri njihovem prenosu, vključno s prenosom po telekomunikacijskih sredstvih in omrežjih (3. točka prvega odstavka člena 24 ZVOP-1). Pri čemer so v skladu s še veljavnim prvim odstavkom člena 25 ZVOP-1 upravljavci osebnih podatkov in pogodbeni obdelovalci dolžni zagotoviti zavarovanje osebnih podatkov na način iz člena 24 tega zakona.

To pomeni, da morajo biti osebni podatki v času prenosa po pošti (oz. prek prenosa v kuverti) ustrezno zavarovani, pri čemer so postopki in ukrepi za zavarovanje odvisni od tveganja, ki ga predstavlja prenos in narava osebnih podatkov, ki se prenašajo. Informacijski pooblaščenec stoji na stališču, da morajo biti osebni podatki, ki se prenašajo prek pošte, zavarovani na takšen način, da se prepreči nepooblaščena seznanitev z osebnimi podatki, ki se prenašajo, poleg tega pa morajo biti ovojnice oz. konfekcionirani dokumenti izdelani in zlepljeni na način, s katerim se zagotovi, da se ovojnice oz. dokumenti ob sortiranju, rokovanju in prenosu ne trgajo ali odpirajo.

Ne glede na to pa IP o ustreznosti zavarovanja osebnih podatkov v konkretnem primeru ne more presojati v okviru neobvezujočega mnenja, temveč lahko to stori šele v okviru inšpekcijskega postopka.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.                                               

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

informacijska pooblaščenka

Pripravila:                                                                                                                              

Jasmina Mešić,
svetovalka pooblaščenca za preventivo