Fotokopija vozniškega dovoljenja in obvestilo posameznika

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju: IP) je prejel vaše zaprosilo za mnenje v zvezi z ravnanjem vašega mandanta, ki se ukvarja s prodajo in servisiranjem vozil.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno s 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1, v nadaljevanju: ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju: ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

IP uvodoma poudarja, da lahko podaja nezavezujoča mnenja in pojasnila, ne more pa izven konkretnih inšpekcijskih postopkov posameznim poslovnim subjektom svetovati, kako organizirati konkretne poslovne procese in v tem okviru obdelovati osebne podatke, niti ne more vnaprej potrjevati posameznih rešitev z vidika skladnosti s Splošno uredbo o varstvu podatkov.

Glede obveščanja posameznikov IP pojasnjuje, da so informacije, ki jih je treba zagotoviti posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, z vidika varstva osebnih podatkov na splošno urejene v členih 13 in 14 Splošne uredbe o varstvu podatkov. IP vam svetuje, da obvestilo oziroma pojasnilo, ki ga dajete strankam, preučite v luči spodaj navedenih pojasnil.

Skladno z določbo 13. člena je dolžan upravljavec v primeru, kadar so bili osebni podatki pridobljeni od posameznika, na katerega se ti nanašajo, le-temu takrat, ko pridobi osebne podatke, zagotoviti naslednje informacije:

1. identiteto in kontaktne podatke upravljavca in njegovega predstavnika, kadar ta obstaja;

2. kontaktne podatke pooblaščene osebe za varstvo podatkov, kadar ta obstaja;

3. namene, za katere se osebni podatki obdelujejo, kakor tudi pravno podlago za njihovo obdelavo;

4. kadar obdelava temelji na točki (f) člena 6(1), zakonite interese, za uveljavljanje katerih si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;

5. uporabnike ali kategorije uporabnikov osebnih podatkov, kadar obstajajo;

6. kadar je ustrezno, informacije o tem, da namerava upravljavec prenesti osebne podatke uporabniku v tretji državi ali mednarodni organizaciji, ter o obstoju ali neobstoju sklepa Komisije o ustreznosti ali v primeru prenosov iz člena 46 ali 47 ali drugega pododstavka člena 49(1) sklic na ustrezne ali primerne zaščitne ukrepe in sredstva za pridobitev njihove kopije ali kje so na voljo;

7. tudi nekatere druge informacije, opredeljene v drugem odstavku istega člena.

Dodatno drugi odstavek člena 14 Splošne uredbe zahteva med drugim tudi zagotovitev informacij o roku hrambe, obstoju pravic posameznika in možnosti pritožbe nadzornemu organu ter izvoru osebnih podatkov, ki jih je treba dati posamezniku. Opisana obveznost informiranja posameznika pa odpade, kadar posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, že ima informacije.

IP pojasnjuje, da je za zakonito obdelavo osebnih podatkov treba imeti ustrezno pravno podlago. Splošna uredba o varstvu podatkov določa pravne podlage v prvem odstavku 6. člena, kjer določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(d) obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

(f) obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, otrok.«.

Ob tem je treba upoštevati, da se zadnja točka (f) ne more uporabljati za obdelavo s strani javnih organov pri opravljanju njihovih nalog.

Glede fotokopiranja dokumentov IP pojasnjuje, da 4. člen Zakona o osebni izkaznici (ZOIzk-1; Uradni list RS, št. 35/11) in 4.a člen Zakona o potnih listinah (ZPLD-1; Uradni list RS, št, 65/00, 98/05, 44/08, 41/09, 10/11) določata, da smejo osebne izkaznice oziroma potne listine, ki jih je sicer prepovedano hraniti v elektronski obliki, kopirati upravljavci zbirk osebnih podatkov samo v primerih, ki jih določa zakon (lahko sicer tudi notarji in določene finančne družbe), oziroma za vnaprej določene namene tudi na podlagi pisne privolitve njihovega imetnika.

Glede vozniškega dovoljenja pa IP pojasnjuje, da ne obstaja poseben zakon, ki bi posebej urejal pogoje za njegovo fotokopiranje, zato veljajo splošna pravila obdelave osebnih podatkov. Obdelava je torej zakonita, če je izpolnjen (vsaj) eden od zgoraj naštetih pogojev iz 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Vprašanje kopiranja vozniškega dovoljenja v predpisih torej ni izrecno urejeno, zato je treba upoštevati sam namen pridobitve kopije. Iz vašega dopisa bi po mnenju IP lahko izhajalo, da mandant potrebuje podatke za sklenitev pogodbe s stranko in bi tako lahko obdelava osebnih podatkov bila skladna s točko (b) 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov. Ob tem je treba upoštevati načelo najmanjšega obsega podatkov, ki določa, da morajo biti pod pogojem, da obstaja pravna podlaga, osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni, relevantni in omejeni na to, kar je potrebno za namene, za katere se obdelujejo. Kopija se lahko uporabi kot dokazilo (za ugotovitev odgovornosti trenutnega uporabnika vozila za škodo ali prekršek), ne sme pa se uporabljati za kakršnekoli namene, ki niso povezani z namenom, za katerega je bila pridobljena. Ob tem IP opozarja, da je treba upoštevati, da vozniško dovoljenje, podobno kot osebna izkaznica ali potna listina (oziroma njihova fotokopija), vsebuje posnetek obraza posameznika, ki ima že biometrične značilnosti. Zaradi nevarnosti zlorab in kraj identitete je zato treba pri vsaki odločitvi o morebitni obdelavi biometričnih podatkov ravnati izjemno previdno.

IP v okviru mnenja ne more presojati, ali so v konkretnem primeru, za konkreten namen in podatke izpolnjeni navedeni pogoji za obdelavo osebnih podatkov. To je namreč naloga upravljavca. IP pa lahko o tem dokončno presoja zgolj v okviru inšpekcijskega ali upravnega postopka.

S spoštovanjem.

Pripravil:

Matej Sironič,

Svetovalec pooblaščenca

za varstvo osebnih podatkov