Izbris zakonske zveze po razvezi

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je prejel vaš dopis, v katerem sprašujete, ali ima oseba pravico od države zahtevati izbris preteklih podatkov (o npr. pretekli zakonski zvezi oz. njeni prekinitvi) iz uradnih evidenc ter kako lahko to stori.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju skladno z 58. členom Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju – Splošna uredba), 7. točko prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07-UPB1 - v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. členom Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 - v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem. Ob tem IP poudarja, da izven postopka inšpekcijskega nadzora oziroma drugega upravnega postopka konkretnih obdelav osebnih podatkov ne more presojati.

Matični register je računalniško vodena baza podatkov, v katero se vpisujejo matična dejstva, med drugim tudi zakonska zveza in njeno prenehanje (razveza zakonske zveze). V 12. odstavku 4. člena Zakona o matičnem registru Zakon o matičnem registru (Uradni list RS, št. 11/11 v nadaljevanju ZMatR) je določeno, da se med drugim vanj vpisujejo podatki o sklenitvi zakonske zveze: dan, mesec, leto in kraj sklenitve zakonske zveze; podatki o zakoncu: priimek in ime, EMŠO, državljanstvo, naslov stalnega prebivališča, priimek po sklenitvi zakonske zveze, v 13. odstavku tega člena pa da se vanj vpisuje tudi neveljavnost in prenehanje zakonske zveze.

Splošna uredba v 17. členu določa pravico posameznika do izbrisa oz. do pozabe. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico zahtevati, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, upravljavec pa ima obveznost osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisati, iz razlogov, opredeljenih v prvem odstavku 17. člena Splošne uredbe. Vendar se v skladu s 3(d) odstavkom 17. člena Splošne uredbe pravica do izbrisa oz. pozabe ne uporablja, kadar je obdelava potrebna za namene arhiviranja v javnem interesu, za znanstveno- ali zgodovinskoraziskovalne namene ali statistične namene v skladu s členom 89(1) Splošne uredbe, kolikor bi pravica do izbrisa lahko onemogočila ali resno ovirala uresničevanje namenov te obdelave.

Splošna uredba v zvezi s shranjevanjem osebnih podatkov v točki (e) prvega odstavka 5. člena določa, da morajo biti osebni podatki hranjeni v obliki, ki dopušča identifikacijo posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki, le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere se osebni podatki obdelujejo; za daljše obdobje pa se kot že navedeno lahko shranjujejo le, če bodo obdelani za namene arhiviranja v javnem interesu v skladu s členom 89(1) Splošne uredbe. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki torej zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.

Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14; v nadaljevanju: ZVDAGA) je kot sistemski predpis samostojna pravna podlaga za varstvo in hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva. Arhivsko gradivo je tisto dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za zgodovino, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravni interes pravnih in fizičnih oseb; arhivsko gradivo je kulturni spomenik. Matični register je trajnega pomena. Podatki se v matičnem registru hranijo sto let od zadnjega vpisa, nato pa se skupaj z arhivom (zbirko listin) izročijo v hrambo Arhivu Republike Slovenije.

Glede na navedeno gre v primeru, ki ga navajate, najverjetneje za situacijo, ko se pravica do izbrisa v skladu s (d) točko tretjega odstavka 17. člena uredbe ne uporablja in izbris navedenih podatkov ni mogoč oz. zakonit.

V upanju, da ste dobili odgovore na svoja vprašanja, vas lepo pozdravljamo.

Pripravila:
mag. Nuša Kavšek, univ. dipl. prav.

svetovalka IP za varstvo osebnih podatkov

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka