Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po odločbah IP o dostopu do informacij javnega značaja

+ -
Datum: 13.05.2019
Naslov: prosilec - Zavod za gozdove Slovenije
Številka: 090-89/2019
Kategorija: Stroški
Status: Vrnjeno v ponovno odločanje


POVZETEK:

Prosilec se je pritožil zoper Sklep o stroških posredovanja informacij javnega značaja. V pritožbenem postopku IP ni ugotovil procesnih kršitev zaračunavanja stroškov s strani organa, vendar pa je organ povsem neupravičeno ter v nasprotju z ZDIJZ in Uredbo, prosilcu zaračunal strošek pretvorbe dokumentov iz elektronske v fizično obliko in obratno, saj je prosilec zahteval dostop do informacij v elektronski obliki, delni dostop pa je možno izvesti tudi v elektronski obliki. IP je izpodbijani sklep odpravil in vrnil zadevo organu v ponovni postopek.

 

ODLOČBA:

 

Številka: 090-89/2019/7

Datum: 13.5.2019

 

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP) izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05, 51/07 - ZUstS-A), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US in 102/15; v nadaljevanju ZDIJZ) ter prvega in tretjega odstavka 251. člena v povezavi z 258. členom Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljevanju ZUP) o pritožbi … (v nadaljevanju prosilec), z dne 22.3.2019, zoper sklep Zavoda za gozdove Slovenije, Območna enota Novo mesto, Gubčeva 15, 8000 Novo mesto (v nadaljevanju organ), št. 3408-004/2019-5 z dne 12.3.2019, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

 

 

 

O D L O Č B O:

 

  1. Pritožbi prosilca se ugodi. Sklep Zavoda za gozdove Slovenije št. 3408-004/2019-5 z dne 12.3.2019, se odpravi in se zadeva vrne organu v ponovno odločanje. Organ mora o zahtevi prosilca odločiti brez odlašanja, najpozneje pa v tridesetih (30) dneh od prejema te odločbe.
  1. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

 

 

 

 

O b r a z l o ž i t e v:

 

Prosilec je v zahtevi z dne 30.1.2019 od organa zahteval posredovanje seznama vseh odločb, ki jih je izdala ZGS, OE Novo mesto, KE Trebnje za odkazilo redne sečnje (torej posle v zvezi z rednim upravljanjem stvari) ter seznam in kopije odločb, ki jih je izdala ZGS, OE Novo mesto, KE Trebnje, kjer je bila sečnja odkazana brez vedenja manjšinskih lastnikov, za obdobje od 1.1.2017 dalje.

 

Organ je prosilca dne 6.2.2019, z dopisom št 3408-004/2019-3, pozval, naj zahtevo za dostop do informacij javnega značaja dopolni, v skladu s 17. členom ZDIJZ, in sicer, naj se opredeli, v kakšni obliki se želi seznaniti z zahtevanimi informacijami. Organ je prosilca opozoril na plačilo materialnih stroškov skladno z 17. členom Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja ( Uradni list RS, št. 24/2016, v nadaljevanju Uredba), ki jih bo organ zaračunal za posredovanje informacij v željeni obliki.

 

Prosilec je dne 14.2.2019 dopolnil svojo zahtevo in navedel, da želi zahtevane informacije prejeti v elektronski obliki, in sicer na eni zgoščenki DVD-R.

 

Organ je dne 12. 3. 2019 izdal sklep o stroških posredovanja informacij javnega značaja št. 3408-004/2019-5. V  1. točki izreka sklepa je organ odločil o stroških posredovanja informacij javnega značaja, in sicer v znesku 225,14 EUR, v primeru zamude plačila z zakonskimi zamudnimi obrestmi od dneva zapadlosti do plačila.  V 2. točki izreka sklepa  je organ odločil o načinu plačila stroškov iz 1. točke izreka sklepa.

 

Dne 22.3.2019 je prosilec vložil pritožbo zoper sklep št. 3408-004/2019-5 z dne 12.3.2019, v kateri je navedel, da fotokopij, ki mu jih je organ zaračunal, ni prejel, stroški pretvorbe dokumentov formata A4 iz fizične v elektronsko obliko pa predstavljajo nepotreben strošek, saj v dobi informatike izvirniki že obstajajo v elektronski obliki. Prosilec meni, da nezmožnost oz. neznanje uporabe razpoložljive informacijske tehnologije uporabnika ne sme bremeniti končnega uporabnika. Nadalje je prosilec pojasnil, da je prejel en A4 format spremnega dopisa ter CD-R, ki vsebuje nepregledne in neustrezno označene dele različnih odločb, ter niti ne zahtevanih informacij. Kljub dejstvu, da ni prejel zahtevanih podatkov, je poravnal stroške elektronskega zapisa na eni zgoščenki CD in stroške poštnine, ob pričakovanju, da ti ne bodo zaračunani ob dejanskem posredovanju zahtevanih informacij.

 

Organ sklepa po prejemu pritožbe ni nadomestil z novim, zato je pritožbo na podlagi 245. člena ZUP, z dopisom št. 3408-004/2019-12 z dne 9.4.2019, odstopil v reševanje IP, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe.

 

Organ je v dopisu št. 3408-004/2019-12 z dne 9.4.2019 še navedel, da je prosilec v zahtevi z dne 30.1.2019, zahteval kopije odločb, ki jih je izdal ZGS, OE Novo mesto, KE Trebnje, kjer je bila sečnja odkazana brez vedenja manjšinskih lastnikov, v obliki elektronskega zapisa – scana. Da bi organ lahko posredoval zahtevane dokumente skladno z Zakonom o varovanju osebnih podatkov, je moral kopirati prvo stran original dokumenta, da je lahko na kopiji dokumenta prekril osebne podatke lastnika oz. pooblaščenca lastnika gozda ter nato takšen dokument skeniral. Na navedbe prosilca, da pretvorba iz fizične oblike v elektronsko obliko ne bi bila potrebna, je organ pojasnil, da se skladno z drugim odstavkom 210. člena Zakona o splošnem upravnem postopku odločba izda pisno, iz česar sledi, da karkoli v elektronski obliki ni odločba, torej ni informacija javnega značaja. Poleg navedenega je organ še pojasnil, da so vse »elektronske oblike«, s katerimi razpolagajo, narejene tako, da se iz njih ne da zabrisati identitete prejemnika odločbe, zato je takšna pretvorba dokumentov potrebna. Organ se z navedbami prosilca, da ni prejel zaračunanih fotokopij, strinja, saj gre za materialne stroške, ki so nastali v postopku posredovanja informacij javnega značaja, ki so dejansko nastali, kar je bilo zapisano tudi v izpodbijanem sklepu.

 

IP je organ dne 16.4.2019, z dopisom št. 090-89/2019/2, pozval na dokumentacijo in pojasnila v zadevi. Odgovor organa je IP prejel dne 8.5.2019. V njem je organ ponovno pojasnil, da z zahtevanimi dokumenti razpolaga v fizični oz. papirnati obliki, vse »elektronske oblike«, pa so narejene tako, da se iz njih ne da prekriti identitete prejemnika odločbe. Nadalje je organ pojasnil, da se 18 odločb v originalu nahaja v ČB obliki in 223 odločb v barvni obliki, na tak način pa je naredili tudi kopije dokumentov, in sicer tako, da so kopirali le prvo stran odločbe, na kateri se nahajajo podatki, ki se jih skladno z Zakonom o varovanju osebnih podatkov ne sme razkrivati. Druge in morebitne tretje strani odločbe, kjer teh podatkov ni, organ ni kopiral, temveč le pretvoril iz fizične v elektronsko obliko. Prosilcu so bili scani zahtevanih odločb že posredovani. Organ je IP priložil zahtevano dokumentacijo v originalu ter popis števila strani, za katere je izvedel barvne in črno-bele kopije ter pretvorbo formata iz fizične v elektronsko obliko.

Dne 23.4.2019 je IP prejel še dodatno gradivo prosilca in zaprosilo za presojo dejstev ter ukrepanje, predvsem z vidika dostave informacij javnega značaja ter postopka pridobitve le-teh. Prosilec je predložil še dodatno dokumentacijo, ki je nastala v postopku vsakič drugačnega ravnanja revirnega gozdarja v primeru redne sečnje gozdnih parcel, ki so v (izrazito manjšinski) solasti.

 

Pritožba je utemeljena.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.

 

Predmet pritožbe v obravnavani zadevi je pravilnost in utemeljenost zaračunanih stroškov dostopa do zahtevanih informacij javnega značaja, o čemer je organ odločil v sklepu o stroških posredovanja informacij javnega značaja št. 3408-004/2019-5 z dne 12.03.2019 (v nadaljevanju izpodbijani sklep).

 

Nobenega dvoma ni, da lahko organ v skladu z drugim odstavkom 34. člena ZDIJZ prosilcu zaračuna stroške posredovanja zahtevane informacije, torej za posredovanje prepisa, fotokopije ali elektronski zapis zahtevane informacije, vendar le v primeru, če pri tem izpolni oziroma zadosti vsem zakonskim določbam, ki urejajo zaračunljivost stroškov posredovanja informacij. Tako v prvem odstavku 36. člena ZDIJZ določa, da mora vsak organ v svojem katalogu informacij javnega značaja objaviti stroškovnik iz 35. člena ZDIJZ ter ga dati na vpogled vsakemu prosilcu. Hkrati je glede na tretji odstavek 36. člena ZDIJZ organ dolžan prosilca opozoriti na plačilo stroškov in, če prosilec to zahteva, prosilcu vnaprej sporočiti višino stroškov, ki mu jih bo zaračunal za posredovanje informacij. Sam način zaračunavanja stroškov oziroma stroške, ki jih organ lahko zaračuna, pa v skladu z določbo drugega odstavka 35. člena ureja Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 24/16; v nadaljevanju Uredba).

 

Nadalje IP pojasnjuje, da je vsebinska presoja pritožbe zoper odločitev o stroških v postopku po ZDIJZ dvostopenjska. Primarno je treba ugotoviti, ali je organ zadostil zahtevam glede objave stroškovnika ter ali je organ prosilca opozoril na plačilo stroškov. Šele ob navedenih predpostavkah, ki morajo biti podane kumulativno, je na vrsti presoja utemeljenosti same višine stroškov.

 

V zvezi z navedenim je treba opozoriti, da je stroškovnik za zaračunavanje stroškov dostopa do informacij javnega značaja določen enotno, pri čemer so pravila zaračunavanja natančno določena v Uredbi. Posledično ima prosilec vedno možnost preveriti, na kakšen način oziroma v kakšni višini lahko organ zaračuna stroške. Pred novelo ZDIJZ-C je namreč ZDIJZ v 35. členu določal, da organ na podlagi stroškovnika, ki ga predpiše vlada, sam določi svoj stroškovnik. Tak stroškovnik je bil lahko od organa do organa različen, zaradi česar je bila njegova objava nujna, da je prosilec sploh lahko predvidel, kakšne stroške mu organ lahko zaračuna. Posledično je veljalo, da kadar organ ne ravna v skladu z navedeno zakonsko določbo in ne objavi stroškovnika v svojem katalogu informacij javnega značaja, ne more od prosilca zahtevati plačila stroškov po stroškovniku, saj je slednje v nasprotju s pravno varnostjo in načelom zakonitosti. S spremembo navedene določbe z že omenjeno novelo ZDIJZ-C pa to ne velja več. Kot že rečeno, je zdaj enotni stroškovnik objavljen v obliki Uredbe, ki je javno objavljena in dostopna, zaradi česar ima prosilec višino in način zaračunavanja stroškov vedno možnost preveriti. IP je ugotovil, da ima tudi organ na svoji spletni strani napotilo na predmetno Uredbo, pri čemer ima objavljeno tudi pojasnilo, da »organ lahko zaračuna materialne stroške, ki nastanejo pri posredovanju informacij javnega značaja«.

  

Ne glede na navedeno, pa še vedno obstaja obveznost organa, da prosilca vnaprej obvesti o tem, da namerava stroške zaračunati. Določba tretjega odstavka 36. člena ZDIJZ se ni spremenila, je pa bistvenega pomena za to, da si prosilec, še preden mu organ posreduje zahtevane informacije, lahko premisli, ko izve, da mu organ za posredovanje namerava zaračunati stroške. 

 

Po pregledu spisovne dokumentacije IP ugotavlja, da je organ zadostil zahtevam glede objave stroškovnika, prav tako je prosilca pravilno in pravočasno opozoril na plačilo stroškov posredovanja informacij javnega značaja. Iz dopisa št. 3408-004/2019-3 z dne 6.2.2019, je razvidno, da je organ seznanil prosilca, da mu lahko zaračuna materialne stroške, kadar ti presegajo 20 evrov (z vključenim DDV) in ga seznanil z enotnim stroškovnikom za posredovanje informacij javnega značaja, kot ga  določa 17. člen Uredbe. Organ je prosilca tudi seznanil, da lahko v primeru, da bodo materialni stroški posredovanja informacij presegli 80 eurov (z vključenim DDV), zahteva vnaprejšnji polog ocenjenega zneska za kritje stroškov posredovanja zahtevanih informacij.

 

Iz priložene spisovne dokumentacije izhaja, da organ vnaprejšnjega pologa za plačilo materialnih stroškov ni zahteval, prav tako prosilec ni zahteval vnaprejšnje seznanitve z višino stroškov.

 

Na podlagi navedenega IP ugotavlja, da v ravnanju organa ni zaznal kršitev procesnih določb ZDIJZ oziroma Uredbe, ki urejajo postopek zaračunavanja informacij javnega značaja.

 

Procesnih kršitev zaračunavanja stroškov s strani organa IP torej ni ugotovil, zato je v nadaljevanju presojal še utemeljenost višine zaračunanih stroškov za posredovanje zahtevanih informacij javnega značaja. Iz izpodbijanega sklepa št. 3408-004/2019-5 z dne 12.03.2019 izhaja, da je organ prosilcu zaračunal stroške črno-belih fotokopij formata A4 v količini 18 kosov, barvne fotokopije formata A4 v količini 223 kosov, elektronski zapis na eni zgoščenki CD, pretvorbo formata iz fizične v elektronsko obliko v  količini 482 kosov, ter stroške poštnine.

 

Kot izhaja iz pojasnil in posredovane dokumentacije, ki jo je organ dne 8.5.2019 posredoval IP na vpogled, IP ugotavlja, da organ razpolaga z zahtevano dokumentacijo, tako v elektronski, kot fizični obliki.

 

Pri odločanju po ZDIJZ je prvotnega pomena pravilna uporaba pojma oz. definicije informacije javnega značaja. Informacija javnega značaja je po določbi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene definicije so razvidni trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:

1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa;

2. organ mora z njo razpolagati;

3. nahajati se mora v materializirani obliki.

 

IP ugotavlja, da v obravnavanem primeru ni sporno, da je organ zavezanec po prvem odstavku 1. člena ZDIJZ in da informacija izvira iz delovnega področja organa. Izkazan pa mora biti tudi obstoj drugih dveh pogojev za opredelitev informacije javnega značaja, torej da organ z informacijo razpolaga in da se ta nahaja v materializirani obliki. IP nadalje ugotavlja, da organ razpolaga z zahtevanimi informacijami tako v fizični kot elektronski obliki.

 

IP ne dvomi o ugotovitvi organa, da je zahtevane informacije treba pregledati z vidika obstoja izjem od prostega dostopa iz prvega odstavka 6. člena ZDIJZ in jih ustrezno prekriti torej izvesti delni dostop. Vendar pa je vprašanje, zakaj je organ zaračunal strošek pretvorbe iz elektronske v fizično obliko in obratno, saj je prosilec zahteval dostop do informacij v elektronski obliki, torej v obliki, v kateri se vse zahtevane informacije nahajajo pri organu.

 

IP se je v nadaljevanju ukvarjal z vprašanjem same izvedbe delnega dostopa. Ali je možna izvedba delnega dostopa tudi v elektronski obliki, ki je na razpolago organu? Organ je namreč navedel zgolj, da ne more zabrisati identitete prejemnika odločbe, zato je moral vzeti original v papirni obliki, ga  prekopirati, zakriti podatke in nato skenirati.

 
IP takšni obrazložitvi ni mogel slediti. Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja namreč v 19. členu predvideva izvedbo delnega dostopa tudi za dokumente v elektronski obliki, in sicer na način, da se v kopiji izbriše, kodira, blokira omeji oziroma drugače napravi informacije iz 5 a ali 6.člena ZDIJZ nedostopne. IP poudarja, da je v operacijskem sistemu Windows, za katerega IP ne dvomi, da organ z njim razpolaga, program »slikar oziroma ang. paint«, ki omogoča izvedbo delnega dostopa v elektronski obliki, brez posebnega dodatnega strokovnega znanja s področja informatike. V programu »slikar«, do katerega se pride preko klika na ikono »start«, »programi«, »pripomočki«, se na ikoni »datoteka«, poišče in odpre skeniran dokument, na katerem se lahko izvede npr. s čopičem in črno barvo, delni dostop. Tako spremenjen dokument se shrani.


Organ je sicer v skladu z 18. členom Uredbe dolžan posredovati informacije glede na tehnične pripomočke, vendar po oceni IP v obravnavanem primeru ne gre za primer, ki zahteva od organa dodatne tehnične zmogljivosti, izven obsega normalnega poslovanja. Dolžnost organa je, da pri sami izvedbi dostopa do zahtevanih informacij, v obliki, kot je predmet zahteve, izbere način, ki je za prosilca finančno najbolj ugoden. Povedano drugače, organ mora v okviru svojim tehničnih zmožnosti preveriti, kakšne so možnosti, da ne pride do nepotrebnih stroškov za prosilca. Če so dokumenti že v elektronski obliki, je ob računalniških programih, ki so na voljo uporabnikom brez posebnega dodatnega strokovnega znanja s področja informatike, nemogoče slediti navedbam organa, da v danem primeru izvedba delnega dostopa v elektronski obliki ni bila mogoča.

 

Glede na navedeno IP ugotavlja, da je organ povsem neupravičeno ter v nasprotju z ZDIJZ in Uredbo, prosilcu zaračunal strošek pretvorbe dokumentov iz elektronske v fizično obliko in obratno. Pri tem je organ prosilcu neupravičeno zaračunal barvne fotokopije, saj le te nimajo nikakršne dodane vrednosti pri pretvarjanju dokumentov iz fizične v elektronsko obliko in predstavljajo nepotreben strošek za prosilca. Pri pregledu posredovane dokumentacije IP nadalje ugotavlja, da se količina zaračunanih  dokumentov (število odločb, ki jih je izdala ZGS, OE Novo mesto, KE Trebnje od leta 2017 dalje, pri katerih obstajajo manjšinski (so)lastniki, ne ujema s količino posredovanih dokumentov na IP.

 

IP zaključuje, da je organ nepopolno in zmotno ugotovil dejstva, pomembna za odločitev o stroških za posredovanje informacij javnega značaja, iz katerih izhaja, da ni upravičen zaračunati stroškov posredovanja informacij javnega značaja glede pretvorbe iz elektronske oblike v fizično in obratno, kot izhajajo iz sklepa o stroških posredovanja informacij javnega značaja št. 3408-004/2019-5 z dne 12.3.2019.


IP je kot drugostopenjski organ, enako kot organ prve stopnje, dolžan spoštovati temeljna načela upravnega postopka, zato je dolžan upoštevati tudi načelo ekonomičnosti postopka, kot ga določa 14. člen ZUP. Postopek je torej treba voditi hitro, kar pomeni tudi s čim manjšo zamudo za stranke in druge udeležence v postopku, vendar tako, da se preskrbi vse, kar je potrebno, da se lahko ugotovi dejansko stanje, zavarujejo pravice in pravne koristi stranke ter izda zakonita in pravilna odločba. IP je ocenil, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil sam organ prve stopnje, pri katerem se obravnavani dokument nahajajo, in ki podrobno pozna vsa relevantna dejstva v zvezi s temi dokumenti. Zaradi navedenega je IP, na podlagi prvega ter tretjega odstavka 251. člena v povezavi z 258. členom ZUP, sklep št. 3408-004/2019-5 z dne 12.3.2019 odpravil in vrnil zadevo organu v ponovni postopek, v katerem je organ dolžan odločiti o stroških v zvezi z zahtevo prosilca na podlagi določb ZDIJZ.


Organ mora v ponovnem postopku slediti navodilu IP glede izvedbe delnega dostopa v elektronski obliki. 

Na podlagi navedenega IP zaključuje, da je pritožba zoper sklep št. 3408-004/2019-5 z dne 12.3.2019 utemeljena, saj so bila v postopku na prvi stopnji dejstva zmotno in nepopolno ugotovljena. IP je zato pritožbi prosilca ugodil in izpodbijani sklep o stroških v celoti odpravil ter zadevo vrnil organu prve stopnje v ponovno odločanje. Organ mora o zahtevi prosilca odločiti brez odlašanja, najpozneje pa v 30 (tridesetih) dneh od vročitve te odločbe.

 

IP na koncu še pojasnjuje, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa glede vsakič drugačnega ravnanja revirnega gozdarja v primeru redne sečnje gozdnih parcel, ki so v (izrazito manjšinski) solasti. Zato se IP v tem pritožbenem postopku ni posebej opredeljeval do posredovane dokumentacije prosilca z dne 23.4.2019, saj za konkreten postopek ni pravno relevantna.

 

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, zato je odločil, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

 

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – ZUT-UPB5 in 14/15 – ZUUJFO) oproščena plačila upravne takse.

 

 

 

Pouk o pravnem sredstvu: 

 

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.

 

 

 

Postopek vodila:

Urša Pleterski

raziskovalka pooblaščenca

 

 

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska  pooblaščenka