Pridobitev podatkov za obeležitev jubileja

obrnili ste se na Informacijskega pooblaščenca RS (v nadaljevanju IP) s svojim zaprosilom za mnenje, v katerem sprašujete ali lahko pri na vaši nekadnji srednji šoli oziroma pri Ministrstvu za šolstvo prejmete osnovne podatke o dijakinjah in dijakih, ki so v istem letu kot vi zaključili navedeno šolo (takratni priimek in ime in naslov)? Podatke želite uporabiti za obeležitev visokega jubileja.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašimi vprašanji.

IP pojasnjuje, da mu ni znano ali konkretna šola oziroma Ministrstvo za šolstvo oziroma morda Arhiv RS sploh vodi zbirke tovrstnih podatkov.

Kljub temu pojasnjujemo, da gre za osebne podatke, za njihovo pridobitev pa morate izkazati ustrezno pravno podlago, v primeru arhivskega gradiva veljajo specialni predpisi, kot pojasnjujemo v nadaljevanju. Če gre za živeče posameznice in posameznike, se za obdelavo njihovih posebnih podatkov uporablja Splošna uredba o varstvu podatkov. Ker se zbirka najverjetneje nahaja pri upravljavcu iz javnega sektorja (ministrstvo, šola) bi morala za dostop do teh podatkov obstajati zakonska podlaga. IP ugotavlja, da v svojem dopisu ne navajate, zakaj natančno bi želeli uporabiti podatke. Navajate »obeležitev jubileja«, zato IP sklepa, da želite organizirati dogodek in bi podatke uporabiti za pošiljanje vabil na ta dogodek. IP glede na navedeno pojasnjuje, da ne obstaja izrecna zakonska določba, ki bi vam omogočila dostop do navedene zbirke (če takšna zbirka sploh obstaja), za namen pošiljanja vabil na dogodek za obeležitev jubileja. Glede na navedeno torej tudi, če bi iskana zbirka obstajala pri ministrstvu ali šoli, za še živeče posameznice teh podatkov brez njihovega soglasja ne boste mogli prejeti za namen vabljenja na dogodek za obeležitev jubileja. Možno je torej le, da prek znancev pridete do kontaktnih podatkov teh oseb, saj se pravila varstva osebnih podatkov ne uporabljajo za namen domače ali osebne dejavnosti. Druga možnost je, da pri Arhivu RS preverite, ali so podatki glede na časovno oddaljenost nastanka gradiva (več kot 40 let) javno dostopni kot arhivsko gradivo.

Navedeno gradivo bi se namreč morda lahko nahajalo kot arhivsko gradivo pri Arhivu RS, v tem primeru o dostopnosti odloča Arhiv RS v skladu z Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14, v nadaljevanju ZVDAGA), ki v tem delu velja tudi glede na določbe Splošne uredbe o varstvu podatkov. V skladu s členom 65 ZVDAGA postane javno arhivsko gradivo v javnih arhivih, ki vsebuje tajne podatke po zakonu, ki ureja tajne podatke, ali davčne skrivnosti in katerih razkritje nepoklicani osebi bi lahko povzročilo škodljive posledice za varnost države in drugih oseb ali za njihove pravne interese, dostopno za uporabo praviloma 40 let po nastanku, če je s strani izročitelja označeno kot nedostopno v skladu s 40. členom ZVDAGA. Strožje omejitve veljajo le za javno arhivsko gradivo v javnih arhivih, ki vsebuje osebne podatke, ki se nanašajo na: zdravstveno stanje, spolno življenje, žrtev kaznivih dejanj zoper spolno nedotakljivost, zakonsko zvezo, družino in otroke, storilca kaznivih dejanj in prekrškov, razen kaznivih dejanj in prekrškov oseb, zoper katere je bil voden postopek zaradi nasprotovanja nekdanjemu enopartijskemu režimu, versko prepričanje in etnično pripadnost. To gradivo postane dostopno za javno uporabo 75 let po nastanku gradiva ali 10 let po smrti posameznika, na katerega se podatki nanašajo, če je datum smrti znan, če ni z drugimi predpisi drugače določeno. IP pa ni pristojen za tolmačenje predpisov, ki se nanašajo na arhive, zato predlagamo, da se obrnete na Arhiv RS in preverite, če razpolagajo z navedenimi podatki in če so ti javno dostopni.

Upamo na vaše razumevanje in vas lepo pozdravljamo