Seznam prisotnih na zboru etažnih lastnikov

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis, v katerem vas zanima, ali lahko seznam prisotnih na zboru etažnih lastnikov hranite kot upravnik v svojih prostorih in, v kolikor bi kateri lastnik to želel, omogočite vpogled v seznam. Namreč menite, da javno objavljen seznam prisotnih lastnikov na zboru lastnikov ni v skladu z zakonodajo za varstvo osebnih podatkov.

***

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Za zakonito obdelavo osebnih podatkov (v konkretnem primeru za sestavo in objavo seznama navzočih na zboru etažnih lastnikov v sklopu zapisnika) je potrebno imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba določa pravne podlage v prvem odstavku 6. člena, ki določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

1. posameznik na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

2. obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

3. obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

4. obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

5. obdelava je potrebna za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

6. obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katere se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.

Člen 38 Stanovanjskega zakona (Uradni list RS, št. 69/03; v nadaljevanju: SZ-1) podrobneje ureja pravila glede zapisnika zbora etažnih lastnikov. Zapisnik mora v 30 dneh sestaviti upravnik. Člen 38 nadalje v drugem odstavku določa, da mora zapisnik vsebovati podatke o kraju in času zbora, seznam navzočih etažnih lastnikov s podpisi, predloge sklepov, o katerih se je na zboru glasovalo in rezultate glasovanja. Seznam prisotnih na zboru tako predstavlja sestavni del zapisnika. V skladu z navedenim obstaja zakonska pravna podlaga (oziroma celo obveznost) za obdelavo osebnih podatkov lastnikov na način, da se sestavi seznam navzočih lastnikov, ki predstavlja sestavni del zapisnika zbora lastnikov.

Zapisnik o zboru etažnih lastnikov, ki vključuje tudi osebne podatke prisotnih na zboru, upravnik etažnim lastnikom posreduje na način, ki onemogoča, da bi se s podatki seznanile tretje osebe, če pogodba o upravljanju ne določa drugače. Upravnik lahko zapisnik z osebnimi podatki objavi na oglasni deski, ki ni dostopna tretjim osebam, ki vstopajo v večstanovanjsko zgradbo (npr. na oglasni deski v prostorih, kjer se odvijajo zbori lastnikov, ali drugih skupnih prostorih, do katerih imajo dostop samo etažni lastniki), etažnim lastnikom pa lahko zapisnik pošlje tudi na način, da ga v zaprti pisemski ovojnici vloži v njihove hišne predalčnike ali pa jim ga posreduje po elektronski pošti, pri čemer pa mora paziti, da posameznemu etažnemu lastniku ne bo razkril e-naslovov ostalih etažnih lastnikov (razen če je za razkritje pridobil njihovo vnaprejšnjo privolitev), kar pomeni, da bo e-naslove vnesel v skrito kopijo (v rubriko »Skp:« ali »Bcc:« in ne »Za:« oziroma »To:«).

Seznam prisotnih na zboru lastnikov predstavlja sestavni del zapisnika zbora, torej, ga je potrebno objaviti, na način kot je pojasnjeno v prejšnjem odstavku, skupaj s preostalim zapisnikom.

IP vas za podrobnejši odgovor na vaše vprašanje napotuje na svoje smernice za upravnike večstanovanjskih stavb, kjer je na enako vprašanje že odgovoril (glejte str. 15 in 16, točka 9):

https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_za_upravnike_vecstanovanjskih_stavb.pdf.

V upanju, da ste dobili odgovor na svoje vprašanje, vas lepo pozdravljamo.

Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,

informacijska pooblaščenka

Pripravila:

Neja Domnik, mag. prav.,

raziskovalka pri IP