Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Iskalnik po odločbah IP o dostopu do informacij javnega značaja

+ -
Datum: 10.02.2021
Naslov: prosilec - Upravna enota Maribor
Številka: 090-20/2021
Kategorija: Ali dokument obstaja?
Status: Zavrnjeno


POVZETEK:

Prosilec je na organ vložil zahtevo za posredovanje podatkov o analizi obremenjenosti zaposlenih. Organ je zahtevo zavrnil z obrazložitvijo, da z zahtevanimi podatki ne razpolaga. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da zahtevana analiza pri organu ni bila narejena in posledično organ z zahtevanim dokumentom resnično ne razpolaga. Na podlago ugotovitev, je IP pritožbo prosilca, kot neutemeljeno, zavrnil.

 

ODLOČBA:

 

Številka: 090-20/2021/5

Datum: 10. 2. 2021

 

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik, v nad. IP, na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nad. ZInfP), 3. in 4. odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06 – UPB, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US in 102/15; v nad. ZDIJZ) ter 1. odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 – UPB, 105/06–ZUS-1, 126/07-ZUP-E, 65/08-ZUP-F in 8/10-ZUP-G in 82/13-ZUP-H; v nad. ZUP), o pritožbi (v nad. prosilka), z dne 3. 1. 2021, zoper odločbo Upravne enota Maribor, Ulica heroja Staneta 1, 2000 Maribor (v nad. organ), št. 090-299/2020-2 z dne 18. 12. 2020, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, izdaja naslednjo

 

 

O D L O Č B O

 

  1. Pritožba prosilke z dne 3. 1. 2021 zoper odločbo Upravne enota Maribor, št. 090-299/2020-2 z dne 18. 12. 2020, se zavrne.
  1. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

 

OBRAZLOŽITEV:

 

Prosilka je dne 23. 11. 2020 na Ministrstvo za javno upravo naslovila zahtevo za posredovanje podatkov o analizi obremenjenosti za obdobje od 1. 1. 2020 do 31. 10. 2020, in sicer za vse zaposlene na Upravni enoti Maribor (po imenu in priimku, opisom delovnega mesta in nalog, ki jih zaposleni opravljajo).

 

Ministrstvo za javno upravo je, z dopisom št. 090-124/2020/2 z dne 24. 11. 2020, zahtevo prosilke odstopilo organu v pristojno reševanje.

 

Organ je o zahtevi prosilke odločil z odločbo št. 090-299/2020-2 z dne 18. 12. 2020, s katero je zahtevo zavrnil. V obrazložitvi izpodbijane odločbe je organ navedel, da je v svojih zbirkah preveril obstoj zahtevane analize in ugotovil, da z njo ne razpolaga.

 

Zoper odločbo organa je prosilka dne 3. 1. 2021 vložila pritožbo, v kateri oporeka odločitvi organa, saj je mnenja, da bi organ njeni zahtevi lahko vsaj delno ugodil. Prosilka je za pridobitev podatkov zaprosila na podlagi izdanih sklepov zaradi povečanega obsega dela, ki so jih posamezni zaposleni prejeli dne 23. 10. 2020. V pisanju načelnika …. je med drugim tudi zapisano: »da je en del naših uslužbencev prekomerno obremenjen.«. Glede na to, da od 1. 1. 2020 do 1. 11. 2020 ni bilo nadur ter da so dobili dodatek za izplačilo povečanega obsega dela uslužbenci iz oddelka, katerih delavca sta bila z dne 23. 10. 2020 razporejena na druga delovna mesta, bi analiza obremenjenosti zaposlenih morala biti narejena, v nasprotnem primeru je bila prerazporeditev narejena z namenom šikaniranja in nadlegovanja zaposlenih.

 

IP je dne 25. 1. 2021, po elektronski pošti, prejel dopis organa št. 090-299/2020-4 z dne 25. 1. 2021, s katerim mu je ta, na podlagi 245. člena ZUP, odstopil pritožbo, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe. V dopisu je organ dodatno pojasnil, da je pritožbena navedba, da bi organ zahtevi prosilke lahko vsaj delno ugodil, pavšalna in nekonkretizirana, saj iz nje ni mogoče razbrati, v katerem delu bi bilo mogoče zahtevi (delno) ugoditi. Prav tako je zapis načelnika, katerega prosilka citira v pritožbi, iztrgan iz konteksta, v katerem je bil podan. Tudi sicer pa takšen zapis nikakor ne more dokazovati obstoja dokumenta z vsebino, ki je predmet zahteve, kar je bilo prosilki pojasnjeno že dne 10. 11. 2020. Ne glede na to, da navedbe prosilke v zvezi s premeščanjem zaposlenih na druga delovna mesta z namenom šikaniranja in nadlegovanja, za ta postopek niso relevantne, organ, zaradi resnosti očitkov, tovrstne trditve odločno zavrača. Pri organu se vsak sum odklonskega ravnanja obravnava skrajno resno. Zaradi razjasnitve podobnih očitkov je organ pristojnemu državnemu tožilstvu, v nadaljnjo obravnavo, že odstopil vso dokumentacijo. V pritožbi omenjena …ni bila razporejena na drugo delovno mesto, temveč ji je bilo, skupaj z devetimi javnimi uslužbenci, zaradi potreb delovnega procesa, s sklepom odrejeno (začasno) opravljanje drugega dela. Utemeljenost te odločitve bi lahko bila predmet presoje le v postopku s pravnimi sredstvi zoper navedeni sklep, nikakor pa ne v postopku pred IP. Odstopu pritožbe je organ priložil tudi korespondenco med prosilko in organom, ki je nastala pred vložitvijo zahteve prosilke z dne 23. 11. 2020, in iz katere med drugim izhaja, da je organ prosilki, v elektronskem sporočilu z dne 10. 11. 2020, pojasnil, da javnih uslužbencev ni prerazporejal, temveč jim je iz razloga povečanega obsega dela (kar je zakonit in objektiven razlog) zgolj odredil začasno opravljanje drugega dela, vse s ciljem enakomerne delovne obremenjenosti javnih uslužbencev oz. preprečitve izgorelosti. Pri tem se je upoštevala strokovna usposobljenost in kompetence javnih uslužbencev ter upravna statistika, ki je razvidna iz aplikacije Lotus Notes.

 

Na podlagi poziva IP št. 090-20/2021/2 z dne 1. 2. 2021, je organ IP dne 5. 2. 2021, po elektronski pošti, posredoval dopis št. 090-299/2020-6 z dne 4. 2. 2021, v katerem je pojasnil, da analiza obremenjenosti v opredeljenem obsegu in za navedeno obdobje nikoli ni bila izdelana. Podatki o tem, koliko upravnih zadev vodi oz. je vodil posamezen zaposleni v posameznem obdobju ter skupni podatki po področjih in posameznih nalogah, so sicer razvidni iz aplikacije Lotus Notes. Naloge, ki pa niso zajete v zgoraj navedeni aplikaciji (npr. dela na okencih, strokovno-tehnična opravila, itd.), pa individualno spremljajo neposredno nadrejeni. Za namen iskanja zahtevanega dokumenta (analize obremenjenosti zaposlenih) je organ v svojem informacijskem sistemu uporabil iskalnik oz. opcijo »išči - poizvedba«, ki je dostopna v ikoni »HS Aktivna zbirka«, v aplikaciji Lotus Notes in omogoča iskanje po vseh zbirkah zadev ter dokumentih, evidentiranih v informacijskem sistemu organa. Upoštevaje napotke IP je organ iskanje ponovno opravil na dan 3. 2. 2021. Izpisi, iz katerih izhajajo iskalni parametri za posamezne datoteke z zaslonskimi zajemi in rezultati tako opravljenih poizvedb, so priloga dopisa.

 

Na podlagi telefonskega pogovora z dne 9. 2. 2021, je organ dodatno še pojasnil, da se je na enem področju zmanjšalo število obravnavanih zadev, na drugem področju pa se je njihovo število povečalo, zato je bilo določenemu delu zaposlenih odrejeno (začasno) opravljanje drugega dela. Vse z namenom razbremenitve področja, ki se je spopadal s povečanim obsegom zadev. Nikakor pa ni bila narejena analiza obremenjenosti zaposlenih. Podatke o tem, koliko upravnih zadev vodi oz. je vodil posamezni zaposleni v posameznem obdobju ter skupne podatke po področjih in posameznih nalogah, kot že pojasnjeno, bi sicer organ lahko pridobil iz aplikacije Lotus Notes, vendar pa ti podatki ne predstavljajo zahtevane analize obremenjenosti zaposlenih. Organ še dodaja, da je bila prosilka dne 10. 11. 2020 seznanjena s tem, da analiza obremenjenosti ni bila narejena oz. da je bila pri odrejanju začasnega opravljanja drugega dela med drugim upoštevana tudi upravna statistika iz aplikacije Lotus Notes. Kljub temu je prosilka na Ministrstvo za javno upravo vložila zahtevo po predmetni analizi obremenjenosti zaposlenih pri organu.

Pritožba ni utemeljena.

IP kot organ druge stopnje je v skladu z 247. člena ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

Kot izhaja iz določbe 1. odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe 1. odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oz. dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oz. vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo.

 

IP poudarja, da sta tako prvostopenjski organ, kot tudi IP vezana na zahtevo prosilke in ne smeta odločati preko meja postavljenega zahtevka - takšno stališče je zavzelo tudi Upravno sodišče RS npr. v sodbi, št. I U 817/2015-7 z dne 3. 9. 2015 in sodbi št. I U 932/2015-10 z dne 10. 12. 2015. Predmet tega pritožbenega postopka je tako vprašanje, ali organ razpolaga z analizo obremenjenosti za obdobje od 1. 1. 2020 do 31. 10. 2020, in sicer za vse zaposlene (po imenu in priimku, opisom delovnega mesta in nalog, ki jih zaposleni opravljajo).

 

IP ob reševanju pritožbe ni mogel posumiti, da organ razpolaga z zahtevano analizo obremenjenosti zaposlenih pri organu, vendar je prosilki ne želi posredovati. Kot je pojasnil organ v dopisu št. 090-299/2020-4 z dne 25. 1. 2021 in št. 090-299/2020-6 z dne 4. 2. 2021, zahtevana analiza obremenjenosti zaposlenih za dotično obdobje nikoli ni bila izdelana, zato tudi iskanje po informacijskem sistemu organa, s pomočjo ključnih besed »obremenjenost«, »obremenjenosti« in »analiza«, ni dalo ustreznih oz. zahtevanih rezultatov, kar izhaja tudi iz zaslonskih slik, ki jih je organ posredoval IP v okviru tega pritožbenega postopka, in sicer kot priloge k dopisu št. 090-299/2020-6 z dne 4. 2. 2021. Prosilka se sicer v pritožbi sklicuje na navedbo načelnika, da je en del zaposlenih prekomerno obremenjen, kar po njenem mnenju kaže na to, da je analiza obremenjenosti zaposlenih bila narejena, pri čemer je organ v pritožbenem postopku pojasnil, da se navedba načelnika navezuje na podatek o številu obravnavanih zadev, ki je razviden iz aplikacije Lotus Notes, in ne na opravljeno analizo obremenjenosti zaposlenih, saj ta ni bila narejena. Zaznati je bilo namreč, da se število obravnavanih zadev na določenem področju povečuje, kar posledično kaže na preobremenjenost zaposlenih na tem področju. Organ je v pritožbenem postopku še pojasnil, da bi podatke o tem, koliko upravnih zadev vodi oz. je vodil posamezni zaposleni v posameznem obdobju ter skupne podatke po področjih in posameznih nalogah, sicer lahko pridobil iz aplikacije Lotus Notes, vendar pa ti podatki ne predstavljajo analize obremenjenosti zaposlenih, ki je predmet zahteve prosilke. IP v tem delu dodaja, da se strinja z navedbami organa, da podatek o številu obravnavanih zadev iz programa Lotus Notes, torej podatek o tem, koliko zadev ima npr. posamezni zaposleni v obravnavi/reševanju, ne predstavlja analize obremenjenosti, kot jo zahteva prosilka, kar pomeni, da ti podatki niso predmet zahteve prosilke oz. ne ustrezajo njeni zahtevi. Da ti podatki niso predmet zahteve prosilke oz. da ne ustrezajo njeni zahtevi, izhaja tudi iz samega ravnanja prosilke. Organ je namreč prosilki, na podlagi njenega elektronskega sporočila z dne 9. 11. 2020, v katerem je zaprosila za analizo obremenjenosti delovnih mest pri organu in kriterije, po katerih je bila opravljena prerazporeditev zaposlenih, dne 10. 11. 2020, pojasnil, da analiza obremenjenosti ni bila narejena oz. da je bila pri odrejanju začasnega opravljanja drugega dela med drugim upoštevana tudi upravna statistika iz aplikacije Lotus Notes. Kljub temu, da je bila prosilka s strani organa torej seznanjena, da analiza obremenjenosti zaposlenih pri organu ni bila narejena, ampak se je pri odrejanju začasnega dela uporabila upravna statistika, ki je razvidna iz aplikacije Lotus Notes, je prosilka dne 23. 11. 2020 na Ministrstvo za javno upravo vložila zahtevo po analizi obremenjenosti zaposlenih pri organu za obdobje od 1. 1. 2020 do 31. 10. 2020, ki pa je njeno zahtevo odstopil organu v pristojno reševanje. Iz ravnanja prosilke torej izhaja, da zahteva izključno analizo obremenjenosti zaposlenih pri organu za obdobje od 1. 1. 2020 do 31. 10. 2020 in ne t.i. statistike obravnavanih zadev iz aplikacije Lotus Notes, pri čemer je IP v pritožbenem postopku nedvomno ugotovil, da organ z zahtevano analizo ne razpolaga.

 

Na podlagi zgoraj navedenega IP ne vidi razlogov, da bi podvomil v pojasnilo organa oz. v dejstvo, da organ ne razpolaga z zahtevanimi dokumentom, niti ne vidi razlogov, zakaj bi organ prosilki prikrival, da z njim razpolaga.

 

IP poudarja, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumentom, ki je predmet zahteve prosilke. Pritožbeni postopek tudi ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. Prosilka v pritožbi tudi ne navaja nobenih oprijemljivih dejstev, ki bi kazala na to, da organ z zahtevanim dokumentom dejansko razpolaga, vendar ga prosilki ne želi posredovati. Zgolj sklicevanje na to, da npr. v obdobju od 1. 1. 2020 do 1. 11. 2020 ni bilo nadur in da so dobili dodatek za izplačilo povečanega obsega dela uslužbenci iz oddelka, katerih delavca sta bila z dne 23. 10. 2020 razporejena na druga delovna mesta, kar po mnenju prosilke pomeni, da bi zahtevana analiza obremenjenosti zaposlenih pri organu morala biti narejena, pa ni zadosten dokaz, da organ s predmetno analizo tudi nedvomno razpolaga. Prav tako se IP strinja z navedbami organa v dopisu št. 090-299/2020-4 z dne 25. 1. 2021, da je pritožbena navedba prosilke, da bi organ zahtevi lahko vsaj delno ugodil, pavšalna in nekonkretizirana, saj iz nje ni mogoče razbrati v katerem delu bi bilo mogoče zahtevi ugoditi.

 

IP tako nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da zahtevana analiza obremenjenosti zaposlenih pri organu ne obstaja, poleg tega IP tudi ob reševanju te pritožbe ni mogel posumiti, da organ z zahtevano informacijo razpolaga, vendar je v celoti ne posreduje oz. ne želi posredovati (2. odstavek 10. člena ZInfP).

 

Po preučitvi celotne zadeve IP zaključuje, da organ ne razpolaga z zahtevanim dokumentom, kar pomeni, da »kriterij materializirane oblike« v konkretnem primeru ni izpolnjen, torej ni izpolnjen pogoj iz 1. odstavka 1. člena ZDIJZ v povezavi s 1. odstavkom 4. člena ZDIJZ.

 

Na podlagi navedenega je IP, na podlagi 1. odstavka 248. člena ZUP, pritožbo prosilke zoper odločbo št. 090-299/2020-2 z dne 18. 12. 2020, kot neutemeljeno zavrnil, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

 

Posebni stroški v tem postopku niso nastali.

 

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 106/10 – ZUT-UPB5 in 14/15 – ZUUJFO) oproščena plačila upravne takse.

 

 

 

 

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

 

 

 

Postopek vodila:

Tanja Švab, dipl.upr.ved.,

raziskovalka IP

 

 

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka