Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po odločbah IP o dostopu do informacij javnega značaja

+ -
Datum: 17.07.2020
Naslov: prosilec - Zavod RS za blagovne rezerve
Številka: 090-109/2020
Kategorija: Kršitev postopka, Osebni podatek
Status: Vrnjeno v ponovno odločanje


POVZETEK:

V obravnavani zadevi se je prosilec pritožil, ker je organ zavrnil dostop do celotne elektronske korespondence, ki se kakorkoli nanaša na Pogodbo za nabavo zaščitnih sredstev št. 2020-130 z dne 18. 3. 2020 in Dodatek št. 1 z dne 15. 4. 2020. V pritožbenem postopku  je IP ugotovil, da se organ niti v izreku  niti v obrazložitvi izpodbijane odločbe ni opredelil do informacij, ki so predmet zahteve, temveč je le na splošno ugotovil, da predstavljajo izjemo varstva osebnih podatkov.Obrazložitev izpodbijane odločbe je tako ostala zgolj na deklaratorni ravni, ki ne omogoča preizkusa, kar predstavlja bistveno kršitev pravil postopka po 7. točki drugega odstavka 237. člena ZUP.IP je zato moral izpodbijano odločbo v delu odpraviti, saj organ niti v okviru pritožbenega postopka te pomanjkljivosti ni odpravil.V ponovljenem postopku bo moral organ izvesti celovit ugotovitveni postopek in primarno nesporno ugotoviti, kateri dokumenti ustrezajo zahtevi prosilca ter jih v izreku in obrazložitvi odločbe določno opredeliti (npr. elektronsko sporočilo z dne, ura ipd.) ter pojasniti, kakšen ugotovitveni in dokazni postopek je ob tem izvedel. Nadalje pa bo moral preizkusiti morebiten obstoj izjem iz 5. a člena in prvega odstavka 6. člena ZDIJZ ter nadalje, ali so te presežene s prvo alinejo tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ, da gre za podatke, ki so povezani z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, pa tudi za podatke o porabi javnih sredstev. IP je opozoril, na sodbo Upravnega sodišča RS z opr. št. I U 1551/2011 z dne 18.1.2012, in poudaril, da bo moral organ v ponovljenem postopku argumentirano pojasniti, ali gre pri zahtevani elektronski korespondenci za zasebno ali poslovno komunikacijo.

 

ODLOČBA:

 

Številka: 090-109/2020/4

Datum: 17. 7. 2020

 

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), 3. in 4. odst. 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06- uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP2, 23/14 – ZDIJZ-C in 50/14-ZDIJZ-D, v nadaljevanju ZDIJZ), 3. odstavka 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07- ZUP-E, 65/08-ZUP-F, v nadaljevanju ZUP), o pritožbi (dalje prosilec) z dne 22. 6. 2020, zoper odločbo z dne 4. 6. 2020, št. 647/LI, Zavoda Republike Slovenije za blagovne rezerve, Dunajska cesta 106, 1000 Ljubljana (dalje organ), v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

 

 

 

O D L O Č B O:

 

  1. Pritožbi prosilca z dne 22. 6. 2020 se ugodi in se odločbo organa z dne 4. 6. 2020, št. 647/LI glede dostopa do:

- ponudbe prosilca z dne 17. 3. 2020, ki je bila podana preko elektronske pošte, skupaj s pripadajočimi elektronskimi sporočili,

- celotne korespondence med prosilcem in organom, ki je bila podana preko elektronske pošte, ki se kakorkoli nanaša na Pogodbo za nabavo zaščitnih sredstev št. 2020-130 z dne 18. 3. 2020 in Dodatek št. 1 z dne 15. 4. 2020,

- celotne korespondence med Ministrstvom za gospodarski razvoj in tehnologijo ter organom preko elektronske pošte, ki se kakorkoli nanaša na Pogodbo za nabavo zaščitnih sredstev št. 2020-130 z dne 18. 3. 2020 in Dodatek št. 1 z dne 15. 4. 2020,

odpravi ter se zadeva v tem delu vrne organu prve stopnje v ponovno odločanje. Organ prve stopnje mora o zahtevi odločiti najpozneje v 30 - tih dneh od prejema te odločbe.

 

  1. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

 

 

 

OBRAZLOŽITEV:

 

Prosilec je dne 28. 4. 2020 oz. dopolnjeno dne 6. 5. 2020 po elektronski pošti na organ naslovil zahtevo, da mu organ na podlagi ZDIJZ v elektronski obliki posreduje celotno naročnikovo dokumentacijo postopka javnega naročila, ki je bila podlaga za sklenitev Pogodbe za nabavo zaščitnih sredstev št. 2020-130 z dne 18. 3. 2020 in Dodatka št. 1 z dne 15. 4. 2020, vključno z razpisno dokumentacijo postopka javnega naročila in/oziroma morebitnega protokola o pogajanjih ter dokumentacijo, ki izkazuje ocenjevanje ponudbe izbranega ponudnika, ki je hkrati vlagatelj te zahteve.

 

Organ je o zahtevi prosilca odločil z odločbo z dne 4. 6. 2020, št. 647/LI, s katero je v prvi točki izreka navedel, da se prosilcu posreduje:

  • Sklep o začetku postopka za oddajo naročila po postopku s pogajanji brez predhodne objave in o imenovanju strokovne komisije številka 326/LČ z dne 13. 3. 2020,
  • Izjavo o sprejemanju in izpolnjevanju pogojev iz razpisne dokumentacije številka 2020-106 z dne18. 3. 2020,
  • Izjavo o udeležbi fizičnih in pravnih oseb v lastništvu sodelujočega podjetja številka 2020-106 z dne 18. 3. 2020,
  • Sklep oz. odločitev o oddaji naročila številka 326-1 /LČ-4 z dne 18. 3. 2020,
  • Pogodbo o nabavi zaščitnih sredstev številka 2020-130 z dne 18. 3. 2020 s prekritjem osebnih podatkov,
  • Vlogo in soglasje k pogodbi številka 2020-130 z dne 18. 3. 2020 oboje z dne 18. 3. 2020,
  • dodatek št. 1 številka 2020-130-01 z dne 15. 4. 2020 s prekritjem osebnih podatkov,
  • Vlogo in soglasje k dodatku št. 1 številka 2020-130-01 z dne 15. 4. 2020 oboje z dne 15. 4. 2020,
  • Sporazum o delni razvezi pogodbe na nabavo zaščitnih sredstev št. 2020-1 30 z dne 12. 5. 2020.
  • Obvestilo o sporazumni delni razvezi pogodb za nabavo zaščitnih sredstev s podjetjem GenEplanet d.o.o. številka 636 z dne 13. 5. 2020.

V drugi točki izreka odločbe je organ odločil, da se v preostalem delu zahteva prosilca zavrne. Posebni stroški postopka niso nastali.

V obrazložitvi navedene odločbe je organ povzel zahtevo prosilca, določbe ZDIJZ in ugotovil, da razpolaga z naslednjimi informacijami, ki so predmet zahteve prosilca, in sicer s:

  • Sklepom o začetku postopka za oddajo naročila po postopku s pogajanji brez predhodne objave in o imenovanju strokovne komisije številka 326/LČ z dne 13. 3. 2020
  • Sklepom Vlade RS številka 30400-6/2020/3 z dne 17. 3.2020,
  • Sklepom Vlade RS številka 30400-6/2020/6 z dne 20. 3. 2020,
  • Sklepom Vlade RS številka 30400-6/2020/9 z dne 24. 3.2020,
  • Sklepom Vlade RS številka 30400-6/2020/12 z dne 9. 4. 2020,
  • Sklepom Vlade RS številka 30400-6/2020/16 z dne 23.4. 2020,
  • ponudbo družbe GenEplanet d.o.o. z dne 17. 3. 2020, ki je bila podana preko elektronske pošte,
  • Izjavo o sprejemanju in izpolnjevanju pogojev iz razpisne dokumentacije številka 2020-106 z dne 18. 3.2020,
  • Izjavo o udeležbi fizičnih in pravnih oseb v lastništvu sodelujočega podjetja številka 2020-106 z dne18. 3. 2020,
  • korespondenco med ponudnikom in zavodom preko elektronske pošte,
  • korespondenco med Ministrstvo za gospodarski razvoj in tehnologijo ter zavodom preko elektronske pošte,
  • Sklep oz. odločitev o oddaji naročila številka 326-1/LČ-4 z dne 18. 3. 2020,
  • Pogodbo o nabavi zaščitnih sredstev številka 2020-130 z dne 18. 3.2020,
  • Vlogo in soglasje k pogodbi številka 2020-130 z dne 18. 3. 2020 oboje z dne 18. 3. 2020,
  • dodatek številka 1 številka 2020-130-01 z dne 15. 4. 2020,
  • Vlogo in soglasje k dodatku številka 1 številka 2020-130-01 z dne 15. 4. 2020 oboje z dne 15. 4. 2020,
  • Sporazumom o delni razvezi pogodbe na nabavo zaščitnih sredstev št. 2020-130 z dne 12. 5. 2020,
  • Obvestilo o sporazumni delni razvezi pogodb za nabavo zaščitnih sredstev s podjetjem GenEplanet d.o.o. številka 636 z dne 13. 5. 2020.

Organ je navedel, da glede na to, da postopek po ZDIJZ ni namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati, so organi, ki so zavezani po ZDIJZ, dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, Prosilci imajo tako pravico zahtevati zgolj dokument, s katerim organ že razpolaga. Organ je ugotovil, da ne razpolaga s protokolom o pogajanjih ter dokumentacijo, ki izkazuje ocenjevanje ponudbe izbranega ponudnika, zato je na podlagi 1. odstavka 4. člena ZDIJZ v povezavi s 1. odstavkom 1. člena ZDIJZ v tem delu zahtevo prosilca zavrnil. V nadaljevanju je organ preveril, ali gre v preostalem primeru za informacijo javnega značaja, kot je opredeljena v 4. čl. ZDIJZ in, ali je dostop do zahtevanih podatkov treba zavrniti na podlagi izjem iz prvega odstavka 6. člena ZDIJZ.

 

ZDIJZ v 1. odstavku prve točke 6. člena določa, da se prosilcu zavrne dostop do informacij javnega značaja, če se zahteva nanaša na podatek, ki je na podlagi zakona, ki ureja tajne podatke, opredeljen kot tajen. Sklepi Vlade RS številka 30400-6/2020/3 z dne 17. 3.2020, številka 30400-6/2020/6 z dne 20. 3. 2020, številka 30400-6/2020/9 z dne 24. 3. 2020, številka 30400-6/2020/12 z dne 9. 4. 2020 in številka 30400- 6/2020/16 z dne 23. 4. 2020 so v skladu z zakonom, ki ureja tajne podatke, opredeljeni kot tajni, in sicer s stopnjo tajnosti INTERNO. Na podlagi navedenega je organ, na podlagi 1. odstavka 4. člena ZDIJZ v povezavi s 1. odstavkom 1. člena ZDIJZ, v tem delu zahtevo prosilca zavrnil. Organ je v nadaljevanju presojal, ali je glede preostale zgoraj navedene zahtevane dokumentacije podana izjema po 3. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, ki kot izjemo od prosto dostopnih informacij javnega značaja določa osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Organ je ugotovil, da zahtevani dokumenti vsebujejo osebne podatke, in sicer ime in priimek posameznika, naslov elektronske pošte, celotno korespondenco preko elektronske pošte. Upoštevaje definicijo osebnega podatka je organ ocenil, da gre v konkretnem primeru nedvomno za osebne podatke, vprašanje pa je, ali gre za kategorijo t. i. varovanih osebnih podatkov. Splošna uredba o varstvu osebnih podatkov v 2. odstavku 4. člena določa, da obdelava osebnih podatkov pomeni vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje. Obdelava osebnih podatkov je zakonita, če je podana ena od pravnih podlag, ki jih določa Splošna uredba o varstvu podatkov v 1 odstavku člena 6.

- Pogodba o nabavi zaščitnih sredstev številka 2020-130 z dne 18. 3. 2020. Dodatek št. 1 številka 2020-130-01 z dne 15. 4. 2020:

Organ je po pregledu pogodbe ugotovil, da za posredovanje imena in priimka ter elektronskega naslova skrbnika pogodbe ponudnika z izjemo imena in priimka javnega uslužbenca kot skrbnika pogodbe zavoda, kot je pojasnjeno v nadaljevanju te odločbe, v javnost ni pravne podlage v smislu 6. člena uredbe. Gre torej za varovane osebne podatke, ki po 3. točki 1. odstavka 6. člena ZDIJZ predstavljajo izjemo od prosto dostopnih informacij javnega značaja in jih je potrebno prekriti. Organ je določil, da se prosilcu v skladu s 7. členom ZDIJZ omogoči delni dostop.

- Ponudba družbe GenEplanet d.o.o. z dne 17. 3. 2020. ki je bila podana preko elektronske pošte, korespondenca med ponudnikom in zavodom preko elektronske pošte, korespondenca med Ministrstvom za gospodarski razvoj in tehnologijo ter zavodom preko elektronske pošte:

Organ je ugotovil, da je korespondenca potekala preko uradnega elektronskega naslova zavoda in elektronskih naslovov zaposlenih. Korespondenca v vseh primerih vsebuje poleg vsebine tudi elektronske naslove ponudnikov in elektronske naslove javnih uslužbencev ter druge podatke, ki so varovani, kot je pojasnil organ v nadaljevanju. Iz določbe 3. točke 1. odstavka 6. člena ZDIJZ obenem izhaja, da nima vsak osebni podatek hkrati statusa varovanega osebnega podatka, kar pomeni, da je razkritje osebnega podatka v določenih primerih lahko dopustno. Razkritje osebnega podatka je tako lahko, pod določenimi pogoji, dopustno tudi v okviru izvrševanja pravice do dostopa do informacij javnega značaja. Prva alineja tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ določa, da se, ne glede na podano izjemo po 3. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, dostop do zahtevane informacije dovoli, če gre za podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, razen v primerih iz 1. in 5. do 8. točke 1. odstavka 6. člena ZDIJZ ter v primerih, ko zakon, ki ureja javne finance ali zakon, ki ureja javna naročila, določata drugače. Sprejeto je stališče, da konkretni javni funkcionar oziroma javni uslužbenec ni upravičen pričakovati zasebnosti glede svojega imena, naziva, položaja, plače, službenega naslova in vseh ostalih podatkov, ki so povezani z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca. V obravnavanem postopku je bilo tako bistveno vprašanje, ali zahtevana korespondenca v obliki elektronskih sporočil predstavlja varovane osebne podatke in, ali gre za osebne podatke ki so povezani z delovnim razmerjem javnih uslužbencev, ki jih je dopustno razkriti v postopku dostopa do informacije javnega značaja. V skladu s 1. čl. Zakona o javnih uslužbencih (Ur. I. RS, št. 56/2002, s spremembami in dopolnitvami), je javni uslužbenec posameznik, ki sklene delovno razmerje v javnem sektorju, pri čemer javni sektor po tem zakonu sestavljajo državni organi in uprave samoupravnih lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi, javni zavodi, javni gospodarski zavodi in druge osebe javnega prava, če so posredni uporabniki državnega proračuna ali proračuna lokalne skupnosti. Upoštevaje navedeno sledi, da pri organu zaposleni nedvomno spadajo med javne uslužbence. V nadaljevanju je organ navedel, da je treba razrešiti vprašanje, ali je zahtevana korespondenca v obliki elektronskih sporočil v zvezi z delovnim razmerjem javnih uslužbencev pri zavodu. V zvezi z vprašanjem, katere podatke v zvezi z delovnim razmerjem javnega uslužbenca je dopustno razkriti na podlagi prve alineje tretjega odstavka 6. čl. ZDIJZ, je bistveno, da navedena določba predstavlja izjemo od izjem in jo je treba razlagati ozko in v skladu z namenom, ki ga zasleduje ZDIJZ. Namen ZDIJZ, ki izhaja iz 2. čl., je zagotoviti javnost in odprtost delovanja organov ter omogočiti uresničevanje pravice posameznikov in pravnih oseb, da pridobijo informacije javnega značaja, pri čemer si morajo organi za uresničitev tega namena prizadevati, da dosežejo čim večjo obveščenost javnosti o svojem delu. Tako je treba razlikovati med tistimi osebnimi podatki, ki so neposredno povezani z opravljanjem javnopravnih nalog in porabo javnih sredstev javnega uslužbenca in celoto vseh ostalih osebnih podatkov, ki jih organ kot upravljavec vodi o javnem uslužbencu kot zaposlenemu na podlagi 46. člena Zakona o delovnih razmerjih (Ur. I. RS, št. 42/2006, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDR). Navedeni člen ZDR v prvem odstavku določa, da se osebni podatki delavcev lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Za potrebe uresničevanja delovnega razmerja organ kot delodajalec tako o zaposlenih zbira in obdeluje številne osebne podatke, npr. tudi podatke o invalidnosti, podatke o bolniški odsotnosti, o številu družinskih članov, itd. Upoštevaje 46. člen ZDR organ kot delodajalec obenem nima pravne podlage, da bi o zaposlenih zbiral in obdeloval še kakšne druge osebne podatke razen tistih, ki so »v zvezi z delovnim razmerjem«. Ne glede na ugotovljeno, da vsi osebni podatki, ki jih o javnih uslužbencih vodi organ, predstavljajo osebne podatke, ki izvirajo iz delovnega razmerja, pa glede na namen ZDIJZ, ni mogoče slediti stališču, da so vsi ti podatki prosto dostopni javnosti. Javni uslužbenci se s tem, ko sklenejo pogodbo o zaposlitvi v javnem sektorju, namreč ne odpovedo v celoti zasebnosti na delovnem mestu. Namen določbe prve alineje 3. odstavka 6. člena ZDIJZ je v tem, da so prosto dostopni tisti podatki iz delovnega razmerja javnega uslužbenca, ki vplivajo na izvajanje njegovih javnopravnih nalog, na porabo javnih sredstev, na delo organa kot celote. Tako kaže tudi praksa Evropskega sodišča za človekove pravice, ki je v primeru Halford proti Združenemu kraljestvu (25. 6. 1997, Reports 1997-111) uveljavilo t.i. doktrino pričakovane zasebnosti. Po tej teoriji je treba tehtati dva elementa: pričakovanje zasebnosti in upravičenost pričakovanja. Nedvomno velja, da javni uslužbenec ni upravičen pričakovati zasebnosti glede svojega imena, naziva, položaja, plače, službenega naslova in tistih delov iz uspešne prijave na delovno mesto, ki izkazujejo kvalifikacije osebe, potrebne za določeno delovno mesto. Navedeno pa ne pomeni, da javni uslužbenec na delovnem mestu nima pravice do nobene zasebnosti. Sodišče je tako v zgoraj navedenem primeru ugotovilo, da telefonski klici iz poslovnih prostorov prima facie predstavljajo del zasebnega življenja in dopisovanja. Temu je sledila tudi odločitev v primeru Copland proti Združenem kraljestvu (3. 4. 2007, Appl. No. 62617/00), v katerem je sodišče reklo, da enako velja za elektronsko pošto in informacije, ki izvirajo iz nadzora uporabe interneta. Kot je lahko tožnica v primeru Halford, ki ni bila opozorjena, da bodo njene telefonske klice nadzorovali, glede teh klicev razumno pričakovala zasebnost, je lahko tudi tožnica v primeru Copland pričakovala, da njena uporaba elektronske pošte ne bo nadzorovana, če na to ne bo opozorjena. Doktrini pričakovane zasebnosti je v odločbi št. U-l-25/95 sledilo tudi naše Ustavno sodišče Prav tako pa je pomembna tudi pravica do komunikacijske zasebnosti, ki jo zagotavlja 37. člen Ustave RS. Ta v 1. odstavku določa, da je zagotovljena tajnost pisem in drugih občil. Obseg zaščite komunikacijske zasebnosti iz 37. člena Ustave izhaja iz potrebe po varovanju zaupnosti razmerij, v katere pri sporočanju stopa posameznik, in ne iz določene vrste, statusa ali lastništva uporabljenega občila, komunikacijskega sredstva. Ustava poleg pisem varuje tudi druga občila. Besedo »občila« je potrebno razlagati v najširšem pomenu besede (kar je v več sodbah poudarilo tudi Evropsko sodišče za človekove pravice, ki je npr. med drugim določilo, da pojem »dopisovanje« iz 8. člena EKČP zajema tudi telefonske komunikacije in celo izpisek klicanih telefonskih številk, - glej npr. Malone v. Združeno kraljestvo (2.8.1984, A 82). 37. člen Ustave RS poleg pisem varuje tudi različne druge načine in sredstva sporazumevanja, npr. telefon, telefaks, elektronsko pošto in druge oblike komuniciranja preko računalniških oz. telekomunikacijskih omrežij (SMS sporočila preko mobilnih telefonov ipd.). Gotovo je, da je obseg varstva posameznika glede zasebnosti komuniciranja preko tujih oz. službenih sredstev manjši, kar pa ne pomeni, da ga je mogoče v celoti izključiti. (več: Komentar Ustave Republike Slovenije, urednik L. Sturm, Fakulteta za podiplomske državne in evropske študije, Ljubljana, 2002, str. 395-396). Varovana pa ni zgolj vsebina komunikacije, temveč tudi podatki, povezani z njo. Slednje je pomembno predvsem zaradi tehnično zahtevnih postopkov uporabe modernih oblik komuniciranja, ki za posredovanje informacij zahtevajo ali samodejno tvorijo določene podatke, na katerih ima posameznik prav tako upravičen interes zasebnosti. Govorimo o t.i. prometnih podatkih, oziroma okoliščinah in dejstvih, povezanih s komunikacijo. Vrhovno sodišče je v zvezi s tem sprejeto načelno pravno mnenje (Obča seja z dne 18. in 19.06.1996): »Ne glede na to, ali sporne podatke štejemo kot podatke, za katere je zagotovljeno varstvo tajnosti pisem ali drugih občil v širšem pomenu besede, ali kot podatke, s katerimi se posega v človekovo zasebnost, teh podatkov organi za notranje zadeve ne morejo zahtevati od pošte zgolj na podlagi pooblastila iz 2. odst. 148. člena ZKP, temveč le na podlagi odločbe sodišča. Na kratko to pomeni, da predmet varstva 37. člena Ustave ni zgolj vsebina komunikacije, temveč tudi podatki, ki so integralni del komunikacije, kar je predvsem pomembno pri komuniciranju preko računalniških omrežij (npr. elektronska pošta), kjer se tvori vrsta tovrstnih podatkov (več: Komentar Ustave Republike Slovenije, urednik L. Sturm, Fakulteta za podiplomske državne in evropske študije, Ljubljana, 2002, str. 397). Ustavno pravico do komunikacijske zasebnosti konkretizira Zakon o elektronskih komunikacijah (Uradni list RS, št. 109/12,110/13, 40/14 - ZIIM-B, 54/14 - odl. US, 81/15 in 40/17; v nadaljevanju: ZEKom), ki v prvem odstavku 147. člena določa, da se zaupnost komunikacij nanaša na: vsebino komunikacij, podatke o prometu in lokacijske podatke, povezane s komunikacijo iz prejšnje točke, dejstva in okoliščine v zvezi s prekinitvijo povezave ali s tem, da povezava ni bila vzpostavljena. Peti odstavek 147. člena ZEKom obenem določa, da so vse oblike nadzora oziroma prestrezanja, kot so poslušanje, prisluškovanje, snemanje, shranjevanje in posredovanje komunikacij iz prvega odstavka tega člena, prepovedane, razen če je to dovoljeno v skladu s 4. odstavkom tega člena ali v skladu s 153. in 160. členom tega zakona (zakonito prestrezanje komunikacij) oziroma, če je takšna oblika nadzora oziroma prestrezanja nujno potrebna za prenos sporočil (npr. faksimilna sporočila, elektronska pošta, elektronski predali, glasovna pošta, storitev SMS). Na podlagi vsega navedenega je organ ugotovil, da gre pri korespondenci v obliki elektronske pošte posameznika za vsebino komunikacij preko elektronske pošte in je kot taka predmet varstva, ki ga zagotavlja že 37. člen Ustave RS in na tej podlagi sprejeti ZEkom. Organ je opozoril na dvojno varstvo teh podatkov. Podatki o elektronskih naslovih so tako varovani ne le na podlagi 38. člena Ustave RS (varstvo osebnih podatkov), temveč tudi na podlagi 37. člena Ustave RS. Zaposleni prav tako službeni elektronski naslov uporabljajo tudi za zasebne namene, pri čemer imajo upravičeno pričakovanje zasebnosti glede svoje komunikacije preko tega elektronskega naslova in seveda tudi glede elektronskega naslova samega. Na podlagi vsega navedenega je organ zaključil, da korespondenca v obliki elektronskih sporočil, predstavlja varovane osebne podatke, pri katerih pa tudi v primeru elektronskih sporočil zaposlenih prav tako ni izpolnjen pogoj iz prve alineje 3. odst. 6. čl. ZDIJZ. Gre torej za varovane osebne podatke, ki po 3. tč. 1. odst. 6. čl. ZDIJZ predstavljajo izjemo od prosto dostopnih informacij javnega značaja, zato je organ na podlagi 1. odstavka 4. člena ZDIJZ v povezavi s 1. odstavkom 1. člena ZDIJZ v tem delu zahtevo prosilca zavrnil.

 

Zoper zgoraj navedeno odločbo je prosilec vložil pritožbo z dne 22. 6. 2020, iz vseh pritožbenih razlogov in predlagal, da se pritožbi ugodi in organu naloži, da mu posreduje naslednje dokumente:

- ponudbo prosilca z dne 17. 3. 2020, ki je bila podana preko elektronske pošte, skupaj s pripadajočimi elektronskimi sporočili,

- celotno korespondenco med prosilcem in organom, ki je bila podana preko elektronske pošte, ki se kakorkoli nanaša na Pogodbo za nabavo zaščitnih sredstev št. 2020-130 z dne 18. 3. 2020 in Dodatek št. 1 z dne 15. 4. 2020,

- celotno korespondenco med Ministrstvom za gospodarski razvoj in tehnologijo ter organom preko elektronske pošte, ki se kakorkoli nanaša na Pogodbo za nabavo zaščitnih sredstev št. 2020-130 z dne 18. 3. 2020 in Dodatek št. 1 z dne 15. 4. 2020,

Podredno pa prosilec predlaga, da se zadeva vrne organu prve stopnje v ponovno odločanje.

Prosilec je nadalje navedel, da je izrek izpodbijane odločbe v 2. točki presplošen in nejasen, saj ni razvidno, kateri dokumenti (oziroma elektronska sporočila) v zvezi z zahtevo prosilca dejansko obstajajo in v zvezi s katerimi se posledično zahteva prosilca zavrača. Prosilec ugotavlja, da je organ v obrazložitvi izpodbijane odločbe sicer navedel, da naj bi med drugim zavrnil dostop do ponudbe prosilca z dne 17. 3. 2020, ki je bila podana preko elektronske pošte, korespondenco med prosilcem in organom preko elektronske pošte in korespondenco med Ministrstvom za gospodarski razvoj in tehnologijo (v nadaljnjem besedilu: MGRT) ter organom preko elektronske pošte, saj naj bi po oceni organa predstavljali izjemo od prosto dostopnih informacij javnega značaja po 3. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ (šlo naj bi za varovane osebne podatke, s čimer se, kot pojasnjeno v nadaljevanju, prosilec ne strinja). Vendar tudi na podlagi predmetnih navedb v obrazložitvi izpodbijane odločbe ni mogoče enoznačno identificirati dokumentov, v zvezi s katerimi je bila zahteva prosilca zavrnjena. Posamezni dokumenti oziroma elektronska sporočila namreč niso navedena s kakršnim koli identifikacijskim znakom (npr. imenom dokumenta, opravilno številko, datumom ipd.). Prosilec meni, da iz izpodbijane odločbe ne izhaja, kakšen ugotovitveni in dokazni postopek je organ izvedel, da bi ugotovil, kateri dokumenti v zvezi z zahtevo prosilca pri njem sploh obstajajo. Organ se tako v postopku ni opredelil do posameznih dokumentov, ki so bili predmet njegove presoje, in posledično tudi ni ugotavljal obstoja izjem po posameznih dokumentih, zaradi česar je nepopolno ugotovil relevantna dejstva, posledično pa se v obrazložitvi izpodbijane odločbe ni opredelil do vseh vprašanj, do katerih bi se moral. Prosilec je nadalje navedel, da je organ zahtevo v delu, ki se nanaša na ponudbo prosilca z dne 17. 3. 2020, ki je bila podana preko elektronske pošte, korespondenco med prosilcem in organom preko elektronske pošte in korespondenco med MGRT ter organom preko elektronske pošte, zavrnil s pavšalnim podajanjem razlogov glede obstoja izjeme iz 3. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ (varstvo osebnih podatkov) in neobstoja izjeme od izjem iz prve alineje tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ (podatki o porabi javnih sredstev, podatki, povezani z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca). Prosilec se strinja s stališčem organa, da organ nima pristojnosti, da bi pregledoval zasebni ali službeni elektronski predal posameznega javnega uslužbenca z namenom pridobivanja elektronske pošte, ki je službene narave. Vendar pa dejstvo, da se dokument nahaja v elektronskem predalu posameznega uslužbenca, ne sme biti ovira za posredovanje informacij javnega značaja. Organ namreč lahko v takšnih primerih izpolni svoje dolžnosti po ZDIJZ, ne da bi posegel v zasebnost javnih uslužbencev, in sicer tako, da jim naroči, da zahtevane dokumente iz službene elektronske pošte posredujejo na elektronski naslov uradne osebe, pooblaščene za posredovanje informacij javnega značaja ali, da ga natisnejo in izročijo navedeni uradni osebi. V konkretnem primeru že organ sam ugotavlja, da je korespondenca potekala preko uradnega elektronskega naslova organa in elektronskih naslovov zaposlenih, torej gre za komunikacijo oziroma dokumentacijo, ki je podvržena pravilom ZDIJZ. Organ tudi očitno razpolaga z zahtevanimi elektronskimi sporočili, ki so predmet zahteve. Upoštevajoč navedbe organa v obrazložitvi izpodbijane odločbe več kot očitno izhaja, da organ razpolaga s posameznimi elektronskimi sporočili javnih uslužbencev, ki so povezani z zahtevo prosilca. Po oceni prosilca zahtevana korespondenca preko elektronske pošte izpolnjuje kriterije za obstoj informacije javnega značaja po 4. členu ZDIJZ. Tudi, če navedeni dokumenti vsebujejo določene osebne podatke, kot to trdi organ v izpodbijani odločbi, to ni nujno razlog za zavrnitev dostopa do predmetnih dokumentov. Razkritje osebnega podatka je namreč v določenih primerih lahko dopustno, kar velja tudi za razkritje v okviru izvrševanja pravice dostopa do informacij javnega značaja. Po mnenju prosilca gre nedvomno za podatke o porabi javnih sredstev oziroma za podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije in delovnega razmerja javnih uslužbencev, zato bi moral organ v tem delu ugoditi zahtevi prosilca in razkriti korespondenco, ki je potekala preko elektronske pošte (na katero se organ v izpodbijani odločbi sklicuje). Organ se v izpodbijani določbi v zvezi s tem nadalje sklicuje na varovanje komunikacijske zasebnosti javnih uslužbencev. Prosilec sicer resničnosti in pravilnosti predmetnega dejstva zaradi pomanjkljivega izreka in obrazložitve izpodbijane odločbe ne more utemeljeno preveriti in se posledično do teh navedb opredeliti, vendar se kljub temu z zavzetim stališčem organa ne strinja, da ne gre za korespondenco v povezavi z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, in ne za morebitno neformalno komunikacijo, nikakor niso izpolnjeni pogoji za zavrnitev dostopa do predmetnih dokumentov (korespondence). Glede na navedeno bi moral organ, kot rečeno, v okviru ugotavljanja materialne resnice v postopku po ZDIJZ izvesti ugotovitveni postopek v obliki poizvedbe pri javnih uslužbencih, ki so bili pošiljatelji ali prejemniki elektronske pošte, ali z zahtevano informacijo razpolagajo ali ne, in ali takšna informacija spada v delovno področje organa ali ne. Če gre pri tem za uradno korespondenco, prosilec meni, da takšni dokumenti predstavljajo uradno dokumentarno gradivo, podvrženo pravilom ZDIJZ, zato ni razloga, da bi šlo za kršitev komunikacijske zasebnosti in bi se morala korespondenca preko elektronske pošte, na katero se organ v izpodbijani odločbi sklicuje, razkriti. Ravnanje organa, ki pavšalno zavrača dostop do korespondence preko elektronske pošte, po drugi strani celo zbuja dvom, da prikriva zahtevane informacije kljub temu, da z njimi razpolaga. Prosilec torej meni, da korespondenca preko elektronske pošte, na katero se sklicuje organ v izpodbijani odločbi, že pojmovno spada med dokumente, sestavljene v zvezi z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca. Organ namreč v izpodbijani odločbi ni konkretno navedel, na čem temelji stališče, da naj ta dokumentacija (korespondenca preko elektronske pošte) ne bi bila sestavljena v zvezi z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca. Končno, v zvezi z zahtevo prosilec še pojasnjuje, da se nanaša na postopek javnega naročila, ki ga je vodil organ, zato je pri odločitvi po ZDIJZ treba upoštevati, da je organ zavezan poslovati transparentno, jasno in pregledno. Prosilec nadalje ugotavlja, da je organ zavrnil dostop do dokumentov, katerih avtor je sam prosilec (ponudba prosilca z dne 17. 3. 2020, ki je bila podana preko elektronske pošte), in sicer domnevno zaradi obstoja izjeme po 3. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ in varovanja komunikacijske zasebnosti, s čimer se, kot rečeno, prosilec ne strinja. Prosilec na podlagi predmetnih navedb organa ugotavlja, da zahtevani dokument obstaja, vendar ker organ ni navedel identifikacijskih znakov elektronskega sporočila, s katerim je bila ponudba poslana, prosilec ni prepričan, na kateri dokument se zavrnitev nanaša. Prosilec sicer predvideva, da gre za dokument, ki ga je prosilec sam pošiljal organu, vendar kljub temu meni, da je zavrnitev zahteve v tem delu neutemeljena. Prosilec je seznanjen s stališčem IP iz dosedanje prakse, da z dostopom prosilcev do lastnih vlog, vloženih pri organu, ni varovan namen zakonodajalca, tj. seznanjanje javnosti z delom organov oziroma zavezancev po ZDIJZ, vendar ne glede na to pojasnjuje, da je bil postopek javnega naročila izveden in pravnomočno zaključen v izredno kratkem času, zato niti ni imel možnosti vpogleda v spis na podlagi določb ZJN-3. Ker organ s predmetnim dokumentom in elektronskim sporočilom očitno razpolaga in v tem delu niso podane izjeme za zavrnitev zahteve, je organ ravnal nepravilno s tem, ko je zavrnil dostop do ponudbe prosilca z dne 17. 3. 2020, ki je bila podana preko elektronske pošte.

 

Organ je z dopisom z dne 23. 6. 2020, številka: 855/LI, poslal pritožbo prosilca s prilogami v odločanje IP. Organ je opravil preizkus pritožbe in ugotovil, da je pritožba pravočasna, vložena po upravičeni osebi in dovoljena.

Pritožba je utemeljena.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. čl. ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

 

IP ugotavlja, da prosilec v pritožbi izpodbija odločbo organa zgolj glede zavrnitve dostopa glede naslednjih dokumentov:

- ponudba prosilca z dne 17. 3. 2020, ki je bila podana preko elektronske pošte, skupaj s pripadajočimi elektronskimi sporočili,

- celotna korespondenca med prosilcem in organom, ki je bila podana preko elektronske pošte, ki se kakorkoli nanaša na Pogodbo za nabavo zaščitnih sredstev št. 2020-130 z dne 18. 3. 2020 in Dodatek št. 1 z dne 15. 4. 2020,

- celotna korespondenca med Ministrstvom za gospodarski razvoj in tehnologijo ter organom preko elektronske pošte, ki se kakorkoli nanaša na Pogodbo za nabavo zaščitnih sredstev št. 2020-130 z dne 18. 3. 2020 in Dodatek št. 1 z dne 15. 4. 2020,

To pomeni, da so predmet presoje IP v tem pritožbenem postopku zgolj zgoraj navedeni dokumenti.

 

V obravnavanem primeru ni sporno, da je organ podvržen določbam ZDIJZ in da zahtevane informacije sodijo v njegovo delovno področje, saj so predmet zahteve informacije v zvezi s postopkom javnega naročila, ki ga je izvedel organ. Primarno pa je sporno vprašanje, glede katerih dokumentov, ki se nanašajo na elektronsko korespondenco v zvezi s Pogodbo za nabavo zaščitnih sredstev št. 2020-130 z dne 18. 3. 2020 in Dodatek št. 1 z dne 15. 4. 2020, je organ dostop zavrnil.

 

Kot pravilno zatrjuje prosilec v pritožbi, je organ dolžan zahtevo prosilca obravnavati na način, da najprej ugotovi, kateri konkretni dokumenti ustrezajo prosilčevi zahtevi, jih navesti, in šele nato, za vsak posamezni dokument ugotavljati, ali morda obstaja razlog, zaradi katerega je treba dostop (za ta konkretni dokument) zavrniti ter obrazložiti konkretne razloge, zaradi katerih je bilo treba zavrniti dostop do konkretnega dokumenta.

 

IP ugotavlja, da je organ zahtevo prosilca glede dostopa do zgoraj navedene zahtevane elektronske korespondence v celoti zavrnil, pri tem pa se niti v izreku niti v obrazložitvi izpodbijane odločbe ni opredelil do informacij, ki so predmet zahteve, temveč je le na splošno ugotovil, da predstavljajo izjemo varstva osebnih podatkov. Pri tem je organ svojo odločitev utemeljil z argumentom, da zahtevane informacije sodijo v okvir pravice do komunikacijske zasebnosti, ki jo zagotavlja 37. člen Ustave RS in na tej podlagi sprejeti ZEkom, kljub ugotovitvi, da je korespondenca potekala preko uradnega elektronskega naslova zavoda in elektronskih naslovov zaposlenih. Pri čemer pa organ ni pojasnil, na čem temelji stališče, da naj ta dokumentacija (korespondenca preko elektronske pošte) ne bi bila sestavljena v zvezi z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca.

 

Omenjene ugotovitve oziroma navedbe organa so po mnenju IP same s sabo v nasprotju, zato je obrazložitev izpodbijane odločbe nerazumljiva in pomanjkljiva.

 

Glede na določbe 214. člena ZUP obrazložitev odločbe obsega: razložitev zahtevkov strank in njihove navedbe o dejstvih; ugotovljeno dejansko stanje in dokaze, na katere je le-to oprto; razloge, odločilne za presojo posameznih dokazov; navedbo določb predpisov, na katere se opira odločba; razloge, ki glede na ugotovljeno dejansko stanje narekujejo takšno odločbo, razloge, zaradi katerih ni bilo ugodeno kakšnemu zahtevku strank. Polna obrazložitev pisne odločbe vključuje vrsto elementov, ki omogočajo predvsem presojo o pravilno in popolno ugotovljenem dejanskem stanju ter pravilni uporabi materialnega prava. Iz prvega odstavka 214. čl., 6. tč., izhaja, da je treba posebej natančno navesti razloge za zavrnilno odločbo oz. za zavrnitev posameznega zahtevka, da bi dosegli namen obrazložitve. Obrazložitev mora biti izčrpna, v njej morajo biti povzete zahteve strank in celotni ugotovitveni in dokazni postopek. Med razlogi za pomembnost jasnosti obrazložitve so dejstvo, da je vsak upravni akt najprej in pred ostalim namenjen stranki, ki ima pravico seznaniti se z odločitvijo in njenimi razlogi (gre za t.i. dialog s stranko), hkrati obrazložitev daje podlago, iz katere je razvidna nepristranskost odločanja in objektivnost odločitve, prav tako pa obveznost obrazložitve zavezuje organ, da se (bolj kot bi se sicer) poglobi v ugotavljanje in dokazovanje dejanskega stanja ter v pogoje materialnega zakona. Šele obrazložitev odgovori, zakaj je organ odločil, kot sledi iz izreka.

 

V konkretnem primeru organ v zavrnilnem delu izpodbijane odločbe ni navedel, kakšen ugotovitveni in dokazni postopek je izvedel, da bi ugotovil, kateri dokumenti v zvezi z zahtevo prosilca pri njem sploh obstajajo oziroma kateri določno opredeljeni dokumenti so bili predmet presoje, niti dokumentov ni natančno preučil z vidika izjem od prostega dostopa.

 

Obrazložitev izpodbijane odločbe je tako ostala zgolj na deklaratorni ravni, ki ne omogoča preizkusa. Kot izhaja iz sodbe Vrhovnega sodišča RS, št. I Up 494/2003, VS15303, odločbe ni mogoče preizkusiti, če nima obrazložitve ali bistvenih delov obrazložitve, ki bi jih po zakonu morala imeti, saj ni mogoče presoditi utemeljenosti izreka odločbe. Pravica prosilcev po ZDIJZ je, da organ izda odločbo takrat, kadar dostop delno ali v celoti zavrne, kar pomeni, da mora iz zavrnilne odločbe jasno izhajati, do katerih informacij je organ dostop delno ali v celoti zavrnil, organ mora navesti razloge za svojo odločitev in jo obrazložiti. Obrazložitev odločitve je nujna, da lahko prosilec uveljavi pravna sredstva in da pritožbeni organ lahko preveri zakonitost in pravilnost izpodbijane rešitve.

 

Upoštevaje vse navedeno je IP ugotovil, da so v konkretnem primeru podane bistvene kršitve pravil postopka po 7. točki drugega odstavka 237. člena ZUP, ker je obrazložitev izpodbijane odločbe pomanjkljiva, zaradi česar se izpodbijane odločbe ne da preizkusiti. IP je zato moral izpodbijano odločbo v delu odpraviti, saj organ niti v okviru pritožbenega postopka te pomanjkljivosti ni odpravil.

 

IP je dolžan spoštovati temeljna načela upravnega postopka, zato mora upoštevati tudi načelo ekonomičnosti postopka iz 14. člena ZUP in zato postopek voditi hitro, kar pomeni s čim manjšo zamudo za stranke in druge udeležence v postopku, vendar tako, da se preskrbi vse, kar je potrebno, da se lahko ugotovi dejansko stanje, zavarujejo pravice in pravne koristi stranke ter izda zakonita in pravilna odločba. Ker se izpodbijana odločba ne da preizkusiti, je IP ocenil, da bo pomanjkljivosti postopka na prvi stopnji hitreje in bolj ekonomično odpravil sam organ prve stopnje, ki podrobno pozna vsa relevantna dejstva v zvezi z zahtevano dokumentacijo.

 

V ponovljenem postopku mora organ upoštevati zgoraj navedena določila o (konkretni) vsebini obrazložitve odločbe (214. čl. ZUP). Organ je dolžan izvesti celovit ugotovitveni postopek in primarno nesporno ugotoviti, kateri dokumenti so predmet zahteve po ZDIJZ, ki se nanašajo na zahtevano elektronsko korespondenco v zvezi z zgoraj navedeno pogodbo. Pri tem IP poudarja, da organ zaradi zahteve za dostop do informacij javnega značaja nima pravice dostopati oziroma pregledovati elektronske pošte javnih uslužbencev. Dejstvo pa je, da med kriterije za opredelitev informacije javnega značaja ne sodi pogoj, da bi morali biti dokumenti pri organu tudi uradno zavedeni oziroma evidentirani s signirno številko. Kar pomeni, da če tudi določen dokument pri organu ni uradno zaveden, to še ne pomeni, da ga ni mogoče obravnavati kot informacijo javnega značaja, če so seveda izpolnjeni drugi pogoji (da organ z dokumentom razpolaga). Zato je seveda naloga uradne osebe za posredovanje informacij javnega značaja, da v skladu z načelom materialne resnice izvede ugotovitveni postopek ter preveri, kateri dokumenti ustrezajo zahtevi prosilca ter jih v izreku in obrazložitvi odločbe določno opredeli (npr. elektronsko sporočilo z dne, ura ipd.) ter pojasni, kakšen ugotovitveni in dokazni postopek je ob tem izvedla (npr. poizvedba pri javnih uslužbencih, ki so sodelovali pri izvedbi javnega naročila in so bili pošiljatelji ali prejemniki elektronske pošte, ali z zahtevano informacijo razpolagajo ali ne, in ali takšna informacija spada v delovno področje organa ali ne).

 

Ko bo organ razjasnil, konkretno kateri dokumenti so predmet zahteve prosilca glede elektronske korespondence v zvezi s pogodbo, mora preizkusiti morebiten obstoj izjem iz 5. a člena in prvega odstavka 6. člena ZDIJZ ter nadalje, ali so te presežene s prvo alinejo tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ, da gre za podatke, ki o povezani z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, pa tudi za podatke o porabi javnih sredstev. Organ je namreč v izpodbijani odločbi obširno ugotavljal in se skliceval na sodno prakso glede pravice do varovanja komunikacijske zasebnosti javnih uslužbencev, čemur IP sicer ne oporeka. Vendar pa organ nadalje ni izvedel preizkusa, ali gre pri zahtevani elektronski komunikaciji za komunikacijo, ki je bila izvedena v okviru delovnega razmerja javnega uslužbenca oz. v zvezi z opravljanjem javne funkcije. Organ je brez obrazložitev zaključil, da prva alinejo tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ ni podana, čemur IP ne more slediti oziroma ugotovitve organa ni mogoče preizkusiti.

IP ob tem opozarja na sodbo Upravnega sodišča RS z opr. št. I U 1551/2011 z dne 18.1.2012, iz katere izhaja, da samo dejstvo, da je predmet presoje v postopku po ZDIJZ »elektronska komunikacija«, ne pomeni nujno avtomatičnega zaključka, da ne gre za prosto dostopno informacijo javnega značaja, oziroma da je ugotovitev, ali gre za poslovno ali zasebno komunikacijo eden izmed odločilnih argumentov, ko govorimo o tajnosti občil po 37. členu Ustave RS. Seveda pa je slednje mogoče ugotavljati šele, če elektronska pošta obstaja in je uradna oseba za posredovanje informacij javnega značaja z informacijami seznanjena oz. z njimi razpolaga.

 

Ker v obravnavanem primeru ni dvoma, da z določeno elektronsko komunikacijo, ki ustreza zahtevi prosilca, organ razpolaga in jo je tudi posredoval IP, bo moral organ v ponovljenem postopku argumentirano pojasniti, ali gre pri elektronski korespondenci v zvezi s Pogodbo za nabavo zaščitnih sredstev št. 2020-130 z dne 18. 3. 2020 in Dodatek št. 1 z dne 15. 4. 2020, za zasebno ali poslovno komunikacijo. Pri čemer mora upoštevati, da je organ sam v izpodbijani odločbi ugotovil, da se vsebina elektronske komunikacije nanaša na postopek javnega naročanja oz. na sklenitev zgoraj navedene pogodbe in da je, prav tako po navedbah organa, potekala prek uradnega elektronskega naslova zavoda in elektronskih naslovov zaposlenih. V takšnih primerih je po stališču IP težko pričakovati, da gre za zasebno pošto javnih uslužbencev, saj bi bilo v nasprotnem primeru vprašljivo temeljno načelo javnega naročanja, to je transparentnost postopka. Že samo dejstvo, da je organ določeno elektronsko korespondenco prepoznal kot informacijo, ki je predmet zahteve in se nanaša na javno naročanje, kaže na to, da ni mogoče govoriti o zasebni komunikaciji javnih uslužbencev oziroma pritrjuje navedbam prosilca, da gre za poslovno komunikacijo, povezano z delovnim razmerjem javnega uslužbenca oz. v zvezi z opravljanjem javne funkcije. IP se zaveda dolžnosti, da je treba določilo 4. člena ZDIJZ razlagati v skladu z ustavnimi določbami, med katerimi je relevantna določba 37. člena Ustave RS (varstvo tajnosti pisem in drugih občil), v povezavi z načelom sorazmernosti (3. odstavek 15. člena Ustave RS), vendar pa ob tem poudarja, da je povsem jasno, da »skrivanje« informacij javnega značaja v vsebino e-sporočila, in potem sklicevanje na ustavno pravico do tajnosti pisem, ni dopustno in pomeni izkrivljanje prava, še posebej, če gre za elektronsko komunikacijo, ki je povezana z javnim naročanjem, ki pomeni porabo javnih sredstev, kjer je nadzor javnosti še posebej pomemben. V času, ko je elektronska komunikacija postala ena izmed glavnih oblik komuniciranja, je treba še posebej pozorno presojati, kdaj gre za zasebno komunikacijo v smislu tajnosti občil po 37. členu Ustave RS in kdaj za poslovno komunikacijo, saj bi bila lahko v nasprotnem primeru kršena druga temeljna ustavna pravica, to je pravica dostopa do informacij javnega značaja.

 

Če bo organ ugotovil, da zahtevani dokumenti vsebujejo informacije, ki predstavljajo katero izmed izjem od prostega dostopa, ki ni presežena s prvo alinejo tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ, mora nadalje presojati, ali je mogoče uporabiti institut delnega dostopa in prosilcu, če je to mogoče, omogočiti delni dostop do zahtevanih dokumentov. Pri tem IP pripominja, da se pri izvedbi delnega dostopa prekrijejo samo podatki, ki so izjema od prostega dostopa, ne pa celotni odstavki besedila ali celotni dokument. V primeru izvedbe delnega dostopa mora organ tako v izreku kot tudi v obrazložitvi določno navesti, katero informacije je prekril in kje točno se ti podatki nahajajo (npr. prvi odstavek ali od prve do tretje vrstice ipd.) in katero izjemo predstavljajo.

 

Na podlagi vsega navedenega IP zaključuje, da je pritožba utemeljena, saj se zaradi pomanjkljive obrazložitve in nepopolno ugotovljenih dejstev, izpodbijane odločbe ne da preizkusiti, s čimer je bila storjena bistvena kršitev pravil postopka (7. točka drugega odstavka 237. člena ZUP). IP je zato pritožbi prosilca ugodil in na podlagi tretjega odstavka 251. člena ZUP izpodbijano odločbo odpravil v delu, kot izhaja iz prve točke izreka te odločbe, ter zadevo v tem delu vrnil organu prve stopnje v ponovno odločanje. Organ mora o zahtevi prosilca odločiti najpozneje v roku 30 (tridesetih) dneh od prejema te odločbe.

 

Posebni stroški v tem postopku niso nastali. Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 42/2007-UPB3, s spremembami in dopolnitvami; ZUT) oproščena plačila upravne takse.

 

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba niti upravni spor.

 

 

 

Postopek vodila:

Alenka Žaucer, univ. dipl. prav.

samostojna svetovalka Pooblaščenca

 

 

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka