Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po odločbah IP o dostopu do informacij javnega značaja

+ -
Datum: 17.06.2014
Naslov: Zavod PIP - Ministrstvo za gospodarski razvoj in tehnologijo
Številka: 090-252/2013/11
Kategorija: Ali dokument obstaja?, Notranje delovanje organa, Stroški
Status: Delno odobreno


POVZETEK:
Organ je zavrnil zahtevo prosilca v delu, ki se nanaša na dostop do določenih dokumentov, z obrazložitvijo, da z dokumenti ne razpolaga oz., da je podana izjema notranjega delovanja organa. Prav tako je organ prosilcu zaračunal stroške posredovanja informacij. Zoper navedeno odločitev je prosilec vložil pritožbo. V pritožbenem postopku je Pooblaščenec ugotovil, da ne obstaja resna in konkretna nevarnost povzročitve motenj, ki naj bi nastale zaradi posredovanja zahtevanih dokumentov prosilcu ter da organ razpolaga z dokumentom, ki še ni bil posredovan prosilcu. Nadalje je Pooblaščenec ugotovil določene pomanjkljivosti glede zaračunavanja stroškov posredovanja na prvi stopnji, zato je zadevo v tem delu odpravil in zaradi načela ekonomičnosti vrnil v ponovno odločanje organu.

ODLOČBA:
Številka: 090-252/2013/11
Datum: 17. 6. 2014

Informacijski pooblaščenec po pooblaščenki Nataši Pirc Musar (v nadaljevanju Pooblaščenec) izdaja na podlagi tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), prvega odstavka 248. člena, prvega in tretjega odstavka 251. člena ter drugega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZUP), o pritožbi Zavoda PIP-Pravni in informacijski center Maribor, Gosposvetska cesta 83, 2000 Maribor z dne 14. 11. 2013 (v nadaljevanju prosilec), zoper odločbo Ministrstva za gospodarski razvoj in tehnologijo, Kotnikova ulica 5, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 090-24/2013-3 (pravilno 090-20/2013-3) z dne 28. 10. 2013, v  zadevi odobritve dostopa do informacije javnega značaja naslednjo

O D L O Č B O:

1. Pritožbi prosilca z dne 14. 11. 2013 zoper odločbo organa, št. 090-24/2013-3 (pravilno 090-20/2013-3) z dne 28. 10. 2013, se delno ugodi in se izpodbijana odločba delno odpravi ter se odloči, da mora organ prosilcu v roku 31 (enaintridesetih) dni od prejema te odločbe posredovati naslednje dokumente v obliki fotokopije:
•    Poročilo ministru glede sofinanciranja evropskega potrošniškega centra z dne 10. 7. 2008 (7. tč. zahteve prosilca);
•    Mnenje glede sofinanciranja evropskega potrošniškega centra – opomnik z dne 22. 6. 2009 (10. tč. zahteve prosilca);
•    Elektronska sporočila... z dne 23., 16. in 10. 6. 2009 ter elektronska sporočila .... z dne 22. in 15. 6. 2009, pri čemer je organ dolžan prekriti elektronske naslove javnih uslužbencev ter njihove tel. in fax. številke (11. tč. zahteve prosilca);
•    Elektronsko sporočilo ... z dne 16. 6. 2009, pri čemer je organ dolžan prekriti elektronske naslove javnih uslužbencev ter njihove tel. in fax. številke (12. tč. zahteve prosilca);
•    Mnenje glede sofinanciranja evropskega potrošniškega centra – opomnik z dne 22. 6. 2009 ter Poročilo ministru glede sofinanciranja evropskega potrošniškega centra z dne 10. 7. 2008 (15. tč. zahteve prosilca);
•    Dopis »Javni razpis za sofinanciranje programa varstva potrošnikov - Sklop C - delovanje EPC« z dne 10. 2. 2010 (18. tč. zahteve prosilca);
•    Dopis »Povzetek sestanka – sofinanciranje delovanja EPC« z dne 17. 2. 2010 (19. tč. zahteve prosilca);
•    Poročilo ministru glede sofinanciranja evropskega potrošniškega centra z dne 10. 7. 2008; Mnenje glede sofinanciranja evropskega potrošniškega centra – opomnik z dne 22. 6. 2009; Dopis »Javni razpis za sofinanciranje programa varstva potrošnikov - Sklop C - delovanje EPC« z dne 10. 2. 2010 ter dopis št. 023-16/2011 z dne 26. 7. 2011 (20. tč. zahteve prosilca);
•    Dopis »Zaprosilo za mnenje« brez datuma ter brez prilog (21. tč. zahteve prosilca);
•    Dopis, št. 023-16/2011 z dne 26. 7. 2011 (22. tč. zahteve prosilca);
•    Dopis, št. 023-16/2011 z dne 26. 7. 2011; Elektronsko sporočilo ... z dne 2. 8. 2011; Dopis št. 323-1193/2011/2 z dne 5. 10. 2011; Financial commitment statement by co-funder for 2012 z dne 6. 9. 2011; Elektronski sporočili ... z dne 21. 10. 2011 ter dopis št. 023-16/2011-99 z dne 25. 10. 2011, pri čemer je organ dolžan prekriti elektronske naslove javnih uslužbencev in  elektronski naslov direktorice Evropskega potrošniškega centra ter njihove telefonske številke (27. tč. zahteve prosilca) ter
•    Dopis št. 06210-688/2012-6 z dne 5. 9. 2012; Dopis št. 023-4/2012/315 z dne 18. 9. 2012 s prilogami, pri čemer je organ dolžan prekriti elektronske naslove javnih uslužbencev, elektronske naslove zaposlenih pri Evropski komisiji, elektronske naslove direktorice Evropskega potrošniškega centra in elektronske naslove direktorice Zveze potrošnikov Slovenije ter njihove telefonske številke; Dopis št. 023-4/2012/333 z dne 28. 9. 2012; Dopis 0071-39/2012/2 z dne 27. 11. 2012, v katerem je organ dolžan prekriti elektronski naslov javne uslužbenke; Dopis 231-3/2013-3 z dne 15. 3. 2013 s prilogami, pri čemer je organ v prilogi 1 dolžan prekriti imena in priimke fizičnih oseb (razen imen in priimkov zakonitih zastopnikov) ter njihove naslove prebivališč, v prilogi 4 pa je organ dolžan prekriti elektronski naslov javne uslužbenke, elektronski naslov direktorice Evropskega potrošniškega centra in elektronski naslov direktorice Zveze potrošnikov Slovenije ter njihove telefonske številke ter Dopis št. 06210-688/2012-78 02007 z dne 18. 6. 2013 (31. tč. zahteve prosilca).
2. Glede osebnih podatkov, ki jih je organ dolžan prekriti v skladu s 1. točko tega izreka ter glede zahteve, ki se nanaša na posredovanje »Pobude ZPS iz leta 2010«, se pritožba prosilca zavrne.

3. V delu pritožbe, ki se nanaša na stroške posredovanja informacij javnega značaja, se pritožbi prosilca ugodi in se izpodbijana odločba odpravi ter se zadeva vrne organu v ponovno odločanje. Organ mora o stroških odločiti brez odlašanja, najpozneje pa v tridesetih (30) dneh od prejema te odločbe.

4. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

O b r a z l o ž i t e v :

Prosilec je dne 6. 8. 2013 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, s katero je zahteval dokumentacijo v zvezi s Poročilom izredne revizije izvedbe javnih razpisov, objavljenih na podlagi Zakona o varstvu potrošnikov, št. 0601-2/20012/2. Prosilec je v zahtevi natančno navedel seznam vseh dokumentov, ki jih želi prejeti po navadni pošti. Pooblaščenec na tem mestu dodaja, da ima prosilec na podlagi 17. člena ZDIJZ, pravico določiti, na kakšen način se želi seznaniti z zahtevano informacijo. Organ nima nikakršne pravice prosilcu odreči pravice do oblike, v kateri želi prejeti zahtevano informacijo. Edino omejitev, ki vpliva na obliko informacije, predstavlja določba drugega odstavka 25. člena ZDIJZ, po kateri lahko prosilec dobi samo vpogled v informacijo, ki je zavarovana skladno z zakonom, ki ureja avtorsko pravico. Izhajajoč iz navedbe prosilca, da želi prejeti zahtevano dokumentacijo po navadni pošti ter drugega odstavka 17. člena ZDIJZ, ki določa načine seznanitve z vsebino zahtevane informacije (vpogled, prepis, fotokopija, elektronski zapis), je mogoče zaključiti, da se prosilec želi seznaniti z zahtevano dokumentacijo v obliki fotokopij.

V predmetni zadevi je organ izdal sklep o podaljšanju roka, s katerim je rok za odločitev podaljšal za 30 delovnih dni. O zahtevi prosilca je organ nato odločil z odločbo, št. 090-24/2013-3 (pravilno 090-20/2013) z dne 28. 10. 2013 (v nadaljevanju izpodbijana odločba), s katero je odločil, da se mu posredujejo:
a) dokumenti, ki ne vsebujejo izjem po prvem odstavku 6. člena ZDIJZ;
b) dokumenti, iz katerih je organ izločil varovane osebne podatke;
c) dokumenti, iz katerih je organ izločil podatke, ki predstavljajo izjemo notranjega delovanja organa.

V preostalem delu je organ zahtevo prosilca zavrnil, ker:
a) ne razpolaga z zahtevanimi dokumenti;
b) zahtevani dokumenti vsebujejo izjemo notranjega delovanja organa.

V okviru postopka na prvi stopnji je organ presojal tudi višino stroškov, ki so mu nastali zaradi priprave, odbiranja ter fotokopiranja zahtevane dokumentacije. Z izpodbijano odločbo je organ odločil, da je prosilec dolžan plačati stroške postopka v višini 566,10 eur.

Zoper izpodbijano odločbo je prosilec dne 14. 11. 2013 vložil pritožbo, v kateri navaja, da je organ svojo odločitev utemeljil na zelo pavšalen, abstrakten ter splošen način za vse točke skupaj. Takšna obrazložitev mu namreč ne omogoča presoje, ali je organ v zadostni meri izpolnil vse zahteve, ki mu jih nalagajo zakonske določbe. Prosilec se ne strinja z navedbo organa, da gre za dokumente, ki so namenjeni interni komunikaciji. Prosilec primeroma navede, da dopisi med KPK in MGRT, dopisi med Uradom za varstvo potrošnikov in ministrstvom niso namenjeni interni komunikaciji. Prav tako se prosilec ne strinja z navedbo organa, da bi z razkritjem dokumentov bilo moteno njegovo delo. Meni pa, da je zelo verjetno, da bi razkritje dokumentov ogrozilo določene posameznice in posameznike, ki so odgovorni za kršitev dolžnega ravnanja. Javnost ima namreč pravico vedeti, ali so uradne osebe organa pri svojem delu kršile predpise, kako opravljajo svoje delo in v čigavem interesu opravljajo delo. Prosilec se pritožuje tudi zoper odločitev organa o stroških posredovanja zahtevane dokumentacije. Navaja, da iz specifikacije ni razvidno, koliko časa je organ porabil ločeno za pripravo dokumentacije, ločeno za odbiranje, ločeno za kopiranje, itd. Prav tako se prosilec ne strinja z navedbo organa, da je največ časa porabil za pripravo dokumentacije. Gre namreč za isto dokumentacijo, kot jo je imela pri svojem delu na razpolago Notranja revizijska služba organa. Dokumentacija je bila torej že zbrana zaradi izvedbe postopka notranje revizije. Prosilec navaja tudi, da želi organ z zaračunavanjem stroškov onemogočiti nevladni organizaciji dostop do dokumentov in prikriti nove nezakonitosti organa.

Na podlagi 245. člena ZUP je Pooblaščenec dne 4. 12. 2013 od organa prejel odstop pritožbe. Z odstopom pritožbe je organ Pooblaščencu hkrati posredoval pojasnilo, v katerem je navedel, da je v konkretnem primeru opravil pregled zahtevane dokumentacije ter ugotovil, da gre za obsežno dokumentacijo, ki vsebuje večje število dokumentov, pri čemer se zahteva delno nanaša tudi na dokumente Urada Republike Slovenije za varstvo potrošnikov, ki je prenehal z delovanjem. Zaradi navedenega je organ izdal sklep o podaljšanju roka za odločitev. Organ je z izpodbijano odločbo zavrnil zahtevo prosilca pod 16. točko, s katero je prosilec zahteval posredovanje »Pobude ZPS iz leta 2010« ter zahtevo prosilca pod 21. točko, s katero je zahteval posredovanje »Zaprosila UVP za mnenje pravne službe MGRT«, z navedbo, da z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga, pri čemer dodaja, da je storil vse potrebno, da bi ugotovil dejansko stanje zadeve. Nadalje organ zavrača očitke prosilca, da njegove odločitve ni mogoče preizkusiti ter dodaja, da je pojasnil ključne razloge, zakaj bi njihovo razkritje povzročilo motnje pri delu organa. Navedbe prosilca, da organ ne želi posredovati dokumentacije zaradi strahu pred razkritjem kršitev, so neresnične in jih organ v celoti zavrača. Organ je namreč prepričan, da vsa interna komunikacija, kamor sodijo dokumenti, preko katerih si zaposleni oziroma strokovne službe izmenjavajo mnenja ter podajajo predloge za rešitev, ne more biti dostopna javnosti. Takšne informacije bi lahko povzročile napačno razumevanje njihove vsebine. V zvezi s stroški postopka pa organ pojasnjuje, da je prosilec zahteval posamezne dokumente, ki jih je notranjo revizijska služba navajala pri posameznih ugotovitvah, pri čemer organ opozarja, da je bilo treba vsako zahtevo prosilca najprej izluščiti iz poročila ter nato poiskati dokument. Prav tako ne drži navedba prosilca, da ima organ zahtevano dokumentacijo že zbrano zaradi vodenja postopka notranje revizije. V zvezi s tem organ pojasni, da revizijska služba opravlja revizijo samostojno in ima dostop do vseh dokumentov znotraj sistema Lotus notes, pri čemer zaposleni na področju, na katerem se opravlja revizija, dokumentacijo revizijski službi dostavijo in pripravijo le v primeru, če je ta podana v elektronski obliki in ni uradno evidentirana ali arhivirana zgolj v fizični obliki. V tem primeru je notranja revizijska služba vso dokumentacijo zbirala in pregledovala sama ter jo po končanem postopku vrnila posameznemu oddelku, čigar zaposleni niso vedeli, s katerimi dokumenti je razpolagala notranja revizijska služba. Organ še poudari, da je pri izračunu stroškov upošteval zgolj dejansko porabo časa, ki ga je porabil za pripravo in odbiranje zahtevane dokumentacije ter ceno za fotokopiranje posredovane dokumentacije. Organ še doda, da z zaračunavanjem nikakor ne želi preprečiti prosilcu dostopa do informacij, temveč je zaradi nenehnega vlaganja zahtev s strani prosilca primoran zaračunati svoje storitve, saj je delovni proces zaradi ravnanj prosilca prekomerno oviran.

Ker organ Pooblaščencu z odstopom pritožbe ni posredoval vseh dokumentov, potrebnih za odločanje v pritožbenem postopku, ga je ta pozval, naj mu posreduje fotokopijo Poročila izredne revizije izvedbe javnih razpisov, št. 0601-2/2012/2 ter dokumente, do katerih je organ prosilcu zavrnil dostop, in sicer dokumente, navedene pod naslednjimi točkami v zahtevi prosilca:
•    16. tč. - Pobuda ZPS iz leta 2010 – ugotovitev 35 Izredne revizije;
•    21. tč. - Zaprosila UVP za mnenje pravno službo – ugotovitev 37 Izredne revizije;
•    7. tč. - Poročilo pravne službe z dne 10. 7. 2008 – ugotovitev 31 Izredne revizije;
•    10. tč. - Mnenje pravne službe – ugotovitev 33 Izredne revizije;
•    11. tč. Vsa korespondenca med MG in UVP, ki se je v letu 2009 nanašala na iskanje rešitve sofinanciranja EPC – ugotovitev 33 Izredne revizije;
•    12. tč. Dopis direktorice UVP z dne 16. 6. 2009 – ugotovitev 33 Izredne revizije;
•    15. tč. Opomnik pravne službe za ministra – ugotovitev 33 Izredne revizije;
•    18. tč. Dopis pravne službe z dne 10. 2. 2010 – ugotovitev 35 Izredne revizije;
•    19. tč. Povzetek sestanka z dne 17. 2. 2010 – ugotovitev 35 Izredne revizije;
•    20. tč. Pisna opozorila pravne službe UVP, da vsakoletni podpisi izjav, da bo UVP sofinanciral ZPS za izvajanje projekta EPC, nimajo pravne podlage – ugotovitev 35 Izredne revizije;
•    22. tč. Mnenje pravne službe z dne 26. 7. 2011 – ugotovitev 37 Izredne revizije;
•    27. tč. Vsa korespondenca, dopisi, zapisniki…Med UVP oziroma DNT in pravno službo MG med 1. 8. 2011 in 6. 1. 2012 v zvezi z Evropskim potrošnikom centrom – ugotovitev 39 Izredne revizije;
•    31. tč. Vsa korespondenca, dopisi, zapisniki…med MGRT in KPK med 1. 8. 2012 in 6. 8. 2013.

Naknadno je Pooblaščenec organ pozval tudi k posredovanju podrobnih pojasnil v zvezi z zaračunavanjem stroškov posredovanja dokumentacije ter k posredovanju dokumentov, za katere je organ prosilcu zaračunal stroške.
 
Pritožba je delno utemeljena.

1. Meje preizkusa pritožbe s strani pritožbenega organa

Pooblaščenec je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

Kot izhaja iz vložene pritožbe, prosilec izpodbija odločbo organa zaradi zavrnitve dostopa do določenih dokumentov ter zaradi zaračunavanja stroškov posredovanja informacij. Na podlagi navedenega se je Pooblaščenec v pritožbenem postopku opredelil do vprašanja, ali zahtevane informacije predstavljajo prosto dostopne informacije javnega značaja, ali pa je podana katera izmed izjem po prvem odstavku 6. člena ZDIJZ, kot to zatrjuje organ. Poleg navedenega je Pooblaščenec v pritožbenem postopku presojal tudi upravičenost zaračunavanja stroškov v konkretni zadevi.

2. Pojem in obstoj informacije javnega značaja

ZDIJZ predstavlja konkretizacijo ustavne pravice dostopa do informacij javnega značaja, saj v prvem odstavku 1. člena vsakomur omogoča prost dostop do informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo državni organi, organi lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi in druge osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb. ZDIJZ ima nedvomno močan vpliv na delovanje javnega sektorja, in sicer ne samo v delu, ko med zavezance zajema izjemno širok krog organov javnega sektorja, ki morajo na prvi stopnji slediti določilom zakona, temveč tudi v segmentu same definicije informacije javnega značaja. Oboje je v interesu zagotavljanja transparentnosti delovanja celotnega javnega sektorja, ne le državne uprave. Namen ZDIJZ, ki izhaja iz 2. člena, je zagotoviti javnost in odprtost delovanja organov ter omogočiti uresničevanje pravice posameznikov in pravnih oseb, da pridobijo informacije javnega značaja, pri čemer si morajo organi za uresničitev tega namena prizadevati, da dosežejo čim večjo obveščenost javnosti o svojem delu.
Definicija informacije javnega značaja je določena v prvem odstavku 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (zakon za vse oblike uporablja izraz dokument, op. Pooblaščenca), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene določbe izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:
1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,
2. organ mora z njo razpolagati in
3. nahajati se mora v materializirani obliki.

3. Ali dokument obstaja?

Organ je zahtevo prosilca v 16. tč. njegove zahteve »Pobuda ZPS iz leta 2010« (ugotovitev 35 Izredne revizije) ter 21. tč. »Zaprosila UVP za mnenje pravne službe« (ugotovitev 37 Izredne revizije) zavrnil, zaradi neobstoja zahtevanih dokumentov. V zvezi z navedenima dokumentoma je organ (po prejemu poziva Pooblaščenca) za dodatna pojasnila zaprosil notranje revizijsko službo. Slednja je v svojem odgovoru zapisala, da pobude ZPS v času izvajanja izredne revizije med dosegljivo dokumentacijo ni bilo. Poudarja, da so na obstoj dopisa zgolj sklepali, niso pa z njim razpolagali v fizični obliki. V zvezi z navedenim Pooblaščenec pojasnjuje, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Pritožbeni postopek ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. Pooblaščenec je namreč organ, ki je, na podlagi prvega odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato Pooblaščenec, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. Organi, ki so zavezani po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav, ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca. Iz dokumentacije, ki jo je organ že posredoval prosilcu, izhaja, da je organ pripravljen sodelovati s prosilcem pri reševanju njegove zahteve in mu je omogočil dostop do precejšnjega dela informacij in dokumentov, s katerimi dejansko razpolaga. V zvezi z zaprosilom UVP za mnenje pravne službe, pa je notranje revizijska služba pojasnila, da zaprosila ni shranila med revizijsko dokumentacijo, saj je za potrebe njihovega dela zadostovalo mnenje pravne službe z dne 26. 7. 2011 (zahteva prosilca pod 22. tč - ugotovitev 37 Izredne revizije). Tako je bilo v pritožbenem postopku ugotovljeno, da organ razpolaga z dokumentom, navedenim v 21. tč. zahteve, tj. zaprosilom UVP za mnenje pravne službe (ugotovitev 37 Izredne revizije).

4. Izjema po 11. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ (notranje delovanje organa)

Skladno z 11. točko prvega odstavka 6. člena ZDIJZ organ prosilcu zavrne dostop do zahtevane informacije, če se zahteva nanaša na podatek iz dokumenta, ki je bil sestavljen v zvezi z notranjim delovanjem oziroma dejavnostjo organov in bi njegovo razkritje povzročilo motnje pri delovanju oziroma dejavnosti organa. Za obstoj navedene izjeme morata biti kumulativno izpolnjena dva pogoja:
- podatek mora izhajati iz dokumenta, ki je bil sestavljen v zvezi z notranjim delovanjem oziroma dejavnostjo organa in
- specifični škodni test (razkritje takšnega podatka bi povzročilo motnje pri delovanju oziroma dejavnosti organa).

Organ je zaradi obstoja izjeme notranjega delovanja prosilcu zavrnil dostop do naslednjih dokumentov:
•    Poročilo pravne službe z dne 10. 7. 2008 (7. tč. zahteve);
•    Mnenje pravne službe – ugotovitev 33 Izredne revizije (10. tč. zahteve);
•    Vsa korespondenca med MG in UVP, ki se v letu 2009 nanašala na iskanje rešitve sofinanciranja EPC (11. tč. zahteve);
•    Dopis direktorice UVP z dne 16. 6. 2009 – (12. tč. zahteve);
•    Opomnik pravne službe za ministra (15. tč. zahteve);
•    Dopis pravne službe z dne 10. 2. 2010 (18. tč. zahteve);
•    Povzetek sestanka z dne 17. 2. 2010 (19. tč. zahteve);
•    Pisna opozorila pravne službe UVP, da vsakoletni podpisi izjav, da bo UVP sofinanciral ZPS za izvajanje projekta EPC, nimajo pravne podlage (20. tč. zahteve);
•    Mnenje pravne službe z dne 26. 7. 2011 (22. tč. zahteve);
•    Vsa korespondenca, dopisi, zapisniki med UVP oziroma DNT in pravno službo MG med 1. 8. 2011 in 6. 1. 2012 v zvezi z Evropskim potrošnikom centrom (27. tč. zahteve);
•    Vsa korespondenca, dopisi, zapisniki med MGRT in KPK med 1. 8. 2012 in 6. 8. 2013 (31. tč. zahteve).

Organ v izpodbijani odločbi navaja, da dokumenti, ki jih v konkretnem primeru zahteva prosilec, niso namenjeni zunanjemu krogu oseb. Gre namreč za razna poročila, pravna mnenja ter stališča, ki so namenjena interni uporabi in so povezani z notranjim delovanjem organa. Organ še dodaja, da je namen interne komunikacije (sestanki, pravna mnenja, predlogi pravne službe, izmenjava mnenj) v zagotovitvi odprte komunikacije zaposlenih. Če slednja ne bi bila zagotovljena, bi bilo delo organa nedvomno moteno in po kvaliteti slabše, saj osebe, ki bi pripravljale razna mnenja, zapisnike, pravna mnenja, tega ne bi več počele odkrito in neobremenjeno.

Pooblaščenec pojasnjuje, da se z navedeno izjemo varuje t.i. notranje razmišljanje organa, s čimer naj bi se omogočilo odkrito in odprto razmišljanje organa, ki pa bi bilo ovirano, če bi bilo povsem odprto za javnost. Opisano izjemo pozna tudi večina primerjalno-pravnih ureditev. Varujejo se podatki, ki nastajajo ob oblikovanju politike organa. Namen te izjeme je preprečiti škodo, ki bi nastala pri kakovosti odločanja organa, saj razumno varovanje procesa »notranjega razmišljanja organa« ni nujno v neskladju z načelom odprtosti uprave. Če bi namreč vsi tovrstni dokumenti postali javni, bi to lahko resno ogrozilo kritično, inovativno in učinkovito delo javnega sektorja. Pooblaščenec ugotavlja, da se zahtevani dokumenti ne nanašajo na urejanje notranjih razmerij oz. procesov v samem organu, temveč na izvedbo javnih razpisov za sofinanciranje evropskega potrošniškega centra. Slednje se ne tiče notranjih razmerij/procesov v organu, temveč gre za izvajanje pristojnosti organa, ki jih ima na področju varstva potrošnikov. Po oceni Pooblaščenca zahtevani dokumenti ne predstavljajo dokumentov, ki bi nastali v zvezi z notranjim delovanjem organa, pri čemer Pooblaščenec poudarja, da četudi bi dokumenti nastali v zvezi z notranjim delovanjem organa, mora biti za obstoj izjeme notranjega delovanja izpolnjen tudi drugi pogoj, tj. specifični škodni test.

Pooblaščenec ugotavlja, da v konkretnem primeru ni izpolnjen tudi drugi kriterij za obstoj izjeme iz 11. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. Konkretna škoda, ki jo navaja organ (da osebe, ki bi pripravljale razna mnenja, zapisnike, pravna mnenja, tega ne bi več počele odkrito in neobremenjeno), namreč ne prestane škodnega testa iz predmetne izjeme. Na podlagi navedene izjeme je dostop do informacije mogoče zavrniti le, če se tehtnica med škodo oziroma motnjami pri delovanju in dejavnosti organa ter razkritjem informacije nagne proti škodi oziroma, če bi bila škoda, storjena delovanju organa, večja od pravice javnosti, da se seznani z informacijo. Pri tej izjemi se zahteva zelo strog škodni test, saj mora razkritje informacije ne samo ogroziti varovano pravno dobrino, ampak že resno ogroziti proces odločanja institucije, da bi se dostop do dokumentov lahko zavrnil. Pri uporabi te izjeme moramo biti še posebej previdni, saj se neredko lahko zgodi, da organi tovrstnih informacij ne želijo razkriti, ker bi jih lahko spravile v zadrego, jih osramotile, jim škodovale v političnem smislu ali pa celo razkrile nepravilnosti in nezakonitosti njihovega delovanja (Pravica dostopa do informacij javnega značaja, mag. Prepeluh U., str. 301). Izrazito restriktivno razlago predmetne izjeme je zavzelo tudi Upravno sodišče RS, ko je v sodbi, št. I U 1857/2012-12 z dne 9. 10. 2013, zapisalo, da je breme dokazovanja standarda onkraj dvoma na strani organa, saj je organ tisti, ki najbolje pozna svoje delovanje in lahko izkaže in opiše motnje pri njegovem delovanju. Prav tako je sodišče v navedeni sodbi poudarilo, da Pooblaščencu ni treba samoiniciativno ugotavljati, ali bi prišlo do motenj zaradi razkritja zahtevane informacije, ali ne. Podobno stališče je Upravno sodišče RS zavzelo tudi v sodbi, št. I U 1176/2010-13 z dne 30. 11. 2011, v kateri je navedlo, da je zakonodajalec v skladu z restriktivnim konceptom uporabe izjem do dostopa do informacije javnega značaja za dokazni standard postavil, da »bi razkritje povzročilo motnje«, kar je dokazni standard »onkraj dvoma«.

Hkrati Pooblaščenec opozarja tudi na stališče Upravnega sodišča RS, ki ga je zavzelo v zgoraj navedeni sodbi, št. I U 1857/2012-12 z dne 9. 10. 2013, ko je zapisalo, da je treba vsakič od primera do primera glede na konkretne okoliščine oceniti, ali bi razkritje povzročilo motnje pri delovanju organa, kar pomeni, da je rezultat te ocene lahko različen s potekom časa. V zvezi z navedenim Pooblaščenec ugotavlja, da se zahtevani dokumenti nanašajo na postopke sofinanciranja projekta EPC, ki so že zaključeni. Navedeno izhaja tudi iz Poročila izredne revizije izvedbe javnih razpisov, št. 0601-2/2012/2, v katerem je na strani 3. navedeno, da obdobje, ki ga pokriva izredna notranja revizija obsega obdobje od leta 2006 do leta 2012. Postopki izbire izvajalca projekta EPC so namreč, glede na časovno oddaljenost, že zaključeni. Škoda postopkom tako ne more več nastati, organ pa druge konkretne škode v delovanju organa ni niti zatrjeval niti izkazal. Pooblaščenec tudi ne more slediti navedbi organa, da bi razkritje dokumentov vodilo do nastanka motenj v delovanju organa, ker bi osebe, ki bi pripravljale razna mnenja, zapisnike, pravna mnenja, tega ne več počele odkrito in neobremenjeno. Posameznik, kot javni uslužbenec, se mora zavedati odgovornosti svojega dela in dejstva, da s svojim delovanjem vpliva na odločitve o pravicah posameznikov. Pri opravljanju svojega dela oz. funkcije mora ravnati v skladu s predpisi, ki ga zavezujejo in biti sposoben argumentirati svojo odločitev, zatorej navedba organa, da bi razkritje dokumentov vplivalo na odkrito in neobremenjeno delo zaposlenih, ni na mestu.

Ob odsotnosti argumentov in dokazov o motnjah v delovanju organa, Pooblaščenec zaključuje, da ne obstaja resna in konkretna nevarnost povzročitve motenj, ki naj bi nastale zaradi posredovanja zahtevanih dokumentov prosilcu.

5. Ostale izjeme od prostega dostopa do informacij javnega značaja

Pooblaščenec je po uradni dolžnosti, na podlagi drugega odstavka 247. člena ZUP izvedel preizkus, ali v konkretnem primeru morda, poleg izjeme iz 11. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, na katero se je skliceval organ, obstaja katera izmed preostalih možnih izjem iz 6. člena ZDIJZ.

5. 1. Izjema po 3. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ (varstvo osebnih podatkov)

Na podlagi pregleda vsebine zahtevanih dokumentov je Pooblaščenec ugotovil, da zahtevani dokumenti vsebujejo določene osebne podatke (npr. imena in priimke posameznikov, elektronske naslove posameznikov).

ZDIJZ v 3. točki prvega odstavka 6. člena določa kot izjemo od prosto dostopnih informacij osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov in tako napoti na uporabo Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 - uradno prečiščeno besedilo; v nadaljevanju ZVOP-1).

ZVOP-1 je sistemski zakon, ki ureja pravice, obveznosti, načela in ukrepe, s katerimi se preprečujejo neustavni, nezakoniti in neupravičeni posegi v zasebnost in dostojanstvo posameznika oziroma posameznice pri obdelavi osebnih podatkov. Posamezni področni zakoni pa urejajo varstvo osebnih podatkov in s tem povezane pravice ter dolžnosti glede posameznih področij oziroma posameznih zbirk osebnih podatkov. Po določilu 1. točke prvega odstavka 6. člena ZVOP-1 je osebni podatek katerikoli podatek, ki se nanaša na posameznika, ne glede na obliko, v kateri je izražen. Posameznik pa mora biti določena ali določljiva fizična oseba, na katero se nanaša osebni podatek, pri čemer je oseba določljiva, če se jo lahko neposredno ali posredno identificira, predvsem s sklicevanjem na identifikacijsko številko, enega ali več dejavnikov, ki so značilni za njeno fizično, fiziološko, duševno, ekonomsko, kulturno ali družbeno identiteto, pri čemer način identifikacije ne povzroča velikih stroškov, nesorazmerno velikega napora ali ne zahteva veliko časa.

Ker razkritje osebnega podatka predstavlja vrsto obdelave osebnih podatkov, je za presojo dopustnosti razkritja treba upoštevati splošne podlage za obdelavo osebnih podatkov, opredeljene v 8. in 9. členu (javni sektor) ZVOP-1. Iz navedenih členov kot splošno pravilo izhaja, da je obdelava osebnih podatkov dopustna, če tako določa zakon ali če je za to podana privolitev posameznika. Če slednja ni podana, je organ pri posredovanju informacij javnega značaja dolžan prekriti osebne podatke. Že iz določbe 3. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ pa izhaja, da nima vsak osebni podatek hkrati statusa t.i. varovanega osebnega podatka oziroma povedano drugače, razkritje osebnega podatka je v določenih primerih lahko dopustno, kar velja tudi za razkritje v okviru izvrševanja pravice dostopa do informacij javnega značaja.
Zahtevani dokumenti vsebujejo imena in priimke fizičnih oseb, pri čemer gre ugotoviti, da gre za osebne podatke javnih uslužbencev, uslužbencev Evropske komisije, zakonite zastopnice Zveze potrošnikov Slovenije  ter vodje Evropskega potrošniškega centra, ki ne predstavljajo varovanih osebnih podatkov.

Osebni podatki javnih uslužbencev se v dokumentu pojavljajo v zvezi z opravljanjem delovnih obveznosti, zato je pravna podlaga za razkritje podana v 1. alineji tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ, ki določa, da organ ne glede na morebitne izjeme od prostega dostopa (npr. izjeme varstva osebnih podatkov) dovoli dostop do informacij, če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca. Ti podatki (povezani z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca) torej niso varovani osebni podatki in je njihovo razkritje dopustno.

Prav tako med varovane osebne podatke ne prištevamo osebnih podatkov uslužbencev Evropske komisije. Glede na to, da je Slovenija članica EU, je slovenskim državljanom omogočen dostop do dokumentov, ki jih pri svojem delu ustvarijo Evropski parlament, Evropska komisija in Svet Evrope, pri čemer imena in priimki uslužbencev, ki so povezani z opravljanjem javne funkcije ali njihovega delovnega razmerja, niso varovani osebni podatki.

Med varovane osebne podatke ne sodi niti ime in priimek zaposlenega, ki je v skladu z zakonom javno dostopen v javnih evidencah (npr. zakoniti zastopnik subjekta).

Prav tako se v zahtevanih dokumentih nahajajo elektronski naslovi posameznikov. O javnosti elektronskih naslov je Pooblaščenec že odločal. Tako npr. v odločbi, št. 090-179/2010/4 z dne 01.12.2010 ter odločbi, št. 090-59/2009 z dne 13.07.2009, Pooblaščenec ugotavlja, da gre v primerih elektronskih naslovov zaposlenih za varovane osebne podatke, ki niso v neposredni zvezi z izvajanjem nalog iz delovnega razmerja javnega uslužbenca oz. v zvezi z opravljanjem javne funkcije. Upoštevaje navedeno imajo zaposleni v tem delu pravico do zasebnosti in posledično do tega, da njihovi elektronski naslovi in telefonske številke niso posredovani javnosti. Z vidika namena ZDIJZ je bistveno, da je javnosti omogočen način, da lahko stopi v stik z javnimi uslužbenci. To pa je izpolnjeno, kolikor so javnosti npr. na razpolago preko telefonske centrale organa oz. preko telefonskih številk in elektronskih naslovov, ki so javno dostopni na spletu ipd. Za potrebe uresničevanja delovnega razmerja organ, kot delodajalec, o zaposlenih zbira in obdeluje številne osebne podatke, vendar pa zaposleni s tem, ko sklenejo pogodbo o zaposlitvi, ne odpovedo v celoti zasebnosti na delovnem mestu, v krog katere sodijo tudi njihov elektronski naslov in telefonske številke. Iz tega razloga je organ ob posredovanju zahtevanih dokumentov dolžan prekriti elektronske naslove posameznikov.

Glede na ugotovljen obstoj varovanih osebnih podatkov, ki so vsebovani v zahtevanih dokumentih, je Pooblaščenec presodil, da je mogoče prosilcu omogočiti delni dostop do zahtevanih dokumentov na način, kot je urejen v 7. členu ZDIJZ. Pri tem je organ dolžan prekriti varovane osebne podatke na način, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

6. Stroški posredovanja informacij javnega značaja

Še preden se Pooblaščenec spusti v vsebinsko presojo, ali je organ utemeljeno zaračunal stroške posredovanja informacij javnega značaja, ali ne, želi na tem mestu pripomniti, da so bile nekatere določbe ZDIJZ o stroških spremenjene, z novelo ZDIJZ-C. Slednja je stopila v veljavo dne 17. 4. 2014, pri čemer Pooblaščenec poudarja, da navedene spremembe ne vplivajo na reševanje konkretne pritožbe, saj organ druge stopnje odloča o zakonitosti prvostopenjske odločbe na temelju predpisa, ki ga je pri svoji odločitvi uporabil prvostopenjski organ. Postopanje organa v zvezi z zaračunavanjem stroškov je Pooblaščenec torej presojal po določbah ZDIJZ, ki so veljale pred novelo ZDIJZ-C.

Pooblaščenec najprej poudarja, da ni nobenega dvoma, da sme organ v skladu s 34. členom ZDIJZ prosilcu zaračunati materialne stroške za posredovanje informacij javnega značaja, vendar le v primeru, če pri tem izpolni oziroma zadosti vsem zakonskim določbam, ki urejajo zaračunavanje stroškov posredovanja informacij. V prvem odstavku 35. člena ZDIJZ je bilo določeno, da Vlada predpiše okvirni stroškovnik, na podlagi katerega organ določi svoj stroškovnik, v skladu s katerim zaračunava materialne stroške iz 34. člena. ZDIJZ torej za podrobnejšo ureditev stroškov napotuje na podzakonski predpis, konkretno na Uredbo o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 76/05, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju Uredba), ki med drugim podrobno določa zaračunljivost stroškov posredovanja informacij javnega značaja prosilcem. Vlada RS je v 19. členu Uredbe predpisala okvirni cenik za posredovanje informacij javnega značaja, ki je splošen in velja za vse zavezane organe. Vsak posamezen organ pa lahko, v skladu s tretjim odstavkom 19. člena Uredbe v povezavi s 35. členom ZDIJZ, za stroške, ki niso našteti v splošnem stroškovniku, pridobi svoj stroškovnik, ki ga mora potrditi oziroma h kateremu mora dati soglasje ministrstvo, pristojno za upravo. Pri tem je organ dolžan, v skladu s 36. členom ZDIJZ, svoj stroškovnik iz 35. člena ZDIJZ objaviti v svojem katalogu informacij javnega značaja ter ga dati na vpogled vsakemu prosilcu. Če organ ne ravna v skladu z navedeno zakonsko določbo, in ne objavi stroškovnika v svojem katalogu informacij javnega značaja, ne more od prosilca zahtevati plačila stroškov po stroškovniku, saj je slednje v nasprotju s pravno varnostjo in načelom zakonitosti. Poleg navedenega je organ dolžan prosilca opozoriti tudi na plačilo stroškov in, če prosilec to zahteva, mu mora organ vnaprej sporočiti višino stroškov, ki mu jih bo zaračunal za posredovanje informacij (tretji odstavek 36. člena ZDIJZ).

Vsebinska presoja stroškov posredovanja informacij je torej dvostopenjska. Primarno je treba ugotoviti, ali je organ prosilca opozoril na plačilo stroškov in kateri stroškovnik je podlaga za odločanje o stroških v konkretnem primeru. Šele ob navedenih predpostavkah, ki morata biti podani kumulativno, je na vrsti presoja utemeljenosti same višine stroškov.

Pooblaščenec je ugotovil, da je organ prosilca v dopisu, št. 090-20/2013-2 z dne 22. 8. 2013, opozoril, da mu bo v skladu s Cenikom za stroške posredovanja informacij javnega značaja, št. 017-194/2002-98 z dne 3. 1. 2007, zaračunal stroške (v nadaljevanju cenik), ki bodo nastali z odbiranjem in kopiranjem zahtevanih dokumentov. V navedenem dopisu je organ tudi navedel, kje na njegovi spletni strani je javno objavljen cenik.

V konkretnem primeru je organ, na podlagi navedenih določb ZDIJZ, Uredbe in cenika, h kateremu je dalo soglasje Ministrstvo za javno upravo, št. 090-36/2006/4 z dne 26. 6. 2006, in ob ugotovitvi, da bodo za izpolnitev zahteve prosilca nastali stroški posredovanja informacij, plačilo teh stroškov odredil v peti točki izreka izpodbijane odločbe. Organ je v obrazložitvi izpodbijane odločbe navedel, da so zaposleni za pripravo dokumentacije porabili skupno 64 ur, kar v skladu s cenikom znaša 566,10 eur, pri čemer navedeni znesek krije ceno odbiranja in priprave (8,76 eur x 64 ur) ter materialne stroške (42 dokumentov x 0, 13 eur) = 566,10 eur. Organ je odločil, da je prosilec dolžan navedeni znesek poravnati v roku 15 dni od izstavitve računa.

Organ v izpodbijani odločbi navaja, da je prosilec zahteval dokumentacijo, ki obsega večje število dokumentov, pri čemer je organ za dokumentacijo Urada za varstvo potrošnikov porabil veliko časa, saj je bila slednja zaradi ukinitve (ker so z njo razpolagali različni skrbniki) različno arhivirana. Prav tako je organ Pooblaščencu pojasnil, da ne more zanemariti dejstva, da je bil zaradi tako obsežne zahteve za daljše obdobje moten delovni proces organa in zato teh stroškov nikakor ne more spregledati. Organ navede tudi, da je prosilcu stroške posredovanja informacij javnega značaja zaračunal prvič, čeprav je to njegova deseta tako obširna zahteva, vendar je zaradi nenehnega vlaganja zahtev s strani prosilca primoran zaračunati svoje storitve, saj je delovni proces zaradi ravnanj prosilca prekomerno oviran. Pooblaščenec je organ pozval k posredovanju dodatnih pojasnil v zvezi z zaračunavanjem stroškov, pri čemer je organ pojasnil, da je prosilec zahteval tudi dokumentacijo, ki je bila podana v elektronski obliki (elektronska sporočila, ki niso bila evidentirana v sistemu Lotus Notes) in dokumentacijo, ki ni bila ustrezno arhivirana oziroma je bila arhivirana samo v fizični obliki. Nekateri dokumenti so bili zloženi v fasciklih, brez opredelitve, kaj se nahaja v njih. Tako celotna dokumentacija, ki jo je prosilec zahteval, ni bila dostopna znotraj sistema Lotus Notes. Organ je pojasnil, da je za ugotovitev, na katero zadevo se nanaša prosilčeva zahteva, porabil 2 uri, za pregled fasciklov in iskanje zahtevane dokumentacije (teh je po navedbi organa 40 kom) porabil 32 ur, saj je bila dokumentacija nerazvrščena oziroma neustrezno arhivirana. Za pregled zadev in iskanje zahtevane dokumentacije v sistemu Lotus Notes je organ pregledal 527 zadev, pri čemer je organ za navedeno opravilo porabil 28 ur. Dodatnih 6 ur je organ porabil za usklajevanje med vodjo sektorja in uradno osebo za dostop do informacij značaja Direktorata za notranji trg ter dodatno iskanje dokumentov. Za kopiranje dokumentov je organ porabil 2 uri.

Na tem mestu Pooblaščenec najprej opozarja, da zaračunavanje stroškov nikakor ne sme biti arbitrarno in v celoti odvisno od individualnih sposobnosti javnih uslužbencev, zaposlenih pri določenem organu, oziroma organizacije dela samega organa zavezanca. Prosilec namreč ne more in ne sme biti tisti, ki bo nosil breme slabe organizacije dela organa in posledično dolgotrajnega procesa iskanja in posredovanja zahtevanih informacij javnega značaja. Pooblaščenec na podlagi dopisa organa ocenjuje, da je organ prosilcu zaračunal nesorazmerne stroške za posredovanje 42 dokumentov. Organ je namreč v stroške vračunal delo, ki je posledica slabe organizacije dela organa ter neupoštevanja določb Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 20/05 s spremembami in dopolnitvami) pri poslovanju z dokumentarnim gradivom. Slednje ne more iti v breme prosilca. Arhiv vsakega upravnega organa mora biti namreč organiziran skladno z Uredbo o upravnem poslovanju, in sicer na način, da se lahko vsak iskan dokument v arhivu (že na podlagi klasifikacijskih znakov posamičnih dokumentov) tudi enostavno najde.

Pooblaščenec na tem mestu še opozarja, da možnost, ki jo daje Uredba (zaračunavanje stroškov dela javnih uslužbencev) ne sme postati razlog, ki daje organom zavezancem moč, da prosilce odvrnejo od vlaganja zahtev za posredovanje informacij javnega značaja. Po oceni Pooblaščenca lahko namreč zaradi nerazumno visokih stroškov posredovanja informacij javnega značaja govorimo že o negaciji (izničenju) pravice do dostopa do informacij javnega značaja, kot ustavne pravice. Pravica dostopa do informacij javnega značaja pa je temeljna človekova pravica, zagotovljena v drugem odstavku 39. člena Ustave Republike Slovenije (v nadaljevanju: Ustava RS). Višina stroškov posredovanja informacij javnega značaja mora tako ostati v najnižjem možnem obsegu oziroma ne sme nesorazmerno ovirati prosilčeve ustavne pravice dostopa do informacij javnega značaja. Razumni stroški dostopa do informacij javnega značaja pa so po oceni Pooblaščenca, ob obstoječih predpisih, dejansko nastali materialni stroški in v skladu z Uredbo tudi stroški dela javnih uslužbencev, vendar le v obsegu, ki ne pomeni prekomernega posega v ustavno zagotovljeno pravico dostopa do informacij.  

Iz pojasnil in izpodbijane odločbe izhaja, da je organ prosilcu zaračunal pretvorbo ene strani dokumenta formata A4 iz elektronske oblike v fizično obliko po ceni 0,13 eur, in sicer za vseh 42 posredovanih dokumentov. Pooblaščenec ugotavlja, da organ ni ravnal pravilno, ko je obračunal navedeno storitev za vse dokumente. Organ sam večkrat navaja, da se bili posamezni dokumenti arhivirani samo v fizični obliki, kar pomeni, da teh dokumentov ni bilo potrebno pretvarjati iz elektronske oblike v fizično obliko. Navedeno izhaja tudi iz zahteve prosilca, v kateri je navedel, da želi prejeti dokumente po navadni pošti. Za fotokopijo ene strani A4 formata pa lahko organ v skladu s cenikom prosilcu zaračuna le 0,06 eur. S podatkom, kateri dokumenti so bili arhivirani v fizični obliki in kateri v elektronski obliki, Pooblaščenec ne razpolaga, temveč s tem podatkom razpolaga organ, ki je navedeno dokumentacijo tudi pripravil. Prav tako se Pooblaščenec ne more strinjati z navedbo organa, da je prosilcu zaračunal posredovanje 42 dokumentov. Cenik in Uredba določata ceno za eno stran fotokopije formata ter ceno za pretvorbo ene strani dokumenta formata A4 iz elektronske v fizično obliko. Organ pa je v izpodbijani odločbi zgolj navedel število dokumentov, pri čemer ni razvidno, koliko strani vsebuje posamezen dokument. Prav tako Pooblaščenec ne more slediti navedbi organa, da je za pregled 40 fasciklov in iskanje dokumentov porabil 32 ur (štiri delovne dneve). Ob predpostavki učinkovite organizacije dela in jasnih ter izrecnih navodil ustrezno usposobljenemu javnemu uslužbencu, meni Pooblaščenec, da navedeno delo posamezniku ne more vzeti 32 ur časa, kot to v svojem dopisu navaja organ. Pooblaščenec kot organ, ki se s tovrstnim delom vsakodnevno ukvarja, in sicer tako z vidika reševanja pritožbenih postopkov, kot tudi z vidika prvostopenjskega organa zavezanca za posredovanje informacij javnega značaja, ocenjuje, da je takšna poraba časa nesorazmerna s količino podatkov, ki jih je zahteval prosilec. Pooblaščenec tudi ne more slediti navedbi organa, da je prosilec s tem, ko se je skliceval na posamezne navedbe v poročilu, organu povzročil še več dela, kot bi ga imel sicer, če bi bile njegove zahteve splošnejše. Ravno nasprotno. Prosilec je s tem, ko je pri posameznih točkah navedel številko ugotovitve Poročila ter datum dokumenta, ki ga zahteva, organu kvečjemu poenostavil iskanje, in ne povzročil še več dela, kot to navaja organ.

Upoštevajoč vse navedeno je Pooblaščenec ocenil, da bo pomanjkljivosti postopka glede zaračunavanja stroškov posredovanja na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil sam organ prve stopnje, pri katerem se zahtevana dokumentacija nahaja in ki podrobno pozna vsa relevantna dejstva v zvezi s to dokumentacijo.

Organ je tako dolžan o zahtevi prosilca odločiti najpozneje v roku 30 (tridesetih) dneh od prejema te odločbe, pri čemer glede zaračunavanja stroškov ne sme posegati v uresničevanje prosilčeve ustavne pravice dostopa do informacij javnega značaja. V ponovljenem postopku je organ dolžan upoštevati prakso Pooblaščenca glede stroškov in odpraviti zgoraj navedene pomanjkljivosti.

7. Sklepno

Po preučitvi celotne zadeve je Pooblaščenec tako ugotovil, da zahtevani dokumenti ne predstavljajo izjeme notranjega delovanja, v delu pa predstavljajo izjemo varstva osebnih podatkov, vendar je pritožbi prosilca, upoštevaje pravilo delnega dostopa iz 7. člena ZDIJZ, mogoče delno ugoditi. Pritožbi prosilca je zato Pooblaščenec delno ugodil ter, na podlagi prvega 252. člena ZUP, odločbo organa delno odpravil in sam rešil zadevo, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe. V preostalem delu, glede osebnih podatkov, ki jih je organ dolžan prekriti v skladu z 2. točko izreka te odločbe ter v delu, v katerem je Pooblaščenec ugotovil, da organ ne razpolaga z zahtevanim dokumentom, pa je, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, pritožbo prosilca zavrnil. Pooblaščenec je ugotovil tudi, da je pritožba prosilca zoper odločitev organa o stroških utemeljena, zato je, na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP, skladno z razlogi, navedenimi v obrazložitvi te odločbe odpravil odločitev organa in zadevo vrnil v ponovno odločanje prvostopenjskemu organu, kot izhaja iz 3. točke izreka te odločbe.

V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.
Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010-UPB5; ZUT) oproščena plačila upravne takse.

Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper prvo in drugo točko izreka te odločbo ni dovoljena pritožba, temveč je dopustno sprožiti upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se vloži pri navedenem sodišču neposredno pisno ali pa se pošlje po pošti. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu. Zoper tretjo točko te odločbe ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.

Postopek vodila    :                             
Mevlida Mehović, univ. dipl. prav.,                                
Asistentka svetovalca Pooblaščenca

Informacijski pooblaščenec              
Nataša Pirc Musar, univ. dipl. prav.,                       
pooblaščenka